6. Kết cấu Luận văn
3.2.1. Thực trạng hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ
Nhận thức rõ lợi ích của việc ứng dụng truyền thông nội bộ nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo "sức mạnh bó đũa" trong cạnh tranh, hàng năm Ban Truyền thông Mobifone xây dựng kế hoạch truyền thông cả bên trong và bên ngoài tổ chức.
3.2.1.1. Về căn cứ hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ
Bản kế hoạch truyền thông nội bộ của Mobifone thƣờng đƣợc xây dựng dựa trên việc trả lời 6 câu hỏi sau: Hiện trạng hoạt động truyền thông nội bộ đang ở đâu? (WHERE); Cách thức đạt đƣợc mục tiêu, cách thức đo lƣờng? (HOW); Có những hoạt động cụ thể nào phải tổ chức? (WHAT); Đích đến và kết quả là gì? (WHERE); Thời gian trong bao lâu? (HOW LONG); Vì sao cách tiếp cận đó là tốt nhất? (WHY)
Với việc đặt ra các tiêu chí cụ thể nên hàng năm, bản kế hoạch xây dựng khá công phu và bài bản. Đặc biệt việc cụ thể hóa mục tiêu và cách thức đo lƣờng hiệu quả kế hoạch truyền thông luôn đƣợc xác định theo nguyên tắc SMART - Specifi, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound.
Bảng dƣới đây minh họa các nội dung chính trong kế hoạch truyền thông của Mobifone năm 2018 - năm đánh dấu tuổi 25 của Tổng công ty.
Bảng 3.2 - Kế hoạch truyền thông nội bộ năm 2018 của Mobifone
STT Hoạt động Nội dung
1
Chào mừng kỷ niệm 25 năm
thành lập Mobifone
- Chùm bài biết về Truyền thống, văn hóa, lịch sự đáng tự hào trong suốt chặng đƣờng 25 năm;
- Cuộc thi tìm hiểu về 25 năm MobiFone dƣới hình thức sân khấu hóa;
- Gặp mặt các thế hệ VMS - MobiFone; - Bộ ảnh về lãnh đạo và CBCNV MobiFone;
- Xây dựng bộ thiết kế chào mừng 25 năm MobiFone.
2 Các hoạt động liên quan đến
- Tổng quan chung về Phƣơng án cấu trúc lại MobiFone đƣợc Bộ phê duyệt;
công tác hoàn thiện cơ cấu tổ
chức của Mobifone
- Tại sao cần tái cấu trúc và lợi ích;
- Các đơn vị đã cấu trúc lại nhƣ thế nào (điểm một số đơn vị có sự thay đổi tiêu biểu);
- Bài về Lễ bổ nhiệm ở các đơn vị có thay đổi; - Mô hình cấu trúc mới của MobiFone.
3
Quản lý theo bảng điểm cân bằng (BSC) và chỉ số đo lƣờng
hiệu quả hoạt động (KPI)
- BSC/KPI là gì? Tại sao MobiFone nên triển khai?; - MobiFone sẽ có lợi gì khi triển khai BSC/PKI; - Các đơn vị đã triển khai BSC/KPI nhƣ thế nào? - Một số hiểu lầm về BSC/KPI;
- Sự khác nhau giữa BSC và KPI
- Những khó khăn khi triển khai BSC tại MobiFone.
