qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm
Thực hiện đề án cải cách hành chính công của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước; Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm đã thực hiện kiểm soát chi thường xuyên theo Quyết định số 4377/QĐ- KBNN ngày 15/09/2017 về việc ban hành quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm được thể hiện như hình 3.2 dưới đây:
Hình 3.2. Sơ đồ quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm.
Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm được thực hiện 09 bước như sau:
Bước 1: Chuyên viên kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ
Chuyên viên kiểm soát chi tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót thì cán bộ kiểm soát chi hướng dẫn đơn vị sử dụng ngân sách lập lại. Chuyên viên kiểm soát chi kiểm tra số dư tài khoản của đơn vị sử dụng ngân sách trên hệ thống Tabmis; kiểm tra hồ sơ, chứng từ có hợp lệ, hợp pháp hay không; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, Kế
Đơnvị sử dụng
quan hệ ngân sách
Chuyên viên kiểm soát chi
Trưởng phòng kiểm soát chi
Giám đốc
Kế toán trưởng Kế toán viên
kiểm soát Thủ quỹ
toán trưởng trên giấy rút dự toán với bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký được lưu tại Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm; kiểm tra hồ sơ chứng từ có hợp lệ, hợp pháp; kiểm soát các hồ sơ, tài liệu theo quy định đối với từng khoản chi (chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm, sửa chữa, các khoản chi khác); kiểm soát việc tuân thủ thanh toán không dùng tiền mặt. Sau khi hoàn thành công tác kiểm soát chi, chuyên viên kiểm soát chi tiến hành xử lý hồ sơ, chứng từ và lưu trữ theo chế độ quy định.
Đây là bước quan trọng của quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm, trong bước này chuyên viên kiểm soát chi đã tiến hành kiểm soát các điều kiện của các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt, đúng chế độ, định mức của Nhà nước và quy chế chi tiêu của đơn vị, được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi và đầy đủ hồ sơ quy định từng khoản chi.
Bước 2: Trưởng phòng kiểm soát chi, ký chứng từ
Sau khi kiểm soát xong, chuyên viên kiểm soát chi trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Phụ trách kiểm soát chi hồ sơ, chứng từ, Phụ trách kiểm soát chi kiểm tra và sẽ ký trên chứng từ.
Bước 3: Giám đốc ký
Giám đốc xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ kiểm soát chi. Trường hợp Giám đốc không đồng ý thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng hoặc thanh toán gửi khách hàng.
Bước 4: Thực hiện thanh toán
Chuyên viên kiểm soát chi thực hiện chuyển bút toán trên hệ thống Tabmis sang kế toán viên kiểm soát và bàn giao chứng từ giấy cho kế toán viên.
Bước 5: Kế toán viên thực hiện, kiểm soát đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và trình kế toán trưởng phê duyệt
Bước 6: Kế toán trưởng kiểm soát, đối chiếu chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống; ký chứng từ giấy và phê duyệt bút toán trên hệ thống
Bước 7: Kế toán viên áp thanh toán theo quy định hiện hành.
Bước 8: Cuối ngày, kế toán viên đóng dấu “KẾ TOÁN” lên các liên chứng từ và bàn giao chứng từ cho chuyên viên kiểm soát chi.
Bước 9: Chuyên viên kiểm soát chi nhận lại chứng từ của kế toán viên chuyển trả cho khách hàng 1 liên đã thanh toán.
Thời hạn giải quyết công việc: Đối với tạm ứng tiền mặt thời hạn giải quyết không quá 60 phút; đối với thanh toán trực tiếp không quá 2 ngày.
3.2.2.1. Xây dựng kế hoạch kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm
Hiện nay có 246 đơn vị sử dụng ngân sách đang hoạt động ở Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm, trong đó:
* Ngân sách Trung ương có 96 đơn vị * Ngân sách Thành phố có 63 đơn vị * Ngân sách Quận có 59 đơn vị * Ngân sách Phường có 18 đơn vị
Với 634 tài khoản giao dịch được mở tại Kho bạc.
