5. Kết cấu của đề tài
2.1.4 Tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm
2.1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại và Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia năm 2013-2016
- Doanh thu năm 2013 là 2,540 triệu đồng
- Doanh thu năm 2014 là 2,820 triệu đồng
- Doanh thu năm 2015 là 3,015 triệu đồng
Đơn vị: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2013 2014 2015 Doanh thu 2,540 2,820 3,160 Chi phí 2,253 2,445 2,630
Lợi nhuận trước thuế 287 375 530
Lợi nhuận sau thuế 215.25 281.25 379.5
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH TM và Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia ( Nguồn: Bộ phận kế toán công ty)
Đơn vị: triệu đồng
Hình 2.2 : Biểu đồ kết quả kinh doanh của công ty TNHH TM và Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia ( Nguồn : Bộ phận kế toán công ty )
2.1.4.2 Phân tích và đánh giá
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng tăng trưởng. Cụ thể:
- Doanh thu năm 2014 so với 2013 tăng 11% tương ứng 280 triệu đồng - Doanh thu năm 2015 so với 2014 tăng 12% tương ứng 340 triệu đồng
Tuy nhiên doanh thu các năm chưa thật sự cao vì ngày càng nhiều công ty giao nhận ra đời dẫn tới cạnh tranh gya gắt hơn, mặt khác, công ty mới thành lập năm 2013 nên khách hàng chưa nhiều .
Về vấn đề chi phí cũng đã giảm mạnh. Cụ thể là:
- Chi phí năm 2014 cao hơn so với năm 2013 là: 192 triệu đồng - Chi phí năm 2015 cao hơn so với năm 2014 là: 185 triệu đồng
Nhìn chung tốc độ chi phí giảm dần qua các năm: nguyên nhân là do năm 2013 đến 2014 công ty đã đầu tư một khoản chi phí lớn hoạt động và trang bị một số máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng.
Về lợi nhuận thì công ty vẫn đảm bảo ở mức tăng an toàn.
- Năm 2014 so với năm 2013 tăng 66 triệu đồng chiếm tỷ lệ 13.29%. - Năm 2015 so với năm 2014 tăng 98.25 triệu đồng chiếm tỷ lệ 14.87%.
Dù gặp nhiều khó khăn về tài chính, đối thủ cạnh tranh đặc biệt là bộ máy công ty chưa được ổn định nhưng công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình trong thời gian hiện tại và có hướng phát triển trong tương lại rất rộng khi tài chính và bộ máy nhân viên ổn định.
2.1.5 Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đối với công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển toàn cầu Begonia. đối với công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển toàn cầu Begonia.
Đơn vị: triệu đồng
( Nguồn: Bộ phận kế toán công ty)
Chỉ tiêu 2013 2014 2015
Doanh thu giao nhận hàng FCL nhập khẩu đường biển 765 1.015 1.350 Tỷ trọng doanh thu hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển trên tổng doanh thu
Bảng 2.2 : Tỷ trọng doanh thu từ hoạ động giao nhận hàng nhập khẩu đường biển bằng container tại Cô g y TNHH T ươ g Mại và Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia
giai đoạn 2013-2015.
Bảng số liệu trên thể hiện tỷ trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container chiếm con số khá cao trong tổng doanh thu:
- Năm 2013 chiếm 30.12% trong tổng doanh thu của công ty - Năm 2014 chiếm 36% trong tổng doanh thu của công ty - Năm 2015 chiếm 42.72% trong tổng doanh thu của công ty
Mặc dù chủ trương của Nhà nước luôn khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu song trên thực tế kim ngạch xuất khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạch nhập khẩu. Chính vì vậy mà giá trị hoạt động nhập khẩu hàng container chiếm tỷ trọng khá lớn trong doanh thu của công ty. Điều này cho thấy hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển là hoạt động khá quan trọng, tạo nên doanh thu và lợi nhuận lớn cho công ty. Vì vậy, hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cần được chú trọng hơn để phát triển toàn diện.
2.2 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG NGUYÊN CONTAINER. ĐƯỜNG BIỂN BẰNG NGUYÊN CONTAINER.
Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng
Thông quan hàng nhập khẩu
Mở tờ khai Mở tờ khai
Tính giá thuế Tính giá thuế
Trả tờ khai
Kiểm hóa
Trả tờ khai
Xuất phiếu EIR
Thanh lý Hải quan cổng
Giao hàng cho khách hàng
Quyết toán và lưu hồ sơ Tiếp nhận thông báo hàng đến
Hình 2.3. Sơ đồ á bước thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển bằng nguyên container ( Nguồn : công ty)
2.3 THỰC TRẠNG TỔ HỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ VẬN BIỂN BẰNG NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ VẬN CHUYỂN TOÀN CẦU BEGONIA.
2.3.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng.
Nhân viên kinh doanh của công ty tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và kí hợp đồng giao nhận. Trước 2 ngày tàu chạy Đại lý của người gửi hàng ( Shipper) sẽ gửi cho Công ty Drarf Bill để nhân viên chứng từ của Công ty kiểm tra thông tin trên Draf Bill có đầy đủ, chính xác không gồm : tên công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại…gửi lại cho khách hàng kiểm tra thông tin và xác nhận sau đó nhân viên chứng từ gửi mail xác nhận cho đại lý.
Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi chứng từ sang cho Công ty thông qua hệ thống email bao gồm các nội dung được đính kèm file: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận.
Trong đó Draft Bill là vận đơn nháp, Master Bill of Lading thể hịên mối quan hệ giữa người gửi hàng và người nhận hàng. Debit note: giấy dùng thể thanh toán tỷ lệ hoa hồng mà Công ty phải trả cho đại lý Công ty. Credit note: giấy đòi tiền đại lý phát sinh khi đại lý nhờ Công ty đóng hộ cước hãng tàu. Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và Công ty nhằm xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên.
Nhận xét : Bước đầu tìm kiếm liên hệ và ký kết hợp đồng với khách hàng rất quan
trọng, nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của phòng giao nhận. Chính vì thế mà tiêu chí đặt ra cho các nhân viên kinh doanh là phải có nghiệp
vụ vững chắc để có thể tìm kiếm khách hàng mới cũng như làm hài lòng khách hàng hiện tại.
Thuận lợi của công ty hiện nay trong quá trình giao nhận là tạo dựng được lòng tin với các khách hàng và không ít khách hàng đã trở thành khách hàng trung thành của công ty nên việc bàn giao các chứng từ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn :
Các hãng tàu quốc tế:
- Công ty TNHH Maersk Việt Nam - Công ty TNHH T.S Lines
- Công ty TNHH Mitsui O.S.K Lines (Việt Nam) - Công ty TNHH Wanhai Việt Nam
- Công ty TNHH SITC Việt Nam
- Công ty Liên doanh đại lý vận tải Evergreen (Việt Nam)…
Công ty vận tải:
- Công ty TNHH Thương mại Vận tải và Dịch vụ Hợp Thành
Khách hàng
- Công ty TNHH Bao bì Đại Việt
- Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) - Công ty TNHH Giải pháp Hải Nam
- Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Oceanstar - Công ty TNHH Cổ phần thiết bị vật tư Sài Gòn
- Công ty TNHH Thương mại-Kỹ thuật Tín Việt
- Công ty TNHH An Hoàng Phát
- Công ty TNHH Great Links
- Công ty Great Mustel Enterprizes….
Tuy nhiên do công ty mới thành lập, số lượng nhân viên kinh doanh chưa đủ để đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty nên còn hạn chế trong hoạt động sale- marketing , số lượng giao nhận hàng container còn chưa cao :
SỐ ĐƠN HÀNG SỐ CONT
Tổng số cont giao nhận
FCL 20’ 40’
182 135 59 194
( Nguồn : Bộ phận chứng từ công ty)
Bảng 2.3. Bảng số lượng giao nhận hàng container tại công ty TNHH TM và Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia.
2.3.2 Kiểm tra bộ chứng từ.
Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ của đại lý gửi về có chính xác và đầy đủ thông tin chưa : Xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày đến, số vận đơn, số cont và số seal, chi tiết về hàng hóa. Nhân viên chứng từ sẽ gửi House Bill cho khách hàng để kiểm tra thông tin.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho Công ty khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh.
Tuy nhiên những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng, sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn. Những nguyên nhân phổ biến gồm :
- Đại lý gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu. - Khi nhận được bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng.
2.3.3 Tiếp nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Trình e-manifest lên cổng thông tin hải quan một cửa :
- Trước hai hay ba ngày tàu về tới cảng đích, hãng tàu sẽ gửi mail phân quyền trình e-manifest và thời gian hết hạn trình e-manifest. Dựa vào số phân quyền trên mail, tiến hành trình e-manifest. Vào địa chỉ https://vnsw.gov.vn ,sau khi đăng nhập vào thẻ Bộ giao thông vận tải, Cục hàng hải, Quản lý hồ sơ cấp phép, tìm đúng số phân quyền thì bấm phải chọn Khai điện tử, vào thẻ Vận đơn gom hàng, bấm chọn tệp Import để tải tập tin e-manifest đã soạn lên. Kiểm tra lại các thông tin một lần nữa cho chính xác - Tập tin e-manifest được chỉnh sửa tối đa 3 lần trước khi hết hạn trình e-manifest, nếu quá ba lần muốn chỉnh sửa e-manifest cần làm công văn điều chỉnh.
Tiếp nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu : Trước khi tàu đến từ một đến hai ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến_Arrival notice. Trong thông báo hàng đến gồm có thời gian dự kiến tàu đến, thông tin về lô hàng (số container, số seal, trọng lượng, thể tích, tên hàng…) và chi phí phải trả để lấy lệnh giao hàng_Delivery ( D/O ). Do hàng container nên phải gọi điện đến hãng tàu để hỏi về tiền cược container ( 20’, 40’ ) và thời gian lưu kho, lưu bãi (Det và Dem)
Trong trường hợp hãng tàu T.S Lines thông báo các mức phí như sau: - Phí DESTTML HANDLING - CYCY: 1,548,000.00 VND
- Phí D/O FEE (PER B/L),A: 400,000.00 VND
- Phí CONTAINER CLEANING CHARGE, A: 198,000.00 VND Tổng cộng: 2,146,000.00 VND với tỷ giá chuyển đổi là 22,230.00
Tuy nhiên mức phí này chỉ mang tính tương đối do tỷ giá chuyển đổi khác nhau vì vậy khi ứng tiền nhân viên giao nhận nên lấy tỷ giá 22,400 và nên ứng dư ra để phòng mức phí có thể cao hơn.
Vì đây là hàng cont, cont 20’ và hàng của công ty …là chuyển nguyên cont về kho hàng .. đê rút hàng nên khi lấy D/O ta cần ứng thêm tiền để cược cont giao hàng thẳng. Tùy hãng tàu và tùy loại hàng mà hãng tàu sẽ quy định mức cược khác nhau, trong trường hợp này 1 cont 20’ là 500,000 VND
Soạn lại thông báo hàng đến theo mẫu của công ty để gửi cho khách hàng. Nội dung cũng đầy đủ như thông báo hàng đến của hãng tàu tuy nhiên khác phần chi phí. Gửi thông báo hàng đến của công ty cho khách hàng để đối chiếu thông tin cũng như biết về chi phí để chuẩn bị thanh toán. Kèm theo phiếu đề nghị thanh toán cho khách hàng.
Nhận xét: Thuận lợi hiện nay của bước trình E-manifest là thủ tục không còn phức
tạp như trước được thực hiện bằng điện tử nên rất tiện lợi và nhanh chóng. Tuy nhiên nhược điểm là khi trình xong E-manifest lên cổng Hải Quan một cửa rồi thì chỉ được chỉnh sửa tối đa ba lần. Nếu trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi hết hạn sửa E- manifest thì phải truyền file edi sửa đổi lên hệ thống E-manifest Hải quan Hãng tàu còn phải nộp các chứng từ giấy trực tiếp cho bộ phận Hải quan xét duyệt chỉnh sửa những chứng từ như Giấy giới thiệu; Công văn điều chỉnh Manifest; Bản giấy Manifest cũ và bản giấy Manifest mới, thậm chí là yêu cầu điện của Shipper và bản dịch tiếng Việt điện của Shipper. Đây là những loại chứng từ của 1 bộ hồ sơ chỉnh sửa hoàn chỉnh ở dạng bản giấy.
2.3.4 Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng
Tới ngày tàu đến :
Nhân viên chứng từ sẽ gọi cho hãng tàu xem tàu về chưa, qua lấy D/O được chưa. Nhân viên chứng từ chuẩn bị giấy tờ đến hãng tàu để lấy D/O gồm :
- Giấy giới thiệu của công ty
- Thông báo hàng đến của hãng tàu - Vận đơn gốc hoặc vận đơn surrendered
( Nếu vận đơn đã được released telex thì chỉ cần đem theo thông báo hàng đến)
Khi lấy DO lưu ý hãng tàu xuất hóa đơn cho công ty. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp vào các debit /credit của lô hàng.
Sau khi lấy lệnh giao hàng thì nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm scan lại toàn bộ chứng từ để lưu lại. Trường hợp nếu khách hàng không yêu cầu gì thêm thì nhân viên kế toán tiến hành quyết toán và lưu hồ sơ.
Chuẩn bị bộ chứng từ giao cho khách hàng và chứng từ lưu:
Bộ chứng từ giao khách hàng gồm : - DO gốc của hãng tàu - DO của công ty - Debit note - 2 HBL Bộ chứng từ lưu: - MBL - HBL - Debit note
- Thông báo hàng đến của hãng tàu - Thông báo hàng đến của công ty - Giấy cược container
- DO của hãng tàu - DO của công ty
Trường hợp nếu khách hàng yêu cầu giao đến kho hàng thì nhân viên chứng từ chuẩn bị toàn bộ chứng từ giao cho nhân viên khai báo hải quan và tiến hành các bước tiếp theo để giao hàng đến kho cho khách.
Đến hãng tàu nhân viên giao nhận trình D/O, giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, trên giấy báo hàng đến ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty nhập khẩu để ra hóa đơn cho công ty nhập khẩu đóng tiền sau đó lấy D/O và giấy cược cont, vì là hàng rút nguyên cont nên khi có giấy cược giao hàng thẳng trên lệnh sẽ có giấu giao hàng thẳng ghi rõ ngày hết hạn và có 1 tờ giấy hạ rỗng cont sau khi rút hàng xong ( trên giấy hạ rỗng thể hiện rõ địa điểm và thời gian hạ rỗng).
Số tiền cược container sẽ khác nhau tùy mỗi hãng tàu và số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn nếu container trả về vẫn còn tốt như lúc mượn. Và ngược lại, số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu container có những hư hỏng so với ban đầu ở các chỗ: sàn, nóc, góc, vách, cửa,… của container. Tiền bồi thường này thường do hãng tàu tính toán và yêu cầu người mượn container phải trả. Tuy nhiên, trong một số trường hợp người mượn container có thể thương lượng với hãng tàu về nơi sửa chữa và chi phí cụ thể.
Phí bồi thường container hư có 2 mức độ:
- Phí bên ngoài container: Những tổn thất bên ngoài container chủ yếu do va đập,