3.2.1. Một số dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội:
Bảng 3.1. Danh sách một số dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội
STT Tên dự án Nội dung
1 Phần mềm quản lý các Phòng Công chứng
- Mục tiêu: Xây dựng phần mềm quản lý 6 Phòng Công chứng của thành phố Hà Nội
- Giai đoạn: Chuẩn bị dự án năm 2005, có tổ chức Đoàn khảo sát phần mềm Master và Trung tâm Thông tin công chứng Cridon của Cộng hòa Pháp. Phần mềm Master không phù hợp với hoạt động của các Phòng Công chứng của thành phố Hà Nội. Công tác bảo hành máy tính không tốt. Dự án không thành công. Việc sử dụng ngân sách của trong nƣớc và nƣớc ngoài chƣa thực sự phát huy hiệu quả trên thực tế.
2 Chƣơng trình quản lý văn bản
- Mục tiêu: Quản lý văn bản đi và văn bản đến của Sở Tƣ pháp, quản lý quá trình xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan Sở Tƣ pháp và các đơn vị trực thuộc
- Giai đoạn: Dự án đƣợc chuẩn bị thực hiện từ năm 2010, ban đầu chƣa đƣợc quan tâm thực hiện, từ năm 2017 đến nay, phần mềm quản lý văn bản đƣợc sử dụng hàng ngày tại Sở Tƣ pháp, tất cả các văn bản đến và đi của Sở Tƣ pháp đều đƣợc xử lý qua phần mềm này. Bên cạnh chức năng quản lý văn bản, phần mềm còn có các chức năng: Quản lý lịch công tác, quản lý phòng họp và thông tin tổng hợp. Phần mềm đã xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân trong giải quyết công việc, đặc biệt là các trƣờng hợp giải quyết công việc chậm so với kế hoạch.
3 Phần mềm Lý lịch tƣ pháp
- Mục tiêu: Quản lý việc tiếp nhận, tra cứu, xử lý hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tƣ pháp
- Giai đoạn: 2010 đến nay. Phần mềm đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận hồ sơ, thay vì điền các mẫu bằng giấy, thì thông tin về ngƣời yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tƣ pháp đã đƣợc cập nhật vào phần mềm. Việc kết nối chia
sẻ thông tin giữa Sở Tƣ pháp Hà Nội và Bộ Tƣ pháp đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác, đầy đủ. Hàng ngày, phần mềm giúp xử lý hơn 200 hồ sơ với hơn 30 trƣờng dữ liệu của mỗi hồ sơ.
Duy trì “Đề án thí điểm cấp Phiếu LLTP qua dịch vụ bƣu chính, đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến”; Xây dựng và thực hiện quy chế phối hợp liên thông TTHC cấp phiếu LLTP - cấp giấy phép lao động cho ngƣời nƣớc ngoài, tiếp tục rút ngắn thời hạn giải quyết TTHC cho ngƣời dân.
Trong năm 2018, Sở Tƣ pháp đã tiếp nhận, giải quyết cấp 61.667 Phiếu LLTP; tiếp nhận 111.108 thông tin, vào sổ tiếp nhận 80.511 thông tin; Cung cấp 18.175 thông tin cho Sở Tƣ pháp các tỉnh. Việc cấp phiếu lý lịch tƣ pháp trực tuyến, qua dịch vụ bƣu chính đƣợc duy trì tốt, tỷ lệ tăng cao so với năm 2017, đã tiếp nhận trực tuyến 15.620 hồ sơ; trả kết quả qua bƣu chính: 13.763 hồ sơ. 4 Phần mềm
quản lý luật sƣ
- Mục tiêu: Quản lý hồ sơ của hơn 1000 văn phòng luật sƣ và công ty luật với hơn 2000 luật sƣ hành nghề trên địa bàn thành phố Hà Nội
- Giai đoạn: Dự án đƣợc thực hiện từ năm 2011 bao gồm rà soát, thống kê, chỉnh lý, lƣu trữ hơn 3000 hồ sơ giấy và số hóa cập nhật vào phần mềm các hồ sơ này. Với đối tƣợng quản lý là các luật sƣ hành nghề nhiều biến động, phần mềm đã giúp Phòng Quản lý hành nghề luật sƣ với 5 công chức quản lý tốt hơn 3000 luật sƣ và văn phòng luật sƣ trên địa bàn thành phố Hà Nội.
5 Chƣơng trình Quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công
Thực hiện chỉ đạo của Bộ Tƣ pháp và UBND Thành phố, nhằm đáp ứng nhu cầu của các tổ chức hành nghề công chứng, góp phần bảo đảm an toàn cho việc công chứng các giao dịch, Sở Tƣ pháp Hà Nội đã xây dựng, quản lý và vận hành Chƣơng trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã công chứng.
Đến ngày 11/11/2019, 122/122 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Hà Nội tham gia Chƣơng trình, đã tích
chứng hợp đƣợc hơn 3.000.000 thông tin trong Chƣơng trình. Sở Tƣ pháp đã tổ chức tập huấn kỹ năng sử dụng Chƣơng trình và cung cấp tài khoản để các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trên địa bàn Thành phố có thể tham gia Chƣơng trình.
1. Vai trò của cơ sở dữ liệu công chứng đối với hoạt động công chứng
a. Phục vụ công tác lƣu trữ, thống kê, báo cáo: Căn cứ Thông tƣ của Bộ Tƣ pháp về thống kê, báo cáo, 06 tháng , 01 năm, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tƣ pháp kết quả hoạt động của tổ chức; Sở Tƣ pháp tổng hợp, báo cáo Bộ Tƣ pháp và UBND Thành phố kết quả hoạt động công chứng trên địa bàn Thành phố. Việc có một phần mềm thay thế cho hệ thống sổ công chứng sẽ giúp việc thống kê, báo cáo đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn. Việc lƣu trữ số hóa cũng an toàn hơn, thuận tiện hơn cho việc sao lƣu dữ liệu, bảo đảm cho việc lƣu trữ ổn định, lâu dài.
b. Phục vụ công tác tra cứu: Việc có một phần mềm thay thế cho hệ thống sổ công chứng sẽ giúp việc tra cứu đƣợc thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn. Việc tra cứu bằng phần mềm cũng có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau nhƣ: tra theo tên ngƣời, theo địa chỉ, theo số giấy chứng nhận, số hợp đồng, ngày công chứng trong khi tra theo sổ công chứng chỉ có thể tra đƣợc theo số hợp đồng, ngày công chứng. Trong khi hệ thống lƣu trữ bằng sổ công chứng không thể chia sẻ thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng đƣợc. Nhờ có phần mềm việc tra cứu, chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng trực tuyến.
c. Hạn chế rủi ro, phòng chống vi phạm: Trên địa bàn Thành phố, những năm qua xảy ra một số vụ làm giả giấy tờ có liên quan đến hoạt động công chứng, đăng ký nhƣ:
HTL sử dụng Hợp đồng ủy quyền giả của Văn phòng công chứng TL mang đến Văn phòng công chứng VT ký Hợp đồng chuyển nhƣợng, NTBA sử dụng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả ký Hợp đồng chuyển nhƣợng cho nhiều ngƣời, LBQ sử dụng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả, đăng ký giao dịch bảo đảm giả thế chấp vay tiền của ngân hàng. Những vụ việc nhƣ vậy, dẫn đến đòi hỏi cấp thiết phải có một Chƣơng trình để ngăn chặn việc tài sản, giấy tờ không đƣợc phép tham gia giao dịch mà vẫn tham gia giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng, gây thiệt hại về kinh tế cho các tổ chức tín dụng khi nhận thế chấp, cho ngƣời nhận chuyển nhƣợng tài sản; góp phần bảo vệ chứng cứ, bảo toàn tình trạng hiện có của tài sản tránh gây thiệt hại không thể khắc phục đƣợc, để bảo đảm thi hành án, ngăn chặn việc tẩu tán tài sản ...
2. Thực tiễn việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phƣơng
a. Căn cứ triển khai: Điểm d Khoản 1 Điều 17 Thông tƣ số 11/2011/TT-BTP ngày 27/06/2011 của Bộ Tƣ pháp; Điểm k Khoản 2 Điều 23 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ; Chỉ đạo của Bộ Tƣ pháp; UBND Thành phố về tăng cƣờng công tác quản lý nhà nƣớc đối với các tổ chức hành nghề công chứng; Thực tiễn triển khai Chƣơng trình quản lý thông tin ngăn chặn tại Sở Tƣ pháp thành phố Hồ Chí Minh; Nhu cầu quản lý nhà nƣớc của Sở Tƣ pháp, nhu cầu lƣu trữ, tra cứu, chia sẻ thông tin của các tổ chức hành nghề công chứng.
b. Quá trình triển khai: 12/2010, Giám đốc Sở Tƣ pháp đã có ý kiến chỉ đạo về việc xây dựng Chƣơng trình. Sở Tƣ pháp đã có Tờ trình gửi UBND Thành phố xin phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ. UBND Thành phố có Văn bản giao Sở Tài chính, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Kế hoạch Đầu
tƣ phối hợp với Sở Tƣ pháp kiểm tra, đề xuất UBND Thành phố. 2011, UBND Thành phố ban hành Quyết định phê duyệt Kế hoạch phân bổ kinh phí cho Chƣơng trình. 09/2011, Sở Tƣ pháp ban hành Quyết định về việc giao nhiệm vụ chủ trì thực hiện Chƣơng trình.
c. Xây dựng Quy chế: Việc xây dựng Quy chế Chƣơng trình có sự tham khảo Quy chế Chƣơng trình quản lý thông tin ngăn chặn của Sở Tƣ pháp thành phố Hồ Chí Minh, có sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Bổ trợ tƣ pháp, Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tƣ pháp, có sự đóng góp ý kiến của các Sở, Ngành liên quan, sự đóng góp ý kiến của Hội Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố.
3. Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình xây dựng và phƣơng hƣớng thực hiện
a. Thuận lợi: Sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tƣ pháp, UBND Thành phố, Cục Bổ trợ tƣ pháp, Cục Công nghệ Thông tin, sự phối hợp của Hội Công chứng Hà Nội, sự đóng góp của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố.
b. Khó khăn: Chƣơng trình đã hoạt động hơn 8 năm, đã phát huy hiệu quả nhất định, tuy nhiên, Chƣơng trình vẫn còn một số hạn chế nhƣ: Dữ liệu sau năm 2012 tƣơng đối đầy đủ, dữ liệu năm 2011 trở về trƣớc không đầy đủ các trƣờng dữ liệu vì vậy khi tra cứu cần tra bằng nhiều cách khác nhau. Mặc dù, Sở Tƣ pháp đã nhiều lần có văn bản đề nghị nhƣng Tòa án nhân dân, Công an, Cơ quan Thi hành án Dân sự vẫn chƣa thƣờng xuyên gửi thông tin ngăn chặn giao dịch đối với tài sản cho Sở Tƣ pháp cập nhật vào Chƣơng trình.
c. Phƣơng hƣớng: Sở Tƣ pháp đang trình UBND Thành phố xem xét, quyết định giao Sở Tƣ pháp chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin - Truyền thông, Sở Tài chính nghiên
cứu, phát triển, nâng cấp Chƣơng trình; nâng cấp, trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật bao gồm hệ thống máy chủ, hệ thống lƣu trữ, hệ thống tƣờng lửa, hệ thống mạng, hệ thống sao lƣu để vận hành Chƣơng trình đáp ứng nhu cầu phát triển cũng nhƣ an toàn thông tin của hoạt động công chứng trên địa bàn Thành phố.
Sau khi lấy ý kiến đóng góp của các Sở, Ngành liên quan, tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Bộ Tƣ pháp, Sở Tƣ pháp sẽ trình UBND Thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng Chƣơng trình.
6 Phần mềm quản lý hộ tịch
- Mục tiêu: Xây dựng phần mềm giải quyết hồ sơ lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại 30 Phòng Tƣ pháp quận, huyện, thị xã và 584 UBND xã, phƣờng, thị trấn
- Giai đoạn: Phần mềm triển khai trƣớc năm 2016 đã phát huy tác dụng nhất định. Tuy nhiên, từ năm 2016 - 2019 phần mềm không đƣợc hỗ trợ để tiếp tục hoạt động do trùng lặp với phần mềm hộ tịch do Bộ Tƣ pháp triển khai và Phần mềm dịch vụ công và một cửa do UBND Thành phố triển khai. Có sự trùng lặp trong đầu tƣ gây lãng phí ngân sách và nhân lực.
7 Phần mềm dịch vụ công trực tuyến
Từ cuối năm 2016, khi UBND Thành phố áp dụng triển khai thực hiện phần mềm dịch vụ công trực tuyến mức độ 2,3 trên địa bàn quận, huyện và UBND cấp xã. Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện và UBND cấp xã đã đƣợc trang bị máy vi tính kết nối Internet, mạng LAN; máy in; máy scan để phục vụ nhân dân.Đến nay, quy trình của Dịch vụ công mức độ 2,3 cơ bản đã đƣợc thực hiện tốt. Tháng 8/2018, Sở Tƣ pháp đã chỉ đạo UBND cấp huyện thực hiện quy trình Dịch vụ công mức độ 4 đối với thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Triển khai hệ thống Một cửa điện tử dùng chung 3 cấp; Xây dựng quy trình liên thông 4 TTHC: đăng ký khai tử - xóa đăng ký thƣờng trú - chế độ tử tuất/mai táng phí. Sở chủ động triển khai DVC trực tuyến trong công tác Tƣ
pháp; năm 2018, đã phối hợp xây dựng, vận hành 84 quy trình DVC mức độ 3, 4 trong lĩnh vực Tƣ pháp của cả 3 cấp. Triển khai đồng bộ hệ thống một cửa dùng chung 3 cấp với các quy trình mức 2, 3, 4 theo danh mục TTHC lĩnh vực Tƣ pháp. Kết quả giải quyết DVC trực tuyến. Sở tổ chức nghiên cứu xây dựng và đƣa vào vận hành, khai thác, sử dụng hệ thống thông tin và CSDL về hộ tịch, chứng thực và cung cấp các DVC trực tuyến mức độ 3, 4 lĩnh vực chứng thực, thí điểm tại một số quận, huyện.
