tốn và Định giá Thăng Long – T.D.K tại cơng ty khách hàng
4.2.1. Lập kế hoạch kiểm tốn4.2.1.1. Kế hoạch chiến lược 4.2.1.1. Kế hoạch chiến lược
Lập kế hoạch chiến lược mang tính chất lâu dài, bền vững và thường sửdụng cho các cuộc kiểm tốn cĩ quy mơ lớn, tính chất phức tạp cao, địa bàn hoạt động rộng hoặc kiểm tốn cho BCTC nhiều năm liên tiếp. Nhưng ở đây, cơng ty khách hàng là khách hàng năm đầu tiên kiểm tốn tại cơng ty TNHH Kiểm tốn và Định giá Thăng Long – T.D.K nên cơng ty chưa xây dựng kếhoạch chiến lược kiểm tốn tại đơn vịnày.
4.2.1.2. Kế hoạch tổng thể
a) Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động
Tìm hiểu đơn vị khách hàng được thực hiện qua việc tìm hiểu về ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh và xu hướng của ngành nghề trong thị trường kinh tế. Đi sâu vào bên trong doanh nghiệp là quá trình phỏng vấn ban giám đốc, kế tốn trưởng và những người giữvai trị chủchốtởtừng phần hành thơng qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, bên cạnh đĩ là yêu cầu doanh nghiệp cung cấp những thơng tin cần thiết cho quá trình kiểm tốn.
Dựa theo biểu mẫu A300 (chương trình kiểm tốn mẫu do Hiệp hội kiểm tốn viên hành nghề Việt Nam (VACPA) ban hành), KTV thu thập những thơng tin cần biết về khách hàng và mơi trường hoạt động để xác định và hiểu các sựkiện, giao dịch và thơng
lệ kinh doanh của khách hàng cĩ ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC, qua đĩ giúp xác định rủi ro cĩ sai sĩt trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
Những thơng tin mà KTV cần thu thập:
- Các vấn đềvềngành nghềmà doanh nghiệp kinh doanh và xu hướng của ngành nghề: + Thị trường và sự cạnh tranh (nhu cầu của thị trường, khả năng sản xuất; sự cạnh tranh vềgiá cả, chất lượng,...)
+ Các hoạt động mang tính chu kỳhoặc thời vụ.
+ Cơng nghệcĩ liên quan tới sản phẩm của đơn vị, các thay đổi trong cơng nghệsản xuất (nếu cĩ).
+ Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả (nguyên vật liệu chính, dịch vụ, lao động).
- Các yếu tốpháp lý:
+ Chế độ kế tốn và các thơng lệ kế tốn (nếu cĩ) áp dụng cho ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm các chính sách/quy định kếtốn mới,…).
+ Hệ thống pháp luật và các quy định áp dụng đối với loại hình/ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và cĩảnh hưởng trọng yếu tới hoạt động của doanh nghiệp (luật doanh nghiệp, luật chuyên ngành, kể cả các quy định về thị trường chứng khốn nếu là cơng ty niêm yết, đại chúng,…).
+ Các chính sách do Nhà nước ban hành hiện đang ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (như quy định về tiền tệ, ngoại hối, ưu đãi, hỗ trợtài chính của Chính phủ, hàng rào thuếquan, các rào cản thương mại…).
+ Các quy định vềthuế(thuếGTGT, thuếTNDN, các loại thuếkhác).
+ Các quy định về mơi trường ảnh hưởng đến ngành nghề và hoạt động của doanh nghiệp.
- Lĩnh vực hoạt động:
+ Bản chất của các nguồn doanh thu, sản phẩm hay dịch vụ và thị trường (sản xuất/dịch vụ;kênh phân phối bán buơn/bán lẻ/thương mại điện tử; đặc điểm, cơ cấu các loại sản phẩm/dịch vụchính; các sản phẩm/dịch vụmới hoặc ngừng hoạt động;…).
+ Các giai đoạn và quy trình sản xuất, những hoạt động chịu tác động của rủi ro mơi trường.
+ Các liên doanh, liên kết và các hoạt động thuê ngồi quan trọng. + Sựphân tán về địa lý và phân khúc thị trường.
+ Địa điểm sản xuất, nhà kho, văn phịng, số lượng và địa điểm hàng tồn kho. + Các khách hàng chính.
+ Các nhà cung cấp chính.
+ Các thỏa thuận quan trọng với người lao động (bảo hiểm nhân thọ, quyền mua cổ phiếu, quyền lợi khi nghỉviệc, các ưu đãi khác…).
+ Các hoạt động, chi tiêu cho nghiên cứu và phát triển. + Các giao dịch với bên liên quan.
- Loại hình sởhữu và bộmáy quản trị:
+ Loại hình sở hữu: (cơng ty gia đình, cơng ty cổ phần, cơngty Nhà nước,…Nếu là cơng ty niêm yết thì niêm yết từ năm nào, trên sàn nào…).
+ Sởhữu doanh nghiệp: (Thơng tin vềcác cổ đơng và thành viên chính sởhữu doanh nghiệp (sởhữu từ5% vốn điều lệ)).
+ Hội đồng quản trị: (bao gồm việc tìm hiểu vềcách thức hoạt động: mức độ thường xuyên của các cuộc họp, nội dung các vấn đềthảo luận, các báo cáo được gửi cho HĐQT cũng như các báo cáo được lập bởi HĐQT; mục tiêu hoạt động/áp lực/động cơ; bản chất/cơ chếcủa các khoản thu nhập/phụcấp).
+ Các bên liên quan (Danh sách các tổ chức và cá nhân cĩ liên quan tới doanh nghiệp, kể cả các cá nhân/tổ chức cĩ tác động/ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: ngân hàng cho vay cĩ giao dịch lớn, cơ quan nhà nước quản lý trực tiếp, tổ chức/cá nhân tư vấn,…).
+ Mơ tả cơ cấu tổchức của doanh nghiệp (mơ tảbằng lời hoặc bằng sơ đồ)(bao gồm các phịng ban, các chi nhánh/văn phịng đại diện/các cửa hàng, các đơn vị thành viên;…).
- Các hoạt động đầu tư và tài chính của doanh nghiệp:
+ Việc mua, bán, chia tách doanh nghiệp, tăng/giảm nguồn vốn kinh doanh đã được lập kếhoạch hoặc được thực hiện gần đây.
+ Các hoạt động đầu tư vốn; mua/bán chứng khốn và các khoản nợ; các khoản đầu tư vào các đơn vịkhơng dẫn đến hợp nhất BCTC (gồm cty hợp danh, liên doanh, các đơn vịcĩ mục đích đặc biệt).
+ Các cơng ty con và các đơn vị liên kết lớn (kể cả các đơn vị được hợp nhất hay khơng hợp nhất)
+ Cơ cấu nợ và các điều khoản liên quan, bao gồm cả các thỏa thuận tài trợ và cho thuê tài chính được phản ánh ngồi bảng CĐKT.
+ Đối tượng thụ hưởng (trong nước, ngồi nước, uy tín kinh doanh và kinh nghiệm) và các bên liên quan.
- Hiểu biết vềcác chính sách kếtốn áp dụng:
+ Các chính sách kế tốn áp dụng đối với các giao dịch quan trọng (doanh thu, hàng tồn kho, giá vốn…).
+ Các loại ước tính kế tốn (nguồn dữliệu, tính hợp lý của các khoản dựphịng phải thu, dựphịng hàng tồn kho, khấu hao,….).
+ Kếtốn giá trịhợp lý các tài sản, các khoản nợphải trả và các giao dịch ngoại tệ; kếtốn các giao dịch bất thường.
+ Các chính sách kế tốn đối với vấn đềmới/gây tranh cãi (nếu cĩ). + Các quy đinh mới vềkếtốn, hoặc mới cĩ hiệu lực (nếu cĩ). + Các thay đổi chính sách kếtốn (nếu cĩ).
- Các vấn đềkhác:
+ Nhân sựchủchốt của doanh nghiệp. + Nhân sựkếtốn.
+ Các thơng tin hành chính khác (Địa chỉ của doanh nghiệp và các đơnvị liên quan (nếu cĩ); Thơng tin về ngân hàng mà doanh nghiệp mởtài khoản; Thơng tin về luật sư mà doanh nghiệp sửdụng).
b) Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ
Để đánh giá HTKSNB của cơng ty khách hàng, KTV sẽ tiến hành phỏng vấn các đối tượng cĩ liên quan thơng qua bảng câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn từ trước. Bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng cĩ hoặc khơng để hạn chế việc làm mất thời gian của người được hỏi hoặc người được hỏi sẽkhơng cảm thấy khĩ khăn trong việc diễn đạt câu trảlời của mình; bên cạnh đĩ KTV sẽdễ dàng hơn trong việc tổng hợp kết quảsau cuộc phỏng vấn.
Dưới đây là bảng kết quảmà KTV kiểm tốn khoản mục tiền đã hỏi những người cĩ liên quan. Dựa vào kết quả sau khi phỏng vấn được, KTV sẽ dùng kinh nghiệm của mìnhđể đưa ra những nhận xét chung và xác thực nhất vềHTKSNB với khoản mục tiền tại cơng ty khách hàng.
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá HTKSNB đối với khoản mục tiền tại cơng ty khách hàng
Câu hỏi Trảlời
Cĩ Khơng
1. Doanh nghiệp cĩ phân chia trách nhiệm giữa kếtốn với thủquỹhay khơng?
X
2. Các phiếu thu, phiếu chi cĩ được đánh số trước một cách liên tục hay khơng?
X
3. Trình tựluân chuyển tiền cĩ được thiết lập hay khơng? X 4. Thủquỹcĩ kiểm tra tính hợp lệcủa phiếu thu, phiếu chi
trước khi thu, chi tiền khơng?
X
5. Thủquỹ cĩ đảm bảo luơn ký vàđĩng dấu xác nhận lên chứng từkhơng?
X 6.Những khoảng thu, chi với sốtiền lớn cĩ được thực hiện
qua ngân hàng khơng?
X
7. Cĩ phân quyền trong phê chuẩn với nghiệp vụthu , chi hay khơng?
X
8. Khi phát sinh nghiệp vụthu, chi tiền cĩ được phản ánh đầy đủvào sổsách liên quan hay khơng?
X
9. Cĩ thường xuyên đối chiếu giữa sổchi tiết tiền mặt và sổquỹhay khơng?
X
10. Người xét duyệt thu, chi cĩ kiêm nhiệm việc ghi chép sổsách kế tốn hay lưu trữchúng hay khơng?
X
11. Cuối kỳcĩ kiểm quỹkhơng? X
12. Cĩ định kỳ đối chiếu giữa sốtiền gửi ngân hàng với sổ phụngân hàng khơng?
X
13. Cĩ các quy định vềxét duyệt chi trong nội bộdoanh nghiệp khơng?
X
KẾT LUẬN: HTKSNB Bình thường (x)
RRKS Trung bình (x)
(Nguồn: Trích Bảng câu hỏi đánh giá HTKSNB, hồ sơ kiểm tốn năm 2016 của cơng ty khách hàng, Tài liệu lưu hành nội bộ)
Sau khi tổng hợp kết quả thu được từ bảng câu hỏi khảo sát, KTV cĩ những đánh giá như sau: Trong khoảng mục tiền, KTV nhận thấy quy tắc bất kiêm nhiệm được đảm bảo; cơng ty đã thực hiện đúng quy định vềviệc đánh số trước đối với chứng từthu–chi, ký xác nhận và đĩng dấu đầy đủ trên chứng từ; việc kiểm tra chứng từ trước khi thu – chi, đối chiếu sổ sách chứng từ, ghi chép sổ sách, kiểm tra quỹ được thực hiện đầy đủ. Tuy nhiên, những quy định, quy chế trong việc xét duyệt thu – chi nội bộ cùng với việc luân chuyển tiền lại khơng được thiết lập.
Kết luận của KTV: HTKSNB ở khoản mục tiền tại cơng ty khách hàng là bình thường, rủi ro kiểm sốt được xác định là ở mức trung bình. Trong quá trình kiểm tra khoản mục tiền thì KTV và nhân viên trongđồn cần lưuý kiểm tra những vấn đềsau:
Xem xét tính hợp lý, hợp lệcủa các khoản chi phí.
Sự hợp lý, hợp lệ của hĩa đơn chứng từthu – chi cĩ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty khơng.
Sự đầy đủcủa hĩa đơn chứng từthu–chi.
Sựhợp lý trong quá trình thu –chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Các nghiệp vụ phát sinh được định khoản đúng với bản chất của nĩ.
Chứng từ, sổ sách cĩ được ghi chép đầy đủ và đúng với quy định của pháp luật. Những khoản thu – chi cĩ được thực hiện theo đúng những quy định, quy chếcủa
cơng ty.
c) Tìm hiểu hệ thống kế tốn tiền tại đơn vị
Sau khi tìm hiểu sơ bộ những thơng tin về đơn vị khách hàng thì KTV sẽbắt đầu vào việc tìm hiểu hệthống kếtốn tiền tại đơn vị.
KTV sẽbắt đầu bằng việc quan sát tất cả các đối tượng cĩ liên quan đến hoạt động của hệ thống kế tốn để xác định nguồn vốn bằng tiền hoạt động như thếnào, liên quan đến những đối tượng nào trong hệ thống kế tốn. Trong quá trình quan sát, KTV sẽ kết hợp với việc phỏng vấn một vài đối tượng cĩ thểlà Kế tốn trưởng, thủ quỹ,… ở một số giai đoạn mà KTV chưa hiểu hoặc cần nắm bắt rõ hơn về giai đoạn đĩ để mơ tả hoạt động kếtốn tại doanh nghiệp.
Trong khoản mục tiền luơn hiện hữu hai hoạt động chính là thu tiền và chi tiền. Đây là hai hoạt động nhìn bên ngồi cĩ vẻ đơn giản nhưng hầu hết kế tốn trong các doanh nghiệp lại luơn mắc phải những sai phạm dẫn đến tồn tại những rủi ro tìm ẩn xấu.
Vì vậy, việc thu tiền và chi tiền luơn là mối quan tâm chính trong việc kiểm sốt khoản mục tiền trong doanh nghiệp.
Hoạt động thu tiền: Ở hoạt động này sẽ cĩ những đối tượng trong hệ thống kế tốn của đơn vị liên quan trực tiếp đĩ là giám đốc, kế tốn tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng), kếtốn cơng nợvà thủquỹ.
Tiền mặt:
- Tiền mặt sẽ được thu tập trung tại văn phịng chính của cơng ty do thủquỹ trực tiếp nhận, kếtốn tiền (tiền mặt) sẽlập chứng từ(phiếu thu) liên quan đến nghiệp vụthu tiền trực tiếp từkhách hàng. Dựa trên phiếu thu thủquỹsẽghi vào sổquỹ; kếtốn tiền sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền mặt (Nợ TK 111), sau đĩ ghi vào sổ Nhật ký chung. Để hạn chế việc gian lận cĩ thể xảy ra và đồng thời đảm bảo độ chính xác, rõ ràng thì chứng từ sẽ luơn được đánhsố trước một cách liên tục.
- Tiền mặt thu vào cĩ thể là do khách hàng trả nợ, khách hàng trả tiền hàng, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, nhân viên trong cơng ty hồnứng tiền,... Vì vậy, để đảm bảo khoản tiền thu vào là rõ ràng, hợp lý, xác thực và đầy đủ thì kế tốn tiền sẽ dựa vào hĩa đơn GTGT để lập phiếu thu (nếu người nộp tiền là khách hàng); cịn nếu người nộp tiền là nhân viên trong cơng ty thì kế tốn tiền sẽ dựa vào chứng từmà nhân viên đĩ đem đến đểlập phiếu thu. Phiếu thu sẽgồm 3 liên, trên mỗi liên sẽ cĩ đầy đủtên đơn vị nhận tiền, số chứng từ, ngày tháng làm chứng từ, thơng tin của người nộp tiền, lý do nộp tiền, sốtiền (bằng chữvà bằng số), chữký của giám đốc, kế tốn trưởng, thủquỹ, người nộp tiền và người lập phiếu. Liên 1 sẽgiao cho kếtốn tiền mặt cất giữ để làm căn cứ ghi sổ Chi tiết tiền mặt, sổ Nhật ký chung, đến cuối tháng sẽ căn cứ trên sổ Nhật ký chung đểghi vào sổ cái và đồng thời đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Liên 2 sẽgiao cho người nộp tiền hay người phụtrách nộp khoản tiền đĩ từ các đơn vịkhách hàng. Liên 3 sẽ do kếtốn cơng nợhoặc kếtốn các tài khoản đối ứng giữ để mởsổtheo dõi cơng nợcủa các đối tượng liên quan. Khi phiếu thu được duyệt thì thủquỹsẽnhận tiền, ký xác nhận vào phiếu thu và tiến hành ghi nhận vào sổquỹtiền mặt.
Tiền gửi ngân hàng:
- Tương tự như tiền mặt, nguồn thu vào của tiền gửi ngân hàng do khách hàng trả nợ, khách hàng trả tiền hàng, nhân viên trong cơng ty hồn ứng hoặc rút tiền mặt tại quỹ gửi vào ngân hàng.
- Khi khách hàng chuyển tiền nộp vào tài khoản của cơng ty tại ngân hàng thì sau đĩ ngân hàng sẽgửi giấy báo cĩ đến cơng ty thơng báo vềviệc tài khoản của cơng ty tại ngân hàng đã tăng một khoản tiền do khách hàng đĩ gửi vào. Kế tốn tiền (tiền gửi) sẽ đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ và tiến hành ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (Nợ TK 112), đồng thời ghi vào sổNhật ký chung làm căn cứcuối tháng ghi vào Sổ cái. Kế tốn cơng nợ sẽ vào sổ chi tiết cơng nợ để ghi giảm nợ cho đối tượng cĩ liên quan.
Hoạt động chi tiền: Trong cơng ty khách hàng luơn phát sinh những nghiệp vụ
chi tiêu khác nhau liên quan đến tiền hay cịn gọi là chi phí của đơn vị. Những khoản chi này thường là chi trả cho người bán, chi lương cho cơng nhân viên, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,… Những đối tượng trong hệ thống kế tốn cĩ liên quan đối với những khoản chi đĩ là giám đốc, kế tốn trưởng, thủquỹ, kếtốn tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng), kế tốn cơng nợ. Việc chi tiền cần phải đúng với quy định tại thời điểm hiện tại của pháp luật nên khi chi tiền, kế tốn sẽ xem xét kỹ những chứng từ liên quan đến việc yêu cầu chi tiền và việc chi bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng thì phù hợp và thuận tiện hơn đối với trường hợp đĩ.