4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1 Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH Giao nhận GoldenMark
Công ty Golden Mark được thành lập với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam giao thương hàng hóa với các nước trên thế giới một cách hiệu quả bằng việc cung cấp những dịch vụ vận tải đa phương thức.
Công ty Golden Mark là nhà cung cấp dịch vụ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển đường hàng không, vận chuyển đường biển và vận chuyển nội địa. Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, tận tâm, trách nhiệm và kinh nghiệm. Golden Mark hoàn toàn tự tin rằng khách hàng sẽ được tư vấn một cách cặn kẽ trong việc lực chọn những hình thức vận chuyển đạt hiệu quả và tiết kiệm nhất.
Vài nét về công ty:
- Tên công ty: Công ty TNHH Giao Nhận Golden Mark Việt Nam - Tên giao dịch quốc tế: Golden Mark Logistics & Trading Co., Ltd - Loại hình công ty: Trách nhiệm hữu hạn.
- Năm thành lập: 2012 - MST: 0311719090
- Số lượng nhân viên: từ 11 đến 50 người
- VP Hồ Chí Minh:122 Đường Nguyễn Hoàng, phường An Phú, quận 2, Tp.HCM
Số điên thoại : 84 08 62 81 11 68 Email: lina@goldenmark.com.vn
- VP Hải Phòng: Phòng 309, Lầu 3, Tòa Nhà Thành Đạt, Số 3 Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Tp.Hải Phòng
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Mục tiêu của Golden Mark là trở thành một trong những công ty vận chuyển có uy tín tại Việt Nam trong lĩnh vực giao nhận vận tải bằng đường biển, hàng không và nội địa
Với phương châm " lợi ích của khách hàng là trọng tâm", Golden Mark đang cố gắng hoàn thiện chính mình để tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm, và thoải mái
khi giao nhiệm vụ vận chuyển lô hàng của họ cho Golden Mark . Xuất phát từ nhu cầu này, Golden Mark đang tập trung cung cấp những dịch vụ thiết thực và hữu ích như sau:
- Dịch vụ giao nhận hàng hoá đường Hàng không/Đường biển/Đường bộ. - Dịch vụ giao nhận hàng hoá Đa phương thức.
- Dịch vụ khai quan và Logistics.
- Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường bộ giữa các quốc gia như Trung Quốc, Việt Nam, Lào, Campuchia và Thái Lan.
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa triển lãm, hàng dự án, hàng quá cảnh. - Dịch vụ tổng đại lý kinh doanh vận chuyển hàng không.
- Đại diện thương mại.
- Cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong nước như: vận chuyển hàng hoá đường bộ, đường sắt, kho vận...
- Cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh thư từ và hàng hóa số lượng nhỏ - Dịch vụ vé máy bay nội địa và quốc tế của Vietjet Air
- Môi giới thương mại
Công ty Golden Mark hiện là thành viên của các tổ chức Giao nhận hàng hóa quốc tế như:
- IATA - VIFFAS - WCNA
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Golden Mark
(Nguồn: Phòng Kế toán-HCNS. Công ty TNHH Giao nhân Golden Mark.)
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Ban lãnh đạo công ty gồm: Giám đốc là người điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước các thành viên sáng lập và là người có quyền hạn cao nhất trong công ty. Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc phân công.
Công ty được chia thành 4 phòng:
Phòng kinh doanh:
- Lập kế hoạch kinh doanh, tham gia công tác thị trường, tiêu thụ sản phẩm và tìm kiếm khách hàng mới.
- Tham gia đề xuất, đóng gớp ý tưởng kinh doanh.
Phòng chứng từ: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Kinh doanh Phòng Chứng từ Phòng Giao nhận Phòng Kế toán - HCNS
- Đảm bảo sự chuẩn xác, kịp thời của mọi chứng từ được cấp cho đại lý hay cho khách hàng.
- Giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng, thái độ và cung cách phục vụ nhiệt tình, công bằng.
- Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng khi có vấn đề bất thường hay chỉnh sửa liên quan đến cước phí của hàng xuất và hàng nhập.
Phòng giao nhận:
- Có trách nhiệm liên quan đến việc giao nhận lô hàng tại xưởng của khách hàng, tại hải quan, tại bến cảng.
- Thực hiện các thủ tục liên quan như: lập hồ sơ hải quan, đăng ký, kiểm hóa, thông quan lô hàng.
- Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát và thực hiện đóng hàng vào container.
Phòng Kế toán- Hành chính nhân sự
- Chịu trách nhiệm mở sổ sách theo đúng pháp lệnh thống kê, kế toán và trả lương cho nhân viên trong công ty. Tổng hợp số liệu về tình hình hoạt động và báo cáo số liệu lên ban lãnh đạo.
- Tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, theo dõi, quản lý nhân viên cũ trong công ty và thực hiện chính sách lương bổng cho từng nhân viên.
-
2.1.4 Tình hình hoạt động của doanh nghiệp
Bảng 2.1 Tình hình hoạt động của Doanh nghiệp trong năm 2015- 2016
(ĐƠN VỊ TÍNH: VND)
ST
T CHỈ TIÊU NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 48.359.027.060 49.854.667.072 49.125.205. 480 2
Doanh thu thuần bán hàng
và cung cấp dịch vụ 48.359.027.060 49.854.667.072
49.122.546. 470
753 4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.997.415.847 3.090.119.430 2.695.435.7 17 5
Doanh thu hoạt động tài
chính 195.708.802 201.761.652 113.173.043 6 Chi phí tài chính 782.717.379 806.925.133 326.282.252
7
Chi phí quản lí doanh
nghiệp 1.733.575.623 1.787.191.364
1.707.196.1 68
8
Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh 676.831.648 697.764.585 775.130.340 9 Thu nhập khác 388.000 400.000 6.279.819 10 Chi phí khác 124.925.641 128.789.321 21.128.141 11 Lợi nhuận khác 124.537.641 (128.389.321) (14.848.322 ) 12
Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế 552.294.006 569.375.264 760.282.018
13
Chi phí thuế thu nhập
hiện hành 121.504.681 125.262.558 152.056.404
14
Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp 430.789.325 444.112.706 608.225.614
(Nguồn : Phòng Kế toán và HCNS. Công ty TNHH Giao nhân Golden Mark.)
Qua bảng số liệu trên, ta thấy:
- Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2015 đạt 49.854.667.072 VNĐ, tăng 1.495.640.012VNĐ, năm 2016 đạt 49.125.205.480VNĐ, so với năm 2015 thì tỷ lệ đạt 98,54%. Doanh thu năm 2016 đã giảm so với 2015 là 1,46%.
- Các khoảng giảm trừ trong năm 2016 tăng so với năm 2015 là 2.659.010 VNĐ.
- Vì doanh thu thuần giảm nhiều hơn mức giảm của giá vốn hàng bán nên đã làm cho lợi nhuận gộp năm 2016 cũng giảm so với năm 2015, cụ thể giảm
394.683.713 VNĐ (tương ứng giảm 12,77%).
- So với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì giá vốn hàng bán năm 2016 tuy giảm nhưng tỷ lệ ít hơn doanh thu, giảm 337.436.889 VND.
- Doanh thu hoạt động tài chính năm 2016 giảm so với năm 2015 và 2014, cụ thể giảm 88.588.609VND ( Giảm 43,91%) so với năm 2015.
- Tuy nhiên chi phí tài chính năm 2016 cũng giảm mạnh so với năm 2015, cụ thể giảm 480.642.881 VNĐ tương ứng 59,56%. Đây là mặt tích cực của Công ty.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2016 giảm nhẹ so với năm 2015, giảm 79.995.191 VNĐ, với tỷ lệ là 4,48%. Chứng tỏ công ty đã cân đối và có biện pháp tiết kiệm, chống lãng phí, cắt giảm các chi phí không cần thiết ở trụ sở. - Tuy doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài
chính giảm nhưng giá vốn hàng bán, chi phí tài chính và đặc biệt chi phí quản lý doanh nghiệp đều giảm nên đã làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2016 đạt 775.130.340 VNĐ tăng 77.365.755 VNĐ (tương ứng 11,1%) so với năm 2015. Đây là điều đáng mừng của Công ty.
- Nhìn chung, qua bảng số liệu ta thấy lợi nhuận của công ty năm 2016 tăng nhiều so với năm 2015 và năm 2014 nhờ vào các khoảng chi đều giảm. Đây là mặt tích cực, Công ty cần phát huy. Tuy vậy, doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2016 lại giảm so với năm 2015, đây là đều không tốt, Công ty cần phải khắc phục sớm để Công ty tiếp tục đạt lợi nhuận cao hơn trong những kỳ tiếp theo.
Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại công ty TNHH Giao nhận Golden Mark
2.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho công tác tuyển dụng hằng năm công ty TNHH Giao nhận Golden Mark lập kế hoạch nhu cầu nhân sự mới cho năm tới. Dựa vào tình hình biến động nhân sự trong từng phòng ban và đề xuất xin tuyển thêm người. Phòng nhân sự sẽ xem xét về những vị trí cần tuyển dụng,
sau đó sẽ trình ban giam đốc xem xét và sẽ đưa ra kế hoạch tuyển dụng với từng phòng ban cụ thể.
Tuy nhiên công tác hoạch định nguồn nhân lực của Công ty còn yếu kém, chưa có các chiến lược, dự báo lâu dài cho nguồn nhân lực của Công ty. Công ty cần phải đầu tư nhiều trong công tác hoạch định nguồn nhân lực để xây dựng chiến lược nhân sự thật bài bản và cụ thể cho kế hoạch lâu dài.
2.2.2 Tuyển dụng
2.2.2.1 Nguồn tuyển dụng
Chức năng của phòng nhân sự là tuyển dụng nhân viên. Quá trình tuyển dụng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì thế ban lãnh đạo công ty ra sức tìm kiếm nguồn nhân lực có chất lượng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh để duy trì sự tồn tại và phát triển của công ty. Nguồn tuyển dụng chủ yếu từ tuyển dụng từ bên ngoài vào và tuyển dụng nội bộ chiếm tỷ lệ rất ít. Tuyển dụng nội bộ: khi có nhu cầu tuyển dụng công ty sẽ thông báo với toàn thể nhân viên trong công ty, ứng viên nào thấy đủ khả năng sẽ tự ứng cử hoặc được đề cử.
Tuyển dụng từ bên ngoài: trung tâm giới thiệu việc làm, qua báo chí, quảng cáo, internet, hội chợ việc làm, các trường đại học….
2.2.2.2 Quy trình tuyển dụng tại công ty
Nhằm đáp ứng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu công việc của Công ty, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và chuyên môn đáp ứng yêu cầu của các phòng ban trong Công ty, Công ty đã đề ra quy trình tuyển dụng như sau:
Bảng 2.2: Lưu đồ quy trình tuyển dụng của công ty Bước công việc Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/ biểu mẫu liên quan 1 Trưởng phòng ban chuyên môn 01-GM-QTTD Hoặc 02-GM- QTTD 2 Giám Đốc 3 Phòng Hành chính nhân sự 4 Phòng Hành chính nhân sự 5 Trưởng phòng ban chuyên môn 03-GM-QTTD và 04-GM- QTTD . Đề xuất tuyển dụng Đăng tuyển Nhận hồ sơ ứng viên Lọc hồ sơ GĐ duyệt BƯỚC. 10
Bước công việc Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/ biểu mẫu liên quan 6 Phòng Hành chính nhân sự, Trưởng phòng ban chuyên môn 7 Trưởng phòng 05-GM-QTTD Or 06-GM- QTTD 8 GĐ, Trưởng phòng 9 Trưởng phòng ban chuyên môn, Phòng Hành chính nhân sự 07-GM-QTTD HOẶC 08-GM-QTTD 10 Phòng Hành chính nhân sự Làm bài kiểm tra Chấm điểm test Phỏng vấn Vòng 1,2
Thông báo kết quả phỏng vấn
Bước công việc Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/ biểu mẫu liên quan 11 Phòng Hành chính nhân sự, Ứng viên
(Nguồn: Phòng Kế toán - HCNS. Công ty TNHH Giao Nhận Golden Mark VN)
Diễn giải quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty
Quy trình tuyển dụng gồm 11 Bước được diễn giải cụ thể như sau
Bước 1: Đề xuất tuyển dụng
- Theo yêu cầu của Giám đốc hay Kế hoạch hàng năm của công ty mà Trưởng phòng chuyên môn đề xuất kế hoạch tuyển dụng.
- Những căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự:
+ Quy mô của công ty và các chiến lược phát triển trong tương lai. + Sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức và số lượng nhân viên.
Biểu mẫu đề xuất Tuyển dụng 01-GM-QTTD ( Phụ lục 1) hoặc 02 – GM-QTTD ( Phụ lục 2)
Bước 2: Phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
- Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt yêu cầu tuyển dụng. Nếu được duyệt thì phòng Hành chính- Nhân sự sẽ đăng tuyển.
