6. Kết cấu Luận văn
4.2.5. Các giải pháp khác
4.2.5.1. Tăng thêm ngân sách cho hoạt động truyền thông nội bộ
Xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông nói chung và truyền thông nội bộ nói riêng là một quyết định marketing khó khăn và chi phối đến sự thành công, hiệu quả của hoạt động truyền thông. Các ngành kinh doanh khác nhau có mức ngân sách dành cho truyền thông khác nhau song tựu chung lại tầm quan trọng của lập ngân sách thể hiện ở những điểm sau:
(1). Phối hợp hoạt động và đề cao tinh thần tập thể trong doanh nghiệp
Quá trình hoạch định và kiểm soát ngân sách có nghĩa là nhà quản trị ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ lại với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt đƣợc những thành công to lớn nếu nhƣ tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho mục đích chung . Sự phối hợp này giúp cho các trƣởng bộ phận hiểu đƣợc mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể ra sao, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng nhƣ cho tất cả doanh nghiệp
(2). Trao đổi thông tin
Để có thể thực hiện một ngân sách, các thành viên cần phải biết việc gì có thể và không thể thực hiện đƣợc đối với bộ phận của mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản trị trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi ngƣời làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp.
(3). Thống nhất mục tiêu
Sử dụng kế hoạch ngân sách đòi hỏi các nhà quản trị phải đề ra mục tiêu phấn đấu trong tƣơng lai nhất quán, thay vì thay đổi mỗi ngày. Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phải cùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách.
(4). Kiểm soát thực hiện kế hoạch.
Kiểm soát thông qua ngân sách là một dạng uỷ thác trách nhiệm. Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hƣởng đến chiến lƣợc của doanh nghiệp. Để phát huy hết tác dụng của ngân sách, những kết quả thực tế phải luôn đƣợc so
có sự can thiệp để đƣa ra những biện pháp phù hợp. Nếu không có kế hoạch thì không có tiêu chuẩn nào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy, bất kỳ sự quản trị nào cũng chỉ mang tính ngẫu nhiên và tuỳ tiện.
Ý đồ xây dựng kế hoạch ngân sách là để có đƣợc bức tranh toàn cảnh rõ nét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng nhƣ từng cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình. Chính vì thế, sức mạnh của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận có thể đƣợc cụ thể hoá và cả tập thể sẽ biết cách vƣợt qua bất cứ khó khăn nào.
(5). Động viên m i nguồn lực
Một khi các thành viên ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách , họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Đó chính là một sự động viên quan trọng đối với các thành viên trong doanh nghiệp.
Tất cả các nhân tố vừa đƣợc đề cập ở trên đều quan trọng , nhƣng mục đích chủ yếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch. Quá trình lập kế hoạch tốt sẽ giúp kiểm soát đƣợc doanh nghiệp
4.2.5.2. Thuê agency hoặc chuyên gia tư vấn
Hoạt động truyền thông nội bộ, với bản chất là điều hành thông tin trong nội bộ, là công việc rất rất quan trọng, đặc biệt là với những doanh nghiệp đông nhân sự. Nôm na dễ hiểu, một mặt nó đóng vai trò nhƣ tuyên truyền, phổ biến các nhóm thông tin quan trọng mà các cấp quản lý muốn nhân sự phía dƣới biết và chấp hành. Ở mặt khác nó đóng cả vai trò nhƣ dân vận, bằng cách này hay cách khác tìm hiểu đƣợc các nhóm thông tin đang lan truyền trong nhân sự, từ đó có hƣớng trả lời hoặc điều hƣớng dƣ luận nội bộ sang góc khác, hƣớng về những điều tích cực. Bởi thế ngƣời hay bộ phận làm truyền thông nội bộ chính phải là những ngƣời nằm trong tổ chức, nắm rất rõ nội tình của tổ chức, thậm chí cả nhiều thông tin mật.
Theo tác giả, Tổng công ty viễn thông Mobifone nên thuê chuyên gia tƣ vấn và đào tạo nhân sự trong đơn vị để triển khai hoạt động truyền thông nội bộ.
Trong bối cảnh kinh tế ngày càng khó khăn và cạnh tranh khốc liệt, nhiều doanh nghiệp đang loay hoay tìm cho mình một hƣớng đi đúng đắn nhằm tiết kiệm tối
đa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả công việc cao. Thuê ngoài nhân
sựchính là giải pháp đƣợc nhiều doanh nghiệp năng động hiện nay ƣa chuộng.
Giữ các hoạt động kinh doanh cốt lõi và đẩy những hoạt động mang tính hỗ trợ, có rủi ro cao ra cho các đơn vị có chuyên môn bên ngoài là mấu chốt của giải pháp này.
Khi thuê ngoài nhân sự, doanh nghiệp sẽ có đƣợc rất nhiều lợi ích, nhƣ đảm bảo tiến độ, hiệu quả cao về mặt chi phí. Ƣu điểm của thuê ngoài nhân sự:
- Tiết kiệm chi phí: Chi phí cho dịch vụ thuê ngoài thƣờng thấp hơn chi phí
tự xây dựng đội ngũ trong doanh nghiệp. Nếu tự duy trì đội ngũ, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm thuế thu nhập cá nhân, BHXH và BHYT cho nhân viên;
- Tiết kiệm diện tích và chi phí cơ vật chất làm việc: Việc xây dựng cơ cấu
tổ chức nhân sự làm việc toàn phần trong doanh nghiệp đòi hỏi bạn phải có đủ diện tích văn phòng, trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, máy fax, văn phòng phẩm, nƣớc uống…). Với giải pháp thuê ngoài nhân sự, bạn chỉ cần đầu tƣ một phần cơ sở vật chất này;
- Đảm bảo công việc không bị ngắt quãng: Nhân viên làm việc toàn thời gian có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, trong khi doanh nghiệp cần đảm bảo công việc đƣợc diễn ra liên tục. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài đảm bảo công việc luôn luôn đƣợc vận hành mà không bị ngắt quãng;
- Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng: Hình thức gia công bên ngoài
giúp bạn tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian đồng thời đảm bảo chất lƣợng của kết quả chuyển giao.
Tiểu kết Chƣơng 4
Dựa trên căn cứ thực tiễn là những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ đã đánh giá ở Chƣơng 3. Kết hợp với phƣơng hƣớng và mục tiêu phát triển chung của Tổng công ty Viễn thông Mobifone giai đoạn 2020 - 2025, cùng với phƣơng hƣớng trong hoạt động truyền thông nội bộ. Tác giả đề xuất các giải pháp đẩy mạnh truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Viễn thông Mobifone giai đoạn 2020 - 2025 gồm:
- Hoàn thiện công tác hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ;
- Tổ chức thực hiện có hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ;
- Tăng cƣờng công tác kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ;
- Các giải pháp hỗ trợ khác.
Tác giả hy vọng với những giải pháp cụ thể này sẽ giúp hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông Mobifone giai đoạn 2020 - 2025 có hiệu quả thiết thực hơn, góp phần tích cực đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh của thƣơng hiệu Mobifone.
PHẦN KẾT LUẬN
Truyền thông nội bộ đƣợc hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Ngày nay, truyền thông nội bộ nắm giữ vai trò quan trọng và có sức ảnh hƣởng không hề nhỏ trong các doanh nghiệp, công ty.
Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng/ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong một tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hƣớng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dƣơng và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện. Truyền thông nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp nhƣ nhân sự, thi đua khen thƣởng, công đoàn, đoàn thanh niên… trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, góp phần xây dựng những nét văn hóa đ p trong doanh nghiệp.
Nghiên cứu đề tài “Truyền thông nội bộ tại Tổng công ty viễn thông Mobifone”, tác giả đã hoàn thành các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổng quan nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.
- Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông MobiFone thời gian qua, từ đó đánh giá đƣợc những kết quả đã đạt đƣợc, những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ tại Tổng công ty.
- Đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông MobiFone.
Qua việc nghiên cứu đề tài, tác giả đã đạt đƣợc những kết quả sau:
- Về lý luận: Luận văn đã tổng quan nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, qua đó thấy đƣợc tầm quan
trọng của hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp, nhất là trong thời đại công nghệ thông tin nhƣ hiện nay.
- Về thực tiễn: Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông MobiFone thời gian qua, đánh giá đƣợc những kết quả đã đạt đƣợc, những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ tại Tổng công ty, qua đó đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông MobiFone thời gian tới.
Tác giả hy vọng, những giải pháp đã đề xuất đƣợc áp dụng triệt để tại đơn vị để chất lƣợng và hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ của Mobifone ngày càng tăng lên, góp phần quan trọng vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cƣờng hiệu quả sản xuất kinh doanh, từ đó phát triển thƣơng hiệu Tổng công ty Viễn thông MobiFone. Thực tế, quan tâm đến truyền thông nội bộ là đầu tƣ cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vƣợt qua những thời kỳ khó khăn.
Với kiến thức, thời gian còn nhiều hạn chế, tác giả mong nhận đƣợc sự góp ý xây dựng của Thầy, Cô và những ngƣời quan tâm để Luận văn đƣợc hoàn thiện hơn, góp tiếng nói cộng hƣởng cho Mobifone hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ thời gian tới./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
I - Tài liệu Tiếng Việt
1. Al Ries và Laura Ries (2006), Quảng cáo thoái vị và PR lên ngôi
(Ngƣời dịch Trung An), NXB Trẻ.
2. A Ali, M., 2001, Cẩm nang quản lý - PR hiệu quả (Effective public relations) (Hoàng Ngọc Tuyến dịch), NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Blue C (2019), Truyền thông nội bộ: Từ chiến lƣợc đến thực thi, NXB Dân Trí.
4. Frank Jefkins (2008), Phá vỡ bí ẩn PR (Ngƣời dịch Nguyễn Thị Phƣơng Anh - Ngô Anh Thy), NXB Trẻ.
5. Gerry Mc Cusker (2007), Nguyên nhân và bài h c từ những thất bại PR nổi tiếng thế giới (Ngƣời dịch Trần Thị Bích Nga - Nguyễn Thị Thu Hà), NXB Trẻ.
6. Henslowe, P., 2003, Những bí quyết căn bản để thành công trong PR
(Public relations – a practical guide to the basics) (Trung An và Việt Hà dịch), NXB Trẻ, Tp. Hồ Chí Minh.
7. Phan Thị Thanh Hà (2008), PR nội bộ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nâng cao sức cạnh tranh.
8. Đinh Thị Thúy Hằng (2007), PR - Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp, NXB Lao động - Xã hội.
9. Đinh Thị Thúy Hằng (2008), PR - Lý luận và Ứng dụng, NXB Lao động - Xã hội.
10. Phillip Henslowe (2007), Những bí quyết căn bản để thành công trong PR (Ngƣời dịch Trung An - Việt Hà), NXB Trẻ.
11. Bộ Thông tin và Truyền thông, Báo cáo tổng kết công tác năm 2016, 2017 và 2018.
12. Tổng cục Thống kê, Báo cáo tổng kết công tác năm 2016, 2017 và 2018.
2017 và 2018.
14. Lên Lê Trần Bảo Phƣơng (2014), Quyền năng bí ẩn, NXB Thông tin TT.
II - Tài liệu Tiếng Anh
15. K.Miller (2005), Communication Theories, McGraw Hill.
16. LC Chung, S Ting-Toomey (2005), Understanding intercultural communication, Oxford University Press.
17. EA Griffin (2012), A first look at communication theory, McGraw Hill.
III - Tài liệu Web
- https://hro.vn/blog/cach-lap-ke-hoach-truyen-thong-noi-bo-hieu-qua.html - https://hro.vn/blog/nhiem-vu-cua-truyen-thong-noi-bo.html https://truyenthongtrangden.edu.vn/cong-ty-500-nhan-su-lam-truyen- thong-noi-bo-nhu-the-nao/ - https://resources.base.vn/hr/6-buoc-xay-dung-ke-hoach-truyen-thong-noi- bo-cho-doanh-nghiep-287 - https://odclick.com/chuyen-san/tu-duy-va-cong-cu/truyen-thong-noi-bo- hieu-qua-nen-tang-suc-khoe-tu-ben-trong-to-chuc/ - https://bluec.vn/truyen-thong-noi-bo-giai-phap-go-roi-cho-doanh-nghiep- viet.html - https://theleader.vn/nhung-cau-than-chu-cho-truyen-thong-noi-bo-trong- doanh-nghiep-1568563260870.htm - http://www.vinacomin.vn/tap-chi-than-khoang-san/truyen-thong-noi-bo- ban-da-hieu-gi-201706271625093372.htm - http://www.vccinews.vn/news/10283/.html - https://doanhnhansaigon.vn/goc-nha-quan-tri/gia-tang-nhu-cau-truyen- thong-noi-bo-tai-viet-nam-1087261.html - https://ntmthu.weebly.com/uploads/5/8/3/4/58341273/bai_3_kn_lap_ke_h oach_va_to_chuc.pdf - http://www.agribank.com.vn/31/826/tin-tuc/thong-tin-nghiep- vu/2017/02/11487/suc-manh-cua-truyen-thong-noi-bo-doi-voi-doanh- nghiep.aspx - …
PHỤ LỤC 1
PHIẾU KHẢO SÁT CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN VỀ HOẠT ĐỘNGTRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG MOBIFONE
Xin chào, tôi là Cao Thị Hồng, là Cao học viên K26 Ngành QTKD, Trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc Gia Hà Nội. Hiện tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu “Truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Viễn thông Mobifone”.
Mục tiêu của nghiên cứu là tìm hiểu thực trạng truyền thông nội bộ tại Tổng công ty, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp đẩy mạnh hoạt động này nhằm góp phần xây dựng thƣơng hiệu Mobifone ngày càng vững mạnh. Ý kiến của Anh (chị) sẽ rất hữu ích đối với nghiên cứu này nói riêng và hoạt động truyền thông nội bộ của Tổng công ty nói chung. Tôi xin cam đoan những ý kiến của Anh (chị) chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu.
PHẦN 1 - THÔNG TIN CHUNG
Anh (chị) vui lòng cho biết thông tin cá nhân
Họ và tên Đơn vị công tác Giới tính Trình độ Thâm niên công tác Tuổi
PHẦN 2 - THÔNG TIN KHẢO SÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI MOBIFONE
Câu 1: Anh(chị) hiện nay đang tiếp cận với những tin tức nội bộ trong Tổng công ty bằng kênh thông tin nào? (Có thể đánh dấu nhiều hơn 1 phương án)
Bảng tin nội bộ đặt tại các vị trí tập trung Website nội bộ
Diễn đàn, sự kiện nội bộ
Hội, nhóm trên mạng xã hội nội bộ Email nội bộ
Các cuộc họp triển khai công việc Kênh thông tin khác
Câu 2 : Vụ việc nào gần đây về truyền thông nội bộ khiến Anh (chị) ấn tƣợng nhất?
Vụ AVG năm 2018
Vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao của Tổng công ty Vụ khác (nếu có)
Câu 3 : Anh (chị) nhận định về việc tiếp nhận thông tin vụ việc tiêu biểu nên trên nhƣ thế nào?
Đầy đủ, chính xác, nhanh chóng và kịp thời Bình thƣờng
Không đầy đủ, chính xác, nhanh chóng và kịp thời
Câu 4: Qua vụ việc nêu trên, anh (chị) đánh giá thế nào về năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng của Ban truyền thông và lãnh đạo Tổng công ty Viễn thông Mobifone?
Tốt
Bình thƣờng Không tốt
Câu 5: Anh (chị) có đƣợc phổ biến về kế hoạch truyền thông nội bộ không?