3.1. Thực trạng áp dụng thủ tục gửi thư xác nhận với khoản phải thu khách hàngtrong kiểm toán báo cáo tài chính trong kiểm toán báo cáo tài chính
- về thời gian gửi thư xác nhận:
* Sau khi đạt được Itica thuận sơ bộ với khách hãng
* Sau khi phân tích SO bộ báo cáo tài chính
Khi thiết kế thù tục kiển toán
* Khi đến đơn V. khách hàng
Hình 3.1: Thời điểm gửi TXN
Nguồn: Người viết
Hiện nay, thời điểm tối ưu nhất được lựa chọn để gửi thư xác nhận là sau khi phân tích sơ bộ báo cáo tài chính với 35% người tham gia đồng ý. Lý do của thời điểm này được giải thích là do người thực hiện thủ tục này cần có số liệu và mức trọng yếu thực hiện cũng như những phân tích ban đầu về rủi ro để chọn mẫu gửi thư xác nhận.
Tuy nhiên, thời điểm gửi thư xác nhận với những đối tượng cũng có sự khác nhau. Ở những công ty kiểm toán có quy mô nhỏ trong nước, để đảm bảo nhận được kết quả đầy đủ, những người thực hiện thủ tục sẽ gửi thư xác nhận đến những đối tác
của khách hàng ngay sau khi có thỏa thuận sơ bộ với khách hàng. Ở những công ty có quy mô lớn và có vốn đầu tư nước ngoài, nhóm kiểm toán có thể gửi thư xác nhận sau khi đã đến kiểm toán tại trụ sở khách hàng.
Mặt khác, những kiểm toán viên có kinh nghiệm nhận định rằng thời điểm thích hợp để gửi thư xác nhận là khi thiết kế thủ tục kiểm toán vì họ có thể tiết kiệm được thời gian bằng cách thực hiện nhiều thủ tục cùng 1 lúc, trong khi các trợ lý với kinh nghiệm làm việc dưới 3 năm có xu hướng áp dụng những thời điểm khác nhau cho các đối tượng khách hàng khác nhau.
Nhìn chung, đối với 1 số khách hàng có thời gian chuẩn bị trước khi đến gặp mặt không dài, nhìn chung thời điểm gửi thư xác nhận không chêch nhau quá nhiều dù thời điểm được lựa chọn khác nhau.
- về mức độ áp dụng thủ tục gửi TXN • Với mọ khách hảng • Chì 1 SO khách hàng có khoán phái thu trọng yểu ⅛ φ Không áp dụng ■ φ Với những KH lớn vá những CCi
tượng tiền an rJi ro[ ké cà khi khoán phái thu có số du bằng ũ)
φ 1 số khách hàng tùy vào đánh giá cùa
KTV
Hình 3.2: Mức độ áp dụng thủ tục gửi TXN với khách hàng trong quá trình kiểm toán khoản phải thu
Nguồn: Người viết
Kết quả khảo sát cho thấy, gần 2/3 các đối tượng thực hiện khảo sát, trong đó hầu hết là các trợ lý kiểm toán viên làm việc dưới 3 năm đều thống nhất chỉ nên chọn gửi thư xác nhận nếu khoản phải thu được đánh giá là có giá trị trọng yếu. Trong khi đó, những kiểm toán viên được khảo sát lại tỏ ra thận trọng hơn khi cho rằng kể cả
những khách hàng có giá trị khoản phải thu không lớn hay bằng 0 nhưng tiềm ẩn nguy cơ rủi ro thì đều cần gửi thư xác nhận.
Những nhân viên đến từ các công ty có quy mô lớn có thể sẽ gửi thư xác nhận với tất cả các đối tượng khách hàng mà họ thực hiện kiểm toán, trong khi những nhân viên đến từ các công ty nhỏ thường chỉ gửi TXN cho những khách hàng mà họ đánh giá là có khoản phải thu trọng yếu.
- Về loại hình TXN được lựa chọn gửi đi:
Phũ dinh Khẳng Jinh
cà phủ CfinT khẳng định và dang mờ
Hình 3.3: Loại hình TXN thường sử dụng
Nguồn: Người viết
Các loại thư xác nhận được sử dụng hiện nay là thư xác nhận dạng khẳng định, dạng phủ định và dạng mở, mỗi loại hình thư xác nhận khác nhau có mục tiêu tương đối khác nhau, việc dùng hình thức thư xác nhận nào tùy thuộc vào mục đích của các kiểm toán viên/trợ lý kiểm toán.Trong đó, phần lớn thư xác nhận được sử dụng là thư xác nhận dạng khẳng định( 60%), tức là các đối tác của đơn vị được kiểm toán sẽ xác nhận nếu họ đồng ý hay không đồng ý với số liệu đã được ghi nhận tại đơn vị được kiểm toán. Ưu điểm của thư xác nhận dạng khẳng định và phủ định là cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy hơn, thích hợp dùng khi rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng cao. Mặt khác, thư xác nhận dạng mở mang lại nhiều thông tin hơn khi đối tác được viết thêm ý kiến khác như một phần của thư xác nhận. Các kiểm toán viên hoặc các trợ lý kiểm toán có kinh nghiệm cho rằng nên vận dụng nhiều loại thư xác nhận
hơn nhằm tăng độ tin cậy của thông tin, đồng thời nhận được nhiều bằng chứng hơn để phục vụ cho quá trình kiểm toán.
Những người được hỏi cũng cho biết, giá trị thư xác nhận gửi về thường thấp hơn giá trị thư xác nhận gửi đi. Việc này có thể được giải thích bởi một số nguyên nhân: Giá trị khoản phải thu không thể xác định trong thời gian ngắn, giá trị khoản phải thu nhỏ nên khách hàng không xác nhận, khách hàng không đồng ý xác nhận khoản phải thu, số liệu chưa được chốt một cách chính xác.... Khi tỉ lệ thư xác nhận gửi về không đạt được đến ngưỡng mong muốn (thông thường là 80%), những kiểm toán viên/trợ lý kiểm toán thực hiện kiểm toán khoản phải thu cần thực hiện những thủ tục kiểm toán bổ sung.
- Khi được hỏi về khả năng xảy ra chệnh lêch số liệu giữa thư xác nhận và đơn vị được kiểm toán, 50% người được hỏi, hầu hết đến từ các công ty kiểm toán lớn trong nước, nói rằng chúng xảy ra với tần suất thấp, trong khi 50% khác lại cho biết họ thường xuyên gặp phải vấn đề này. Kết quả được thể hiện trong hình 4.3:
Hình 3.4: Chêch lệch số liệu giữa đơn vị được kiểm toán và TXN
Nguồn: Người viết
Nguyên nhân có sự chêch lệch này theo các kiểm toán viên/trợ lý kiểm toán là do:
- Ngày ghi nhận bút toán của hai công ty khác nhau hoặc một trong hai công ty ghi nhận bút toán sai kỳ dẫn đến số liệu khác nhau.
- Một trong hai công ty ghi nhận sai giá trị của khoản phải thu.
- Một trong hai công ty hoặc cả hai công ty gian lận về khoản phải thu.
Neu giá trị chênh lệch được đánh giá có tính chất trọng yếu hay liên quan đến sai sót, gian lận, việc thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế là biện pháp cần thiết. Một số thủ tục kiểm toán thay thế thường được họ sử dụng là: kiểm tra các sự kiện sau ngày kết thúc kì kế toán, thu thập và đối chiếu số liệu sổ chi tiết với các biên bản đối chiếu nợ của đơn vị, kiểm tra chi tiết một số chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp trong năm.
- Về mức độ áp dụng các thủ tục kiểm toán thay thế:
Hình 3.5: Thủ tục kiểm toán thay thế thường được thực hiện
Nguồn: Người viết
17/20 người được hỏi cho biết họ sẽ kiểm tra các sự kiện, bút toán phát sinh sau ngày kết thúc niên độ để tính toán ra số dư cuối năm của các khoản phải thu khách hàng, đồng thời xem xét các khoản phải thu có bị ghi nhận sai kì hay không. Cũng có 17 người thường thu thập và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với các biên bản đối chiếu công nợ của đơn vị. Những biên bản đối chiếu này cũng có thể dùng làm bằng chứng kiểm toán mặc dù độ tin cậy thấp hơn thư xác nhận độc lập. 16 người trong tổng số 20 đồng thời cũng sẽ kiểm tra chi tiết một số chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng trong năm để đảm bảo tính hiện hữu và chính xác của các khoản phải thu đã được ghi nhận, từ đó xem xét sự hiện hữu và chính xác của các số dư cuối năm. Những nhân
viên đến từ các công ty lớn trong nước khi được hỏi đều nói rằng họ hầu như không kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong năm như một thủ tục kiểm toán thay thế, trong khi những đối tượng còn lại thì thực hiện đầy đủ cả 3 thủ tục được nêu.
- về việc đơn vị được kiểm toán thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu của kiểm toán viên/ trợ lý kiểm toán đối với các sai phạm được phát hiện:
• Co
• Kli ông
Có ' số doanti ngh ệp diều chinh
Hình 3.6: Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu của kiểm toán viên/trợ lý kiểm toán
Nguồn: Người viết
Sau khi chênh lệch được phát hiện, 75% trong tổng số người nói rằng khách hàng sẵn sàng điều chỉnh số liệu theo hướng dẫn của phía kiểm toán nếu như họ nhận thấy điều này là cần thiết và hợp lý. Tuy nhiên, tùy theo uy tín công ty và kinh nghiệm của phía kiểm toán, mức độ đồng ý của khách hàng cũng có sự khác nhau: các kiểm toán viên lâu năm hay công ty có quy mô lớn, uy tín cao sẽ có tỉ lệ khách hàng chấp nhận cao hơn những đối tượng còn lại. Những công ty khách hàng không đồng ý sửa đổi đưa ra một số lý do như sau:
- Khoản phải thu khách hàng không trọng yếu
- Số liệu đã được khóa trên hệ thống nên việc thay đổi sẽ mất nhiều thời gian và chi phí.
Trong một số trường hợp cần thiết, kiểm toán viên có thể đưa ra ý kiến ngoại trừ nếu như doanh nghiệp không điều chỉnh số liệu các khoản phải thu khách hàng do không đủ căn cứ để đưa ra ý kiến kiểm toán.
- về độ tin cậy của thư xác nhận, kết quả trong hình 3.7 cho thấy dù còn tồn tại một số vẫn đề trong quá trình gửi và nhận thư xác nhận độc lập, 18/20 kiểm toán viên/ trợ lý kiểm toán đều đồng ý rằng kết quả của thư xác nhận có thể tin cậy được. Ngoài cơ sở được đưa ra trong các thông tư, đây còn là kết quả dựa vào kinh nghiệm của các cuộc kiểm toán trước. Lí do khiến kết quả thư xác nhận không thể tin tưởng hoàn toàn là khả năng thông đồng, điều chỉnh số liệu giữa hai bên công ty. Tuy nhiên tỉ lệ này chỉ chiếm 10%.
• Có
* Không
Kliong hoàn toàn
Hình 3.7: Độ tin cậy của kết quả từ thủ tục gửi TXN