8 Dự án số hóa sổ hộ tịch
Hiện nay trên địa bàn Thành phố có 03/30 đơn vị số hóa dữ liệu hộ tịch, gồm: quận Hai Bà Trƣng, Nam Từ Liêm và Long Biên (khi công dân có nhu cầu tra cứu thông tin hộ tịch chỉ cần khai thông tin về họ tên, năm sinh là công chức Tƣ pháp- Hộ tịch có thể tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu điện tử giấy tờ hộ tịch của công dân đó một cách nhanh chóng, thuận tiện). 27/30 đơn vị mới triển khai thực hiện bƣớc rà soát các loại sổ hộ tịch hiện hành.
Nguồn:Tác giả tổng hợp
Bảng 3.2. Kết quả dịch vụ công trực tuyến lĩnh vực hộ tịch
(từ ngày 01/01/2019 đến ngày 30/9/2019)
STT Đơn vị Khai sinh Khai tử Kết hôn Trích lục XNTTHN
1 Ba Vì 3902 1180 1266 136 2158 2 Chƣơng Mỹ 4807 1251 1341 1125 2161 3 Gia Lâm 3344 921 993 2435 2262 4 Hoài Đức 3582 873 914 1181 1946 5 Mê Linh 3553 706 992 299 1404 6 Mỹ Đức 2953 863 946 1800 1438 7 Phú Xuyên 2788 946 905 508 1303 8 Phúc Thọ 2409 752 783 1117 1403
9 Quốc Oai 2601 721 838 881 1403 10 Sóc Sơn 4917 1197 1347 1304 2223 11 Thanh Oai 2806 799 823 120 1150 12 Thanh Trì 3286 747 868 897 2055 13 Thƣờng Tín 3221 1001 1035 793 1573 14 Thạch Thất 2888 548 699 1002 1400 15 Đan Phƣợng 2181 623 667 2051 1404 16 Đông Anh 4525 1135 1213 3391 3057 17 Ứng Hòa 3129 977 1035 1019 1727 18 Ba Đình 2610 1068 1209 2008 5118 19 Bắc Từ Liêm 2962 559 798 2019 2516 20 Cầu Giấy 2641 561 901 738 3990 21 Hai Bà Trƣng 3092 1421 1322 4699 6354 22 Hoàn Kiếm 1863 972 873 2900 4324 23 Hoàng Mai 4776 1010 1343 1902 4604 24 Hà Đông 4735 807 1248 757 3518 25 Long Biên 3325 826 1152 3050 3567 26 Nam Từ Liêm 2634 403 636 1448 2235 27 Thanh Xuân 2899 613 1011 672 3974 28 Tây Hồ 1578 479 586 1005 2211 29 Đống Đa 3887 1684 1658 3395 7956 30 Sơn Tây 1656 593 533 1735 1536 Tổng 95550 26236 29935 46387 81970
3.2.2. Kết quả khảo sát quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội:
3.2.2.1. Kết quả khảo sát quản trị các giai đoạn dự án CNTT:
Bảng 3.3.: Kết quả khảo sát quản trị các giai đoạn dự án CNTT
Mức đánh giá Số phiếu/ Tỷ lệ % Tổng số phiếu/ Tỷ lệ % 1 2 3 4 5
1 Giai đoạn chuẩn bị dự án 5 5 3 2 0 15 33 33 20 14 0 100% 2 Giai đoạn lập kế hoạch dự án 4 4 2 3 2 15
26 26 14 20 14 100% 3 Giai đoạn thực hiện dự án 3 3 2 4 3 15
20 20 14 26 20 100% 4 Giai đoạn kiểm soát dự án 5 4 3 3 0 15
33 27 20 20 0 100% 5 Giai đoạn kết thúc dự án 4 4 3 3 1 15
26 26 20 20 8 100%
Nguồn:Tác giả tổng hợp
Giai đoạn chuẩn bị dự án thực hiện không tốt có 10 phiếu chiếm tỷ lệ 66%