3.2.2.1.Nguyên tắc quản lý chi phí
Trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước, của ngành Bảo hiểm và của Tổng Bảo hiểm PVI về quản lý tài chính thì PVI Hà Nội cũng đã đề ra những quy định cụ thể về quản lý tài chính nói chung và quản lý chi phí nói riêng đối với nhu cầu và tình hình riêng của từng đơn vị. Hiện nay, hệ thống PVI cũng như các Công ty bảo hiểm đều thực hiện kinh doanh bảo hiểm trên luật kinh doanh bảo hiểm số 24/2000/QH10 của Quốc hội ban hành ngày 09/12/2000. Qua 19 năm thực hiện thì có rất nhiều nghị định, thông tư sửa đổi và hướng dẫn để phù hợp với nhu cầu tất yếu của thị trường
Đối với việc quản lý chi phí Công ty bảo hiểm phi nhân thọ thì cũng tuân thủ theo đúng quy định của Pháp luật như:
+ Nghị định số 46/2007/ NĐ-CP (20/3/2007); Thông tư số 125/2012/TT- BTC ban hành ngày 30/7/2012 hướng dẫn chế độ tài chính với các Công ty bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm và chi nhánh Công ty bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài (thay thế cho Thông tư 156/2007/TT-BTC ban hành ngày 20/12/2007)
+ Thông tư số 232/2012/TT-BTC (Ban hành ngày 28/12/2012) Hướng dẫn kế toán áp dụng đối với Công ty bảo hiểm phi nhân thọ, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh Công ty bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài (sau đây gọi tắt là Công ty bảo hiểm phi nhân thọ);
+ Thông tư số 200/2014/TTBTC, ban hành ngày 22/12/2014 về Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế; trong đó có các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm.
+ Thông tư 199/2014/TT-BTC, ban hành ngày 19/12/2014 về Kế toán trong các doanh nghiệp nhân thọ, doanh nghiệp chuyên kinh doanh bảo hiểm sức khỏe và doanh nghiệp tái bảo hiểm nhân thọ (sau đây gọi tắt là Công ty bảo hiểm nhân thọ).
Theo đó, nguyên tắc quản lý chi phí tại hệ thống PVI là:
- Các khoản chi phí phải là các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, là các khoản chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp
- Các khoản chi đều phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính, quy định của Bảo hiểm được Bộ tài chính chấp thuận và có kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các khoản chi phí từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng.
- Mọi khoản chi phải được hạch toán kịp thời, ghi nhận đầy đủ, trung thực, chính xác, khách quan, đúng quy định trên sổ sách kế toán của PVI và sổ sách của Kế toán đơn vị
- Chi phí quản lý kinh doanh của PVI Hà Nội được quản lý theo định mức do Tổng Công ty ban hành và quy định phù hợp với đơn vị cũng như đối với từng đơn vị thành viên, từng thời kỳ và phù hợp với quy định quản lý tài chính của Nhà nước.
- Các khoản chi phí đảm bảo phê duyệt theo đúng thẩm quyền, phân cấp ủy quyền. Các khoản chi mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động
cũng được thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch, hàng năm Ban Tổ chức Nhân sự Tổng Công ty sẽ có công văn hướng dẫn các đơn vị thực hiện căn cứ theo kế hoạch phúc lợi thuộc toàn PVI được Hồi đồng quản trị phê duyệt.
- Đối với những khoản chi không đúng chế độ, người đề xuất thực hiện, người thẩm định/kiểm soát và người quyết định chi phải chịu trách nhiệm cá nhân tương ứng với phần việc của mình theo quy định của pháp luật và của PVI.
- Các khoản không được ghi vào chi phí:
+ Khoản tiền phạt về vi phạm hành chính
+ Các khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của PVI Hà Nội, các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
+ Các khoản do các nguồn kinh phí khác chi hộ Tổng Công ty hoặc các đơn vị.
+ Các khoản đã hạch toán chi nhưng thực tế không chi trả.
+ Các khoản chi phí không hợp lý khác.
3.2.2.2.Xây dựng kế hoạch chi phí
Kế hoạch nguồn chi phí là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh tổng thể của Tổng Bảo hiểm PVI nói chung và PVI Hà Nội nói riêng. Kế hoạch chi phí nằm trong kế hoạch nguồn được thực hiện. Tại PVI Hà Nội, đơn vị làm đầu mối thực hiện lập kế hoạch chi phí là Phòng Kế toán.
Kế hoạch chi phí: Đơn vị xây dựng dựa trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh được Giám đốc đơn vị phê duyệt và định mức chi phí được quy định tại Quy chế tài chính của Tổng bảo hiểm PVI, các quy định liên quan đến định mức chi phí và quy định hiện hành của Nhà nước về Bảo hiểm phi nhân thọ. Các kế hoạch chi tiết để triển khai kế hoạch chi phí được giao cho từng bộ phận tại PVI Hà Nội. Đầu tháng 12 hằng năm, các phòng kinh doanh tại PVI
Hà Nội phải lập kế hoạch kinh doanh của năm sau, trên cơ sở tập hợp kế hoạch toàn đơn vị Phòng Kế toán sẽ xây dựng kế hoạch chi phí của năm sau.
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán sẽ xây dựng kế hoạch nguồn chi phí kinh doanh nhằm đảm bảo phù hợp với từng nghiệp vụ bảo hiểm và báo cáo lại kế hoạch nguồn chi phí cho Tổng Công ty.
Căn cứ trên Kế hoạch nguồn chi phí của PVI Hà Nội và các đơn vị, Ban kế hoạch tuân thủ sẽ trình Tổng Giám đốc và Ban điều hành về việc kế hoạch nguồn của các đơn vị. Kết hợp kế hoạch tại các Ban kinh doanh tại Văn phòng Tổng Công ty, Ban Kế hoạch tuân thủ sẽ xây dựng định mức nguồn chi phí, Định mức chi phí kinh doanh toàn Tổng Bảo hiểm PVI đối với từng nghiệp vụ cụ thể.
Phòng Hành chính Tổng hợp lên kế hoạch chi phí: Kế hoạch mua sắm tài sản/chi phí thuê mua văn phòng, kế hoạch quảng cáo Marketting, kế hoạch quỹ tiền lương,....
Phòng Quản lý nghiệp vụ và Bồi thường: hàng năm lên kế hoạch đào tạo cán bộ, đào tạo đại lý. Chi phí đào tạo này căn cứ trên quy định của Tổng Công ty về quy chế đào tạo.
Song song với quá trình lập và giao chỉ tiêu kế hoạch Doanh thu và chi phí cho từng phòng, PVI Hà Nội thực hiện giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã giao. Định kỳ hàng hoặc khi có nhu cầu, Phòng kế toán thực hiện phân tích tình hình chi phí của toàn Công ty, xác định mức độ thực hiện so với kế hoạch, tìm ra nguyên nhân các khoản đạt, vượt mức kế hoạch; đồng thời trên cơ sở phân tích diễn biến thị trường bảo hiểm tùy từng nghiệp vụ, cũng như tình hình hoạt động thực tế để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm hỗ trợ các phòng để thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
3.2.2.3. Theo dõi và hạch toán chi phí
Chi phí của PVI Hà Nội là số đã chi và những khoản chi phí khác tiềm tàng phát sinh cho hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác trong kỳ.
