1.2.3.1. Khái niệm
Theo quan điểm sản xuất tinh gọn, hoạt động sản xuất gồm các hoạt động tạo ra giá trị và các hoạt động không tạo ra giá trị.
Koskela (1994) đã định nghĩa hoạt động gia tăng giá trị là hoạt động chuyển đổi vật chất và/hoặc thông tin theo hướng mà khách hàng yêu cầu. Hoạt động không có giá trị (còn gọi là lãng phí) là hoạt động có thể mất thời gian, tài nguyên hoặc không gian nhưng không gia tăng thêm giá trị.
Formoso và cộng sự (1999) cũng định nghĩa hoạt động phi giá trị gia tăng (lãng phí) là bất kỳ tổn thất nào do các hoạt động tạo ra chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp nhưng không thêm bất kỳ giá trị nào vào sản phẩm dịch vụ theo
quan điểm của khách hàng. Như vậy, lãng phí trong sản xuất, cung ứng dịch vụ được hiểu là “hoạt động không tạo thêm giá trị cho chuỗi cung ứng”. Khách hàng không thanh toán cho các khoản phát sinh thêm nhưng không làm tăng thêm giá trị cho họ. Tương tự, nhà quản lý chuỗi cung ứng cũng muốn hạn chế tối đa lãng phí cho các hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp.
1.2.3.2. Các loại lãng phí
Bất kỳ một đơn vị nào khi sản xuất, kinh doanh nào đều hướng tới lợi nhuận. Lợi nhuận là mục tiêu để hoạt động và tồn tại của mỗi doanh nghiệp. Lợi nhuận của doanh nghiệp gắn liền với chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm, doanh thu, khách hàng … Ai cũng biết rằng để tăng lợi nhuận thì ngoài việc tăng doanh thu, tăng sản lượng hàng bán được cần phải giảm chi phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
(Nguồn: Tài liệu internet)
1- Lãng phí do sản xuất dƣ thừa: Sản xuất dư thừa là việc doanh
nghiệp sản xuất vượt quá nhu cầu của thị trường, khách hàng hoặc vượt quá hiệu quả hoạt động của máy móc, của nhân công và khả năng quản lý. Sản xuất thừa sẽ dẫn đến rất nhiều chi phí bổ sung cho doanh nghiệp. Có thể kể ra một số như: chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân lực, chi phí hành
Tùy thuộc theo ngành nghề và đặc tính của sản phẩm, dịch vụ các doanh nghiệp sẽ có một mức dự phòng riêng. Trong lĩnh vực sản xuất, thường con số an toàn để dự phòng khoảng 5 - 7% số lượng đơn hàng hoặc sản xuất trước một số mặt hàng cơ bản để có thể giao hàng ngay nếu có khách đặt. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thì rất khó bởi đặc tính không thể lưu trữ của dịch vụ và quá trình sản suất gắn liền với tiêu dùng. Bài toán đặt ra là doanh nghiệp cần phải có giải pháp kiểm soát tình trạng sản xuất dư thừa nhưng vẫn đảm bảo được năng lực phục vụ khách hàng. Giải pháp cho vấn đề này, doanh nghiệp cần: thiết lập luồng làm việc hợp lý; đảm bảo tính hợp lý của các quy trình tại từng khâu bởi bộ phận nhanh quá, chậm quá mức đều gây lãng phí cho doanh nghiệp; làm tốt công tác dự báo, sản xuất ở mức độ vừa phải hạn chế dư thừa,…
2- Lãng phí thời gian chết, rỗi, chờ đợi: Loại lãng phí này xảy ra do
các công đoạn có tốc độ không đồng đều, do thiếu chi tiết, trục trặc kỹ thuật, thao tác sai…Loại lãng phí này thường bị doanh nghiệp bỏ qua mặc dù nó gắn liền với chất lượng dịch vụ cung cấp, gây ra trải nghiệm xấu với khách hàng. Một số cách có thể áp dụng như sau: Phát hiện lãng phí chờ đợi bằng việc kiểm tra mức độ chờ đợi thường xuyên, đánh giá nguyên nhân và sắp xếp lại công việc hợp lý, lên kế hoạch tạo sự cân bằng trong sản xuất và cung ứng dịch vụ.
