Quá trình xây dựng và thực hiện dự án CNTT thƣờng phân ra thành các giai đoạn cụ thể, khác nhau, đƣợc xác định và phân biệt một cách rõ ràng bởi những điểm mốc chính, các thời điểm, sự kiện và các sản phẩm phải đƣợc hoàn thành trong giai đoạn đó, để xác định một giai đoạn cụ thể đã hoàn thành hay chƣa. Điều này giúp việc theo dõi đánh giá tiến độ thực hiện dự án. Một số dự án CNTT có thể chỉ gồm 3 giai đoạn: Thực hiện, Giám sát, Kết thúc. Một số dự án CNTT có thể gồm 4 giai đoạn Lập Kế hoạch, Thực hiện, Giám sát, Kết thúc. Các Dự án CNTT nói chung có thể đƣợc chia thành 5 giai đoạn:
Hình 1.2. Mối quan hệ tƣơng tác giữa các giai đoạn của dự án
(Nguồn: David W.Wirick, Wiley, 2009, Public SectorProject Management.) Giai đoạn chuẩn bị dự án:
Bao gồm việc xác định, định nghĩa và tạo căn cứ, cho phép một dự án hoặc một giai đoạn của dự án. Giai đoạn, quá trình chuẩn bị diễn ra trong mỗi giai đoạn của dự án. Ví dụ nhƣ trong giai đoạn kết thúc dự án, quá trình chuẩn bị đƣợc sử dụng để bảo đảm đội dự án hoàn thành tất cả công việc, bài học kinh nghiệm rút ra và khách hàng chấp nhận sản phẩm.
Xác định mục đích và mục tiêu dự án. Mục đích là những mô tả dự án sẽ đạt tới. Mục tiêu là các tập hợp con của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên việc đạt các mục đích tổng thể của dự án đến mức nào. Mục đích và mục tiêu cần đƣợc viết rõ ràng trong tài liệu phác thảo dự án. Phác thảo dự án là sự thống nhất của ngƣời quản lý dự án, khách hàng, ngƣời sử dụng và chủ đầu tƣ dự án về các mục đích và mục tiêu. Phác thảo dự án phải đƣợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Giai đoạn lập kế hoạch dự án:
Bao gồm việc đặt ra và duy trì một kế hoạch công việc để bảo đảm rằng dự án giải quyết đƣợc các nhu cầu của tổ chức. Dự án bao gồm nhiều kế hoạch nhƣ:
Chuẩn bị
Lập kế hoạch
Thực hiện
Giám sát
quản trị phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý chi phí và quản lý thuê ngoài. Các kế hoạch đó xác định mỗi lĩnh vực, nội dung quản trị liên quan đến dự án ở mỗi thời điểm cụ thể. Một kế hoạch dự án tổng thể sẽ liên kết và bao gồm thông tin của tất cả các kế hoạch thành phần.
Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án. Có nhiều ngƣời tham gia vào dự án với vai trò và trách nhiệm khác nhau. Mỗi vai trò đều có ảnh hƣởng đến dự án, góp phần làm cho dự án tiến hành đƣợc thuận lợi hay bị trì hoãn. Về cơ bản, có những thành viên chính sau: ngƣời quản lý dự án, ngƣời tài trợ dự án, tổ dự án, khách hàng, ban lãnh đạo, ban điều hành, các nhóm hỗ trợ. Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án là một phần trong tài liệu mô tả dự án CNTT. Công việc này giúp cho việc xác định: Các yêu cầu chuyên môn đối với những thành viên; Môi trƣờng phát triển phần mềm; Các công việc cần chuẩn bị cho việc bảo trì hệ thống. Xây dựng tài liệu phác thảo dự án để xác định phạm vi của dự án và trách nhiệm của những ngƣời tham dự, là cơ sở để thống nhất ý kiến của những bên tham gia dự án về các mục đích, mục tiêu của dự án, về trách nhiệm ai phải làm việc gì, cụ thể nhƣ sau: Mô tả dự án gồm: Bối cảnh thực hiện dự án; Căn cứ pháp lý để lập dự án; Hiện trạng sử dụng CNTT trƣớc khi có dự án; Nhu cầu phải ứng dụng CNTT; Một số đặc điểm của hệ thống CNTT sẽ xây dựng; Xây dựng từ đầu hay kế thừa một hệ thống tin học có sẵn; Xây dựng toàn bộ hệ thống hay chỉ một bộ phận. Mục đích và mục tiêu của dự án: Mục đích tổng thể của hệ thống CNTT; Mục tiêu của hệ thống; Khối lƣợng công việc mà hệ thống phải xử lý; Những hoạt động nghiệp vụ đƣợc tin học hóa; Lợi ích thu đƣợc sau khi áp dụng hệ thống CNTT. Ƣớc lƣợng công việc: Cách thức để hoàn thành mục đích và mục tiêu là tạo ra bảng công việc, xây dựng các ƣớc lƣợng thời gian, xây dựng lịch trình thực hiện, phân bố lực lƣợng, tính chi phí và quản lý rủi ro. Bảng công việc gồm các yếu tố sau: Danh sách các sản phẩm, Danh sách các xử lý theo từng công việc, Phân bố lực lƣợng, tài nguyên, Tính chi phí, Kiểm soát rủi ro. Ƣớc lƣợng thời gian cho mỗi công việc nhỏ, từ đó có cơ sở để ƣớc lƣợng toàn bộ thời gian cho dự án. Ƣớc lƣợng thời gian là cơ sở để đánh giá tiến độ của quá trình thực hiện dự án. Khi ƣớc lƣợng thời gian, cần xác định luôn
công việc nào quan trọng hơn công việc nào, công việc nào phải làm trƣớc công việc nào. Đó là cơ sở để xây dựng lịch biểu thực hiện dự án. Có nhiều kỹ thuật ƣớc lƣợng thời gian nhƣ: Ƣớc lƣợng theo kinh nghiệm, Ƣớc lƣợng theo kỹ thuật PERT. Lập lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án: Việc lập lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án nhằm nhiều mục đích: Cho biết trật tự thực hiện các công việc; Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc cho mỗi công việc; Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án; Áp đặt một kỷ luật lên dự án; Tăng cƣờng ý thức tập thể: việc trƣớc chƣa xong thì chƣa thể làm việc sau; Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn, do đó cần huy động đầy đủ tài nguyên (ngƣời, vật tƣ) trƣớc khi một công việc bắt đầu; Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt, không chủ chốt, do đó tập trung sức ngƣời và tiền cho các công việc chủ chốt. Một số phƣơng pháp cơ bản để lập lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án gồm: Sơ đồ GANTT; Sơ đồ hình hộp; Sơ đồ PERT. Ƣớc lƣợng tài nguyên: Có 3 loại tài nguyên quan trọng: lao động, trang thiết bị, vật tƣ. Ý tƣởng chung khi phân bổ tài nguyên: Ƣu tiên cho các công việc trên đƣờng găng; Ƣu tiên cho công việc phức tạp trong những công việc có độ thƣ giãn. Ƣớc lƣợng chi phí và nhân lực cho dự án: Ƣớc lƣợng chi phí cho dự án. Chi phí cho dự án CNTT gồm: Chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tƣ vấn, chi phí khác, chi phí dự phòng. Có một số cách tính chi phí nhƣ sau: Chi phí ƣớc tính, chi phí ngân sách, chi phí dự phòng, chi phí thực tế, chi phí ƣớc lƣợng khi hoàn tất. Ƣớc lƣợng nhân lực cho dự án đƣợc dựa trên ƣớc lƣợng công việc. Để ƣớc lƣợng nhân lực tốt, ngƣời ta sử dụng một công cụ hữu hiệu là biểu đồ phụ tải nguồn lực. Lập kế hoạch phân phối nguồn lực cho dự án bằng phƣơng pháp ƣu tiên: Công việc phải thực hiện trƣớc cần đƣợc ƣu tiên trƣớc; Ƣu tiên công việc có nhiều công việc găng đi sau; Ƣu tiên cho công việc có nhiều công việc đi sau nhiều nhất; Ƣu tiên những công việc cần thời gian thực hiện ngắn nhất; Ƣu tiên công việc có thời gian dự trữ tối thiểu; Ƣu tiên công việc đòi hỏi mức độ nguồn lực lớn nhất. Ƣớc lƣợng chất lƣợng dự án: Quản lý chất lƣợng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình bảo đảm cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra. Quản lý chất lƣợng dự án bao gồm việc xác định các
chính sách chất lƣợng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động nhƣ lập kế hoạch chất lƣợng, kiểm soát và bảo đảm chất lƣợng trong hệ thống. Ƣớc lƣợng rủi ro dự án: Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến độ thời gian. Việc kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án. Các nhân tố ảnh hƣởng đến năng suất và chất lƣợng dự án CNTT: Năng suất cá nhân; Độ phức tạp của hệ thống CNTT; Độ phức tạp của nghiệp vụ; Cách tiếp cận hệ thống; Thời gian đƣợc phép; Độ ổn định của các yêu cầu; Công nghệ sử dụng; Môi trƣờng làm việc; Sự đào tạo huấn luyện của tổ chức; Kỹ năng quản lý; Các rủi ro có thể xảy ra; Các hạn chế của kỹ thuật viên CNTT mới. Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro là một hệ thống các công việc từ hoạt động xác định, nhận diện rủi ro đến phân tích đánh giá mức độ rủi ro, đề ra những giải pháp, chƣơng trình để phòng và chống rủi ro và cuối cùng là quản lý các hoạt động quản lý rủi ro. Các phƣơng tiện phục vụ quản lý dự án. Hồ sơ dự án gồm: Hồ sơ quản lý dự án; Biểu mẫu; Biên bản; Báo cáo. Thƣ viện dự án gồm các tài liệu sau: Các ấn bản của riêng cơ quan, sách, báo chí, hồ sơ dự án, tài liệu phác thảo dự án, các thủ tục dự án, tài liệu kỹ thuật, các bản ghi nhớ, thủ tục làm việc, độ đo đánh giá. Hội thảo/Họp: có ý nghĩa nhất định với công tác quản lý dự án, đem lại sự thống nhất trí tuệ của các thành viên và phát huy đƣợc tính sáng tạo của tập thể. Phần mềm Microsoft Project hỗ trợ lập kế hoạch; điều phối nguồn lực; giám sát dự án và cập nhật tiến độ; điều chỉnh kế hoạch; xem báo cáo.
Giai đoạn thực hiện dự án:
Bao gồm việc kết hợp con ngƣời và các nguồn lực khác để thực hiện các kế hoạch khác nhau và tạo ra các sản phẩm, các dịch vụ và các kết quả của dự án hay giai đoạn của dự án. Một số công việc của thực hiện dự án nhƣ:
Lập văn phòng dự án là nơi chỉ huy và kiểm soát của dự án. Phần lớn các hoạt động và quyết định quản lý dự án đều xuất hiện tại đây. Đây là nơi cung cấp các tài nguyên dự án, nơi tổ chức các cuộc họp quan trọng, nơi làm việc chính của Ban quản lý dự án và nhà quản lý dự án. Dự án càng lớn thì văn phòng dự án càng lớn. Văn phòng dự án cần có: Phần mềm quản lý dự án; Văn kiện dự án; Hồ sơ quản lý dự án; Thƣ viện dự án; Các sơ đồ thanh (sơ đồ GANTT); Sơ đồ tổ chức; Các bản
đồ; Bảng tiến độ công việc; Các nội dung thông báo quan trọng khác. Lập tổ dự án: bao gồm nhiều tổ, làm việc dƣới sự quản lý của ngƣời quản lý dự án, thông qua các tổ trƣởng. Nhà quản lý dự án cần xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. Mỗi thủ tục là một quy trình bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. Việc áp đặt các thủ tục là cần thiết để: Tạo ra một chuẩn mực dùng cho trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả; Giúp tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo cùng một hƣớng; Giúp tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mất thời gian hỏi nhau). Cần có các thủ tục: Kiểm soát thay đổi; Sử dụng thiết bị; Dùng các biểu mẫu; Quy chế báo cáo; Trách nhiệm của một số ngƣời trong dự án; Họp hành; Mua sắm vật tƣ, thiết bị. Việc xây dựng thủ tục do ngƣời quản lý dự án chịu trách nhiệm chính. Đánh giá tiến độ, độ ổn định và chất lƣợng của việc phát triển phần mềm. Quản lý các công việc của dự án: bao gồm quản lý và thực hiện các công việc đã đƣợc mô tả trong kế hoạch dự án. Phần lớn thời gian và ngân sách của dự án đƣợc dành cho phần thực hiện dự án, các sản phẩm cũng đƣợc đội dự án tạo ra trong quá trình thực hiện dự án. Ngƣời quản trị dự án cần tập trung vào việc lãnh đạo đội dự án và xử lý mối quan hệ với cổ đông, chủ đầu tƣ để thực hiện dự án một cách thành công. Nhiều tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, vì vậy ngƣời quản lý dự án cần linh hoạt và sáng tạo trong việc xử lý những tình huống đó. Kế hoạch dự án và thực hiện dự án phải đan xen và không thể tách rời. Tốt nhất là ngƣời nào làm công việc nên tham gia vào việc lập kế hoạch công việc đó. Một sự lãnh đạo quyết liệt và một văn hóa tích cực là hết sức quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Nếu ngƣời quản lý dự án thực hiện tốt công việc của dự án theo đúng kế hoạch thì đó là tấm gƣơng để thành viên dự án noi theo. Thực hiện các công việc của dự án đòi hỏi các kỹ năng và công cụ nhƣ: Đánh giá của chuyên gia, các cuộc họp, hệ thống thông tin quản lý.
Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm thời gian, tài chính, lao động, máy tính thiết bị truyền thông, thông tin,… Trong đó, yếu tố thời gian đƣợc xem là nguồn lực rất quan trọng, đặc biệt, khi xem xét mối quan hệ giữa thời gian với các yếu tố nguồn lực khác. Tiến độ dự án sẽ đƣợc thực hiện đúng nếu có đủ các nguồn
lực cần thiết. Vấn đề bù trừ thiếu hụt giữa các loại nguồn lực thƣờng diễn ra trong dự án. Trong quá trình thực hiện dự án, ngƣời ta thƣờng dùng một số phƣơng pháp phân phối các nguồn lực nhƣ điều chỉnh đều nguồn lực, phƣơng pháp ƣu tiên để quản lý nguồn lực. Kỹ thuật xây dựng mạng PERT, sơ đồ GANTT, biểu đồ phụ tải nguồn lực là công cụ hữu hiệu trong việc phân tích và quản lý nguồn lực. Tính thời gian dự trữ của các công việc; Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm. Phƣơng pháp điều chỉnh nguồn nhân lực dự án khi bị hạn chế số lƣợng nguồn lực theo các bƣớc sau: Xây dựng sơ đồ PERT; Xác định thời gian bắt đầu muộn và hoàn thành muộn, thời gian dự trữ của các công việc. Liệt kê nhu cầu nguồn lực của các công việc; Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực; Lựa chọn công việc để ƣu tiên bố trí nguồn lực. Vào lúc bắt đầu dự án và lúc thay đổi nguồn lực khi một công việc nào đó đã hoàn thành, xác định các công việc cùng cạnh tranh nguồn lực và lựa chọn một công việc để bố trí nguồn lực. Phƣơng pháp giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực nhƣ sau: Thực hiện các công việc với mức sử dụng các nguồn lực thấp hơn dự kiến; Chia nhỏ các công việc; Sửa đổi sơ đồ mạng; Sử dụng nguồn lực khác thay thế; Đánh đổi giữa các nguồn lực. Phƣơng pháp lập biểu phân phối nguồn lực hạn chế để điều chỉnh kế hoạch nhƣ sau: Vẽ sơ đồ PERT; Lập bảng với cấu trúc cột liệt kê các công việc của dự án theo trật tự tăng dần của việc đánh số các sự kiện và logic của mạng công việc.
Những công việc trên đƣờng găng phải đƣợc hoàn thành đúng thời hạn đã định. Nếu chỉ một công việc bị chậm thì thời gian toàn bộ dự án bị kéo dài. Nếu muốn rút ngắn thời hạn hoàn thành dự án, trƣớc hết cần tập trung rút ngắn đƣợc đƣờng găng, điều này tƣơng đƣơng với việc rút ngắn công việc găng. Có 2 biện pháp chính để rút ngắn đƣờng găng: Thay đổi thời hạn làm các công việc bằng cách phân phối lại tài nguyên từ việc không găng sang việc găng; Sửa lại cơ cấu sơ đồ mạng lƣới: áp dụng biện pháp thi công mới hoặc sửa đổi về tổ chức sẽ dẫn tới sửa đổi cơ cấu sơ đồ làm giảm thời hạn.
Nhà quản trị dự án là ngƣời chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án, có vai trò và trách nhiệm chính trong việc tuân thủ các mục đích và mục tiêu, xây dựng