5. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Thực trạng tổ chức công tác quản trị hàng tồn kho
2.3.2.1. Công tác triển khai chính sách bán hàng Ống nhựa
Để công tác bán hàng hiệu quả Công ty đã thành lập 3 Bộ phận kinh doanh khác nhau để tập trung khai thác theo từng đối tượng mua hàng cụ thể:
- Bộ phận bán hàng chi nhánh: Tập trung khai thác khách hàng bán lẻ và
một số đại lý.
- Bộ phận bán hàng NPP: Tập trung khai thác khách hàng là NPP.
- Bộ phận bán hàng công trình: Tập trung khai thác khách hàng là các chủ
đầu tư, chủ thầu các dự án, công trình.
Căn cứ vào chỉ tiêu pháp lệnh Kế hoạch kinh doanh Tập đoàn giao, Phòng Kế hoạch – Tổng hợp sẽ xây dựng và trình Ban Giám đốc Công ty giao chỉ tiêu kế hoạch cụ thể cho từng đơn vị kinh doanh để theo dõi và đánh giá năng lực bán hàng.
Bảng 2.8. Bảng kế hoạch giao các đơn vị
Tổng (tấn) BQ tháng Tổng (tấn) BQ tháng Tuyệt đối Tương đối A B 1 2 = 1/12 3 4 = 3/12 5 = 3 - 1 6 = 5/1 I Ống nhựa Upvc 21.211 1.768 32.343 2.695 11.132 52% 1 Bán hàng Chi nhánh 7.424 619 12.937 1.078 5.513 74% 2 Bán hàng NPP 9.545 795 14.554 1.213 5.009 52% 3 Bán hàng công trình 4.242 354 4.851 404 609 14% II Ống nhựa HDPE/PPR 3.620 302 3.620 1 Bán hàng Chi nhánh 1.267 1.267 2 Bán hàng NPP 1.629 1.629 3 Bán hàng công trình 724 724 I Phụ kiện 326 27 820 68 494 152% 1 Bán hàng Chi nhánh 114 10 328 27 214 187% 2 Bán hàng NPP 147 12 369 31 222 152% 3 Bán hàng công trình 65 5 123 10 58 89% 21.537 1.795 36.783 3.065 15.246 71% Stt Thực hiện NĐTC 2014 - 2015 Kế hoạch NĐTC 2015 - 2016
Đơn vị Tăng/Giảm so với NĐTC
Tổng cộng
(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Tổng hợp công ty VLXD Hoa Sen)
Việc triển khai 3 bộ phận bán hàng độc lập giúp Công ty khai thác tốt tất cả đối tượng khách hàng ở nhiều lĩnh vực khác nhau, tuy nhiên hiện nay Công ty chưa có quy định rõ ràng về việc đăng ký khách hàng giữa các nhân viên bán hàng nên thường gây ra mâu thuẫn trong chính sách và báo giá không thống nhất. Bên cạnh đó, khi nhân viên kinh doanh tìm kiếm và bán cho một khách hàng mới (lần đầu tiên giao dịch) Công ty vẫn chưa có chính sách thưởng cụ thể để khuyến khích nhân viên.
2.3.2.2. Công tác lập kế hoạch, triển khai và giám sát sản xuất
Nhằm mục đích đáp ứng nhanh chóng, kịp thời chính xác hoạt động sản xuất cung ứng hàng hóa của Công ty và kiểm soát chính xác quá trình triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất, đảm bảo sản xuất đúng đủ, kịp thời, công tác này được triển khai theo quy trình sau
Tổng hợp đơn hàng Lưu hồ sơ QT.BHNĐ.BM06TH QT.BHNĐ.BM06N NV.KHSX BP.Mua hàng BP. KHSX
Thông báo chấp nhận đơn hàng BP.KHSX NM P.KTCL BP.KHSX KPP&P.KD P.KHCU BP.KHSX Lập kế hoạch sản xuất
Giám sát kế hoạch sản xuất
Điều chỉnh (nếu có) BP.KHSX NM BP.KHSX NM BP.KHSX BP.KHSX
Triển khai sản xuất
Triển khai sản xuất KPP
KD
BP.KHSX NM
Tất cả hồ sơ liên quan BM02A.QT-KHCU-01 QT.BHNĐ.BM05T QT.BHNĐ.BM06T Kiểm tra, Mua NVL kh ôn g kh ôn g kh ôn g Thẩm định BM02A.QT-KHCU-01 BM02A.QT-KHCU-01 BM03A.QT-KHCU-01 BM03B.QT-KHCU-01 BM04C.QT-KHCU-01 BM04D.QT-KHCU-01 BM04E.QT-KHCU-01 BM04C.QT-KHCU-01 BM04D.QT-KHCU-01 BM04E.QT-KHCU-01 BM04A.QT-KHCU-01 BM04B.QT-KHCU-01 BM04F.QT-KHCU-01
Hình 2.6. Lưu đồ triển khai sản xuất Bao gồm các bước.
Đầu mỗi tháng nhân viên KHSX lấy số liệu đặt hàng từ các đơn vị kinh doanh, sau đó tổng hợp, đối chiếu và kiểm tra đơn hàng so với lượng hàng tồn kho. Tập hợp nhu cầu cần sản xuất.
Nhận xét: Bước này nhân viên KHSX đang triển khai phối hợp với các đơn vị kinh doanh thực hiện tốt.
- Bước 2. Thẩm định
Nhân viên KHSX tổng hợp quy cách đơn đặt hàng và thẩm định năng lực, công suất của máy móc thiết bị, tình hình nguyên vật liệu và loại trừ những size hàng không thích hợp.
Nhận xét: Căn cứ năng lực các dây chuyền đã được ban hành, nhân viên KHSX sẽ dễ dàng trong việc phản hồi, thẩm định đơn hàng.
- Bước 3. Thông báo chấp nhận đơn hàng
Nhân viên kế KHSX cân đối và trả lời cho các đơn vị kinh doanh biết các quy cách và mặt hàng chạy được và không chạy được. Thống nhất với các đơn vị kinh doanh về lượng hàng hóa sẽ sản xuất và đáp ứng.
Nhận xét: Bước này nhân viên KHSX đang triển khai phối hợp với các đơn vị kinh doanh thực hiện tốt.
- Bước 4. Kiểm tra
Nhân viên KHSX phản hồi cho đơn vị kinh doanh biết kế hoạch và thời gian giao hàng.
Sau khi đơn vị kinh doanh kiểm tra nếu chấp nhận theo kế hoạch đáp ứng hàng hóa thì ký xác nhận lại thông tin để nhân viên KHSX triển khai lập KHSX đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho các đơn vị kinh doanh.
Nhận xét: Bước này nhân viên KHSX đang triển khai phối hợp với các đơn vị kinh doanh thực hiện tốt.
- Bước 5. Lập kế hoạch sản xuất
Căn cứ vào đơn đặt hàng tháng đã được các bên liên quan xác nhận nhân viên KHSX lập kế hoạch sản xuất trong tháng trình Ban Giám đốc phê duyệt.
Nhận xét: Bước này nhân viên KHSX đang triển khai phối hợp với các đơn vị kinh doanh thực hiện tốt.
- Bước 6. Mua Nguyên vật liệu
Nhân viên KHSX kiểm tra nguyên vật liệu trong trường hợp thiếu thì đề xuất mua nguyên vật liệu về bổ sung sản xuất.
Nhận xét: Nhân viên KHSX triển khai và thông báo nhu cầu mua nguyên liệu cho bộ phận mua hàng để chuẩn bị nguyên liệu phục vụ sản xuất, tuy nhiên công tác mua hàng hiện nay còn gặp nhiều khó khăn do phụ thuộc vào nguồn nhập khẩu và biến động của nguyên liệu dầu thô, nguyên liệu VCM (sản xuất chính bột nhựa).
- Bước 7. Triển khai sản xuất
Nhân viên KHSX triển khai sản xuất theo kế hoạch đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
Nhận xét: Nhân viên KHSX sẽ triển khai KHSX cả tháng cho bộ phận sản xuất và theo dõi định kỳ hàng ngày để cảnh báo cho các đơn vị tình hình sản xuất, tiến độ giao hàng, ở bước này công tác phối hợp đang triển khai tốt.
- Bước 8. Giám sát kế hoạch sản xuất
Nhân viên KHSX theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình sản xuất và thường xuyên cập nhật, tiến hành đánh giá tiến độ sản xuất so kế hoạch và đơn đặt hàng. Cập nhật nhu cầu về hàng hóa để có những điều chỉnh hợp lý về KHSX.
Nhận xét: Việc giám sát kế hoạch sản xuất được triển khai nhịp nhàng. - Bước 9. Điều chỉnh (nếu có)
Trong quá trình triển khai sản xuất nếu có đơn hàng của các đơn vị kinh doanh có sự thay đổi về thời gian giao hàng thì nhân viên KHSX căn cứ theo tình hình hoạt động và công suất máy.
Nếu đáp ứng được các điều kiện cần thiết về sản lượng, công suất máy và NVL thì tiến hành tiếp nhận, phản hồi, yêu cầu xác nhận của người có thẩm quyền bên đặt hàng. Sau đó có những điều chỉnh thích hợp để tiến hành triển khai đơn hàng.
Nếu không đáp ứng được thì nhân viên KHSX xác nhận và phản hồi lại cho các đơn vị kinh doanh.
- Bước 10. Triển khai sản xuất
Sau khi cập nhật các đơn hàng nhân viên KHSX tiếp tục cho triển khai theo tiến độ, hay theo KHSX điều chỉnh nếu có.
- Bước 11. Lưu hồ sơ
Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ liên quan đến công tác KHSX. Sau khi công tác triển khai sản xuất được Ban giám đốc phê duyệt và kế hoạch sản xuất chi tiết từng đơn hàng sẽ được bộ phận Kế hoạch lưu trữ để làm cơ sở tham chiếu, truy lục dữ liệu khi cần thiết.
Hiện tại, công tác triển khai kế hoạch sản xuất được thực hiện rất tốt, tuy nhiên số liệu lưu trữ lớn và chủ yếu thao tác trên Excel vì vậy công tác truy xuất, kiểm tra thường được tính toán thủ công, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện hoặc khi có sự nhầm lẫn, nhân viên KHSX thường mất nhiều thời gian để rà soát lại bị sai hoặc nhầm lẫn ở bước nào.
Ngoài ra, quy trình triển khai sản xuất chỉ triển khai sản xuất và giám sát trên tổng các đơn hàng đã đặt từ đầu tháng nên khi có đơn hàng phát sinh không theo kế hoạch đặt hàng ban đầu mà khách hàng cần giao gấp trong tháng thì công tác triển khai sản xuất thường bị động trong việc sắp xếp, bố trí lại kế hoạch sản xuất các đơn hàng cũng như bị động trong việc mua nguyên liệu sản xuất.
2.3.2.3. Công tác đặt mã sản phẩm và tính giá thành nhập kho
Để công tác quản lý số liệu sổ sách thuận tiện, chính xác và nhất quán, Công ty VLXD ban hành và triển khai áp dụng quy định đặt mã thành phẩm Nhựa chung cho toàn hệ thống, mã thành phẩm Nhựa này phải được thể hiện thống nhất trên tem thành phẩm; báo cáo sản xuất; báo cáo nhập - xuất - tồn; phiếu soạn hàng chi tiết; phiếu đề nghị bán hàng; phiếu xuất kho kiêm giao hàng, làm cơ sở để quản lý và truy xuất dữ liệu.
Bảng 2.9. Quy ước đặt mã Ống nhựa
Phần Tên Số ký tự Nội dung
Phần 1 Mặt hàng 1 Nhựa: được ký hiệu là “N”
Phần 2 Ngày SX 2 Ngày SX ống nhựa.
Phần 3 Tháng SX 2 Tháng SX ống nhựa
Phần 4 Năm SX 2 Hai ký tự cuối của năm SX ống nhựa
Phần 5 Loại ống 1
T : Nong Trơn (ngắn) D : Nong trơn (dài) J : Nong Joint K : Không Nong
Phần 6 Đường kính 3 Đường kính ngoài (phi) của ống (mm)
Phần 7 Độ dày 2-3 Độ dày thành ống (0.1mm)
Phần 8 Chiều dài 2 Chiều dài ống (dm)
Phần 9 Màu sắc 2 Màu sắc của ống
Phần 10 Công thức 2-3 Công thức sản xuất ống
Sau khi hàng hóa được sản xuất và được lên số liệu, Bộ phận chứng từ trực thuộc Phòng Kế hoạch Cung ứng sẽ nhập mã sản phẩm tương ứng với từng quy cách, đơn hàng cụ thể để làm cơ sở cho việc tính giá thành, xuất bán.
“N” BB CC DD E FFF GG II HH KK Tháng sản xuất Ngày sản xuất Năm sản xuất Màu sắc Chiều dài Độ dày Đường kính ống Loại ống
Tên viết tắt của “Nhựa” Ngày sản xuất ống nhựa
Tháng sản xuất ống nhựa (2 ký tự)
Hai ký tự cuối của năm sản xuất ống nhựa 1. Nong trơn (ngắn)
2. Nong trơn (dài) 3. Nong joint 4. Không nong T D J K
Đường kính ngoài của ống (mm)
Độ dày thành ống (mm) Chiều dài ống (dm)
Màu sắc của ống
Công thức sản xuất ống Công thức
Hình 2.7. Quy ước đặt mã Ống nhựa
Ví dụ: Ngày 06/05/2013 nhà máy nhựa Phú Mỹ có sản xuất ống nong trơn theo công thức 1.4 có quy cách: Đường kính 90 mm; độ dày 3mm; dài 4m, màu
xám thì mã của ống nhựa là: N060513T0903040MX14.
Việc đặt mã hàng hóa chi tiết giúp dễ truy xuất và theo dõi, truy vết sản xuất dễ dàng, tuy nhiên mã hàng nhiều ký tự và được xử lý chủ yếu thủ công bằng tay vì vậy dễ gây sai sót do trùng mã hoặc nhân viên chứng từ nhập mã sai vào hệ thống.
Sau khi sản xuất ra thành phẩm, thành phẩm được sắp xếp vào một khu vực nhất định (khu vực chờ nhập kho). Nhân viên kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành kiểm
tra lần cuối cùng. Lấy ngẫu nhiên 2 mẫu trên một quy cách và kiểm tra: ngoại quan, đường kính, độ dày, chiều dài, đầu nong, in nhãn mác, độ dãn dài, độ bền kéo, độ bền va đập, áp suất thủy tĩnh… Nếu sản phẩm đạt cho nhập kho, nếu một số sản phẩm trong ca sản xuất không đạt chất lượng, tiến hành lập phiếu xử lý sản phẩm không phù hợp, không nhập kho. Việc đánh giá chất lượng Ống nhựa trước khi nhập kho nhằm đảm bảo hàng hóa được sản xuất với chất lượng cao nhất và đáp ứng đủ các tiêu chuẩn chất lượng theo từng mặt hàng, nhóm hàng cụ thể. Công ty sẽ không nhập kho và giao hàng cho khách hàng các hàng hóa không đạt chất lượng.
Thống kê sản xuất và nhập kho: Cuối ngày, Trưởng ca báo cáo tổng hợp sản xuất Ống nhựa, Phụ kiện ống nhựa đạt chất lượng hàng ngày vào biểu mẫu.
Bảng 2.10. Biểu mẫu nhập kho hàng ngày
STT Quy cách Mã Thành phẩm ĐVT Chi tiết NVL Phế phẩm Ghi chú Yêu cầu Thực nhập Số lượng Trọng lượng Số lượng Trọng lượng Tổng Trưởng ca Bộ phận KCS Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đồng thời để đáp ứng nhanh công tác giao hàng, bán hàng và đánh giá hiệu quả sản xuất, kinh doanh Ống nhựa sau khi sản xuất, nhập kho sẽ nhập giá thành quản trị sản xuất tương ứng theo công thức sau
CPNVL chính + CP SX - Giá trị Phế liệu thu hồi Giá thành TP sản xuất=
Tổng thành phẩm sản xuất
Trong đó:
- CPNVL : Bao gồm chi phí tất cả nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành nên sản
phẩm
- Chi phí sản xuất = Chi phí nhân công + Chi phí sản xuất chung
- Chi phí sản xuất chung = Chi phí nhiên liệu + Chi phí nguyên vật liệu phụ
+ Chi phí khấu hao + Chi phí công cụ dụng cụ + Chi phí quản lý phân xưởng + Chi phí khác
- Giá trị phế liệu thu hồi = Giá bán phế liệu * Khối lượng phế liệu thu hồi
Bộ phận giá thành căn cứ các số liệu Bộ phận chứng từ nhập sẽ triển khai tính giá thành cụ thể cho từng quy cách, độ dày. Việc tính giá thành thành phẩm sản xuất làm cơ sở để tính lãi lỗ khi giao cho khách hàng hằng ngày và được tính toán bởi Phòng Kế hoạch – Cung ứng, tuy nhiên đây chỉ là giá thành quản trị nên số liệu báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị kinh doanh hằng ngày sẽ khác với số liệu kế toán khi tổng hợp vào cuối mỗi tháng.
2.3.2.4. Công tác chất xếp hàng hóa khi nhập kho
Hiện nay, công tác quản lý hàng hóa của Công ty VLXD thực hiện theo tiêu chí 5S và giao trách nhiệm chính cho Bộ phận kho Nhựa thực hiện.
Sàng lọc những hàng hóa không còn nhu cầu sử dụng để tiến hành thanh lý, tái chế.
Sắp xếp kho bãi gọn gàng, theo từng khu vực cụ thể và đúng chức năng từng nhóm mặt hàng theo công dụng bán hàng như các ống dùng cho cấp nước, thoát nước, tưới tiêu, bơm cát và theo tuổi hàng tồn kho để đảm bảo việc giao hàng được nhanh chóng.
Đối với Ống nhựa uPVC mặc dù được sản xuất và phân loại theo từng công dụng nhưng hiện tại đang được Công ty sản xuất cùng một màu xám nên gây khó khăn trong quá trình phân loại, lưu kho và cả công tác xuất kho hàng bán.
Bảng 2.11. Quy định chất xếp hàng hóa khi nhập kho Sản phẩm Xếp dỡ, di dời Sắp xếp, lưu kho Hình ảnh minh họa Vị trí Cách sắp xếp Nguyên liệu Nhựa Xem chi tiết sơ đồ kho nhà máy Nhựa. Nguyên liệu được chồng trên Pallet gỗ, mỗi pallet tối đa 2 kiện và được che phủ bằng bạt để chống bụi và ẩm ướt Ống nhựa Nâng mỗi lần từng khung hoặc bốc tay từng cây - Chồng tối đa 3 kệ - Tổng chiều cao tối đa 4 m Phụ kiện Sắp xếp từng bao theo đúng vị trí đã định vị Xem chi tiết sơ đồ kho nhà máy Nhựa. Chất trên pallet (cao tối đa 1m4)
chứa trong khung kệ 03 tầng (cao tối đa 4m2 )
Sạch sẽ bằng phương án giao trách nhiệm cho từng nhân sự cụ thể trên từng dây chuyền để đảm bảo khu vực luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đồng thời bố trí các thùng rác thải được phân loại theo đúng chức năng như rác thải sinh hoạt, rác thải nguy hại.
Săn sóc với việc triển khai và duy trì kế hoạch vệ sinh cho từng khu vực và đánh giá thành tích để đảm bảo sự công bằng cho các thành viên khi tham gia thực