3.2.1. Bộ máy quản lý chi phí tại Bảo hiểm PVI
Theo mô hình hiện nay, PVI Hà Nội được quản lý trực tiếp bơi Tổng công ty Bảo hiểm PVI. Giám đốc PVI Hà Nội được đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động của công ty trong giới hạn thẩm quyền cho phép, chịu sự kiểm tra, kiểm soát trực tiếp của Tổng công ty.
Mô hình quản lý chi phí thống nhất từ Tổng Công ty đến các chi nhánh/ đơn vị thành viên, nhiệm vụ tại từng bộ phận cụ thể như sau:
Tại Tổng Công ty:
Tham gia vào bộ máy quản lý chi phí tại hội sở chính gồm có:
- Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và ban điều hành (theo uỷ quyền của Hội đồng quản trị): có vai trò cao nhất trong việc quyết định về việc xây dựng quy chế tài chính và quyết định việc điều hành quản lý tài chính trong hệ thống.
- Các Ban liên quan thuộc khối quản lý có vai trò tham mưu cho Ban lãnh đạo. Trong đó có các Ban Tài Chính – Kế Toán, Kế hoạch tuân thu là các Ban trực tiếp thực hiện xây dựng các quy trình quy chế về việc quản lý, kiểm tra giám sát về việc thực hiện chi phí của Văn Phòng Tổng Công ty và các đơn vị thành viên.
Ban Quản lý kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường bảo hiểm trong và ngoài nước, từ đó xây dựng các chính sách phát triển sản phẩm đang có và các sản phẩm mới.
Trong Khối quản lý, các Ban đều có vai trò quan trọng và có chức năng quản lý khác nhau: Ban chức năng tại Tổng Công ty BH PVI Nhiệm vụ Ban Tài chính – Kế toán
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc xây dựng các chính sách chế độ tài chính, chế độ kế toán, quy chế tài chính… đảm bảo việc thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch Lợi nhuận
- Theo dõi tình hình thực hiện chế độ tài chính, tổng hợp các vướng mắc liên quan để chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) phù hợp với quy định của pháp luật và của ngành Bảo hiểm.
- Thực hiện chức năng hướng dẫn các đơn vị trong việc ghi nhận và hạch toán các khoản doanh thu, chi phí.
- Tổng hợp cân đối kế toán và kết quả kinh doanh của các đơn vị. Từ đó lập báo cáo tài chính Tổng Công ty.
Ban Kế hoạch Tuân Thủ
- Là đầu mối xây dựng kế hoạch doanh thu của Toàn Tổng Công ty, thực hiện xây dựng kế hoạch của Văn Phòng Tổng Công ty và từng đơn vị chi nhánh.
- Tổng hợp, xử lý chung các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính nói chung và quản lý chi phí nói riêng.
- Tham mưu, đề xuất với Ban lãnh đạo giao định mức chi tiêu, kế hoạch chi phí.
- Theo dõi, giám sát, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và kế hoạch chi phí của các Ban Tổng Công ty và các đơn vị thành viên.
Ban Tổ chức nhân sự
- Đầu mối xây dựng quy chế tiền lương, quy chế quản lý nhân sự. - Xây dựng quỹ tiền lương hàng năm.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự và lao động.
Hình 3.2: Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý Bảo hiểm PVI
- Hệ thống giám sát: bao gồm kiểm soát viên của Công ty CP PVI do hội đông thành viên bầu ra và Ban Kế hoạch tuân thủ dưới sự điều hành của Tổng giám đốc. Hai bộ phận này trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm kiểm tra hoạt động của hệ thống Bảo hiểm nói chung và hoạt động tài chính của các đơn vị nói riêng; phát hiện kịp thời các đơn vị có hành vi vi phạm, không thực hiện đúng Quy định của Bảo hiểm PVI luật của Nhà nước để có biện pháp xử lý kịp thời.
Tại các chi nhánh, đơn vị thành viên:
- Ban Giám đốc tại các đơn vị vai trò quản lý chung mọi hoạt động, quyết định kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính của đơn vị. Phòng Kế toán là phòng hạch toán, thống kê, theo dõi các khoản chi tiêu tại đơn vị. Phòng Hành chính – Tổng hợp là phòng trực tiếp thực hiện các khoản chi tiêu đảm bảo hoạt động chung của đơn vị, Phòng Quản lý nghiệp vụ và Bồi thường thực hiện các khoản chi liên quan đến chi phí bồi thương các nghiệp vụ khác Bảo hiểm Chăm sóc sức khỏe tại đơn vị và các Phòng kinh doanh thực hiện việc thanh toán chi phí liên quan đến hoạt động theo đúng quy chế chi tiêu của Công ty, các quy định của của Bảo hiểm PVI và các quy định của pháp luật.
- Phòng Kế toán là phòng đầu mối xây dựng kế hoạch doanh thu và kế hoạch tài chính năm của đơn vị đảm bảo đạt, đồng thời xác định và quản lý chặt các khoản chi phí để đơn vị hoàn thành kế hoạch hiệu quả của Tổng Công ty giao. Đối với các khoản chi phí mua sắm tài sản lớn hoặc thuê trụ sở Công ty cần phải có kế hoạch từ đầu năm, có báo cáo tính khả thi và hiệu quả. Căn cứ trên tình hình cáo cáo của đơn vị, các Ban chức năng thuộc Văn phòng Tổng Công ty sẽ xem xét tính toán hiệu quả mà mức độ cần thiết để có hướng dẫn đơn vị thực hiện việc mua sắm tài sản lớn.
- Phòng Hành chính nhân sự: thực hiện chi tiêu tại đơn vị theo kế hoạch đã được Ban Giám đốc và Hội sở chính phê duyệt. Trường hợp chi phí vượt kế hoạch và định mức được duyệt, Giám đốc đơn vị làm rõ nguyên nhân và báo cáo Tổng Giám đốc xem xét, chỉ đạo.
- Phòng Quản lý nghiệp vụ và Bồi thường là đầu mối xử lý kiểm tra, xem xét các hồ sơ bồi thường và thanh toán các nghiệp vụ khác ngoài nghiệp vụ chăm sóc sức khỏe. Thực hiện đúng việc thanh toán bồi thường đúng với quy định của pháp luật và Tổng Bảo hiểm PVI.
- Các phòng kinh doanh thực hiện việc xây dựng kế hoạch doanh thu cá nhân từ đó xây dựng kế hoạch doanh thu cho từng phòng. Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh đã được giao đầu năm, các phòng thực hiện thanh toán các khoản chi phí phát sinh liên quan: chi phí kinh doanh, Chi phí hoa hồng môi giới bảo hiểm, .... Đối với các khoản ngoài định mức chi phí kinh doanh các phòng chủ động làm tờ trình Giám đốc đơn vị xem xét phê duyệt.