5. Kết cấu của đề tài
2.3.3 Tiếp nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Trình e-manifest lên cổng thông tin hải quan một cửa :
- Trước hai hay ba ngày tàu về tới cảng đích, hãng tàu sẽ gửi mail phân quyền trình e-manifest và thời gian hết hạn trình e-manifest. Dựa vào số phân quyền trên mail, tiến hành trình e-manifest. Vào địa chỉ https://vnsw.gov.vn ,sau khi đăng nhập vào thẻ Bộ giao thông vận tải, Cục hàng hải, Quản lý hồ sơ cấp phép, tìm đúng số phân quyền thì bấm phải chọn Khai điện tử, vào thẻ Vận đơn gom hàng, bấm chọn tệp Import để tải tập tin e-manifest đã soạn lên. Kiểm tra lại các thông tin một lần nữa cho chính xác - Tập tin e-manifest được chỉnh sửa tối đa 3 lần trước khi hết hạn trình e-manifest, nếu quá ba lần muốn chỉnh sửa e-manifest cần làm công văn điều chỉnh.
Tiếp nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu : Trước khi tàu đến từ một đến hai ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến_Arrival notice. Trong thông báo hàng đến gồm có thời gian dự kiến tàu đến, thông tin về lô hàng (số container, số seal, trọng lượng, thể tích, tên hàng…) và chi phí phải trả để lấy lệnh giao hàng_Delivery ( D/O ). Do hàng container nên phải gọi điện đến hãng tàu để hỏi về tiền cược container ( 20’, 40’ ) và thời gian lưu kho, lưu bãi (Det và Dem)
Trong trường hợp hãng tàu T.S Lines thông báo các mức phí như sau: - Phí DESTTML HANDLING - CYCY: 1,548,000.00 VND
- Phí D/O FEE (PER B/L),A: 400,000.00 VND
- Phí CONTAINER CLEANING CHARGE, A: 198,000.00 VND Tổng cộng: 2,146,000.00 VND với tỷ giá chuyển đổi là 22,230.00
Tuy nhiên mức phí này chỉ mang tính tương đối do tỷ giá chuyển đổi khác nhau vì vậy khi ứng tiền nhân viên giao nhận nên lấy tỷ giá 22,400 và nên ứng dư ra để phòng mức phí có thể cao hơn.
Vì đây là hàng cont, cont 20’ và hàng của công ty …là chuyển nguyên cont về kho hàng .. đê rút hàng nên khi lấy D/O ta cần ứng thêm tiền để cược cont giao hàng thẳng. Tùy hãng tàu và tùy loại hàng mà hãng tàu sẽ quy định mức cược khác nhau, trong trường hợp này 1 cont 20’ là 500,000 VND
Soạn lại thông báo hàng đến theo mẫu của công ty để gửi cho khách hàng. Nội dung cũng đầy đủ như thông báo hàng đến của hãng tàu tuy nhiên khác phần chi phí. Gửi thông báo hàng đến của công ty cho khách hàng để đối chiếu thông tin cũng như biết về chi phí để chuẩn bị thanh toán. Kèm theo phiếu đề nghị thanh toán cho khách hàng.
Nhận xét: Thuận lợi hiện nay của bước trình E-manifest là thủ tục không còn phức
tạp như trước được thực hiện bằng điện tử nên rất tiện lợi và nhanh chóng. Tuy nhiên nhược điểm là khi trình xong E-manifest lên cổng Hải Quan một cửa rồi thì chỉ được chỉnh sửa tối đa ba lần. Nếu trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi hết hạn sửa E- manifest thì phải truyền file edi sửa đổi lên hệ thống E-manifest Hải quan Hãng tàu còn phải nộp các chứng từ giấy trực tiếp cho bộ phận Hải quan xét duyệt chỉnh sửa những chứng từ như Giấy giới thiệu; Công văn điều chỉnh Manifest; Bản giấy Manifest cũ và bản giấy Manifest mới, thậm chí là yêu cầu điện của Shipper và bản dịch tiếng Việt điện của Shipper. Đây là những loại chứng từ của 1 bộ hồ sơ chỉnh sửa hoàn chỉnh ở dạng bản giấy.