5. Kết cấu của đề tài
2.3.4 Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng
Tới ngày tàu đến :
Nhân viên chứng từ sẽ gọi cho hãng tàu xem tàu về chưa, qua lấy D/O được chưa. Nhân viên chứng từ chuẩn bị giấy tờ đến hãng tàu để lấy D/O gồm :
- Giấy giới thiệu của công ty
- Thông báo hàng đến của hãng tàu - Vận đơn gốc hoặc vận đơn surrendered
( Nếu vận đơn đã được released telex thì chỉ cần đem theo thông báo hàng đến)
Khi lấy DO lưu ý hãng tàu xuất hóa đơn cho công ty. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp vào các debit /credit của lô hàng.
Sau khi lấy lệnh giao hàng thì nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm scan lại toàn bộ chứng từ để lưu lại. Trường hợp nếu khách hàng không yêu cầu gì thêm thì nhân viên kế toán tiến hành quyết toán và lưu hồ sơ.
Chuẩn bị bộ chứng từ giao cho khách hàng và chứng từ lưu:
Bộ chứng từ giao khách hàng gồm : - DO gốc của hãng tàu - DO của công ty - Debit note - 2 HBL Bộ chứng từ lưu: - MBL - HBL - Debit note
- Thông báo hàng đến của hãng tàu - Thông báo hàng đến của công ty - Giấy cược container
- DO của hãng tàu - DO của công ty
Trường hợp nếu khách hàng yêu cầu giao đến kho hàng thì nhân viên chứng từ chuẩn bị toàn bộ chứng từ giao cho nhân viên khai báo hải quan và tiến hành các bước tiếp theo để giao hàng đến kho cho khách.
Đến hãng tàu nhân viên giao nhận trình D/O, giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, trên giấy báo hàng đến ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty nhập khẩu để ra hóa đơn cho công ty nhập khẩu đóng tiền sau đó lấy D/O và giấy cược cont, vì là hàng rút nguyên cont nên khi có giấy cược giao hàng thẳng trên lệnh sẽ có giấu giao hàng thẳng ghi rõ ngày hết hạn và có 1 tờ giấy hạ rỗng cont sau khi rút hàng xong ( trên giấy hạ rỗng thể hiện rõ địa điểm và thời gian hạ rỗng).
Số tiền cược container sẽ khác nhau tùy mỗi hãng tàu và số tiền này sẽ được hãng tàu trả lại nguyên vẹn nếu container trả về vẫn còn tốt như lúc mượn. Và ngược lại, số tiền này sẽ bị trừ bớt hoặc hãng tàu sẽ thu thêm nếu container có những hư hỏng so với ban đầu ở các chỗ: sàn, nóc, góc, vách, cửa,… của container. Tiền bồi thường này thường do hãng tàu tính toán và yêu cầu người mượn container phải trả. Tuy nhiên, trong một số trường hợp người mượn container có thể thương lượng với hãng tàu về nơi sửa chữa và chi phí cụ thể.
Phí bồi thường container hư có 2 mức độ:
- Phí bên ngoài container: Những tổn thất bên ngoài container chủ yếu do va đập, móp méo, rách container, hình dáng bên ngoài không còn như lúc ban đầu.
- Phí bên trong container: Những tổn thất bên trong container chủ yếu do công tác đóng hàng (thiếu chèn lót, thiếu đai an toàn,…) hoặc do tính chất của hàng hóa gây ra. Phí bồi thường trong trường hợp này thông thường do công ty xuất khẩu chịu với điều kiện nhân viên giao nhận phải làm biên bản có xác nhận của cảng là hư hỏng hàng
Đối với trường hợp container bị hỏng trước khi nhận thì cần yêu cầu hãng tàu ghi rõ tình trạng, mức độ hư hỏng vào trong Phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt) để có căn cứ xác định trách nhiệm.
Lưu ý đối với nhân viên giao nhận là phải kiểm tra thật chính xác thời hạn được miễn lưu bãi và lưu container để sắp xếp công việc thuận lợi nhất khi lấy hàng nhằm tránh trường hợp chịu phạt lưu bãi, lưu container.