Hoạt động đào tạo nhân lực tuy là nhằm để giải quyết những nhu cầu ngắn hạn về hoàn thiện kỹ năng, kiến thức để đội ngũ lao động trong doanh nghiệp có thể thực hiện đƣợc các nhiệm vụ trƣớc mắt tại đơn vị nhƣng đây lại là một nội dung nằm trong hoạt động phát triển nguồn nhân lực lâu dài cho tổ chức. Con ngƣời là những viên gạch hình thành nên tổ chức cũng là cỗ máy vận hành tổ chức, do vậy những kết quả của hoạt động đào tạo sẽ có ảnh hƣởng to lớn đến sự thành bại của các chiến lƣợc, kế hoạch phát triển tổ chức ở cả hiện tại và tƣơng lai. Muốn bắn mũi tên trúng đích, việc đầu tiên là phải xác định đƣợc đâu là bia. Hoạt động đào tạo muốn thỏa mãn đƣợc những yêu cầu của tổ chức thì phải gắn với các đƣờng hƣớng, chiến lƣợc của đơn vị và luôn phải gắn với các hoạt động khác trong nội dung quản trị nhân sự của tổ chức để trả lời đúng và đủ các câu hỏi sau:
- Hiện nay tổ chức cần tập trung đầu tƣ cho các loại đào tạo nào? - Phải tiến hành loại chƣơng trình đào tạo nào?
- Ai cần đƣợc đào tạo?
- Ai là ngƣời cung cấp các chƣơng trình đào tạo?
- Làm thế nào để đánh giá chƣơng trình đào tạo và phát triển?
Những câu hỏi trên là kim chỉ nam xuyên suốt mỗi hoạt động đào tạo mà tổ chức tiến hành, các câu hỏi không chỉ cần ở giai đoạn đầu khi xây dựng chƣơng trình đào tạo mà còn đƣợc xem xét trong quá trình thực hiện và cả quá trình đánh giá kết quả hoạt động đào tạo nữa. Với lý do đó, nội dung của hoạt động đào tạo trong tổ chức cần phải thực hiện đầy đủ qua 7 bƣớc cơ bản theo Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012 nhƣ sau:
Sơ đồ 1.1: Các nội dung trong công tác đào tạo nguồn nhân lực
1.2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Hoạt động đào tạo nguồn nhân lực là một nội dung nằm trong phát triển nguồn nhân lực nên việc xác định nhu cầu đào tạo nhất thiết không thể tách rời với tính chất hoạt động đặc trƣng, mục tiêu, chính sách phát triển nguồn nhân lực và đặc điểm nguồn nhân lực của tổ chức. Cụ thể hơn việc xác định nhu cầu đào tạo tại một thời điểm cần phải có căn cứ đầu tiên là loại hình đào tạo mà doanh nghiệp đang tập trung phát triển, trong giáo trình Quản trị nhân lực của tác giả ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân (NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2007), có các loại hình đào tạo sau :
- Định hƣớng lao động : Mục đích của loại hình này là tuyên truyền, phổ biến những kiến thức về lịch sử hình thành, thành tựu, cơ cấu, vai trò của đơn vị trong ngành và trong nền kinh tế xã hội nhằm cung cấp thông tin mang tính định hƣớng cho những lao động mới trong tổ chức.
- Phát triển kỹ năng : Mỗi một vị trí công việc trong thực tế đòi hỏi một số kỹ năng cần thiết nhất định. Cùng một vị trí công việc đó nhƣng tại mỗi doanh nghiệp cụ thể, đòi hỏi về kỹ năng cũng không giống nhau, có những kỹ năng chung cũng có những kỹ năng riêng dựa trên đặc trƣng của tổ chức đó. Vậy nên, những lao động mới gia nhập đơn vị hoặc những lao động mới đƣợc luân chuyển cần phải đƣợc đào tạo thêm về các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho công việc mới đƣợc đảm nhận của họ.
- Đào tạo an toàn : là loại hình đào tạo tập trung vào việc nâng cao nhận thức, kỹ năng của ngƣời lao động về các rủi ro, tai nạn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc nhằm mục tiêu ngăn chặn/ giảm bớt các tai nạn/ rủi ro có thể có theo quy định và đòi hỏi của các bộ luật. Với một số ngành nghề/ vị trí công việc cụ thể, đào tạo an toàn cần đƣợc tiến hành lặp đi lặp lại thƣờng xuyên.
- Đào tạo nghề nghiệp : Môi trƣờng kinh doanh luôn biến động không ngừng, dẫn đến sự thay đổi thƣờng xuyên của yêu cầu công việc, nhiều kỹ năng/ kiến thức mới đƣợc hình thành. Điều này đòi hỏi các đơn vị sử dụng lao động cần phải thƣờng xuyên tổ chức phổ biến các kiến thức mới đƣợc phát hiện, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực liên quan đến luật, kế toán, y tế, ngân hàng… để tránh việc kiến thức và kỹ năng nghề của ngƣời lao động trong đơn vị bị lạc hậu đi.
- Đào tạo ngƣời giám sát và quản lý : Những nhà giám sát, nhà quản lý cần đƣợc đào tạo để biết cách ra quyết định hành chính và cách làm việc với con ngƣời. Loại hình đào tạo này chú trọng vào các lĩnh vực : ra quyết định, giao tiếp, giải quyết vấn về và tạo động lực.
Loại hình đào tạo mà tổ chức đang tập trung vào là một trong các căn cứ để xác định ra những kiến thức, kỹ năng đặc trƣng cần đƣợc đào tạo để xác định chính xác nhu cầu và đối tƣợng đào tạo. Đối với hoạt động xác định nhu cầu đào tạo, theo lý thuyết doanh nghiệp cần phải tiến hành các hoạt động phân tích tổ chức, phân tích con ngƣời, phân tích nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau :
Phân tích tổ chức để soi xem hoạt động đào tạo đang tiến hành có hợp lý với nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại (nguồn tài chính, nguồn giáo viên, nguồn
thời gian), có phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị và có đƣợc sự đồng thuận của ban lãnh đạo trong đơn vị hay không. Căn cứ vào số lƣợng, cơ cấu lao động, chính sách phát triển nhân lực để xác định số lƣợng lao động, loại lao động cần đƣợc đào tạo.
Phân tích công việc và nhiệm vụ bao gồm việc xác định các kỹ năng, kiến thức quan trọng cần phải đƣợc đảm bảo nhằm giúp cho nhân sự tại vị trí đó có khả năng hoàn thành tốt công việc của mình.
Phân tích cá nhân ngƣời lao động đƣợc tiến hành thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của họ để trả lời các câu hỏi : Những yếu kém của họ là do thiếu hụt kỹ năng, kiến thức hay là do các vấn đề liên quan đến thiết kế công việc hay động lực làm việc của ngƣời lao động ? Ai là đối tƣợng cần đƣợc đào tạo ? Ngƣời lao động có thực sự muốn và sẵn sàng tham gia các khóa đào tạo ?
Mặc dù đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển là một nhu cầu tất yếu và thƣờng xuyên trong thệ thống nhu cầu của ngƣời lao động nhƣng không phải lúc nào họ cũng sẵn sàng tham gia các hoạt động đào tạo do khả năng không cho phép. Do vậy, khi tiến hành các phân tích để xác định nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng, phát triển chúng ta phải phân tích cả nhu cầu đào tạo cá nhân và khả năng học tập của cá nhân cũng nhƣ hiệu quả của vốn đầu tƣ cho đào tạo. Có nhiều phƣơng pháp để thu thập thông tin về nhu cầu đào tạo, có thể kể đến nhƣ sau :
Phỏng vấn cá nhân là phƣơng pháp đơn giản và đƣợc sử dụng nhiều
hiện nay. Ngƣời phỏng vấn sẽ trực tiếp trao đổi với nhân viên về những khó khăn trong thực hiện công việc, nguyện vọng đào tạo của họ (kiến thức, kỹ năng, thời gian phù hợp, các hỗ trợ cần thiết từ phía doanh nghiệp…)
Sử dụng bảng câu hỏi cũng là một phƣơng pháp thông dụng để thu thập
thông tin về nhu cầu đào tạo. Ngƣời đƣợc phỏng vấn sẽ trả lời những câu hỏi liên quan đến công việc, khả năng thực hiện công việc, nguyện vọng đƣợc đào tạo… trong bảng hỏi. Bảng hỏi sẽ đƣợc chia làm nhiều phần, ngoài những thông tin chung về cá nhân, bảng hỏi cũng cho phép những nhân viên có thể tự đánh giá năng lực thực hiện công việc của bản thân qua nhiều tiêu chí khác nhau. Sự khác nhau giữa
yêu cầu công việc và năng lực hiện tại của nhân viên chính là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành xây dựng nên bảng nhu cầu đào tạo hợp lý nhất.
Quan sát thực hiện công việc của nhân viên hoặc nghiên cứu các kết quả đánh giá thực hiện công việc, báo cáo năng suất làm việc, hiệu quả làm việc.
Các phân tích trên sẽ cho doanh nghiệp biết đƣợc cần đào tạo loại lao động nào, số lƣợng bao nhiêu, các kỹ năng cụ thể là gì. Sau khi đã có thông tin về nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần xác định thứ tự ƣu tiên cho các nhau cầu đào tạo. Thứ tự ƣu tiên đƣợc xác định dựa trên cơ sở mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp và năng lực hiện tại của nhân viên.
1.2.2.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Là xác định kết quả cần đạt đƣợc của chƣơng trình đào tạo. Bao gồm những kỹ năng cụ thể cần đƣợc đào tạo và trình độ kỹ năng có đƣợc sau đào tạo, số lƣợng và cơ cấu học viên, thời gian đào tạo. Nếu phân tích thực hiện công việc chỉ ra rằng các hành vi cần phải đƣợc thay đổi, có thể xem xét đến việc đào tạo thì mục tiêu đào tạo cho chúng ta biết là bất kỳ biện pháp đào tạo nào cũng cần đƣợc đo lƣờng và xem xét để tìm ra biện pháp phù hợp nhất để sửa đổi sự khác biệt hành vi.
1.2.2.3. Lựa chọn đối tượng được đào tạo
Là lựa chọn ngƣời cụ thể để đào tạo, dựa trên những phân tích và nghiên cứu về xác định nhu cầu đào tạo, động cơ đƣợc đào tạo của ngƣời lao động, tác dụng của hoạt động đào tạo đối với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời.
1.2.2.4. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo a.Xây dựng chương trình đào tạo
Chƣơng trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học đƣợc dạy. Chƣơng trình đào tạo cho thấy những kiến thức, kỹ năng nào cần đƣợc dạy, dạy trong bao lâu. Tài liệu giảng dạy phải có nội dung chính xác, không đƣợc để sai sót về hình thức và nội dung, phải đạt đƣợc yêu cầu đào tạo, phù hợp với mục đích đào tạo. Trong một số trƣờng hợp, chƣơng trình có thể đƣợc thiết kế để đào tạo những nhân viên ngân hàng mới về các kỹ năng nhất định. Trong một số trƣờng hợp khác, các chƣơng trình đào tạo đƣợc thiết kế để hỗ trợ các mục tiêu của nhà quản lý hoặc
nó giúp nhân viên ngân hàng tìm kiếm công việc tốt hơn với vị trí cao hơn, hoặc đào tạo lại những nhân viên ngân hàng lớn tuổi khi họ phải đáp ứng với trình độ của công việc trong giai đoạn mới đòi hỏi các kỹ năng cao hơn. Việc xây dựng chƣơng trình đào tạo giúp cán bộ đào tạo có căn cứ để đảm bảo đầy đủ tài liệu đào tạo, giảng dạy nhƣ sách dùng cho giảng viên, sách dùng cho học viên, một chƣơng trình đào tạo không chỉ có các giáo trình, văn bản mà còn kết hợp các hoạt động nghiên cứu, thiết kế, ví dụ, bài luyệ tập tình huống… Vì vậy, trang thiết bị giảng dạy cần có cả máy chiếu, băng cassette, băng video và VCD để đảm bảo chất lƣợng và tăng hiệu quả đào tạo.
b.Lựa chọn phương pháp đào tạo
Trên cơ sở chƣơng trình đào tạo đƣợc xây dựng, cán bộ đào tạo sẽ trình phƣơng án lựa chọn các phƣơng pháp đào tạo phù hợp để ban lãnh đạo xét duyệt. Hiện nay có rất nhiều phƣơng pháp đào tạo, tên gọi của các phƣơng pháp có thể khác nhau nhƣng mục đích và nội dung là tƣơng tự nhau, đƣợc chia làm 2 hình thức là: Đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc.
Bảng 1.1. Tổng hợp các phương pháp đào tạo trong công việc
PHƢƠNG PHÁP ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
1. Chỉ dẫn trong công việc
Là tiến hành giải thích về mục tiêu công việc, chỉ dẫn tỉ mỉ từng bƣớc và hƣớng dẫn làm thử cho đến khi thành thạo.
Quá trình lĩnh hội kiến thức và kỹ năng dễ dàng. Không cần trang thiết bị, phƣơng tiện riêng cho học tập.
Can thiệp vào sự tiến hành công việc.
Làm hƣ hỏng các trang thiết bị.
2. Đào tạo kiểu truyền nghề
Học lý thuyết trên lớp
Đƣợc công nhân lành nghệ kèm cặp cho đến khi thành thạo.
Không can thiệp tới quá trình thực hiện công việc Việc học dễ dàng.
Học viên đƣợc trang bị nhiều kiến thức, kỹ năng.
Mất nhiều thời gian. Chi phí cao.
Kiến thức, kỹ năng có thể không liên quan đến công việc đang đảm nhận.
3. Kèm cặp và chỉ bảo
Dành để đào tạo cho các cán bộ
Việc tiếp thu, lĩnh hội các kỹ năng, kiến thức cần
Không đƣợc làm đầy đủ các bƣớc.
quản lý và giám sát viên thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của ngƣời quản lý giỏi hơn.
thiết khá dễ dàng.
Có điều kiện trải nghiệm công việc thật.
Học viên có thể bị tiếp thu một số cách thức làm việc không tiên tiến.
4. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc
Chuyển ngƣời quản lý từ CV này sang CV khác, từ vị trí này sang vị trí khác.
Đƣợc trải nghiệm nhiều công việc, nhiều kỹ năng. Học tập thực sự.
Mở rộng kỹ năng, k.nghiệm làm việc của học viên.
Không hiểu biết đầy đủ về một công việc.
Thời gian ở lại một công việc hay một vị trí làm việc quá ngắn.
Ưu điểm của hình thức đào tạo trong công việc:
Đào tạo trong công việc thƣờng không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị đặc thù
Có ý nghĩa thiết thực vì học viên đƣợc làm việc và có thu nhập trong khi học. Mang lại một sự chuyển biến gần nhƣ ngay tức thì trong kiến thức và kỹ năng thực hành, mất ít thời gian đào tạo.
Cho phép học viên thực hành những gì mà tổ chức trông mong ở họ sau khi quá trình đào tạo kết thúc.
Đào tạo trong công việc tạo điều kiện cho học viên đƣợc làm việc cùng với những đồng nghiệp tƣơng lai của họ, bắt chƣớc những hành vi lao động của những đồng nghiệp.
Nhược điểm của các phương pháp đào tạo trong công việc:
Lý thuyết đƣợc trang bị không có hệ thống.
Học viên có thể bắt chƣớc những kinh nghiệm, thao tác không tiên tiến của ngƣời dạy.
Các điều kiện để đào tạo trong công việc đạt hiệu quả là
Các giảng viên dạy nghề phải đƣợc lựa chọn cẩn thận và phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu của chƣơng trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo công việc và khả năng truyền thụ.
Quá trình đào tạo phải đƣợc tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch.
Trái ngƣợc với hoạt động trong công việc là đào tạo ngoài công việc, trong đó ngƣời học đƣợc tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế:
Bảng 1.2. Tổng hợp các phương pháp đào tạo ngoài công việc
PHƢƠNG PHÁP ƢU ĐIỂM NHƢỢC ĐIỂM
1. Tổ chức các lớp cạnh DN
Lý thuyết do kỹ sƣ, cán bộ đơn vị phụ trách.
Thực tập ở xƣởng, do công nhân lành nghề hƣớng dẫn.
Học viên đƣợc trang bị hóa đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành.
Cần có các phƣơng tiện và trang thiết bị riêng cho học tập. Tốn kém nhiều tiền 2. Cử ngƣời đi học ở các trƣờng chính quy Không ảnh hƣởng đến cv của các nhân viên khác.
Học viên đƣợc trang bị đầy đủ cả lý thuyết và thực hành.
Tốm kém về tài chính Tốn kém về mặt thời gian
Không đắt khi đông.
3. Tổ chức các buổi giảng, hội nghị hay thảo luận
Đơn giản, dễ tổ chức.
Không đòi hỏi phƣơng tiện trang thiết bị riêng.
Tốn nhiều thời gian. Phạm vi hẹp.
4. Đào tạo theo hình thức chƣơng trình hóa với sự trợ giúp của máy tính
Có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần ngƣời dạy.
Học viên có điều kiện học hỏi cách giải quyết các tình huống giống thực tế mà chi