4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3.1 Kiểm tra tình trạng số lượng container
(1) SOC: bên Singapore phụ trách Sales, service giá SOC SOC: được chia thành ba nhóm khách
1. SOC mua bán cước bình thường không hợp đồng với MLOs. 2. SOC partner: SSL có kí hợp đồng share chỗ với MLOs.
3. NVOCC : những Freight Forwarder có containers riêng nhưng không có tàu, phải mua chỗ trên tàu như AX, ASACO, PASA, WM LOGISTICS,
SOUTHEAST ASIA…
Lí do phân thành ba nhóm: dể cho việc tính phí cho bộ phận kế toán và OPS
(1) COC
Sau khi chốt lịch xuất hàng, xem xét lịch tàu mà Sales-HM gửi, phù hợp khách hàng gửi yêu cầu lấy booking (Booking Request)bao gồm các thông tin của lô hàng như cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), số lượng, loại container (Type container), ngày hàng đi dự kiến (Stuffing date), yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng – hạ cont, về free time cảng đi cảng đến…
CUS-HM kiểm tra theo dõi số lượng container đã nhận, Booking Request
Check với bộ phận Sales HM đã báo giá cho khách hay chưa
Nhận xét: - Cần yêu cầu khách hàng khai báo chính xác và thống nhất đúng mô tả hàng hóa (Description of Goods), cảng đi, cảng đến…giữa hãng tàu/ đại lý hãng tàu với các bên khác như hải quan, chi cục.
- Đối với khách hàng COC sử dụng container của Samudera, Cus kiểm tra cập nhật số lượng cont rỗng với Ops để phản hồi chính xác nhận booking của khách. Đối với trường hợp đã xác nhận booking rồi mà số lượng container không đáp ứng đủ: thứ nhất, liên hệ mượn container rