3.2. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết
3.2.1 Hoàn thiện về quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ
Trong công tác kế toán, chứng từ kế toán là căn cứ vô cùng quan trọng để ghi nhận nghiệp vụ. Vậy nên việc quản lý chứng từ tránh khỏi thất lạc, mất trong quá trình chuyển giao giữa các phòng ban với nhau là rất cần thiết.
Công ty cần ban hành những quy định về thời gian xử lý và cách thức luân chuyển chứng từ một cách phù hợp và nhanh chóng nhất, đúng tiến độ để sản phẩm
được giao đến tay khách hàng sớm nhất, tránh tình trạng trì trệ làm giảm hiệu suất kinh doanh và uy tín của công ty nhằm giữ chân khách hàng. Thực tế tại công ty cho thấy, những hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng đã đưa cho nhân viên kinh doanh nhưng vì một số lý do riêng nên chưa được chuyển giao cho nhân viên kế toán để lập hóa đơn bán hàng và phiếu đề nghị xuất hàng cho khách hàng làm cho hiệu suất kinh doanh bị giảm sút. Vì vậy, công việc bàn giao chứng từ cần được làm trong ngày cũng như phải có đầy đủ biên bản bàn giao chứng từ và chữ ký của các bộ phận có liên quan. Giả sử khi xảy ra mất mát chứng từ sẽ được tìm ra nguyên nhân và xử lý nhanh hơn. Khi đặt ra các quy định trong việc luân chuyển chứng từ sẽ nâng cao tinh thần và ý thức làm việc của nhân viên.
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh Nguyễn Văn Nam đã nhận được đơn đặt hàng từ Công ty Cổ phần Minano Group số 0000069 ngày 15/05/2021 gồm những mặt hàng như: Sơn lót kháng kiềm ngoại thất đặc biệt 18 lít (500 thùng), sơn lót kháng kiềm nội thất cao cấp 18 lít (400 thùng) và đơn đặt hàng này đã được chuyển cho bộ phận kế toán nhưng vì sơ suất của kế toán mà chưa lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất hàng nhưng số hàng trên vẫn được xuất cho khách hàng nhưng kế toán lại quên chưa lập phiếu xuất hàng, điều này ảnh hưởng đến việc luân chuyển chứng từ đến tay thủ kho và làm thiếu chứng từ kế toán và số hàng ghi chép trên sổ sách cao hơn trên thực tế.