5 .Phương pháp nghiên cứu
7. Kết cấu của luận văn
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Jay W.Lorsch là một giáo sư về khoa học quan hệ nhân quần ở trường Đại học Harvard – Mỹ. Cống hiến của ông tập trung trong lĩnh vực nghiên cứu về thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Theo lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức của mình, ông cho rằng cần phải phân biệt một cách chính xác “cơ cấu cơ bản” và “cơ chế vận hành”. Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức, việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm
thực hiện được những mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp… Đáp án của những vấn đề này là: các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức).
Tuy nhiên, nếu chỉ có cơ cấu cơ bản thì không đủ mà cần phải thông qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản. Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hóa…Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho công nhân viên hiểu rõ ràng cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là gì? Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là cơ chế vận hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp.
Như vậy, cơ cấu bộ máy tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong quá trình đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp thực hiện theo một cơ chế vận hành nhất định để thực hiện các mục tiêu kế hoạch của tổ chức.
“Cơ cấu bộ máy tổ chức là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ về quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức” [16,tr 79].
Trong cơ cấu bộ máy tổ chức luôn có các mối quan hệ cơ bản:
- Mối quan hệ theo chiều dọc: là quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. theo mối quan hệ này thì cơ cấu bộ máy tổ chức được chia thành các cấp quản trị. (Cấp quản trị là sự thống nhất các bộ phận ở một trình độ, là tổng thể các khâu quản trị ở cùng một cấp bậc).
- Mối quan hệ theo chiều ngang: là quan hệ giữa các bộ phận và cơ quan ngang cấp. Theo mối quan hệ này, cơ cấu bộ máy tổ chức được chia thành các khâu quản trị. (Khâu quản trị là một đơn vị độc lập thực hiện một hoặc một số hoặc một phần chức năng nào đó trong tiến trình quản trị).