Đánh giá chung về quản trị các dự án CNTT tại Sở T- 123docz.net

3.3.1. Kết quả đạt được

Một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp Hà Nội đã có thành công nhất định nhƣ Dự án xây dựng Chƣơng trình Quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng (gọi tắt là UCHI). Dự án đƣợc thực hiện tháng 12 năm 2010. Đến nay đã hơn 8 năm hoạt động, Chƣơng trình đã tích hợp đƣợc 3 triệu thông tin về giao dịch, chia sẻ dữ liệu giữa Sở Tƣ pháp với 122 tổ chức hành nghề công chứng, 30 văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Phần mềm giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch công chứng, giúp tổ chức hành nghề công chứng quản lý tốt giao dịch của tổ chức, kết nối, chia sẻ thông tin với tổ chức khác, có chức năng thống kê, báo cáo. Phần mềm cũng giúp thực hiện tốt công tác quản lý nhà nƣớc về công chứng của Sở Tƣ pháp.

Các dự án CNTT trong lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tƣ pháp bƣớc đầu phát huy hiệu quả, xử lý đƣợc số lƣợng hồ sơ lớn, rút ngắn thời gian nộp hồ sơ cho công dân, tiết kiệm thời gian và công sức cho công chức bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đã tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân trong giải quyết thủ tục hành chính trên môi trƣờng mạng, ngƣời dân không phải đến cơ quan nhà nƣớc, việc thanh toán phí, lệ phí và nhận kết quả tại địa chỉ của ngƣời dân. Thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện 24/24 giờ trong ngày tại mọi địa điểm có kết nối Internet hoặc trên thiết bị điện tử thông minh khác; Tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian giao dịch, đơn giản thủ tục giấy tờ; theo dõi đƣợc tình trạng hồ sơ trên website trực tuyến, qua tin nhắn điện thoại, địa chỉ e-mail; Tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hồ sơ, thủ tục. Quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính đƣợc thực hiện hoàn toàn trên môi trƣờng mạng. Việc thanh toán lệ phí và nhận kết quả đƣợc thực hiện trực tiếp tại nhà của công dân. Lựa chọn hình thức này công dân không chỉ thuận tiện trong đăng ký hồ sơ trực tuyến mà còn đƣợc hỗ trợ và cung cấp kịp thời

các thông tin trực tuyến qua hệ thống tổng đài, hỗ trợ kỹ thuật.

Thông qua việc cấp bản sao trích lục hộ tịch dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đã nâng cao trách nhiệm, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức có liên quan; đẩy mạnh cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.

Việc ứng dụng dịch vụ công trực tuyến đã góp phần thay đổi lề lối, phƣơng pháp trong giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao sự hài lòng của ngƣời dân và tổ chức trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nƣớc.

3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân

Hạn chế Nguyên nhân

Giai đoạn khởi đầu dự án còn lúng túng, mất nhiều thời gian.

Giai đoạn thực hiện dự án chậm, thiếu chuyên nghiệp. Giai đoạn theo dõi và kiểm soát, chƣa kiểm soát tốt nhà thầu. Giai đoạn kết thúc dự án kéo dài, chƣa đánh giá, chƣa rút ra bài học kinh nghiệm. Một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp trùng lặp với dự án của Bộ Tƣ pháp gây lãng phí. Quản trị phạm vi chƣa tốt ảnh hƣởng đến chất lƣợng và chi phí. Quản trị chi phí chƣa dự trù hết chi phí bảo trì sau khi nghiệm thu, bàn giao.

Việc triển khai dự án số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn các huyện còn chậm

Chƣa có quy trình cụ thể quản trị dự án CNTT 5 giai đoạn, 8 nội dung

Kinh phí dành cho việc triển khai ở một số đơn vị còn khó khăn

Việc lấy mã số định danh cá nhân cho trẻ không đƣợc thực hiện ngay nên không có kết quả khai sinh trả ngay cho công dân do vậy mất thời gian đi lại. Việc đăng ký lại việc sinh, có một số trƣờng hợp ngƣời già khi đi đăng ký lại việc sinh do trùng cả họ, chữ đệm, tên, trùng năm sinh, trong giấy tờ làm căn cứ đăng ký lại khai sinh không thể hiện ngày, tháng sinh, do vậy ngày, tháng sinh lấy theo quy định của luật ngày 01 tháng 01 của năm dẫn đến tình trạng họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh đều trùng, tuy có cha, mẹ khác nhau nhƣng nếu đã có một ngƣời đƣợc đăng ký trên phần mềm trƣớc, thì phần mềm không cho đăng ký của ngƣời tiếp theo;

Đối với việc thay đổi thông tin về cha, mẹ trẻ khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc khai sinh của trẻ đã thực hiện trên phần mềm nhƣng khi trẻ đƣợc cho làm con nuôi, việc thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ theo yêu cầu của cha mẹ nuôi không thực hiện đƣợc trên phần mềm. Do vậy công chức hộ tịch vẫn phải làm thủ tục thay đổi thông tin về cha mẹ trẻ, dẫn đến việc thông tin của trẻ đƣợc quản

Phần mềm bị trục trặc, kết nối giữa Bộ Tƣ pháp và Bộ Công an bị gián đoạn

Khâu khảo sát chƣa dự liệu đƣợc trƣờng hợp này

Máy tính không đáp ứng yêu cầu hoặc lỗi phần mềm.

lý trên phần mềm và thông tin trẻ sử dụng sau này không đồng nhất.

Xử lý trên hệ thống có lúc bị chậm. Các file tài liệu đính kèm (file ảnh) công dân chụp còn mờ, thiếu thông tin gây ảnh hƣởng đến việc tiếp nhận hồ sơ của cán bộ tiếp nhận.

Chủ đầu tƣ và nhà thầu gặp khó khăn trong việc dự toán, quyết toán. Chi phí cho quản lý dự án nhiều thủ tục rƣờm rà, khó thực hiện cho chủ đầu tƣ.

Chế độ, chính sách của Nhà nƣớc trong đầu tƣ dự án CNTT có nhiều thay đổi, điều chỉnh Việc thu phí phát sinh tình huống đã

xuất biên lai thu phí nhƣng không thu đƣợc phí do Bƣu điện chuyển hoàn (khi không phát đƣợc cho công dân), trong khi tiền đã nộp Ngân sách Nhà nƣớc.

Việc sử dụng dịch vụ công chƣa nhiều (tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 ở các địa bàn chƣa cao, đặc biệt ở cấp xã).

Việc tra cứu hồ sơ rất vất vả, mất nhiều thời gian, trong khi thời hạn giải quyết thủ tục hành chính lại ngắn

Chƣa có hƣớng dẫn đối với trƣờng hợp này (hủy biên lai, hoàn tiền hoặc khấu trừ từ Ngân sách Nhà nƣớc…). Đối với công dân cao tuổi thì việc sử dụng máy tính, điện thoại thông minh để truy cập Internet, sử dụng dịch vụ công trực tuyến còn gặp khó khăn. Một số địa bàn công dân làm thủ tục cấp bản sao hộ tịch trực tuyến cấp độ 4 do nhà gần, muốn đến nhận kết quả trực tiếp do vậy số hồ sơ phát sinh chƣa nhiều. Dữ liệu hộ tịch điện tử chƣa xây dựng và số hóa

Thiếu nhân lực có bằng cấp, kinh nghệm, năng lực về CNTT và quản trị dự án CNTT, chƣa có cơ chế thu hút nhân lực và tạo động lực cho đội dự án CNTT.

Chƣa tận dụng đƣợc nguồn nhân lực từ các trƣờng đại học đào tạo về CNTT nhƣ Đại học Bách khoa Hà Nội, Học viện Công nghệ Bƣu chính - Viễn thông, Đại học FPT

Hệ thống bảo mật nhiều lỗ hổng có nguy cơ mất an toàn thông tin đối với các dữ liệu quan trọng nhƣ lý lịch tƣ pháp, hộ tịch, công chứng

Thiếu các giải pháp để nâng cấp mức độ an toàn thông tin.

Đấu thầu mang tính đối phó, chƣa phản ánh đúng bản chất của đấu thầu.

Quy chế đấu thầu còn kẽ hở làm nảy sinh vấn đề phức tạp trong quá trình quản trị dự án.

Quá trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ giữa Sở Tƣ pháp và Sở Thông tin và truyền thông, Bƣu điện Hà Nội, Công ty giải pháp phần mềm thực tế vẫn còn một số tồn tại, có sự chồng chéo trong quá trình quản lý và tổ chức thực hiện. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân lập và thẩm định thiết kế, dự toán chƣa đƣợc quy định cụ thể, rõ ràng.

Chƣa có quy định rõ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi giám sát, nghiệm thu từng phần và toàn bộ. Một số cá nhân có thái độ thiếu quyết liệt nên hiệu quả giám sát chƣa cao, có hiện tƣợng khoán trắng cho nhà thầu thực hiện thủ tục nghiệm thu.

Chƣa phân định trách nhiệm giữa các bên theo quy định

KẾT LUẬN CHƢƠNG 3

Trong Chƣơng 3, tác giả đã giới thiệu sơ lƣợc về Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội cũng nhƣ quy trình quản trị các dự án CNTT hiện đang áp dụng tại Sở. Chƣơng 3 cũng trình bày kết quả đánh giá quy trình quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội một cách độc lập bằng bộ công cụ đƣợc xây dựng dựa trên mô hình và từ kết quả thu thập đƣợc từ phiếu khảo sát. Kết quả bƣớc đầu cho thấy hầu hết lãnh đạo, công chức, nhân viên của Sở Tƣ pháp đều đánh giá chƣa cao quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp. Kết quả này có ý nghĩa quan trọng, là cơ sở vững chắc giúp tác giả đƣa ra một số giải pháp phù hợp để hoàn thiện quy trình quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội ở Chƣơng 4.

CHƢƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN CNTT TẠI SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI

4.1. Mục tiêu và định hƣớng quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Thực hiện kế hoạch của Bộ Tƣ pháp và UBND thành phố Hà Nội, các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội đã, đang và sẽ đƣợc triển khai, đóng góp tích cực vào công tác quản lý nhà nƣớc, cải cách hành chính, phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp ngày một tốt hơn. Ngày càng có nhiều dự án CNTT đƣợc triển khai thì quy trình quản trị dự án cũng cần hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Trƣớc hết là sự thay đổi trong tƣ duy về quản trị dự án. Từ kinh nghiệm thực tế của bản thân tác giả đã tham gia một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp Hà Nội cho thấy để đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản trị dự án CNTT thì đội ngũ nhân sự cần hình thành tác phong làm việc theo nhóm, có tổ chức, có quy trình và bài bản, rèn luyện thói quen chuẩn bị kế hoạch, viết tài liệu kế hoạch và viết báo cáo chuyên nghiệp.

Xây dựng hệ thống các quy trình quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội. Các quy trình sau khi đƣợc xây dựng và áp dụng sẽ góp phần quan trọng để các công việc trong dự án đƣợc tiến hành một cách khoa học, không bị chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các phòng, ban, cá nhân.

Hiện đại hóa công tác quản trị dự án bằng các công cụ nhƣ phần mềm quản trị dự án, các chƣơng trình lập kế hoạch và quản trị tiến độ dự án

Nâng cao năng lực của cán bộ quản trị dự án thông qua các chƣơng trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn. Xây dựng, đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ kế cận để sẵn sàng tham gia vào các dự án sẽ triển khai.

Nâng cao ý thức trách nhiệm của công chức tham gia dự án để dự án thực hiện đúng kế hoạch đề ra, đáp ứng mục tiêu, thời hạn đã xác định

Đề xuất những sáng kiến cải tiến trong công tác quản trị dự án và những kiến nghị với các cơ quan Trung ƣơng và thành phố để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật phục vụ công tác quản trị dự án trong thời gian tới.

4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội pháp Hà Nội

Bảng 4.1: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Hạn chế Nguyên nhân Giải pháp

Giai đoạn khởi đầu dự án còn lúng túng, mất nhiều thời gian.

Chƣa có quy trình cụ thể quản trị dự án CNTT 5 giai đoạn, 8 nội dung

- Cần ý thức đƣợc vai trò quan trọng của chuẩn bị dự án, càng chuẩn bị tốt thì khi lập kế hoạch, thực hiện dự án càng tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao chất lƣợng dự án. - Chủ động trong việc nghiên cứu các luật, nghị định, kế hoạch, chƣơng trình của Trung ƣơng, thành phố ngay khi dự thảo, trƣớc khi chúng có hiệu lực pháp luật. Đây là những căn cứ, nhiệm vụ cho chuẩn bị, triển khai dự án, giúp chủ động về mặt thời gian trong việc chuẩn bị cho các dự án.

- Bố trí các công chức có trình độ về quản trị dự án, CNTT, nghiệp vụ, tham gia sớm vào giai đoạn chuẩn bị dự án. Bố trí

chƣa đƣợc coi trọng. Việc triển khai dự án số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn các huyện còn chậm

Kinh phí dành cho việc triển khai ở một số đơn vị còn khó khăn

ngân sách, thiết bị cho giai đoạn chuẩn bị dự án để thực hiện chuyên nghiệp.

Phần mềm bị trục trặc, kết nối giữa Bộ Tƣ pháp và Bộ Công an bị gián đoạn

Khâu khảo sát chƣa dự liệu đƣợc trƣờng hợp này

Máy tính không đáp ứng yêu cầu hoặc lỗi phần mềm.

- Công tác khảo sát cần đƣợc thực hiện tốt, tổ chức khảo sát tại các nơi đã triển khai dự án hiệu quả, khảo sát nhu cầu ngƣời dùng cần đƣợc quan tâm và dành thời gian. - Vai trò, trách nhiệm của những ngƣời tham gia dự án cần đƣợc xác định. - Cần thực hiện tốt công tác Mô tả dự án. Việc xác định Mục đích và mục tiêu của dự án cần đƣợc thực hiện - Việc Ƣớc lƣợng công việc cần đƣợc thực hiện một cách khoa học, có căn cứ.

- Đối với các dự án muốn rút ngắn thời gian thì cần có giải pháp bổ sung kinh phí, nhân lực, thiết bị. - Tổ chức Họp để phát

có cha, mẹ khác nhau nhƣng nếu đã có một ngƣời đƣợc đăng ký trên phần mềm trƣớc, thì phần mềm không cho đăng ký của ngƣời tiếp theo;

Việc xử lý trên hệ

huy đƣợc trí tuệ của các thành viên, phát huy tính sáng tạo của tập thể. - Sử dụng các phần mềm

Đánh giá chung về quản trị các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

Các giai đoạn của dự án CNTT:

Các giai đoạn của dự án CNTT: