Đối với việc xây dựng kế hoạch chi phí
- Việc xây dựng kế hoạch chi phí nằm trong kế hoạch tài chính của PVI Hà Nội mới được xây dựng nên còn tồn tại những hạn chế nhất định:
+ Có tính đáp ứng thay đổi thấp: Nghĩa là kế hoạch thông thường được lập từ đầu năm và áp dụng cho cả năm. Khi có sự thay đổi sẽ mất thời gian để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Kế hoạch chi phí chưa được chi tiết tới từng tháng, từng quý. Kế hoạch chi phí chưa được lập thành nhiều kịch bản để lường đón những biến động từ phía thị trường bảo hiểm.
+ Tiêu tốn thời gian và nguồn lực quản lý do việc sử dụng bảng tính Excel, chưa có hệ thống hỗ trợ. Nên việc nhập dữ liệu dễ bị lỗi, khó khăn trong việc kiểm soát số liệu.
+ Không thể lập kế hoạch chi phí cho những rủi ro từ chi phí bồi thường, vì bồi thường là hiện tượng khách quan chưa có một định lượng nào đo lường được rủ ro này xảy ra trong tương lai.
- Kế hoạch chưa được hoạch định được chi phí hoạt động cho từng nghiệp của Công ty: BH xe cơ giới, BH con người,.... Do vậy, không thể đánh giá hiệu quả hoạt động của từng mảng hoạt động, phòng khối kinh doanh.
Xây dựng định mức chi phí
Mặc dù công tác quản lý chi phí tài chính tại PVI Hà Nội có những đổi mới, tuy nhiên chưa có sự thay đổi về chất. Hiện nay, PVI Hà Nội chưa xây dựng được định mức chi cụ thể cho từng khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm quản trị chi phí hợp lý. Tuy chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng nhỏ nhưng việc xây dựng được những khoản định mức cụ thể cũng giúp phần quản lý chi phí này được tốt hơn.
Xây dựng định mức về cơ bản đã tạo tính chủ động cho chi nhánh trong quản lý chi phí, tuy nhiên, qua thực tiễn công tác quản lý chi phí cho thấy quy định về định mức còn có một số điểm chưa phù hợp:
- Đối với chi phí văn phòng: chưa có định mức sử dụng cụ thể, nên dễ xảy ra tình trạng sử dụng lãng phí.
- Chất lượng lao động chưa cao gây nên lãng phí tài nguyên của công ty.
- Áp dụng định mức để lập kế hoạch chi phí sẽ có độ trễ so với sự biến động thị trường bảo hiểm, do các định mức này được lập căn cứ vào định mức của những năm trước và không có quy chuẩn cụ thể.
- Định mức còn chưa theo kịp sự thay đổi trong mô hình tổ chức và cơ cấu nhân sự: ví dụ về định mức hỗ trợ tiền điện thoại đối với một số vị trí
chưa quy định rõ (như cán bộ làm tại các phòng kinh doanh nhưng không làm kinh doanh chỉ làm hỗ trợ) hay định mức chi phí tiền ăn trong tổ chức Hội nghị chưa phù hợp.
Công tác kiểm tra, giám sát
- Hệ thống PVI có Ban Kế hoạch tuân thủ để kiểm tra giám sát việc thực hiện của toàn hệ thống. Tuy nhiên, tại các đơn vị thành viên như PVI Hà Nội hiện nay, chưa tách bạch giữa người thực hiện chi phí với người kiểm soát chi phí, Đơn vị có 1 bộ phận Kiểm tra giám sát trong phòng Kế toán. Tất cả công việc quản lý chi phí đều do một đơn vị là phòng Kế toán của đơn vị thực hiện. Điều này không đảm bảo tính độc lập trong khâu thực hiện và dễ xảy ra sai sót.
CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI ĐƠN VỊ PVI HÀ NỘI
4.1. Định hƣớng phát triển của Bảo hiểm PVI
4.1.1. Định hướng phát triển của Bảo hiểm PVI
PVI Hà Nội tiếp tục chiến lược phát triển quy mô song hành với hiệu quả bằng việc mở rộng hệ thống, tăng cường công tác quản trị, phát triển kênh phân phối.
Với mục tiêu trở thành đơn vị bán lẻ lớn nhất hệ thống PVI, PVI Hà Nội đã ký với một số kênh bán hàng trực tuyến có uy tín, liên kết với hầu hết các ngân hàng bán các sản phẩm bảo hiểm.
Một số định hƣớng trong hoạt động kinh doanh của PVI:
Công tác khách hàng là nhiệm vụ trọng tâm xuyên suốt.
Triển khai các giải pháp đồng bộ nhằm từng bước cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng bán lẻ. Tiếp tục chuẩn hóa các quy trình và mẫu biểu cung ứng sản phẩm dịch vụ theo hướng tập trung, tự động hóa, huy động tối đa nguồn lực cho công tác phát triển khách hàng và bán hàng nhưng đảm bảo quản trị rủi ro.
Đẩy mạnh hoạt động quy trình xử lý thu hồi công nợ tồn động, nợ đã xử lý trích lập dự phòng để giảm chi phí không cần thiết. Xây dựng lộ trình thu hồi đến từng khoản công nợ đơn bảo hiểm có vấn đề và có kế hoạch cụ thể, đồng thời gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, phòng kinh doanh để rút ngắn thời gian thu hồi nợ. Rà soát từng khoản nợ, đánh giá khó khăn vướng mắc và tích cực chủ động phối hợp với cơ quan chính quyền địa phương để thúc đẩy quá trình thu hồi công nợ. Đề cao kỷ cương, nghiêm túc thực hiện các chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị về xử lý thu hồi công nợ nợ.
Đẩy mạnh công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Duy trì và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, tạo môi trường làm việc sáng tạo, hiệu quả, đảm bảo đủ nguồn lực cho công tác bán hàng và nâng
cao chất lượng dịch vụ. Tăng cường hiệu quả, tính thực tiễn của công tác quy hoạch cán bộ nhằm tạo nguồn cán bộ quản lý chất lượng tốt.
Tiếp tục triển khai công tác khảo thí, sử dụng kết quả đào tạo, khảo thí trong công tác đánh giá, điều động, bổ nhiệm cán bộ. Ưu tiên đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ lãnh đạo, quản lý, cán bộ kinh doanh, cán bộ quản lý nghiệp vụ và từng bước đào tạo sâu trong các lĩnh vực nghiệp vụ bảo hiểm.
Tiếp tục kiện toàn mô hình tổ chức; Rà soát, củng cố hoạt động của các phòng kinh doanh. Xây dựng và thực hiện cơ chế tuyển dụng nhân sự cho các phòng kinh doanh linh hoạt và hiệu quả, ưu tiên hình thức cộng tác viên, đại lý bảo hiểm và được xét trở thành cán bộ chính thức của PVI Hà Nội trên cơ sở đánh giá kết quả doanh thu thực tế khai thác.
Tăng cường công tác quản trị rủi ro
Tiếp tục kiện toàn năng lực của cán bộ quản lý nghiệp vụ và cán bộ giám định và xử lý bồi thường. thực hiện nhiều biện pháp để rút ngắn quy trình giải quyết khiếu nại, nghiệp vụ bảo lãnh, chi trả bảo hiểm sức khỏe và hoạt động giám định, bồi thường xe cơ giới.
Phối hợp chặt chẽ với hai Văn phòng chăm sóc khách hàng khách hàng của Tổng Công ty để giải quyết yêu cầu của khách hàng nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả. Phối hợp cùng hai trung tâm rà soát và đào tạo đội ngũ giám định viên, đảm bảo 100% cán bộ giám định đã được tham gia các khóa huấn luyện từ cơ bản đến nâng cao đặc biệt kỹ năng giám định hiện trường, đồng thời trải qua những cuộc sát hạch khắt khe.
4.1.2. Định hướng trong công tác quản lý chi phí
Mục tiêu của PVI Hà Nội là trở thành đơn vị bán lẻ lớn nhất hệ thống PVI Doanh thu năm 2019 đạt 350 tỷ đồng, mỗi năm tăng trưởng tối thiểu 10% doanh thu, quản lý chặt nghiệp vụ bồi thường Bồi thường Nghiệp vụ BH Xe cơ giới và nghiệp vụ bồi thường con người.
Nâng cao việc quản lý tốt chi phí bồi thường tại đơn vị và các khoản mục chi phí khác để đạt múc tiêu hiệu quả của đơn vị. Tăng cường đào tạo cán bộ Kế toán và cán bộ quản lý nghiệp vụ để có lực lượng cán bộ có chất lượng trong quá trình hoạt động.
Với việc triển khai mô hình kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ từng khối phòng: Khối kinh doanh BH Xe cơ giới, khối kinh doanh xây dựng lắp đặt – tài sản, phòng Kinh doanh BH liên kết (Bancasurance), Phòng kinh doanh BH qua môi giới. Trong đó, việc phân bổ chi phí chung cho từng Phòng kinh doanh là mục tiêu của PVI Hà Nội trong thời gian tới. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng các định mức chi phí cho những năm tiếp theo.
4.2. Hoàn thiện công tác quản lý chi phí trong bảo hiểm phi nhân thọ
Từ yêu cầu, nội dung công tác quản lý chi phí trong Công ty bảo hiểm phi nhân thọ cũng như các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý chi phí. Để hoàn hiện công tác quản lý chi phí trong các Công ty bảo hiểm phi nhân thọ nói chung cần thực hiện các công việc sau:
- Hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch chi phí;
- Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí;
- Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện chi phí;
- Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý chi phí.
Thông tin từ công tác quản lý chi phí đã chính thức hoá các mục tiêu thành các chỉ tiêu kinh tế, lập dự toán chung và các dự toán chi tiết, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời các kết quả thực hiện kế hoạch và soạn thảo các báo cáo thực hiện kế hoạch và phân tích các nguyên nhân chênh lệch, phát hiện kịp thời các hoạt động tốn nhiều chi phí lãng phí để tổ chức lại quá trình kinh doanh cho hiệu quả hơn theo yêu cầu của nhà quản trị.
Công tác quản lý chi phí trong Công ty bảo hiểm phi nhân thọ được khái quát bằng sơ đồ sau:
Hình 4.1:Mô hình quản lý chi phí trong Công ty bảo hiểm phi nhân thọ
Theo sơ đồ trên thì công tác quản lý chi phí là công cụ của các nhà quản trị nhằm điều chỉnh các hoạt động kinh tế, tài chính một cách linh hoạt để thực hiện, điều chỉnh mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Để hoàn thiện, công tác quản lý chi phí của Công ty bảo hiểm phi nhân thọ cần đảm bảo tính tổ chức và tính kỹ thuật trong việc tổ chức và cách thức triển khai nội dung quản lý chi phí từ các phòng ban trong doanh nghiệp.
Hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra môi trường cạch tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi các DN cần phải có rất nhiều nguồn thông tin hữu ích và kịp thời để phục vụ cho các nhà quản trị ra quyết đinh kinh doanh. Quá trình ra các quyết định của các nhà quản trị trải qua sáu bước sau:
CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ
BỘ MÁY QUẢN LÝ CHI PHÍ NỘI DUNG - Xây dựng cớ chế chính sách - Xây dựng bộ máy - Lập kế hoạch - Bộ máy Kế toán - Đánh giá hiệu quả - Báo cáo quản trị chi phí
Hình 4.2: Quy trình ra quyết định
Nguồn: (Trần Thế Nữ, 2013)
Như vậy, thông tin phù hợp, tin cậy và kịp thời là điều kiện tiên quyết giúp các nhà quản trị đứng ở vị thế chủ động và chiến thắng trong môi trường kinh tế cạnh tranh. Những thông tin đó cần được cung cấp từ công tác quản lý chi phí đảm bảo yêu cầu về tính khái quát, đơn giản và hiệu quả. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác quản lý chi phí là một yêu cầu cấp bách nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý điều hành kinh doanh, qua đó làm tăng khả năng cạnh tranh của DN.
Như vậy, trong Công ty bảo hiểm phi nhân thọ, hoàn thiện công tác quản lý chi phí cần đảm bảo:
- Đảm bảo thông tin trung thực, hợp lý: Thông tin được cung cấp từ bộ máy quản lý chi phí phải trung thực, hợp lý để ban lãnh đạo đơn vị biết rõ điểm mạnh, điểm yếu của chính đơn vị mình, xác định chính xác hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban phục vụ cho việc ra quyết định cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả.
- Đảm bảo tính kịp thời của thông tin: bộ máy quản lý chi phí phải cung cấp thông tin đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhà quản trị.
Bước 1 • Xác định vấn đề Bước 2 • Xác định mục tiêu Bước 3 • Nhận diện giải pháp Bước 4 • Thu thập số liệu Bước 5 • Lựa chọn giải pháp
- Hoàn thiện công tác quản lý chi phí trong các Công ty bảo hiểm phi nhân thọ có vai trong quan trọng đối với doanh nghiệp mà còn có tác động tới sự phát triển chung của Thị trường bảo hiểm cũng như nền kinh tế.
4.3. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Công ty Bảo hiểm PVI Hà Nội PVI Hà Nội
4.3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý chi phí
PVI Hà Nội cần xây dựng hệ thống quy trình phân bổ chi phí chi tiết đến từng đối tượng, sản phẩm bảo hiểm. Với hệ thống quy trình này nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng dòng sản phẩm, khách hàng, đơn vị kinh doanh là cực kỳ cần thiết, nhằm quản lý hoạt động kinh doanh chặt chẽ và hiệu quả hơn. Trong đó, hướng tới các mục tiêu:
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hay từng phòng kinh doanh, xác định được sản phẩm/dịch vụ/khách hàng/kênh phân phối nào đang có hiệu quả để có hướng đầu tư kinh doanh đúng đắn, giúp gia tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí.
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, kết quả kinh doanh theo từng phòng để làm cơ sở phân phối thu nhập, khen thưởng.
- Là căn cứ để PVI Hà Nội xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính tới từng đối tượng cụ thể. Qua đó, nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, giúp cho quá trình lập kế hoạch xát thực hơn, đồng thời giúp cho Ban lãnh đạo trong việc chủ động điều hành từ đó có định hướng đúng đắn cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Làm cơ sở để xây dựng các định mức chi phí, định mức tiền lương.
- Nâng cao năng lực quản lý tài chính của đơn vị, từ việc chỉ tập trung hoàn tất trách nhiệm thành kiểm soát tài chính.
Để xây dựng cơ chế quản lý chi phí đến từng đối tượng bảo hiểm/ sản phẩm/ phòng kinh doanh, trước hết PVI Hà Nội cần xác định được chi phí tới từng đối tượng này. Các công việc cần thực hiện là:
- Xác định danh mục, đối tượng cần quản lý, để trả lời câu hỏi, thế nào là sản phẩm bảo hiểm/ dịch vụ bảo hiểm, thế nào là đối tượng bảo hiểm, thế nào là phòng kinh doanh/ phòng quản lý…
- Định nghĩa các trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, làm căn cứ để xây dựng danh mục trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu của Đơn vị.
- Định nghĩa các nhân tố phát sinh chi phí. Nhân tố phát sinh chi phí là cầu nối giữa các hoạt động kinh doanh và đối tượng tính chi phí. Các nhân tố phát sinh chi phí có thể lựa chọn theo những tiêu chí nhất định.
- Phải có dữ liệu về dữ liệu khác hàng và dữ liệu này phải được cập nhật thường xuyên.
- Xác định hệ thống tài khoản kế toán chuẩn để hỗ trợ cho việc chiết suất dữ liệu về doanh thu, chi phí đối với từng đối tượng.
- Xây dựng công thức chung cho việc tính toán hiệu quả đối với từng phòng kinh doanh, sâu hơn nữa có thể đến từng cán bộ kinh doanh nến có nguồn dữ liệu đầu vào chính xác.
- Bộ phận kế toán tài chính phải luôn cập nhật kiến thức mới, chính sách mới và vận dụng linh hoạt để đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của PVI Hà Nội, công tác tài chính kế toán đang được đặt ra với cấp độ cao hơn với vai