3.2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị dự án
Có nhiều văn bản làm căn cứ cho chuẩn bị, triển khai dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp nhƣ các Luật Hộ tịch, Lý lịch tƣ pháp, Công chứng, các Chƣơng trình, Kế hoạch về CNTT của Bộ Tƣ pháp và UBND thành phố Hà Nội. Một số dự án CNTT đã đƣợc Sở Tƣ pháp nghiên cứu, chuẩn bị thực hiện tốt. Tuy nhiên, một số dự án công tác chuẩn bị thiếu chuyên nghiệp, kéo dài qua nhiều năm. Một số dự án công tác chuẩn bị chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc, gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch. Mặc dù đây là giai đoạn quan trọng, có tính quyết định cho các giai đoạn tiếp theo nhƣng trên thực tế chất lƣợng trong giai đoạn vừa qua chƣa cao do quan niệm khâu chuẩn bị dự án chỉ là thủ tục nên chƣa đƣợc quan tâm một cách nghiêm túc, chƣa đƣợc dành thời gian, nhân lực, kinh phí thỏa đáng để thực hiện giai đoạn này một cách bài bản, nghiêm túc, chuyên nghiệp.
3.2.3.2. Giai đoạn lập kế hoạch dự án
Việc lập kế hoạch dự án CNTT của Sở Tƣ pháp thƣờng căn cứ vào các chƣơng trình, kế hoạch của cấp trên. Các dự án đều có kế hoạch tổng thể nhƣng thƣờng thiếu các kế hoạch chi tiết, một số thành viên đội dự án còn cho rằng đó là việc của đơn vị tƣ vấn, của nhà thầu. Đơn vị tƣ vấn và nhà thầu cũng xây dựng các kế hoạch chi tiết tuy nhiên không phải thành viên nào của đội dự án cũng dành thời gian và có đủ khả năng để nghiên cứu, góp ý.
Một số dự án công tác khảo sát đƣợc thực hiện tốt nhƣ dự án xây dựng Chƣơng trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Sở Tƣ pháp đã tổ chức nhóm khảo sát vào thành phố Hồ Chí Minh học tập kinh nghiệm thực hiện dự án tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, ở một số dự án, công tác khảo sát nhu cầu ngƣời dùng chƣa đƣợc quan tâm và dành thời gian cần thiết.
Việc thiếu các kế hoạch chi tiết nhƣ: kế hoạch quản trị phạm vi, kế hoạch quản lý tiến độ, kế hoạch quản lý chi phí và kế hoạch quản lý thuê ngoài dẫn đến việc lúng túng, gặp khó khăn trong việc xác định nội dung quản trị dự án ở mỗi thời điểm cụ thể, dẫn đến không có sự liên kết các kế hoạch thành phần.
Việc xác định vai trò và trách nhiệm trong một số dự án chƣa đƣợc quan tâm. Mặc dù, có nhiều ngƣời tham gia vào dự án với vai trò và trách nhiệm khác nhau và đều có ảnh hƣởng đến dự án. Tuy nhiên, một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp hay bị trì hoãn vô thời hạn vì vai trò và trách nhiệm chƣa rõ ràng giữa văn phòng và phòng chuyên môn.
Một số dự án đã thực hiện tốt công tác Mô tả dự án gồm: Bối cảnh thực hiện dự án; Căn cứ pháp lý để lập dự án; Hiện trạng sử dụng CNTT trƣớc khi có dự án; Nhu cầu phải ứng dụng CNTT; Một số đặc điểm của hệ thống CNTT sẽ xây dựng; Xây dựng từ đầu hay kế thừa một hệ thống tin học có sẵn; Xây dựng toàn bộ hệ thống hay chỉ một bộ phận.
Việc xác định Mục đích và mục tiêu của dự án cũng đƣợc thực hiện nhƣ: Mục đích tổng thể của hệ thống CNTT; Mục tiêu của hệ thống; Khối lƣợng công việc mà hệ thống phải xử lý; Những hoạt động nghiệp vụ đƣợc tin học hóa; Lợi ích thu đƣợc sau khi áp dụng hệ thống CNTT. Phạm vi dự án: Những ngƣời có liên quan đến ứng dụng của hệ thống; Những hoạt động nghiệp vụ đƣợc tin học hóa. Nguồn nhân lực thực hiện dự án: Cán bộ nghiệp vụ, đại diện ngƣời dùng, ngƣời phân tích, ngƣời thiết kế, ngƣời lập trình, ngƣời kiểm thử, ngƣời cài đặt,, triển khai, ngƣời huấn luyện cho ngƣời sử dụng, ngƣời bảo hành, bảo trì.
Tuy nhiên, một số dự án việc xác định các điểm mốc quan trọng: Ngày nghiệm thu lần 1, Ngày nghiệm thu lần 2, …, ngày đƣa hệ thống vào sử dụng chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc.
Việc Ƣớc lƣợng công việc chƣa đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, có căn cứ. Việc tạo ra bảng công việc, xây dựng các ƣớc lƣợng thời gian, xây dựng lịch trình thực hiện, phân bố lực lƣợng, tính chi phí và quản lý rủi ro đƣợc coi nhƣ việc riêng của nhà thầu.
Việc Ƣớc lƣợng chủ yếu theo kinh nghiệm và thƣờng không chính xác do thiếu thông tin, thiếu tri thức, không lƣờng trƣớc đƣợc những phức tạp kỹ thuật, không lƣờng trƣớc đƣợc sự bất hòa của những thành viên dự án. Mặc dù một số dự án có ƣớc lƣợng thời gian rồi, nhƣng sau đó ƣớc lƣợng đó bị những ý kiến khác góp ý: cố tình thu ngắn lại hoặc dãn dài ra.
Một số dự án nhƣ dự án dịch vụ công trực tuyến bị sức ép của cấp trên muốn thu ngắn thời gian thực hiện công việc. Đa phần các dự án của Sở Tƣ pháp Hà Nội thƣờng không đƣợc bố trí kinh phí cho khâu ƣớc lƣợng
Nhiều dự án bảng công việc đƣợc xây dựng không tốt. Việc Lập lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án không đƣợc quan tâm và nếu có thì cũng thiếu chi tiết nên khó xác định đƣợc trật tự thực hiện các công việc; Khó xác định chính xác ngày bắt đầu, kết thúc cho mỗi công việc; dẫn đến khó quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án; khó áp đặt một kỷ luật lên dự án.
Việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn cũng chƣa đƣợc xác định chính xác dẫn đến có nhiều cuộc họp thừa thành phần tham dự.
Các phƣơng pháp để lập lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án gồm: Sơ đồ GANTT; Sơ đồ hình hộp; Sơ đồ PERT là những khái niệm mới với đội dự án của Sở Tƣ pháp Hà Nội.
Việc Ƣớc lƣợng chi phí cho dự án đƣợc thực hiện nhƣng thƣờng không chính xác, thƣờng thiếu một số chi phí dẫn đến việc phải lấy chi phí này bù cho chi phí khác. Các chi phí chính nhƣ: Chi phí xây lắp, chi phí thiết bị thƣờng đƣợc tính toán đầy đủ. Tuy nhiên các chi phí khác nhƣ: chi phí quản lý dự án, chi phí tƣ vấn, chi phí dự phòng thƣờng bị bỏ quên. Các tính chi phí cũng dựa vào kinh nghiệm và thƣờng thiếu chính xác.
Công tác Ƣớc lƣợng nhân lực cho dự án, ƣớc lƣợng công việc chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc, chƣa xác định đƣợc thứ tự ƣu tiên
Ƣớc lƣợng chất lƣợng dự án chƣa đƣợc xác định cụ thể, chƣa lập kế hoạch chất lƣợng, kiểm soát và bảo đảm chất lƣợng trong hệ thống.
Các nhân tố ảnh hƣởng đến năng suất và chất lƣợng dự án CNTT cũng chƣa đƣợc phân tích một cách chi tiết. Năng suất cá nhân của một số thành viên đội dự án cũng không ổn định; Độ phức tạp của hệ thống CNTT, Công nghệ sử dụng chƣa đƣợc phân tích kỹ.
Các Hồ sơ dự án gồm: Hồ sơ quản lý dự án; Biểu mẫu; Biên bản; Báo cáo, tài liệu phác thảo dự án, các thủ tục dự án, tài liệu kỹ thuật chƣa đƣợc quan tâm ngay từ đầu một cách có hệ thống, một số tài liệu đƣợc xây dựng chỉ nhằm mục đích thanh toán.
Trong quá trình chuẩn bị dự án việc tổ chức Họp chƣa đƣợc quan tâm đúng mức nên chƣa phát huy đƣợc trí tuệ của các thành viên và phát huy đƣợc tính sáng tạo của tập thể.
Sở Tƣ pháp cũng chƣa sử dụng các phần mềm trợ giúp quản lý dự án nhƣ Microsoft Project nên công tác lập kế hoạch; điều phối nguồn lực; giám sát dự án và cập nhật tiến độ; điều chỉnh kế hoạch làm việc; xem báo cáo chƣa đƣợc thực hiện khoa học, chính xác, hiệu quả.
3.2.3.3. Giai đoạn thực hiện dự án
Có thể do các dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp là các dự án nhỏ nên việc Lập văn phòng dự án chƣa đƣợc quan tâm, chƣa có trung tâm chỉ huy và kiểm soát của dự án. Mỗi khi có việc cần thì Sở thƣờng tổ chức họp tại Phòng họp chung của cơ quan. Ban quản lý dự án và đội dự án không có phòng làm việc riêng, chính thức.
Các Văn kiện dự án; Hồ sơ quản lý dự án; Thƣ viện dự án; Các sơ đồ thanh (sơ đồ GANTT); Sơ đồ tổ chức; Các bản đồ; Bảng tiến độ công việc; Các nội dung thông báo quan trọng khác đƣợc lƣu trữ tại Văn phòng Sở.
Sở Tƣ pháp đã nhận thức đƣợc rằng Kế hoạch dự án và thực hiện dự án phải đan xen và không thể tách rời nên đã bố trí ngƣời thực hiện dự án tham gia vào việc lập kế hoạch dự án.
Lãnh đạo Sở Tƣ pháp rất quyết liệt và đội dự án rất tích cực trong quá trình thực hiện dự án.
Tổ dự án CNTT của Sở Tƣ pháp bao gồm những ngƣời vừa có kỹ năng và năng lực. Tổ dự án hỗ trợ ngƣời quản lý dự án thực hiện thành công dự án; cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển giao, các ƣớc lƣợng; hoàn thành các công việc nhƣ đƣợc xác định trong bản kế hoạch dự án; báo cáo hiện trạng cho ngƣời quản lý dự án; xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện.
Sở Tƣ pháp không bổ nhiệm Phó Giám đốc dự án. Các công việc về chuyên môn giao cho Trƣởng phòng chuyên môn. Đề cƣơng dự án do Chánh Văn phòng phối hợp với Trƣởng phòng chuyên môn viết.
Việc tiến hành phỏng vấn ngƣời sử dụng và hàng ngày giám sát công việc của lập trình viên, kỹ thuật viên do Giám đốc đơn vị cung cấp dịch vụ CNTT thực hiện. Việc tổ chức, phân công công việc, giữ tiến độ do nhà thầu thực hiện. Trƣởng phòng chuyên môn phối hợp, giúp đỡ các cán bộ thiết kế cũng nhƣ lập trình.
Sở Tƣ pháp rất quan tâm đến việc lựa chọn nhà thầu CNTT trƣớc hết theo năng lực của họ, sau đó đến kinh nghiệm lập trình mà họ đã có trong lĩnh vực phần mềm tƣơng ứng.
Văn phòng Sở là đầu mối quản trị thông tin dự án, cập nhật văn bản dự án, cập nhật kế hoạch quản trị dự án hay cập nhật các tài sản liên quan đến quy trình tổ chức. Sở Tƣ pháp đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính và đơn vị cung cấp dịch vụ CNTT để quản lý rủi ro
Nhà quản trị dự án và đội dự án CNNTT của Sở Tƣ pháp trao đổi thƣờng xuyên và giải quyết những vấn đề phát sinh để đáp ứng yêu cầu của Cục Công nghệ thông tin của Bộ Tƣ pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, UBND thành phố.
3.2.3.4. Giai đoạn kiểm soát dự án
2 tuần một lần Sở Tƣ pháp tổ chức họp nhà thầu, đại diện Sở Thông tin và Truyền thông, các phòng liên quan để đo lƣờng và giám sát tiến độ của dự án, bảo đảm đội dự án và nhà thầu hoàn thành các công việc của dự án. Nhà thầu báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện các công việc của dự án.
Tuy nhiên, công tác đo lƣờng và quan sát để bảo đảm đội dự án đáp ứng đƣợc các mục tiêu của dự án chƣa đƣợc thực hiện tốt. Nhà quản trị dự án và các nhân viên chƣa thực hiện tốt công tác quan sát và đo lƣợng kết quả công việc theo các kế hoạch đã có.
Đôi lúc việc chỉnh sửa kế hoạch đƣợc tiến hành khi chất lƣợng sản phẩm, công việc chƣa đạt yêu cầu. Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch, Sở Tƣ pháp đã phối hợp với nhà thầu Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian; Tìm thêm nhân viên mới; Mua hoặc thuê thiết bị tốt hơn; Hợp lý hóa, cải tiến phong cách làm việc; Làm thêm giờ; Hạn chế nghỉ phép; Khen thƣởng, Phê bình; Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên; Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin trong nhóm.
Chi phí cho dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp do ngân sách nhà nƣớc cấp nên thủ tục hành chính thƣờng rất phức tạp. Sở Tƣ pháp thực hiện kiểm soát chi phí, theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án
Công tác Kiểm soát chất lƣợng dự án CNTT trong quá trình thực hiện dự án tại Sở Tƣ pháp còn hạn chế. Đội dự án chƣa có kiến thức về quản lý chất lƣợng bằng phƣơng pháp thống kê, phƣơng pháp lấy mẫu và xác suất để đánh giá kết quả giám sát chất lƣợng, phát triển hệ thống, khảo sát, xây dựng mô hình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế, mã hóa, cài đặt, bảo trì.
3.2.3.5. Giai đoạn kết thúc dự án
Một số Dự án CNTT của Sở Tƣ pháp kết thúc đúng hạn, hoàn thành các yêu cầu của dự án nhƣ Dự án Chƣơng trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng,... Tuy nhiên, một số dự án kéo dài chƣa biết bao giờ mới kết thúc, một số dự án chƣa biết đã kết thúc hay chƣa. Một số dự án thì bị dừng lại giữa chừng. Một số dự án do Ban quản lý hoặc UBND Thành phố quyết định dừng lại.
Sở Tƣ pháp đã thực hiện các công việc khi kết thúc dự án: Hoàn chỉnh hồ sơ dự án, hoàn thiện sổ sách kế toán, đóng gói sản phẩm, đánh giá dự án, viết báo cáo tổng hợp; Tổ chức nghiệm thu, hoàn thiện sản phẩm, hồ sơ, hoàn thiện báo cáo tổng
hợp; Thống kê lại dữ liệu; Rút bài học kinh nghiệm; Kiểm điểm sau khi bàn giao; Thanh quyết toán tài chính; Bàn giao phần mềm, hƣớng dẫn sử dụng; Giải phóng lao động và thiết bị; Đóng dự án.
Trong một số dự án CNTT nhƣ dự án Chƣơng trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, dự án Dịch vụ công trực tuyến, Sở Tƣ pháp đã khảo sát năng suất phục vụ của sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ ngƣời thụ hƣởng dự án với các nội dung chính: Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có đạt đƣợc hay không; Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng hay không; Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩm; Đánh giá sự thỏa mãn của ngƣời dùng; Tổng kết những điểm mới, sáng kiến, kinh nghiệm trong dự án.
3.2.3.6. Thực trạng quản trị nội dung:
Quản trị phạm vi: Các chƣơng trình, dự án CNTT của thành phố Hà Nội phạm vi, khối lƣợng công việc rất lớn. Nếu Sở Tƣ pháp không thực hiện tốt quản trị phạm vi thì sẽ có rất nhiều dự án đƣợc khởi động, đƣợc lập kế hoạch, nhƣng sẽ không có dự án nào thực sự hoàn thành cả, dự án nào cũng sẽ rơi vào tình trạng “đang thực hiện” hết năm này qua năm khác.
Một số dự án CNTT của Sở Tƣ pháp nằm trong tổng thể dự án, chƣơng trình CNTT của Bộ Tƣ pháp và UBND thành phố Hà Nội. Để quản trị sự thống nhất dự án cần có ngƣời chịu trách nhiệm kết nối tất cả con ngƣời, kế hoạch và công việc để thực hiện dự án thành công. Tuy nhiên, vai trò của ngƣời quản trị sự thống nhất trong thực hiện dự án ở Sở Tƣ pháp không thật rõ ràng.
Quản trị thời gian: Các dự án của Sở Tƣ pháp đều dự kiến thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc dự án. Tuy nhiên, thời điểm cụ thể để xác định từng công việc cụ thể phải hoàn thành thì thƣờng không có. Đó là kết quả của sự không quan tâm đến việc chia nhỏ các công việc của dự án. Thời gian của dự án tại Sở Tƣ pháp cũng thƣờng đƣợc đo bằng tháng, năm ít khi đƣợc đo bằng ngày, giờ. Các báo cáo tiến độ, thời gian thƣờng bằng miệng tại các cuộc họp, ít khi bằng văn bản.
Quản trị chi phí: Các dự án CNTT của Sở Tƣ pháp đều sử dụng ngân sách