4
Các hoạt động truyền thông hỗ trợ sản xuất
kinh doanh
- Tổng kết kết quả sản xuất kinh doanh năm 2017; - Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh 2018;
- Nhiệm vụ năm 2018 từ lãnh đạo Tổng công ty;
- Review việc áp dụng BSC, hệ thống KPIs và 3P tại Tổng công ty và các đơn vị; - Đồng hành cùng các chiến dịch bán hàng (tháng 3, 4, 5, 6, 7, 8); - Tăng tốc (tháng 9, 10, 11) và về đích (tháng 12) 5 Về chƣơng trình chuyển mạng giữ số và triển khai 4G
- Cùng lan tỏa chiến dịch MOBIFONE LOVE; - Khuyến khích CBCNV tham gia triển khai 4G; - Xây dựng hạ tầng và chất lƣợng 4G;
- Cuộc thi sáng kiến 4G; - Flashmob 4G MobiFone;
- Challenge Bộ phim thay đổi cuộc đời.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
3.2.1.2. Về ngân sách hoạt động truyền thông nội bộ
Hàng năm, Tổng công ty Viễn thông Mobifone thƣờng dành riêng một khoản ngân sách chi cho hoạt động truyền thông nội bộ. Tùy nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong năm đó mà ngân sách truyền thông có thể thay đổi. Bảng số
Bảng 3.3 - Ngân sách dành cho hoạt động truyền thông nội bộ của Mobifone
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
STT Khoản mục chi Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Biên tập và cập nhật thông tin trên app MobiBeat
700 1,000 1,500
2 Biên tập và xuất bản tạp chí nội bộ Nhịp đập
500 700 900
3 Chuỗi video MobiFone Vlog
1.000 1.200 1.200
4 Triển khai hoạt động truyền thông nội bộ 500 500 900 5 Bồi dƣỡng nghiệp vụ TTNB 1.000 900 1.300 6 Phí quản lý 100 200 300 7 Chi khác 100 200 100 Tổng 3.900 4.700 6.200
(Nguồn: Ban Kế toán Mobifone)
Hình 3.5 - Chi phí cho hoạt động truyền thông từ 2016 - 2018
Số liệu bảng trên cho thấy, ngân sách truyền thông năm 2016 là 3,9 tỷ đồng, năm 2017 là 4,7 tỷ đồng và năm 2018 là 6,2 tỷ đồng. Sở dĩ năm 2018 ngân sách tăng cao nhƣ vậy là do năm 2018 là năm kỷ niệm Mobifole tròn 25 tuổi. Các hoạt động truyền thông nội bộ đƣợc tổ chức tập trung và nhiều hơn so với các năm trƣớc đó, xoay quanh chủ đề “MobiFone 25 năm kết nối tương lai”. Bên cạnh đó, năm 2018 còn là một năm Mobifone có nhiều biến động do vụ thâu tóm AVG, do vậy càng cần thiết phải đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ để giúp cho hoạt động của toàn Tổng công ty diễn ra theo đúng kế hoạch và thành công. Nhƣ vậy, có thể thấy công tác hoạch định truyền thông nội bộ của Tổng công ty Viễn thông Mobifone đƣợc tiến hàng khá bài bản, có căn cứ, nguyên tắc rõ ràng, do đó trong những năm qua, hoạt động này đã góp phần không nhỏ vào việc xây dựng thƣơng hiệu Mobifone.
3.2.1.3. Về công cụ thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ
Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động truyền thông nội bộ, Tổng công ty Viễn thông Mobifone đã chú trọng đẩy mạnh việc sử dụng kết hợp đa dạng công cụ truyền thông. Bao gồm:
(1). Bản tin nội bộ: Từ tháng 8/2009 MobiFone để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ nói chung và để tập hợp các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của toàn công ty, của các trung tâm nói riêng, MobiFone đã chính thức thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ hàng tháng với tên gọi Bản tin MobiFonenews. Hiện nay, bản tin đã đƣợc đổi tên thành “Nhịp đập MobiFone”.
Mục đích của việc xây dựng và phát hành Bản tin truyền thông nội bộ của MobiFone nhằm cung cấp cho các cán bộ, công nhân viên MobiFone các thông tin nội bộ của công ty, tin tức ngành trong nƣớc và quốc tế, các định hƣớng chung của công ty và các kế hoạch cần thực hiện trong thời gian tới. Sự phát triển của Bản tin truyền thông nội bộ của MobiFone sẽ gắn kết con ngƣời của MobiFone cùng xây dựng, đóng góp cho MobiFone đi theo định hƣớng chung, đạt đƣợc mục tiêu chung của công ty trong ngắn hạn và dài hạn trên cơ sở xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ đoàn kết, môi trƣờng giao tiếp cởi mở, hòa đồng.
Hình 3.6 - Tập san “Nhịp đập Mobifone”
Ban đầu, bản tin nội bộ MobiFone đƣợc ban hành dƣới dạng file PDF và đƣợc gửi cho tất cả nhân viên MobiFone dƣới hình thức gửi thƣ điện tử. Nội dung chính của Bản tin bao gồm: Thông điệp của Lãnh đạo trong tháng, tin tức nội bộ của MobiFone, kết quả sản xuất kinh doanh chung và của từng trung tâm, các thông tin khuyến mại, dịch vụ mới của MobiFone trong tháng, các thông tin về thị trƣờng viễn thông Việt Nam và các truyện cƣời, truyện ngắn vui, phóng sự ảnh các sự kiện trong năm của MobiFone. Bản tin nội bộ đã phần nào tập hợp đƣợc các thông tin chung của công ty. Hiện nay, bản tin đã đƣợc phát triển theo 2 hƣớng: Ứng dụng đ c Bản tin nội bộ MobiBeat và Tập san Nhịp đập MobiFone. Cả 2 đều đƣợc đầu tƣ cả về nội dung lẫn hình thức. Từ 8 trang nội dung ban đầu, đến nay bản tin “Nhịp đập MobiFone” đã có tới 52 trang nội dung bao phủ đƣợc hoạt động tiêu biểu của toàn Tổng công ty.
Tập san Nhịp đập MobiFone đƣợc phát hành 2 tháng/1 số. Nội dung đƣợc chuẩn bị công phu, đa dạng và đƣợc thiết kế hiện đại. Bên cạnh những tin tức hoạt động đƣợc đăng tải thì những bài viết, bài phân tích chuyên đề cùng với những thông điệp của Ban lãnh đạo cũng đƣợc truyển tải tới CBCNV thông qua tập san. Ngoài ra, tập san còn là nơi để triển khai công tác giáo dục chính trị, tƣ tƣởng cho CBCNV của toàn Tổng công ty.
(2). Tổ chức sự kiện nội bộ: Giai đoạn 2015 - 2019 là giai đoạn có nhiều thay đổi của Tổng công ty Viễn thông MobiFone, với mục tiêu chính là tái cơ cấu doanh nghiệp, ổn định bộ máy tổ chức, đồng thời hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh. Vì thế, công tác tuyên truyền, thông tin về những thay đổi, chính sách mới đƣợc chú trọng nhiều hơn so với các hoạt động phong trào. Tuy thế, truyền thông nội bộ vẫn triển khai một số hoạt động vừa phục vụ công tác sản xuất kinh doanh và gắn kết nội bộ giữa các CBCNV, cụ thể nhƣ sau:
- Tuyên truyền về cuộc thi “Đặt tên dịch vụ OTT” (phối hợp cùng Ban truyền thông): Sau khi có các thông báo phát động từ email Bantinnoibo, số lƣợng ngƣời tham gia gửi bài dự thi đã tăng hơn dự kiến ban đầu, góp phần mang lại sự thành công cho cuộc thi.
- Cuộc bình chọn “Bông hoa tỏa sáng”: Đƣợc thực hiện trong phạm vi khối Văn phòng Tổng công ty, bình chọn trực tiếp tại từng phòng làm việc. Cuộc bình chọn thu hút đƣợc đông đảo ngƣời tham gia, và mang đến một không khí 20 - 10 sôi động, vui vẻ trong toàn Văn phòng TCT.
- Phong trào “Viết về đồng nghiệp tôi”: Phong trào đã thu hút đƣợc một số bài viết hay, nhiều giá trị thông tin và cảm động của chính các CBCNV viết về đồng nghiệp của mình.
- Chƣơng trình “Một tuần làm Phóng viên”: Là chƣơng trình đào tạo nội bộ cho chính các chuyên viên phụ trách/kiêm nhiệm mảng Truyền thông nội bộ ở các đơn vị. Chƣơng trình đã giúp cho các học viên hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của công tác truyền thông nội bộ, trang bị thêm nhiều kiến thức về chuyên ngành (viết bài, chụp ảnh, đƣa tin và công tác làm truyền thông nội bộ nói chung nói chung). Chƣơng trình phần nào cũng xây dựng đƣợc một mạng lƣới truyền thông nội bộ tới từng cơ sở, nhằm cung cấp thông tin cho Ban biên tập truyền thông nội bộ đƣợc đầy đủ và phong phú hơn.
- Mỗi tuần một cuốn sách: Cách mỗi tuần (tiến tới đều đặn hàng tuần), Ban biên tập Bản tin nội bộ lại có những giới thiệu về các cuốn sách hay, mang đến nhiều ý nghĩa và khơi dậy tiềm năng cho ngƣời đọc. Các cuốn sách này sau sẽ đƣợc tổng hợp lại và dựng thành “Tủ sách MobiFone”.
- Tuyên truyền về hình ảnh nhận diện thương hiệu mới của MobiFone:
Trong vòng 1 tháng, các Bản tin nội bộ đã liên tục đƣa thông tin, hình ảnh, đồ họa, tổ chức cuộc thi để nâng cao nhận biết của CBCNV đối với hình ảnh nhận diện thƣơng hiệu mới (xanh, vàng, đỏ) và các sản phẩm quảng cáo mới của MobiFone.
- Thiết kế văn phòng dịp Noel & năm mới: Theo ý nghĩa màu sắc logo của Tổng công ty MobiFone.
- Blog nhân viên: Chia sẻ cảm nhận, suy nghĩ của mỗi ngƣời về công việc, cuộc sống, về những vấn đề thời sự trong và ngoài nƣớc…
Bên cạnh những hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, nhiều chƣơng trình cũng đã đƣợc tổ chức thành công nhƣ: MobiFone got Talents; Wonder Woman of MobiFone; Xuân tình nguyện; Hội thi tay nghề giỏi… Hình dƣới đây cho thấy quang cảnh và không khí của Hội thi “Chăm sóc khách hàng giỏi” năm 2018. Đây là hoạt động thƣờng niên, đƣợc Mobifone duy trì và phát triển trong nhiều năm, có tác dụng rất tích cực, lan tỏa sự phấn đấu của CBCNV toàn Tổng công ty.
(3). Hoạt động của trang nội bộ: Từ năm 2009, website nội bộ MobiFone đã đƣợc xây dựng và có địa chỉ tại đƣờng dẫn: www.MobiFonenews.com.vn. Website này có nhiệm vụ chủ yếu là cập nhật tin bài, thông tin các hoạt động của MobiFone, lƣu giữ các bản tin phát hành hàng tháng và thực hiện diễn đàn giao lƣu giữa các thành viên MobiFone.
Tuy nhiên website mới đƣợc thiết kế dƣới dạng đơn giản là một microsite đƣợc hosting bên đối tác vì vậy nên vẫn chƣa gắn kết đƣợc các tính năng hỗ trợ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhân viên, nên thời gian đầu số lƣợng ngƣời đăng ký thành viên lớn, sau đó cũng ít thành viên thƣờng xuyên truy cập website này. Hiện nay, website nội bộ đã đƣợc nâng cấp và chuyển sang tên miền mới là www.mobibeat.mobifone.vn.
Hình 3.8 - Giao diện trang nội bộ của Mobifone
Để truy cập vào website trƣớc hết thành viên phải đăng ký tài khoản truy cập với địa chỉ email có là @mobifone.vn Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ gửi về địa chỉ email một đƣờng link xác nhận và từ đó nhân viên có thể truy cập vào website và đọc các thông tin trên website nội bộ.
Website tập hợp các tính năng hữu ích phục vụ cho CBCNV trong quá tình làm việc và giải trí, giao lƣu. Ngoài ra, trên website còn đƣợc thiết kế đặt các banner quảng cáo, video quảng cáo để nâng cao hiệu quả truyền thông. Các nội dung, tin bài, hình ảnh sẽ đƣợc cập nhật thƣờng xuyên trên website. Việc truy cập website dễ dàng: sử dụng địa chỉ và mật khẩu truy cập giống nhƣ địa chỉ, và mật khẩu truy cập email cá nhân. Các tính năng của website bao gồm:
- Trang chủ: Khi truy cập, thành viên có thể nhìn thấy đƣợc các tin mới đƣợc cập nhật, các đoạn video của MobiFone và hình ảnh cán bộ công nhân viên MobiFone;
- Tin tức 360: Tập hợp các thông tin, sự kiện, các hoạt động của MobiFone;
- Người Mobifone: Tập hợp các bài viết về các cá nhân tiêu biểu của Mobifone trong các lĩnh vực. Đồng thời đăng tải các bài viết biểu dƣơng gƣơng ngƣời tốt, việc tốt;
- Ảnh - Video: Tập hợp hình ảnh, video các hoạt động, chƣơng trình, sự kiện của MobiFone.
(4). Các hoạt động khác: Bao gồm các hoạt động chủ yếu sau:
* Chuỗi video MobiFone V-log
- Video là hình thức truyền tải nội dung dễ tiếp cận, có thể tác động mạnh đến cảm nhận, tiếp thu của ngƣời xem bằng hình ảnh và âm thanh. Loại hình Vlog hiện nay thu hút nhiều khán giả nhờ những cách làm video sáng tạo, nội dung phong phú, dễ nhớ, dễ lan tỏa. Vì thế, Truyền thông nội bộ 2017 lựa chọn V-log làm điểm nhấn, nhằm đƣa thông tin nội bộ của MobiFone đến gần hơn với mọi ngƣời qua những lăng kính khác nhau, giúp thông tin mềm mại hơn, hiệu quả hơn, dễ tiếp cận hơn. Vlog cũng sẽ góp phần mang đến một môi trƣờng làm việc hiện đại, thân thiện, hợp tác với CBCNV MobiFone, qua đó tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc.
- MobiFone Vlog là một chƣơng trình video hài hƣớc, đƣa tin và bình luận những chủ đề, sự kiện, hoạt động nội bộ của MobiFone.
- Nội dung của MobiFone Vlog bám sát với các nội dung đề ra của Tổng công ty và gần gũi với các CBCNV MobiFone. Mỗi nội dung đều mang tính tích cực, vui nhộn nhằm nâng cao tinh thần và khuyến khích các CBCNV.
- Diễn viên của MobiFone Vlog là chính những cán bộ lãnh đạo và công nhân viên của MobiFone thể hiện.
- Một số MobiFone Vlog đã thực hiện:
Wonder Woman of MobiFone: Phóng sự chân dung những CBCNV nữ
“hét ra lửa”, mang lại hiệu quả kinh doanh ấn tƣợng, có ảnh hƣởng lớn tại nơi công tác cũng nhƣ Tổng công ty;
MobiFone got Talents: Cosplay lễ trao giải Oscar/Grammy trao giải cho những cá nhân với những danh mục giải thƣởng hài hƣớc. Nhân vật tìm kiếm để trao giải lựa chọn là ngƣời trẻ (có thể là cá nhân hoặc tập thể), có những tài lẻ (vẽ tranh, chụp ảnh, làm thơ, sáng tác nhạc...) hoặc những sở thích đặc biệt (phƣợt, tình nguyện, viết sách...);
5 Best Things about MobiFone: Video với dạng top list. Đƣa ra 5 điều tốt nhất, đ p nhất, thú vị nhất, ấn tƣợng nhất về MobiFone và con ngƣời