- Nếu Giám đốc không phê duyệt thì chuyển sang Bước 10 để phê duyệt hố sơ
Bước 3: Tìm kiếm nhân lực
- Phòng Hành Chính- Nhân sự liên hệ đăng tuyển thông tin tuyển dụng trên các thông tin đại chúng hoặc thông qua các công ty tuyển dụng… nhưng chủ
yếu là thông báo rộng rãi trong nội bộ công ty và được Thông tin tuyển dụng được yết thị ngay tại cổng công ty.
- Nội dung của mỗi bộ hồ sơ theo mỗi vị trí khác nhau, nhưng phải đủ những nội dụng sau:
+ Số người và vị trí cần tuyển dụng
+ Kinh nghiệm làm việc, ở mỗi vị trí khác nhau sẽ có yêu cầu kinh nghiệm khác nhau.
+ Trình độ học vấn.
+ Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác.
Trong bảng thông báo còn phải ghi thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ và địa điểm nhận hồ sơ.
Mẫu thông báo tuyển dụng (Phụ lục 3)
Bước 4: Nhận hồ sơ ứng viên
- Phòng Hành chính- nhân sự nhận hồ sơ ứng viên, kiểm tra và hệ thống hồ sơ và chuyển cho các Trưởng phòng, ban chuyên môn.
Bước 5: Chọn lọc ứng viên
- Phòng ban chuyên môn lọc những CV thoả điều kiện tuyển dụng gọi làm bài kiểm tra. Ứng viên đạt yêu cầu đưa vào danh sách quản lý ứng viên tham gia phỏng vấn 03-GM-QTTD
- Khi công ty đăng tuyển mà có quá nhiều hồ sơ ứng tuyển thì việc sàng lọc hồ sơ rất quan trọng. Việc sang lọc hồ sơ hiệu quả, sẽ giúp công ty có nhiều cơ hội để phỏng vấn được những nhân viên giỏi và tài năng. Để sàng lọc ứng viên tốt, công ty sẽ chú ý những điểm sau:
+ Xem cấu trúc của hồ sơ về cách trình bày và nội dung:
Về cách trình bày: điều ấn tượng đầu tiên của ứng viên đó chính là
cách trình bày hồ sơ, qua đó, công ty có thể đánh giá được khả năng sắp xếp, bố trí công việc. Việc trình bày rõ ràng các chi tiết thể hiên được khả năng diễn đạt hiệu quả, điều quan trọng nhất là bản xin việc không được có lỗi chính tả, ngắn gọn súc tích nhưng vẫn diến đạt đủ
nội dung. Thông thường, những hồ sơ của ứng viên tiềm năng và có kinh nghiệm tốt sẽ luôn được trình bày một cách khoa học, mạch lạc và bắt mắt hơn.
Về nội dung: Công ty sẽ ưu tiên lọc những hồ sơ trình bày nội dung
chi tiết về công việc đã làm một cách rõ ràng và có thông tin để xác minh. Một hồ sơ có nội dung chi tiết, công ty sẽ có nhiều cơ hội đặt câu hỏi về những công việc của ứng viên đã làm, qua đó đánh giá được khả năng, tính cách, tìm hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.
- Lọc hồ sơ theo các tiêu chí đã đề ra khi tuyển dụng:
Ở mỗi vị trí tuyển dụng, công ty đều đã đặt ra những yêu cầu cho ứng viên ứng tuyển. Những yêu cầu cơ bản như có yêu cầu kinh nghiệm hay không, bằng cấp đại học, cao đẳng hay trung cấp, các yêu cầu về ngoại hình, sức khỏe, về đức tính tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng. Từ những yêu cầu này, công ty có thể gạn lọc ra những ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó, những hồ sơ xin việc không có kế hoạch phát triển nghề nghiệp, không có mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, ứng viên có nhiều khoảng thời gian thất nghiệp, hoặc ứng viên nhảy việc quá nhiều thì nên cân nhắc, vì đây có thể là những ứng viên không phù hợp với nhu cầu của công ty.
Gửi mail liên lạc ứng viên làm bài kiểm tra 04-GM-QTTD
Bước 6: Làm bài kiểm tra
- Những bài kiểm tra ứng viên là một bước quan trọng để công ty đáng giá sâu