3- Lãng phí về vận chuyển: Nguồn gốc của loại lãng phí này là do phương tiện vận tải chạy không đủ tải, không sử dụng ở hiệu suất cao nhất, việc luân chuyển các sản phẩm vừa gây lãng phí lưu trữ mà còn gây lãng phí vận chuyển. Loại lãng phí này chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong các loại lãng phí. Muốn giảm lãng phí do vận chuyển các doanh nghiệp cần: Thay đổi quan điểm vận chuyển là lãng phí; sắp xếp lại dây chuyền, công đoạn sản xuất và cung ứng dịch vụ cụm nhỏ theo dạng chữ U; tuyển dụng và đào tạo nhân viên đa kỹ năng; quy định tư thế hợp lý để thao tác sản xuất…
4- Lãng phí quá trình: Là lãng phí gây ra do nhiều quy trình làm việc
chưa hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho người lao động. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của người lao động và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh. Loại lãng phí này là nguồn gốc của nhiều loại lãng phí khác và chiếm tỷ trọng lớn. Cách hạn chế lãng phí do quá trình: Thiết kế quá trình và bố trí thiết bị hợp lý, đánh giá mục đích nhiệm vụ của từng quá trình và loại bỏ các quy trình thừa; sử dụng kỹ thuật “back door” để phát hiện lãng phí…
5- Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm: Hàng tồn
kho gồm hàng thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu trong kho, trên máy, tại kệ hàng… Mặc dù, tồn kho và dự trữ là yếu tố cần thiết để quá trình sản xuất cung ứng dịch vụ được tiến hành liên tục nhưng nếu mức tồn kho quá cao sẽ gây lãng phí lớn cho doanh nghiệp. Tồn kho làm giảm hiệu quả kinh doanh do bị ứ đọng vốn và gây tốn diện tích lưu trữ. Doanh nghiệp có thể loại bỏ lãng phí do tồn kho bằng cách: Cân bằng sản xuất và cung ứng dịch vụ nhằm đồng bộ công suất giữa các công đoạn để giảm tồn kho; nắn lại dòng chảy sản xuất và cung ứng dịch vụ; sử dụng phương pháp Kanban trong sản xuất …
6- Lãng phí do các thao tác cử động thừa: Là lãng phí gây ra do những
hoạt động, thao tác thừa không mang lại giá trị gia tăng. Đây có thể là nguyên nhân của việc sắp xếp nơi làm việc không hợp lý dẫn đến những vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí. Để khắc phục lãng phí này doanh nghiệp nên: phát triển các công cụ hỗ trợ chuyển động; thiết kế quy trình làm việc tinh gọn để không gây ra thừa bước đồng thời tối thiểu hóa được khoảng cách vật lý…
7- Lãng phí do sản xuất lỗi/khuyết tật: Sai lỗi/Khuyết tật là sai sót bất
của khách hàng hay đối tác. Một sản phẩm lỗi có thể có một hay nhiều lỗi. Bên cạnh các sai lỗi về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí, sai lỗi cũng bao gồm các sai sót về mặt giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết. Sản phẩm lỗi không chỉ dẫn đến các chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn kéo theo cả các chi phí gián tiếp. Doanh nghiệp không thể loại bỏ hoàn toàn sản phẩm, dịch vụ lỗi nhưng có thể giảm trừ bằng một số biện pháp: tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất và cung ứng dịch vụ; ngăn ngừa và dự báo lỗi có thể xảy ra để phòng tránh (có thể áp dụng bẫy lỗi); quản lý chặt chẽ tại mọi khâu, áp dụng bổ trợ một số công cụ giám sát công việc như checklist,…
8- Lãng phí nguồn nhân lực:là một loại lãng phí rất nghiêm trọng và xảy ra ở hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam. Công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp hiện nay cũng đang ẩn chứa rất nhiều những lãng phí đáng tiếc, đôi khi còn xảy ra tiêu cực. Tình trạng lãng phí nguồn nhân lực có thể coi là đáng báo động, khiến doanh nghiệp không tận dụng và khai thác được tối đa nguồn tài nguyên đầy sức sáng tạo đó chính là con người, gây lãng phí nguồn nhân lực và vật lực của doanh nghiệp, gây nên những tổn thất kinh tế và làm suy giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp. Nếu các cấp quản lý và lãnh đạo cùng có ý thức về việc loại bỏ lãng phí và doanh nghiệp có giải pháp hỗ trợ phù hợp thì lãng phí này có thể bị loại hoàn toàn. Cách thức để loại bỏ lãng phí nguồn nhân lực: giao đúng người đúng việc, tăng trao quyền cho nhân viên, giảm quản lý sát sao, tăng đào tạo và tự đào tạo; xây dựng kế hoạch định biên gắn liền với nhu cầu hiện tại và tuyển dụng đủ định biên; tạo hành vi và định hướng tăng NSLĐ, giảm lãng phí tại doanh nghiệp tới từng nhân viên…