Khi có nhu cầu chi tiêu, ngoài các hồ sơ gửi Kho bạc Nhà nước một lần bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao; - Đối với các khoản chi tiền lương:
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi);
- Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức:
+ Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức;
+ Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh);
- Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và Nghị định số 16/2015/NĐ-CP gửi Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi Kho bạc Nhà nước các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan theo quy định: Giấy rút dự toán ngân sách, Ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt, các hồ sơ khác tùy theo tính chất của từng khoản chi.
Hàng tháng, theo yêu cầu chi các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước lập giấy rút dự toán hoặc ủy nhiệm chi kèm theo các hồ sơ thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
Đối với nội dung công việc này cán bộ kiểm soát chi chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót thì cán bộ kiểm soát chi hướng dẫn đơn vị sử dụng ngân sách (khách hàng) lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
3.2.2.2. Thực hiện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm
Kiểm soát chi thường xuyên các đơn vị hành chính, sự nghiệp:
Theo tính chất của từng khoản chi, nội dung chi thường xuyên ngân sách nhà nước bao gồm các khoản chi:
- Chi nghiệp vụ chuyên môn; - Chi mua sắm sửa chữa; - Chi khác.
Vì vậy, kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước ở Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm bao gồm các nội dung: kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân, kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn, kiểm soát chi mua sắm và chi khác. Cụ thể như sau:
* Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân:
Nội dung chi thanh toán cho cá nhân bao gồm: tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể... Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm thực hiện kiểm soát các khoản chi thuộc nhóm mục chi này như sau:
Kiểm soát các khoản chi lương và phụ cấp lương:
Công tác chi tiền lương đảm bảo quyền lợi cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm. Vấn đề kiểm soát chi tiền lương và phụ cấp lương qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm đang được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo thanh toán kịp thời cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị sử dụng ngân sách góp phần đảm bảo nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị tại địa phương.
- Căn cứ điều kiện thanh toán và giấy rút dự toán ngân sách nhà nước kèm danh sách chi trả lương, phụ cấp lương và bảng tăng, giảm biên chế, quỹ lương (nếu có) do đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến, chuyên viên kiểm soát chi thực hiện:
+ Kiểm tra giấy rút dự toán ngân sách nhà nước bảo đảm các yếu tố trên giấy rút phải ghi rõ ràng, đầy đủ, không tẩy xóa, tính chất nguồn kinh phí và cấp ngân sách, mẫu dấu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm.
+ Đối chiếu danh sách chi trả lương, phụ cấp lương với bảng đăng ký biên chế - quỹ lương năm hoặc bảng đăng ký điều chỉnh
+ Kiểm tra số dư dự toán, tồn quỹ ngân sách…
Nếu chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, sai các yếu tố trên chứng từ thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Nếu phát hiện chi không đúng chế độ; tồn quỹ ngân sách, số dư dự toán không đủ cấp phát thì từ chối cấp phát, thông báo và trả hồ sơ cho đơn vị. Nếu đủ điều kiện cấp phát, Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm thực hiện cấp thanh toán cho đơn vị để chi trả cho người được hưởng. Hiện nay, Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm kiểm soát các khoản lương và phụ cấp theo lương được quy định cụ thể ở thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước (Thông tư 61), Thông tư 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 sửa đổi một số điều của Thông tư 161/2012/TT-BTC(Thông tư 39). Kiểm soát tiền lương qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm là khoản chi được thanh toán trực tiếp, hồ sơ kiểm soát thanh toán chế độ tiền lương qua Kho bạc Nhà nước theo quy định “Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi)”. Như vậy, Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm đã giảm bớt cho đơn vị sử dụng ngân sách danh sách tiền lương hàng tháng gửi Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm kiểm soát thanh toán.
Kiểm soát các khoản thanh toán cho các cá nhân thuê ngoài:
Thực hiện theo quy định của Thông tư 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 Kho bạc Nhà nước Căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao; nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế; hợp đồng lao động; giấy rút dự toán ngân sách nhà nước của đơn vị thực hiện thanh
toán trực tiếp cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng. Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi biên bản nghiệm thu. Việc thanh toán từng lần giúp cho đơn vị sử dụng ngân sách chủ động được thời gian thanh toán.
Kiểm soát chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức viên chức: Tùy vào cơ quan hành chính thực hiện theo hình thức tự chủ tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan hành chính Nhà nước (các đơn vị thực hiện theo nghị định 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP) hay đơn vị sự nghiệp tự chủ, tự chịu trách nhiệm về quyền tự chủ, tổ chức bộ máy biên chế, tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập (các đơn vị thực hiện theo nghị định 43/2006/NĐ-CP; nghị định số 16/2015/NĐ-CP và các nghị định trong lĩnh vực) cách thức kiểm soát các khoản chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ công chức, viên chức các đơn vị này có những quy định riêng. Cụ thể:
Đối với chi trả thu nhập tăng thêm cho các cán bộ, công chức viên chức của cơ quan hành chính thực hiện theo nghị định số 130/2005/NĐ-CP và nghị định số 117/2013/NĐ-CP được quyết định tổng mức thu nhập tăng thêm trong năm theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị sau khi đã được trích lập quỹ hoạt động phát triển tối đa không vượt quá 1 lần so với tiền lương ngạch bậc chức vụ do nhà nước quy định.
Đối với đơn vị sự nghiệp tự chủ, tự chịu trách nhiệm về quyền tự chủ, tổ chức bộ máy biên chế, tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập (các đơn vị thực hiện theo nghị định 43/2006/NĐ-CP; nghị định số 16/2015/NĐ-CP và các nghị định trong lĩnh vực) được quyết định tổng mức thu nhập tăng thêm trong năm không được vượt quá 2 lần quỹ lương cấp bậc chức vụ do nhà nước quy định.
Đối với các đơn vị kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ, đơn vị được quyết định tổng mức chi trả thu nhập tăng thêm trong năm cho người lao động, nhưng tối đa không quá 01 lần quỹ tiền lương cấp bậc chức vụ do nhà nước quy định.
- Trong năm, sau khi thực hiện quý trước, nếu xét thấy đơn vị có khả năng tiết kiệm được kinh phí; thủ trưởng đơn vị căn cứ vào số kinh phí dự kiến tiết kiệm được, lập giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (ghi rõ nội dung chi trả thu nhập tăng thêm từ nguồn kinh phí tiết kiệm) để tạm chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức trong đơn vị theo quý; kèm theo danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức(gửi từng lần). Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị theo mức thủ trưởng đơn vị đề nghị đảm bảo trong phạm vi dự toán được giao và tối đa không vượt quá 60 % quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ một quý 60 % số chênh lệch thu lớn hơn chi (đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động).
- Kết thúc năm ngân sách, sau khi đơn vị xác định được chính xác số thực tiết kiệm, căn cứ vào đề nghị thanh toán tạm ứng (phần tạm ứng chi thu nhập tăng thêm) của đơn vị, Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm làm thủ tục thanh toán phần chi thu nhập tăng thêm cho đơn vị và thu hồi phần kinh phí đã tạm ứng. Mức thanh toán thu nhập tăng thêm cả năm so với mức tiền lương cấp bậc, chức vụ không vượt định mức quy định. Trường hợp đơn vị đã tạm ứng vượt quá số thực tiết kiệm, Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm cho chuyển tạm ứng sang năm sau để thực hiện thu hồi bằng cách giảm trừ vào số tiết kiệm năm sau của đơn vị.
Tình hình kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân ngân sách qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm giai đoạn 2016-2018 như sau:
Bảng 3.5: Tình hình các khoản chi thanh toán cá nhân qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm theo các cấp ngân sách giai đoạn 2016-2018
Đơn vị: Triệu đồng
Cấp ngân
sách Nội dung chi Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Trung ương
Chi thanh toán cá nhân 414.293 419.494 396.532 Thành phố 105.181 108.409 97.270 Quận 269.952 287.910 237.726 Phường 51.405 50.518 51.678 Tổng 840.831 866.331 783.206
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm.
Bảng 3.6: Tình hình các khoản chi thanh toán cá nhân qua Kho bạc Nhà nước Hoàn Kiếm theo mục chi giai đoạn 2016-2018