4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2.2 Quy trình tuyển dụng tại công ty
Nhằm đáp ứng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu công việc của Công ty, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và chuyên môn đáp ứng yêu cầu của các phòng ban trong Công ty, Công ty đã đề ra quy trình tuyển dụng như sau:
Bảng 2.2: Lưu đồ quy trình tuyển dụng của công ty Bước công việc Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/ biểu mẫu liên quan 1 Trưởng phòng ban chuyên môn 01-GM-QTTD Hoặc 02-GM- QTTD 2 Giám Đốc 3 Phòng Hành chính nhân sự 4 Phòng Hành chính nhân sự 5 Trưởng phòng ban chuyên môn 03-GM-QTTD và 04-GM- QTTD . Đề xuất tuyển dụng Đăng tuyển Nhận hồ sơ ứng viên Lọc hồ sơ GĐ duyệt BƯỚC. 10
Bước công việc Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/ biểu mẫu liên quan 6 Phòng Hành chính nhân sự, Trưởng phòng ban chuyên môn 7 Trưởng phòng 05-GM-QTTD Or 06-GM- QTTD 8 GĐ, Trưởng phòng 9 Trưởng phòng ban chuyên môn, Phòng Hành chính nhân sự 07-GM-QTTD HOẶC 08-GM-QTTD 10 Phòng Hành chính nhân sự Làm bài kiểm tra Chấm điểm test Phỏng vấn Vòng 1,2
Thông báo kết quả phỏng vấn
Bước công việc Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/ biểu mẫu liên quan 11 Phòng Hành chính nhân sự, Ứng viên
(Nguồn: Phòng Kế toán - HCNS. Công ty TNHH Giao Nhận Golden Mark VN)
Diễn giải quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty
Quy trình tuyển dụng gồm 11 Bước được diễn giải cụ thể như sau
Bước 1: Đề xuất tuyển dụng
- Theo yêu cầu của Giám đốc hay Kế hoạch hàng năm của công ty mà Trưởng phòng chuyên môn đề xuất kế hoạch tuyển dụng.
- Những căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự:
+ Quy mô của công ty và các chiến lược phát triển trong tương lai. + Sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức và số lượng nhân viên.
Biểu mẫu đề xuất Tuyển dụng 01-GM-QTTD ( Phụ lục 1) hoặc 02 – GM-QTTD ( Phụ lục 2)
Bước 2: Phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
- Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt yêu cầu tuyển dụng. Nếu được duyệt thì phòng Hành chính- Nhân sự sẽ đăng tuyển.
- Nếu Giám đốc không phê duyệt thì chuyển sang Bước 10 để phê duyệt hố sơ
Bước 3: Tìm kiếm nhân lực
- Phòng Hành Chính- Nhân sự liên hệ đăng tuyển thông tin tuyển dụng trên các thông tin đại chúng hoặc thông qua các công ty tuyển dụng… nhưng chủ
yếu là thông báo rộng rãi trong nội bộ công ty và được Thông tin tuyển dụng được yết thị ngay tại cổng công ty.
- Nội dung của mỗi bộ hồ sơ theo mỗi vị trí khác nhau, nhưng phải đủ những nội dụng sau:
+ Số người và vị trí cần tuyển dụng
+ Kinh nghiệm làm việc, ở mỗi vị trí khác nhau sẽ có yêu cầu kinh nghiệm khác nhau.
+ Trình độ học vấn.
+ Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác.
Trong bảng thông báo còn phải ghi thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ và địa điểm nhận hồ sơ.
Mẫu thông báo tuyển dụng (Phụ lục 3)
Bước 4: Nhận hồ sơ ứng viên
- Phòng Hành chính- nhân sự nhận hồ sơ ứng viên, kiểm tra và hệ thống hồ sơ và chuyển cho các Trưởng phòng, ban chuyên môn.
Bước 5: Chọn lọc ứng viên
- Phòng ban chuyên môn lọc những CV thoả điều kiện tuyển dụng gọi làm bài kiểm tra. Ứng viên đạt yêu cầu đưa vào danh sách quản lý ứng viên tham gia phỏng vấn 03-GM-QTTD
- Khi công ty đăng tuyển mà có quá nhiều hồ sơ ứng tuyển thì việc sàng lọc hồ sơ rất quan trọng. Việc sang lọc hồ sơ hiệu quả, sẽ giúp công ty có nhiều cơ hội để phỏng vấn được những nhân viên giỏi và tài năng. Để sàng lọc ứng viên tốt, công ty sẽ chú ý những điểm sau:
+ Xem cấu trúc của hồ sơ về cách trình bày và nội dung:
Về cách trình bày: điều ấn tượng đầu tiên của ứng viên đó chính là
cách trình bày hồ sơ, qua đó, công ty có thể đánh giá được khả năng sắp xếp, bố trí công việc. Việc trình bày rõ ràng các chi tiết thể hiên được khả năng diễn đạt hiệu quả, điều quan trọng nhất là bản xin việc không được có lỗi chính tả, ngắn gọn súc tích nhưng vẫn diến đạt đủ
nội dung. Thông thường, những hồ sơ của ứng viên tiềm năng và có kinh nghiệm tốt sẽ luôn được trình bày một cách khoa học, mạch lạc và bắt mắt hơn.
Về nội dung: Công ty sẽ ưu tiên lọc những hồ sơ trình bày nội dung
chi tiết về công việc đã làm một cách rõ ràng và có thông tin để xác minh. Một hồ sơ có nội dung chi tiết, công ty sẽ có nhiều cơ hội đặt câu hỏi về những công việc của ứng viên đã làm, qua đó đánh giá được khả năng, tính cách, tìm hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.
- Lọc hồ sơ theo các tiêu chí đã đề ra khi tuyển dụng:
Ở mỗi vị trí tuyển dụng, công ty đều đã đặt ra những yêu cầu cho ứng viên ứng tuyển. Những yêu cầu cơ bản như có yêu cầu kinh nghiệm hay không, bằng cấp đại học, cao đẳng hay trung cấp, các yêu cầu về ngoại hình, sức khỏe, về đức tính tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng. Từ những yêu cầu này, công ty có thể gạn lọc ra những ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó, những hồ sơ xin việc không có kế hoạch phát triển nghề nghiệp, không có mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, ứng viên có nhiều khoảng thời gian thất nghiệp, hoặc ứng viên nhảy việc quá nhiều thì nên cân nhắc, vì đây có thể là những ứng viên không phù hợp với nhu cầu của công ty.
Gửi mail liên lạc ứng viên làm bài kiểm tra 04-GM-QTTD
Bước 6: Làm bài kiểm tra
- Những bài kiểm tra ứng viên là một bước quan trọng để công ty đáng giá sâu và toàn diện hơn về năng lực của ứng viên.
- Bộ phận Hành chính – Nhân sự tiến hành cho ứng viên làm bài kiểm tra. - Trưởng phòng ban chuyên môn cung cấp đề bài cho Bộ phận Hành chính –
Nhân sự và nhận bài làm từ Bộ phận Hành chính – Nhân sự.
Bước 7: Chấm điểm bài kiểm tra
- Trưởng phòng ban chuyên môn chấm bài test và gởi kết quả cho Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Hành chính – Nhân sự thông báo kết qua cho ứng viên, trong thời gian 5 ngày sau khi kiểm tra.
- Không đạt gửi thông báo theo mẫu 05-GM-QTTD cho ứng viên - Đạt gọi phỏng vấn 06-GM-QTTD.
Bước 8: Phỏng vấn
- Phỏng vấn tuyển dụng không chỉ nhằm tìm hiểu trình độ, khả năng của ứng viên mà còn là sự quan sát, tìm hiểu tính cách và kỹ năng giao tiếp của ứng viên.
- Thông thường quy trình phỏng vấn thường diễn ra 3 vòng nhưng ở công ty Golden Mark chỉ diễn ra 2 vòng. Bộ phận tuyển dụng của phòng Hành chính-Nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước 2 ngày để nghiên cứu.
- Ở vòng phỏng vấn lần 1 thì trưởng phòng chuyên môn phụ trách phỏng vấn vòng 1, trực tiếp nhận có thể tham gia.
Đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với công ty một cách chính thức và cũng là giai đoạn lọc lựa sơ khởi để loại các ứng viên không đủ yêu cầu. Bao gồm 5 bước cơ bản sau:
Bước một Giới thiệu những những người phỏng vấn và trình tự của cuộc
phỏng vấn. Đây là bước giúp cho ứng viên cảm nhận được bầu không khí của buổi phỏng vấn.
Bước hai Phỏng vấn viên sẽ giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về
công việc phải làm cho ứng viên. Ở đây, phỏng vấn viên sẽ hỏi những câu hỏi để xem ứng viên có tìm hiểu về công ty, hay đã nắm những công việc phải làm hay chưa. Ví dụ như: “ Anh/ chị đã tìm hiểu gì về công ty chúng tôi?” hay “ Anh/ chị đã biết về nhiệm vụ của mình ở công ty chưa?”…
Bước ba Phỏng vấn viên đặt những câu hỏi nhằm làm rõ những thông
tin trong hồ sơ ứng viên. Đây là bước để nhà tuyển dụng thẩm định lại độ chính xác các thông tin trong hồ sơ xin việc của ứng viên.
Bước bốn Phỏng vấn viên đặt những câu hỏi tình huống nhằm đánh giá
khả năng và sự phù hợp của ứng viên. Đây là lúc phỏng vấn viên xem sự thể hiện thông minh, nhạy bén, tự tin của ứng viên. Sau đó, phỏng vấn viên sẽ hỏi ứng viên có thắc mắc gì về công việc, hay các chính
sách của công ty, mức lương hay thời gian làm việc hay không. Việc ứng viên đặt câu hỏi thể hiện sự quan tâm của ứng viên đối với công việc và công ty.
Bước năm Đây là bước kết thúc phỏng vấn, phỏng vấn viên sẽ tóm lại thông tin và thông báo cho ứng viên về các bước tiếp theo.
- Sau khi ứng viên đã qua phỏng vấn lần 1, ứng viên sẽ tiếp tục phỏng vấn lần 2. Ở lần 2, các bước tiến hành cũng giống như lần một, nhưng công ty sẽ kiểm tra lại lần nữa các dữ kiện và thông tin của ứng viên cung cấp trong nhiều lĩnh vực. Ngoài ra, công ty còn muốn ứng viên phải trả lời rõ ràng và chi tiết hơn. Dĩ nhiên, mức độ chấm của phỏng vấn viên sẽ khó hơn vòng một, ứng viên nào hiểu rõ trọng tâm, nắm vững kiến thức và kỹ năng sẽ có cơ hội hơn. Ở lần phỏng vấn này, công ty còn kiểm tra xem ứng viên có thích nghi với văn hóa làm việc của công ty hay không?
- Ở vòng phỏng vấn này, công ty muốn để cho ứng viên và cấp chỉ huy trực tiếp trong tương lai gặp gỡ và tiếp xúc với nhau và hiểu nhau nhiều hơn, qua đó đánh giá được sự ăn ý phối hợp của cấp trên và cấp dưới.
Bước 9: Thông báo kết quả phỏng vấn
- Trưởng ban chuyên môn gửi kết quả phỏng vấn cho phòng Hành chính- nhân sự, phòng Hành chính – Nhân sự thông báo ứng viên kết quả phỏng vấn trong thời gian 5 ngày.
- Tuyển: 08-GM-QTTD ( Phụ lục 4)
- Không tuyển: 07-GM-QTTD ( Phụ lục 5 )
Bước 10: Lưu hồ sơ
Phòng Hành chính – Nhân sự lưu trữ các hồ sơ ở dạng file trên máy tính và hồ sơ giấy theo quy định quản lý hồ sơ.
Bước 11: Kết thúc
- Phòng Hành chính – Nhân sự làm các thủ tục cần thiết đối với ứng viên mới. - Ứng viên tự khai hồ sơ để lưu lại và nộp các giấy tờ cần thiết.
- Danh sách các biểu mẫu đã đính kèm
Bảng 2.3: Danh sách các biểu mẫu đính kèm STT Tên biểu mẫu ID
1 Phiếu yêu cầu tuyển dụng 01-GM-QTTD 2 Kế hoạch tuyển dụng năm 02-GM-QTTD 3 Danh sách ứng viên 03-GM-QTTD 4 Thư mời làm bài kiểm tra 04-GM-QTTD 5 Thông báo không đạt bài test 05-GM-QTTD 6 Thư mời phỏng vấn 06-GM-QTTD 7 Thông báo không tuyển dụng 07-GM-QTTD 8 Thông báo tuyển dụng 08-GM-QTTD
(Nguồn: Phòng Kế toán - HCNS. Công ty TNHH Giao Nhận Golden Mark VN)