Hiện nay, Chi nhánh Hà Tĩnh tiến hành 2 hoạt động tổ chức và điều hành thành trong quản lý hoạt động thanh toán đồng thời, và có những hoạt động xen kẽ nhau. Trong quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Hà Tĩnh thực trạng của 2 hoạt động đó như sau:
- Xác định cơ cấu tổ chức thực hiện hoạt động TTKDTM: Tại Chi nhánh Hà Tĩnh cụ thể là tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh thì bộ phận Kế hoạch được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho hoạt động TTKDTM, trong khi đó bộ phận Tín Dụng và bộ phận Thanh toán Quốc tế được giao cung ứng và thực hiện trực tiếp các hoạt động TTKDTM dựa trên các mục tiêu chiến lược, đặc điểm nghiệp vụ với hai bộ phận này. Quá trình hoạt động TTKDTM các bộ phận này đã thiết lập hệ thống cho các vị trí mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu quản lý TTKDTM của Chi nhánh.
Hình 2.2. Sơ đồ hệ thống quản lý và thực hiện TTKDTM tại Chi nhánh Hà Tĩnh
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Vietinbank Hà Tĩnh
Phó phòng Phó phòng
Trưởng phòng
Phó phòng
Bộ phận Kế hoạch Bộ phận Tín dụng Bộ phận Thanh toán Quốc tế
Qua sơ đồ trên với nghiệp vụ TTKDTM mỗi bộ phận có chức năng như sau: + Trưởng phòng: là người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, đánh giá hoạt động TTKDTM, chịu trách nhiệm trước Chi nhánh và có quyền ra quyết định bố trí sắp xếp nhân viên theo yêu cầu hoạt động thanh toán của Phòng.
+ Phó phòng: thực hiện giám sát các công việc của từng bộ phận có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho trưởng phòng và ra lệnh trong lĩnh vực phụ trách.
+ Bộ phận Kế hoạch: Chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch TTKDTM lên danh sách, hoạch định chính sách, mục tiêu của hoạt động thanh toán cũng như đánh giá tổng kết tình hình hoạt động trong từng giai đoạn.
+ Bộ phận Tín dụng: cung ứng các dịch vụ thanh toán trong đó có TTDTM và TTKDTM.
+ Bộ phận Thanh toán Quốc tế: thực hiện các dịch vụ thanh toán Quốc tế. + Các phòng Giao dịch: Chịu sự quản lý của bộ phận Tín dụng. Cùng với bộ phận Tín dụng và Thanh toán Quốc tế thực hiện các dịch vụ TTKDTM. Ngoài ra, còn thực hiện mở L/C, thanh toán, giao dich tự động bằng máy ATM
Hình 2.2 Tổ chức các bộ phận TTKDTM theo chức năng trong khi bộ phận Kế hoạch thực hiện các chức năng về lập kế hoạch, 2 bộ phận còn lại cùng với các phòng Giao dịch sẽ tổ chức và điều hành và chức năng kiểm tra, giám sát sẽ do các phó phòng và trưởng phòng thực hiện. Ta thấy với sơ đồ TTKDTM như trên thì hiệu quả tác nghiệp sẽ cao vì các nghiệp vụ này mang tính chất lặp đi lặp lại, tạo ra và phát huy được những ưu thế chuyên môn của mỗi bộ phận, đào tạo chuyên môn dễ dàng hơn, kiểm tra chặt chẽ hơn… Trong quá trình hoạt động của mình, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã ban hành các văn bản với mục đích khác nhau như việc xác định cơ cấu tổ chức trong hoạt động TTKDTM dựa trên chiến lược, quy mô và mức độ phức
tạp trong hoạt động, công nghệ, thái đô ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên, môi trường và để phục vụ cho việc xác định cơ cấu tổ chức thực hiện nghiệp vụ TTKDTM Phòng còn ban hành văn bản đi kèm văn bản yêu cầu mỗi cá nhân, bộ phận trong Chi nhánh tham gia và TTKDTM mô tả vị trí công tác của mình. Văn bản này đã giúp xác định vị trí, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những đặc trưng với từng vị trí từ đó Phòng có thể thiết lập cơ cấu tổ chức còn phải xét đến mối quan hệ quyền hạn trong TTKDTM qua việc phân bổ cho các vị trí mỗi cá nhân và mỗi bộ phận các trách nhiệm sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của Chi nhánh. Ngoài ra, Phòng còn phân bổ phạm vi, quyền hạn chức năng với từng bộ phận thực hiện qua các quyết định khác. Như vậy có thể thấy Chi nhánh và cụ thể là Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã hoàn thành nhiệm vụ xác định cơ cấu tổ chức.
- Thiết kế hệ thống TTKDTM: Dựa vào các báo cáo về các loại hình thanh toán cùng với việc xét đến nhu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của mình, Chi nhánh Hà Tĩnh đã xây dựng các kênh thông tin giữa các bộ phận và các cấp quản lý trực tiếp trong TTKDTM cùng với đó là sự duy trì mối liên hệ giữa các bộ phận, giữa Chi nhánh với khách hàng, với các cơ quan quản lý nhà nước. Đồng thời với thiết kế hệ thống thì Chi nhánh còn thiết kế nội dung hoạt động chi tiết cho các hình thức TTKDTM. Mỗi hình thức TTKDTM được Phòng bố trí nhân viên, máy móc để thực hiện và quá trình này tiến hành theo một quy trình nhất định với sự tham gia của cán bộ quản lý, chuyên gia và kỹ sư trong các lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh đó phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh còn đưa vào các hình thức marketing nhằm hướng dẫn và khuyến khích khách hàng là các cá nhân và các tổ chức tham gia vào hình thức TTKDTM. Ngoài việc hoàn thành nghiệp vụ thanh toán việc phân bố hệ thống như trên còn giúp liên kết hoạt động TTKDTM bao gồm con người, bộ
phận, phân hệ với các thành phần của hoạt động khác trong ngân hàng đã thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung của Chi nhánh. Trong giai đoạn 2011 – 2013, việc thiết kế đã đảm bảo khách hàng hiểu về lợi ích và mục đích của từng hình thức qua đó hướng dẫn, khuyến khích khách hàng tham gia sử dụng TTKDTM của Chi nhánh.
- Tổ chức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân và máy móc chịu trách thực hiện các nghiệp vụ thanh toán được phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh thông qua theo quyết định Ban Giám Đốc bố trí. Theo quyết định, bộ phận Tín Dụng bao gồm: 4 nhân viên sẽ đảm nhận TT điện tử, 6 nhân viên thực hiện UNC, UNT và các hình thức thanh toán khác; bộ phận Thanh toán Quốc tế sẽ thực hiện thanh toán L/C, thanh toán WU, thanh toán thu xuất. Đến năm 2013, Chi nhánh Hà Tĩnh có 4 Phòng Giao dịch, các Phòng này sẽ cung ứng và thực hiện các nghiệp vụ TTKDTM cùng với bộ phận Tín dụng và Thanh toán Quốc tế. Như vậy mỗi nội dung TTKDTM được giới hạn trong một khối lượng mà ngân hàng đã được tổ chức, sắp xếp cụ thể sẽ giúp các bộ phận lựa chọn quá trình phù hợp, có hiệu quả đối với từng hình thức thanh toán đã lựa chọn Các bộ phận này còn phân chia nhân viên và máy móc theo từng giai đoạn như sau: nhân viên marketing, nhân viên thanh toán cho khách hàng… Ngoài ra, với cách thức tổ chức hoạt động như trên bộ phận Kế hoạch cũng đã nghiên cứu về việc đảm bảo được các yêu cầu sau: hiệu quả trong thanh toán, thích hợp với đặc điểm, phù hợp khối lượng của từng hình thức TTKDTM… Như vậy, Chi nhánh đã xác định được số lượng và khối lượng các giao dịch sẽ thực hiện từ đó xác định khá phù hợp về nguồn vốn, nhân viên và máy móc thiết bị cho mỗi nhân viên và khả năng thu hút thêm khách hàng tham gia vào TTKDTM trong mỗi hình thức.
- Tại Chi nhánh Hà Tĩnh hoạt đông cuối cùng trong khâu tổ chức và điều hành quản lý TTKDTM là điều độ hoạt động TTKDTM. Hiện nay bước
này đã được xây dựng theo lịch trình có điều phối, phân giao công việc cho từng người, từng bộ phận và sắp xếp thứ tự các công việc ở từng nơi. Chính nhờ có sự điều độ trên mà Chi nhánh đã xác đinh được lịch trình tiến hành từng hoạt động TTKDTM. Bộ phận Kế hoạch dự tính cụ thể về máy móc, lao động để hoàn thành khối lượng từng loại hình TTKDTM ứng với mỗi bộ phận, phòng Giao dịch qua đó phân giao công việc và thời gian phải hoàn thành. Bộ phận này cũng theo dõi để phát hiện những biến động ngoài dự kiến có nguy cơ dẫn đến không hoàn thành lịch trình thực hiện TTKDTM kể cả những hoạt động làm tang chi phí và có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. Tóm lại, công tác tổ chức và điều hành hoạt động TTKDTM được thực hiện khá hoàn chỉnh khi đã phối hợp các cá nhân, bộ phận để thực hiện quá trình TTKDTM có hiệu quả và hoàn thành các mục tiêu TTKDTM một cách tốt nhất.