Sơ đồ 4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí Công ty Cổphần City Paint Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)
Cụ thể trong đó:
- Giám đốc: Là cấp quản lý cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước Pháp
luật về mọi hoạt động cũng như kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc có các chức năng và nhiệm vụ:
• Hoạch định chiến lược phát triển chung của công ty trong dài hạn và ngắn hạn. • Ra quyết định về các vấn đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.
• Đại diện công ty ký kết hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng. • Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển các chức danh quản lý trong công ty.
- Phòng Ke toán: Thực hiện các công việc, nghiệp vụ chuyên môn về tài
chính, kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế
toán. Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ:
• Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của công ty.
• Lập dự toán doanh thu, chi phí, lập kế hoạch tài chính của công ty theo định kỳ. • Theo dõi và phản ánh sự vận động của tài sản và nguồn vốn.
• Theo dõi và phản ánh tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh của công ty. • Quản lý tài khoản công ty và các giao dịch Ngân hàng, quản lý quỹ tiền mặt.
• Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho. Kiến nghị, tham gia xử lý hàng tồn kho do chênh lệch, mất, kém phẩm chất.
• Quản lý, thu hồi công nợ phải thu. Quản lý, thanh toán công nợ phải trả.
• Quản lý tài sản cố định, theo dõi khấu hao tài sản cố định, tổ chức kiểm kê tài sản cố định.
• Quản lý các quỹ Doanh nghiệp theo chế độ và quy chế tài chính.
- Phòng Hành chính - Nhân sự: Quản lý, tham mưu cho Giám đốc các hoạt
động về tổ chức bộ máy, nhân sự, quản trị văn phòng, công tác bảo vệ, an toàn, vệ sinh môi trường làm việc.
• Lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng nhân sự, tổ chức đào tạo nhân sự. • Giải quyết các chế độ cho người lao động theo quy định của công ty và Bộ
• Quản lý hợp đồng lao động, số bảo hiểm của cán bộ công nhân viên công ty.
- Bộ phận kinh doanh: Là bộ phận làm công tác quảng bá, bán hàng và ký
kết hợp đồng với đối tác.
• Nghiên cứu sản phẩm và tổ chức chương trình phát triển sản phẩm mới, nghiên cứu giá cả sản phẩm.
• Nghiên cứu tổ chức, kênh phân phối sản phẩm.
• Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, báo giá, đàm phán, thương thảo hợp đồng, giao tiếp, giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến hợp đồng.
- Bộ phận kho:
• Thực hiện thủ tục đặt hàng, xuất, nhập hàng hóa đảm bảo đúng với yêu cầu, số lượng, chất lượng theo hóa đơn, chứng từ.
• Ghi chép phiếu nhập kho, xuất kho, lập báo cáo hàng tồn kho hàng ngày.
• Theo dõi số lượng hàng tồn kho, mức hàng tồn kho tối thiểu, chủ động báo bộ phận kinh doanh có kế hoạch đặt hàng.
• Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho đảm bảo hàng hóa tránh bị ướt, đồng thời lập sơ đồ kho, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng: là bộ phận hỗ trợ, là bộ phận quan trọng
nhằm giúp khách hàng hài lòng sau khi mua sản phẩm.
• Triển khai và thực hiện chiến lược chăm sóc khách hàng nhằm xây dựng hoạt động, chính sách chăm sóc khách hàng ngày càng chuyên nghiệp.
• Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng và đề ra biện pháp khắc phục.