5. Kết cấu của đề tài
2.3.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và kí hợp đồng giao nhận. Trước 2 ngày tàu chạy Đại lý của người gửi hàng ( Shipper) sẽ gửi cho Công ty Drarf Bill để nhân viên chứng từ của Công ty kiểm tra thông tin trên Draf Bill có đầy đủ, chính xác không gồm : tên công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại…gửi lại cho khách hàng kiểm tra thông tin và xác nhận sau đó nhân viên chứng từ gửi mail xác nhận cho đại lý.
Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi chứng từ sang cho Công ty thông qua hệ thống email bao gồm các nội dung được đính kèm file: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận.
Trong đó Draft Bill là vận đơn nháp, Master Bill of Lading thể hịên mối quan hệ giữa người gửi hàng và người nhận hàng. Debit note: giấy dùng thể thanh toán tỷ lệ hoa hồng mà Công ty phải trả cho đại lý Công ty. Credit note: giấy đòi tiền đại lý phát sinh khi đại lý nhờ Công ty đóng hộ cước hãng tàu. Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và Công ty nhằm xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên.
Nhận xét : Bước đầu tìm kiếm liên hệ và ký kết hợp đồng với khách hàng rất quan
trọng, nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của phòng giao nhận. Chính vì thế mà tiêu chí đặt ra cho các nhân viên kinh doanh là phải có nghiệp
vụ vững chắc để có thể tìm kiếm khách hàng mới cũng như làm hài lòng khách hàng hiện tại.
Thuận lợi của công ty hiện nay trong quá trình giao nhận là tạo dựng được lòng tin với các khách hàng và không ít khách hàng đã trở thành khách hàng trung thành của công ty nên việc bàn giao các chứng từ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn :
Các hãng tàu quốc tế:
- Công ty TNHH Maersk Việt Nam - Công ty TNHH T.S Lines
- Công ty TNHH Mitsui O.S.K Lines (Việt Nam) - Công ty TNHH Wanhai Việt Nam
- Công ty TNHH SITC Việt Nam
- Công ty Liên doanh đại lý vận tải Evergreen (Việt Nam)…
Công ty vận tải:
- Công ty TNHH Thương mại Vận tải và Dịch vụ Hợp Thành
Khách hàng
- Công ty TNHH Bao bì Đại Việt
- Công ty TNHH Sinh Nam Metal (Việt Nam) - Công ty TNHH Giải pháp Hải Nam
- Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Oceanstar - Công ty TNHH Cổ phần thiết bị vật tư Sài Gòn
- Công ty TNHH Thương mại-Kỹ thuật Tín Việt
- Công ty TNHH An Hoàng Phát
- Công ty TNHH Great Links
- Công ty Great Mustel Enterprizes….
Tuy nhiên do công ty mới thành lập, số lượng nhân viên kinh doanh chưa đủ để đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty nên còn hạn chế trong hoạt động sale- marketing , số lượng giao nhận hàng container còn chưa cao :
SỐ ĐƠN HÀNG SỐ CONT
Tổng số cont giao nhận
FCL 20’ 40’
182 135 59 194
( Nguồn : Bộ phận chứng từ công ty)
Bảng 2.3. Bảng số lượng giao nhận hàng container tại công ty TNHH TM và Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia.