4. Kết quả thực tập theo đề tà
1.2 Quy trình chung vận hành và thủ tục hành chính khi vận tải hàng hóa xuất
hóa xuất khẩu bằng tàu Feeder
Bước 1: Người gửi hàng booking với hãng tàu và chịu các chi phí liên quan đến thuê vỏ container từ hãng tàu, đóng hàng vào container tại kho riêng/bãi container sau đó chở đến CY giao người vận chuyển.
Hãng tàu tiếp nhận đơn hàng của khách hàng, vào sổ lệnh và đặt chỗ trên tàu booking tàu.
Phát hành lệnh cấp container rỗng và gửi lệnh cho chủ hàng:
- Đối với container lạnh trên lệnh cấp container phải ghi rõ nhiệt độ, tên hàng và các thông tin liên quan.
- Đối với hàng hóa nguy hiểm thì trên lệnh cấp container rỗng phải ghi chính xác tên hàng hóa cũng như các chứng từ có liên quan.
Cung cấp thông tin cho bộ phận giao nhận tại các bãi rỗng để chuẩn bị container cấp cho chủ hàng. (nếu trường hợp chủ hàng đã có container rỗng thì không phát lệnh cấp container rỗng mà chỉ booking tàu).
Chủ hàng đến bãi container lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình hoặc có thể chở hàng ra bãi container để đóng vào container, kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container, đánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở.
Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định( nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container.
Chủ hàng vận chuyển và giao hàng nguyên container cho hãng tàu tại CY (container yard) quy định, trước khi hết thời gian quy định ( closing time) của từng chuyến tàu ( thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng).
Bước 2: Hãng tàu/đại lý hãng tàu bước đầu khai báo đến cảng vụ về việc cho tàu rời cảng
- Sau khi tàu hoàn tất làm hàng, gửi thông báo tàu đi, xác báo ngày giờ tàu chạy, cargo list (hàng xuất), cargo plan và các loại chứng từ khác qua fax, email hoặc gửi trực tiếp để bộ phận Điều độ lên kế hoạch cho tàu dời bến. - Đại lý ký hợp đồng cung cấp dịch vụ và thanh toán tiền cảng phí (tàu lai,
cầu bến, buộc mở dây, đổ rác...) với Cảng.
Bước 3: Hãng tàu/đại lý hãng tàu nộp thủ tục đến các cơ quan, bộ phận liên
a. Cảng vụ.
- Đại lý liên hệ bộ phận Kế hoạch của Cảng vụ để đăng ký cho tàu rời cảng (cung cấp hồ sơ về tàu, hàng hoá, thuyền viên…) và các thủ tục cần thiết khác để nhận được Giấy chấp nhận cảng vụ rời cảng.
- Đại lý liên hệ bộ phận Pháp chế hàng hải để giải quyết những vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến hoạt động khai thác của tàu.
- Đại lý liên hệ bộ phận An toàn hàng hải để giải quyết những tranh chấp/ sự cố về an toàn và trật tự hàng hải (nếu có).
- Trước khi xin Giấy phép rời cảng của Cảng vụ, đại lý phải hoàn tất mọi thủ tục kể cả việc thanh toán cho các cảng và các cơ quan hữu quan khác.
b. Hoa tiêu.
- Đại lý thông báo cho Công ty trước tối thiểu 6 giờ.
- Trong trường hợp thay đổi giờ hoặc hủy bỏ việc yêu cầu cung cấp dịch vụ hoa tiêu, chủ tàu phải thông báo cho Công ty trước tối thiểu 3 giờ, lưu ý khi đại lý yêu cầu cung cấp hoa tiêu trễ hơn quy định, phí hoa tiêu đột xuất sẽ được tính thêm. Sau đó, đại lý được phòng Hoa tiêu thông báo thời gian chính xác hoa tiêu lên tàu.
- Trước khi tàu chạy, đại lý phải thanh toán phí hoa tiêu và thông báo ngay cho bộ phận điều độ phòng Kinh doanh Khai thác Cảng để tiếp nhận tàu rời cảng.
c. Biên phòng.
- Đại lý khai báo về người và tàu, liên hệ để gửi danh sách thuyền viên có mặt cho Đội thủ tục Biên phòng để hoàn tất thủ tục rời bến.
d. Hải quan.
- Đại lý sẽ thông báo cho Hải quan về thông tin tàu vận chuyển hàng hoá sẽ rời cảng (gửi lược khai hàng hóa có ghi rõ cảng xếp cảng dỡ, Hải quan sẽ xác nhận bằng cách đóng dấu).
e. Kiểm dịch y tế, kiểm dịch động vật-kiểm dịch thực vật:
- Đối với thuyền viên xuất cảnh: Trung tâm Kiểm dịch Y tế quốc tế thuộc Đoàn thủ tục sẽ kiểm tra: sổ tiêm chủng, sức khoẻ của thuyền viên, điều kiện vệ sinh trên tàu trước khi Hoa tiêu lên tàu.
- Đối với hàng hóa xuất cảnh: sẽ do Trung tâm Kiểm dịch Y tế quốc tế thuộc Đoàn thủ tục kiểm tra: với thực vật (nông – lâm sản): tàu chỉ được phép cập cảng khi đã được cấp giấy tiến hành kiểm dịch không trùng/mọt; với động vật phải có Giấy kiểm định động vật.
f. Đại lý liên hệ bộ phận trực ban lai dắt để gửi order thuê tàu lai, thoả thuận phương thức thuê và các yêu cầu khác.
- Đối với khách hàng thường xuyên: ký hợp đồng dài hạn, tạm ứng và thanh toán sau theo hợp đồng đã ký.
- Đối với khách hàng vãng lai, tàu tự làm đại lý: liên hệ bộ phận cảng phí phòng Kinh doanh Khai thác để ước tính số tiền tạm ứng tàu lai và phải tạm ứng cảng phí (bao gồm cầu bến, tàu lai, buộc mở dây, đổ rác…) trước khi tàu rời cầu. Sau đó trình biên lai tạm ứng cho bộ phận Thương vụ để nhận được Giấy chấp nhận tàu rời.
- Trước khi tàu rời bến, hãng tàu/đại lý hãng phải hoàn tất các công đoạn thanh toán tại bộ phận Thương vụ phòng Kinh Doanh Khai thác và tại Xí nghiệp lai dắt tàu biển.
Bước 4: Người vận chuyển xếp container hàng lên tàu, vận chuyển đến cảng đến và gửi thông tin cho đại lý hãng tàu tại cảng đến. Người gửi hàng đến hãng tàu lấy
Sau khi hoàn tất các thủ tục, hãng tàu/ đại lý hãng tàu tiến hành bốc hàng lên tàu theo cargo plan và rời cảng theo đúng thời gian dự kiến với sự lai dắt của tàu lai, vận chuyển hàng hóa đến cảng đích.
Trong quá trình tàu cập cầu/phao hoặc trong quá trình làm hàng, phối hợp với Trực ban Điều độ để giải quyết các vấn đề:
- Về năng suất xếp dỡ, sử dụng cẩu bờ, kho bãi, di dời vị trí neo đậu, các vấn đề khác liên quan đến cảng.
- Về sự cố, tranh chấp hàng hải bao gồm: đâm va, tai nạn về thiết bị tàu/ cảng, tai nạn lao động, hao hụt.
Sau khi tàu rời cảng, thuyền trưởng gửi các thông tin tàu đến: tên tàu, các thông số kỹ thuật tàu, hàng hóa, chủ hàng, ngày dự kiến cập cảng để làm hàng.. cho hãng tàu/đại lý hãng tàu tại cảng nhập lên kế hoạch cũng như thủ tục để tàu cập cảng.
Tóm tắt chương 1
Nhịp điệu thương mại ngày càng phát triển và không ngừng nâng cao. Hoạt động kinh doanh vận tải Container nói chung cũng như vận tải Feeder nói riêng đã và đang ngày càng mở rộng, tối ưu hóa để theo kịp tốc độ của thị trường. Kinh doanh vận tải Feeder dường như không còn là khái niệm xa lạ. Các hãng tàu, đại lý hãng tàu khai thác thế mạnh vận chuyển, tiết kiệm tối đa chi phí chính, đến phụ phí nhỏ lẻ tạo nền tảng thế mạnh cạnh tranh cho mình. Quy trình vận tải Feeder chung nhưng mỗi Line sẽ có cách, phương thức khai thác khác nhau.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG
TÀU FEEDER TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HẢI MINH