Để tiến hành khảo sát chung về hệ thống KSNB, KTV tiến hành kiểm tra những tài liệu mà đơn vị khách hàng cung cấp, kết hợp với phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên kế toán tiền có liên quan. KTV đã tìm hiểu đặc điểm của việc hạch toán tiền và có những mô tả về KSNB đối với tiền của công ty XYZ như sau:
Phạm vi sơ đồ các tài khoản liên quan đến việc hạch toán vốn bằng tiền
Để thuận lợi cho công tác theo dõi, quản lý và tìm hiểu về quá trình giám sát, kiểm tra việc hạch toán vốn bằng tiền nói riêng và công tác đánh giá để từ đó có những phương hướng xây dựng các thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền nói chung, thông qua các tài khoản liên quan để xây dựng phạm vi sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền, thể hiện qua hai tài khoản chính TK 111, TK 112.
Hạch toán tiền mặt
Hạch toán tiền gửi ngân hàng
Hình 4.3 – Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng
Mô tả về hệ thống KSNB vốn bằng tiền tại đơn vị
Trên thực tế nếu xét riêng khoản tiền mặt thì đây là phương tiện giao dịch nhanh nhất nhưng đồng thời gặp rủi ro nhiều nhất. Tuy nhiên, có những trường hợp cần hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán hay các hoạt động giao dịch nhưng đôi khi việc sử dụng tiền mặt trong các hoạt động khác lại là phương án có hiệu quả hơn cả. Chính vì thế mà quá trình thu chi tiền mặt luôn là mối quan tâm chính trong kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền.
Công ty tổ chức một hệ thống thu tiền tập trung tại văn phòng, do một nhân viên là thủ quỹ đảm nhận và một nhân viên khác là kế toán tiền mặt phụ trách việc lập các chứng từ (phiếu thu) liên quan đồng thời quản lý các nghiệp vụ thu tiền trực tiếp từ khách hàng. Từ phiếu thu thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ, kế toán tiền mặt cũng ghi vào một cuốn sổ quỹ riêng, sau đó ghi vào sổ Nhật ký chung. Tiếp theo căn cứ số liệu đã ghi vào Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Chứng từ luôn được đánh số thứ tự trước, đây cũng là một biện pháp hữu hiệu để ngăn ngừa các hành vi gian lận có thể xảy ra.
Các ký hiệu dùng để vẽ lƣu đồ
Tài liệu như phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi
Điểm khởi đầu một công việc
Lưu trữ độc lập tại các đối tượng kiểm soát
N Vị trí đối tượng kiểm soát
Xử lý vừa bằng tay vừa bằng máy
Đường đi của công việc thực hiện
Chú thích
Đối với tiền mặt:
Hình 4.4 – Lƣu đồ mô tả KSNB thu tiền mặt
Giải thích: Khi bắt đầu phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ căn cứ
vào tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mà người nộp tiền đem đến (nếu người nộp tiền là các nhân viên trong công ty) còn khách hàng mua tại công ty thì kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng để lập phiếu thu. Phiếu thu được lập 3 liên, mỗi liên đều có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Liên 1 do kế toán tiền mặt cất giữ làm căn cứ ghi sổ quỹ, tiếp đến ghi nhận vào Nhật ký chung ghi Nợ TK 111 rồi vào sổ Cái. Liên 2 giao cho khách hàng hay người phụ trách nộp tiền từ các cửa hàng công ty. Liên còn lại kế toán công nợ hay kế toán các TK đối ứng giữ để mở sổ theo dõi công nợ cho các đối tượng liên quan. Đồng thời khi phiếu thu đã được duyệt, thủ quỹ nhận tiền và xác nhận vào phiếu thu rồi vào sổ quỹ.
Đối với tiền gửi ngân hàng:
Hình 4.5 – Lƣu đồ về KSNB thu tiền qua ngân hàng
Giải thích: Hoạt động thu tiền qua ngân hàng thường diễn ra giữa công ty với các
đơn vị trực thuộc. Các đơn vị này phải chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng sau đó ngân hàng sẽ lập “Giấy báo có” chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi vào Nhật ký chung ghi Nợ TK 112, rồi vào Sổ Cái. Đồng thời, kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho các đối tượng liên quan.
Tại đơn vị phát sinh nhiều nghiệp vụ chi tiêu khác nhau như chi trả mua nguyên vật liệu, quảng cáo, vận chuyển, lương, thuế, ... Đây cũng là những khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty.
Hầu hết các khoản chi cho việc mua nguyên vật liệu, hàng hoá, chi vận chuyển, chi cho quảng cáo đều được thực hiện qua ngân hàng nhằm giảm thiểu rủi ro trong việc sử dụng tiền mặt nhưng đồng thời cũng tiện lợi và nhanh chóng khi thanh toán trừ những khoản chi mua công cụ, dụng cụ văn phòng phẩm,... Với khối lượng nhỏ thì được thực hiện bằng tiền mặt.
Tất cả các khoản chi của công ty đều được thông qua Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ (trong trường hợp chi bằng tiền mặt) xét duyệt. Các chứng từ có liên quan như hoá đơn, vé tàu xe (trường hợp có cán bộ đi công tác), biên bản đính kèm theo phiếu chi.
- Trường hợp chi tiền qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ viết uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ khác nhau cho công ty, sau đó ngân hàng sẽ gởi “Giấy báo Nợ” về công ty để kế toán ngân hàng và kế toán công nợ căn cứ vào đó phản ánh vào sổ sách, chứng từ có liên quan.
- Trong trường hợp các chi phí phát sinh là những khoản chi thường xuyên, chi công tác phí và nhỏ được thực hiện bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ chi tiền trực tiếp cho các các đối tượng có liên quan. Đối với việc thanh toán lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, kế toán tiền mặt sẽ tính toán xem xét lại tính thích hợp của từng khoản chi trả trong tháng rồi căn cứ vào bảng thanh toán lương từ phòng tổ chức gởi lên rồi mới tiến hành viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ giao tiền cho từng phòng ban một do một nhân viên trong phòng đó đại diện nhận kèm theo chữ ký khi nhận.
Đối với tiền mặt:
Giải thích: Để thuận tiện trong kinh doanh, các khoản chi nhỏ như chi tiền mua văn phòng phẩm, chi tiền tạm ứng đi công tác, chi tiền gửi xe,... Được thực hiện bằng tiền mặt. Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra tính pháp lý của lệnh chi tiền mới tiến hành viết 3 liên phiếu chi. Sau khi phiếu chi đã được duyệt, liên 1 giao cho người nhận tiền, kế toán công nợ hoặc kế toán các TK đối ứng sẽ giữ 1 liên để ghi vào sổ theo dõi công nợ hay các TK liên quan, liên còn lại giao cho kế toán tiền mặt lưu giữ để vào sổ quỹ rồi vào vào nhật ký chung ghi Có TK 111 rồi vào sổ Cái. Bên cạnh đó thủ quỹ sẽ chi tiền và ký xác nhận vào phiếu chi rồi mới vào sổ quỹ.
Hình 4.7 – Lƣu đồ về KSNB chi tiền qua ngân hàng
Giải thích: Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng, các chứng từ liên quan cần xem xét, phê duyệt để lập lệnh chi tiền thường là phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT khi mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ điện, nước... Sau đó kế toán ngân hàng sẽ lập 4 liên ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng nhờ thanh toán hộ. Hai liên giao cho ngân hàng thanh toán, trong đó một liên giao cho ngân hàng, còn một liên làm căn cứ viết “Giấy báo nợ” báo về công ty, hai liên còn lại giao cho ngân hàng trung gian, trong đó một liên lưu tại ngân hàng này và một liên giao cho ngân hàng chủ nợ. Ngân hàng trung gian là ngân hàng thay mặt cho ngân hàng công ty ủy nhiệm, chi trả cho ngân hàng của chủ nợ hoặc liên quan đến chủ nợ, được chủ nợ ủy quyền thu. Trường hợp ngân hàng trung gian đều là ngân hàng có tài khoản của công ty và bên chủ nợ thì ủy nhiệm chi chỉ cần lập 3 liên ủy nhiệm chi. Khi đã thanh
toán tiền xong, ngân hàng sẽ chuyển “Giấy báo nợ” về công ty, kế toán ngân hàng dựa vào đó để vào sổ chi tiết, Nhật ký chung ghi Có TK 112, rồi vào sổ Cái, đồng thời kế toán công nợ phản ảnh vào sổ chi tiết công nợ, ghi giảm nợ phải trả cho các đối tượng liên quan.