5. Bố cục của luận văn
1.1.9. Tổ chức phõn tớch hiệu quả kinh doanh
Tổ chức phõn tớch hiệu quả kinh doanh là việc tạo một mối liờn hệ theo một trật tự xỏc định giữa cỏc phương phỏp phõn tớch trong từng nội dung phõn tớch cụ thể, nhằm đỏnh giỏ chớnh xỏc kết quả và hiệu quả kinh doanh, chỉ rừ sai lầm, vạch ra tiềm năng và tỡm hiểu biện phỏp khắc phục, cải tiến cụng tỏc quản lý kinh doanh. Nội dung của cụng tỏc phõn tớch bao gồm cỏc cụng đoạn: chuẩn bị phõn tớch, tiến hành phõn tớch và kết thỳc phõn tớch.
Chuẩn bị phõn tớch
Chuẩn bị phõn tớch là cụng việc đầu tiờn của tổ chức phõn tớch nhằm tạo ra cỏc tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành phõn tớch. Cụng tỏc chuẩn bị phõn tớch gồm việc xõy dựng chương trỡnh phõn tớch và thu thập xử lý tài liệu cho việc phõn tớch hiệu quả kinh doanh.
Xõy dựng chương trỡnh cần xõy dựng cỏc nội dung chủ yếu như: mục tiờu, phạm vi nội dung phõn tớch, bờn cạnh đú cần xỏc định thời gian danh cho việc phõn tớch, phõn cụng trỏch nhiệm cho cỏc thành viờn tham gia trong cụng tỏc phõn tớch, và xỏc định hỡnh thức tổ chức hội nghị phõn tớch.
Trong quỏ trỡnh chuẩn bị phõn tớch, cần tiến hành sưu tầm, kiểm tra cỏc tài liệu, bảo đảm yờu cầu đầy đủ tài liệu cho việc phõn tớch. Trước hết cần tận dụng tối đa nguồn tài liệu sẵn cú tại doanh nghiệp như bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, dự toỏn chi phớ, doanh thu, cỏc văn bản, quyết định của đại hội cổ đụng, hội đồng quản trị doanh nghiệp, ban giỏm đốc...; đồng thời cần tiến hành thu thập bổ sung cỏc tài liệu liờn quan khỏc. Cỏc tài liệu cần thu thập trong nhiều kỳ kế toỏn và cần trỡnh bày nguồn cung cấp tài liệu rừ ràng sao cho cỏc kết luận phõn tớch hoàn toàn xỏc đỏng và cú cơ sở tin cậy.
Tiến hành phõn tớch
Tiến hành phõn tớch là quỏ trỡnh thực hiện cỏc nội dung cụng việc đó ấn định trong kế hoạch phõn tớch. Nú được thực hiện sau bước chuẩn bị phõn tớch và gồm ba cụng việc chớnh:
+ Đỏnh giỏ khỏi quỏt tỡnh hỡnh
Cỏc nhà phõn tớch sử dụng phương phỏp so sỏnh để đỏnh giỏ chung và nờu lờn những nhận định sơ bộ, ban đầu về tỡnh hỡnh phõn tớch chỉ tiờu phản ỏnh đối tượng nghiờn cứu là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Cỏc chỉ tiờu phản ỏnh đối tượng nghiờn cứu sẽ được tiến hành so sỏnh dựa trờn kết quả đó đạt được giữa kỳ phõn tớch với kỳ gốc, kỳ thực hiện với kỳ kế hoạch, hay giữa bản thõn doanh nghiệp với cỏc doanh nghiệp khỏc cựng ngành…Kết quả so sỏnh sẽ được sử dụng để nờu lờn nhận xột về mức độ thực hiện chỉ tiờu nghiờn cứu, xu hướng phỏt triển và mối quan hệ biện chứng giữa yếu tố phản ảnh hiệu quả kinh doanh.
+ Phõn tớch nhõn tố ảnh hưởng
Hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp luụn biến động vỡ phải chịu tỏc động của nhiều nhõn tố, trong đú cú cả những nhõn tố xỏc định được và
khụng xỏc định được. Trong quỏ trỡnh phõn tớch, cỏc nhà phõn tớch luụn cố gắng tỡm và tớnh toỏn được nhiều nhất mức độ ảnh hưởng của cỏc nhõn tố đến sự biến động giữa kỳ phõn tớch so với kỳ gốc của chỉ tiờu phản ỏnh hiệu quả kinh doanh, bằng cỏch sử dụng cỏc phương phỏp phõn tớch (phương phỏp thay thế liờn hoàn, phương phỏp chờnh lệch…).
Sau khi xỏc định được mức độ ảnh hưởng của cỏc nhõn tố tới chỉ tiờu phõn tớch, hay chớnh là những nguyờn nhõn tỏc động dẫn tới sự biến động của chỉ tiờu phõn tớch, cỏc nhà phõn tớch cần chỉ ra nguyờn nhõn chủ yếu, thứ yếu, nguyờn nhõn chủ quan, nguyờn nhõn khỏch quan, nguyờn nhõn tớch cực, nguyờn nhõn tiờu cực. Đõy chớnh là những căn cứ quan trọng để đề xuất những giải phỏp và kiến nghị.
+ Tổng hợp kết quả phõn tớch, rỳt ra nhận xột, kết luận về chất lượng hoạt động của doanh nghiệp và đề xuất giải phỏp, kiến nghị.
Trờn cơ sở kết quả phõn tớch, cỏc nhà phõn tớch cần tổng hợp mức độ ảnh hưởng của từng nhõn tố, sắp xếp lại theo nhúm cỏc nhõn tố tỏc động tăng và nhúm cỏc nhõn tố tỏc động giảm đến sự biến động của tăng, giảm của chỉ tiờu phản ỏnh hiệu quả kinh doanh, nhằm khắc phục tớnh rời rạc trong quỏ trỡnh phõn tớch. Từ đú, rỳt ra cỏc nhận xột, chỉ rừ những tồn tại, nguyờn nhõn dẫn đến thiếu sút, sai lầm; đồng thời vạch ra cỏc tiềm năng chưa được khai thỏc, sử dụng để cú cỏc quyết định phự hợp với mục tiờu đặt ra.
Kết thỳc phõn tớch
Kết thỳc phõn tớch là giai đoạn cuối cựng của quỏ trỡnh phõn tớch. Dựa vào kết quả phõn tớch ở cỏc bước trờn, cỏc nhà phõn tớch sẽ tiến hành viết bỏo cỏo phõn tớch (trong bỏo cỏo cần đề xuất kiến nghị và giải phỏp cải tiến cụng tỏc quản lý hoạt động kinh doanh để khụng ngừng làm tăng hiệu quả kinh doanh), bỏo cỏo này sẽ được trỡnh bày trước hội nghị phõn tớch. Sau khi kết thỳc phõn tớch, cỏc nhà phõn tớch cần hoàn thiện hồ sơ phõn tớch bao gồm tài liệu và bỏo cỏo phõn tớch, tiến hành cất giữ và lưu trữ.