5. Kết cấu của đề tài
3.2.1 Giải pháp 1: Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng
3.2.1.1 Cơ ở khoa học của giải pháp
Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ gây cho quy trình giao nhận chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng trong 01 ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại bộ chứng từ. Khi hải quan phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại điều đó khiến công ty phải mất thêm khoảng thời gian di chuyển qua lại.
Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực công tác nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Những nguyên nhân phổ biến của sự chậm trễ:
- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng
- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp...
Giải pháp đặt ra là làm thế nào để khắc phục được tình trạng chậm trễ trong việc việc hoàn thành bộ chứng từ
3.2.1.2 Cách thức thực hiện giải pháp
Để khắc phục những vấn đề nhưu thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ
Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yếu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Bên cạnh đó thực tết cho thấy Phòng kinh doanh có thể có 1 hay 1 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho người nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều công đoạn cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Như vậy vến đè có thể giải quyết một cách tốt hơn là:
Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc
Ví dụ: Trong công tac chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy chứng từ hàng hóa từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan
- 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ như tờ khai, Packing list
- 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan
Hai cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hướng dẫn của cấp trên cũng như các cơ quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập ‘Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hóa’’ và giải quyết theo luật định của Hải quan
Trong quá trình giao nhận công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ và cũng từ công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng. Do đó trong quá
trình lưu chuyển chứng từ công ty cần phải kiểm tra và theo dõi để tránh trường hợp có thể thất lạc chứng từ
Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì công ty cần bảo quản và lưu trữ chúng một cách an toàn, cản thận. Để việc bảo đảm chứng từ của công ty được tốt thì công ty có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm:
- Trước hết phải phân loại chứng từ bộ chứng từ theo từng loại nhóm hàng hóa hoặc theo chủ hàng
- Có thể trong cùng một thời gian công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tư nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có sự cố xảy ra
- Công ty nên lập một số theo dõi thực hiện hợp đồng, một số theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác.
3.2.1.3 Dự kiến kết quả của giải pháp mang lại
- Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan, kịp thời hiệu chỉnh trước khi hải quan phát hiện
- Tăng độ tin cậy từ khách hàng ( nhà nhập khẩu)
- Giảm thời gian và chi phí đi lại để kí chứng từ mới. Cũng như giảm thời gian vè chi phí của quy trình