Để theo dõi và quản lý chi phí, PVI Hà Nội thực hiện đúng chế độ kế toán về hạch toán các khoản chi phí theo từng hoạt động kinh doanh và các nhóm chi phí chính:
- Chi phí hoạt động kinh doanh Bảo hiểm gốc: Chi trả bồi thường (chi phí bồi thường và chi phí giám định bồi thường), chi hoa hồng bảo hiểm gốc (chi hoa hồng đại lý và hoa hồng môi giới Bảo hiểm), chi phí quản lý đại lý bảo hiểm (chi đào tạo đại lý bảo hiểm, chi phí hỗ trợ đại lý bảo hiểm), chi khác về bảo hiểm gốc (chi phí đánh giá rủi ro của đối tượng bảo hiểm, chi đề phòng hạn chế tổn thất, chi ấn chỉ bảo hiểm), các chi phí kinh doanh khác.
+ Chi phí kinh doanh bảo hiểm khác: Chi nhân viên bán hàng (chi lương phụ cấp, chi ăn trưa), Chi văn phòng (chi thuê văn phòng, chi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, chi khấu hao tài sản công cụ dụng cụ), chi dịch vụ mua ngoài khác (chi tiền điện, tiền nước, bưu chính viễn thông, ...), chi đào tạo, chi quảng cáo.
+ Chi phí hoạt động tài chính không đáng kể.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí nhân viên quản lý (chi phí lương phụ cấp, ăn trưa cho một số cán bộ quản lý; Chi BHXH, BHYT, BHTN; trợ cấp thôi việc).
+ Chi các khoản thuế và lệ phí: Chi thuế môn bài, chi Thuế GTGT không được khấu trừ và các khoản lệ phí khác.
+ Chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi.
+ Chi dịch vụ mua ngoài khác.
- Việc hạch toán và theo dõi chi phí được thực hiện thông qua hệ thống tài khoản, chi tiết đến từng tiểu mục hoạt động để có cơ sở đánh giá chính
xác, hiệu quả của từng hoạt động, xác định tỷ trọng các khoản chi phí để có kế hoạch và các biện pháp điều chỉnh hợp lý, kịp thời trong hoạt động kinh doanh của toàn hệ thống.
Chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc:
- Chi phí Bồi thường và trả tiền bảo hiểm: đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong Công ty bảo hiểm, chiếm khoản trên 50% tổng chi phí. Với đặc thù của ngành kinh doanh bảo hiểm thì đây là ngành nghề kinh doanh rủi ro vì vậy chi phí để trả tiền bồi thường đối với các nghiệp vụ tương đối cao. Tuân thủ nguyên tắc trung thực, người tham gia bảo hiểm có trách nhiệm cung cấp thông tin một cách chính xác tất cả các yếu tố liên quan đến vụ tổn thất.
Phòng Quản lý nghiệp vụ của PVI Hà Nội có trách nhiệm xem xét hồ sơ các vụ tổn thất liên quan đến người được bảo hiểm. Các quy trình này đều được các Ban chuyên môn của Tổng Công ty Ban hành quy định nghiêm ngặt từ việc tiếp nhận khai báo của người được bảo hiểm đến giám định tổn thất rồi đến ra quyết định bồi thường.
- Đối với Bảo hiểm có kênh khai thác là các Công ty môi giới Bảo hiểm, PVI Hà Nội sẽ trả chi phí môi giới cho bên Môi giới khi có phát sinh Doanh thu khai thác qua môi giới. Chi phí môi giới phải được quy định bằng văn bản giữa hai bên. Điều này được quy định trong thông tư 50/2017/TT-BTC năm 2017.
- Còn đối với kênh khai thác bảo hiểm qua đại lý bảo hiểm thì việc trả chi phí hoa hồng đại lý cũng được Bộ Tài chính quy định rõ trong thông tư 50/2017/TT-BTC. Đối với từng nghiệp vụ bảo hiểm có tỷ lệ hoa hồng cụ thể (BH vật chất Xe cơ giới: 10%, BH TNDS bắt buộc chủ xe ô tô: 5%, ...).
- Đối với các khoản chi khác về bảo hiểm gốc như đánh giá rủi ro của đối tượng bảo hiểm trước khi cấp đơn, các chi phí về đề phòng hạn chế tổn thất để hạn chế tổn thất đối với các đối tượng bảo hiểm và các chi phí ấn chỉ bảo hiểm thì các chi phí này đều được pháp ghi nhận.
- Chi phí kinh doanh bảo hiểm khác: là các loại chi phí liên quan đến kinh doanh bảo hiểm như chi phí lương, chi thuê văn phòng, thuê các văn phòng khu vực, chi điện nước, chi văn phòng phẩm, đào tạo, quảng cáo. Là những chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm.
Căn cứ theo quy định chi lương của Tổng Bảo hiểm PVI, PVI Hà Nội cũng đã ban hành quy định riêng phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. PVI Hà Nội cũng ban hành định mức chi phí lương căn cứ trên phí bảo hiểm thu được, Phòng Hành chính – Tổng hợp sẽ phân phối lương theo nguyên tắc đóng góp của cả hai khối kinh doanh và khối quản lý. Tiền lương chi trả cho từng cán bộ được gắn với yêu cầu về trình độ chuyên môn, yêu cầu công việc được giao; hiệu quả công việc; cấp bậc, chức vụ công tác; đảm bảo khuyến khích, động viên cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Chi phí thường xuyên: Chi trả tiền điện, nước, điện thoại, bưu phí, mua vật liệu, giấy in, văn phòng phẩm....Chi theo hoá đơn chứng từ thực tế phát sinh trên cơ sở hợp lý, tiết kiệm hoặc theo định mức chi tiêu theo Quy chế tài chính của PVI Hà Nội.
- Đối với PVI Hà Nội là đơn vị hạch toán phụ thuộc và các khoản mua sắm tài sản lớn đều rất ít, chủ yếu là công cụ dụng cụ. Những khấu hao tài sản ở PVI Hà Nội đều là những khoản chi phí khấu hao của những phần mềm tài sản lớn dùng chung (máy chủ,...) được Tổng Công ty phân bổ về đơn vị.
Chi thuê tài sản: thuê trụ sở được hạch toán vào chi phí trong năm tài chính phù hợp với thời gian thuê phát sinh trong năm. Và được phân bổ định kỳ theo từng quý.
Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản: được hạch toán số thực chi vào chi phí kinh doanh PVI Hà Nội khi việc bảo dưỡng, duy tu, sửa chữa thay thế những hư hỏng không phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục năng lực hoạt động theo trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản hoặc đưa tài sản thuê vào trạng thái hoạt động theo yêu cầu của PVI Hà Nội.
Việc mua sắm tài sản, công cụ lao động, vật liệu phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả trên cơ sở dự toán được duyệt quy định mua sắm hiện hành của pháp luật và của PVI;
Chi phí mua sắm tài sản, công cụ lao động, vật liệu có giá trị nhỏ được ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp và chi phí ăn trưa để trả cho một số vị trí của Tổng Công ty, những vị trí này là những vị trí được điều chuyển bổ nhiệm của Tổng ty xuống hỗ trợ đơn vị và thời gian đầu những chi phí này được Tổng Công ty chi trả.
- Đối với các khoản chi phí BHYT, BHXH, BHTN PVI Hà Nội đều thực hiện đúng quy định của Nhà nước về đóng bảo hiểm cho người lao động. Một phần của người lao động đóng và một phần PVI Hà Nội đóng.
- Các khoản thuế phí và các khoản lệ phí: PVI Hà Nội tuân thủ đúng theo quy định của luật thuế GTGT, kê khai thuế GTGT theo từng tháng và nộp đúng nghĩa vụ nộp thuế theo đúng kỳ báo cáo.
- Các khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Căn cứ “theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 về hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tông kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp” đã nêu rõ việc phải trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. PVI Hà Nội nói riêng và PVI nói chung nghiêm túc chấp hành việc trích lập các khoản phải thu khó đòi của khách hàng như phí bảo hiểm, các khoản phải thu khác theo đúng tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ.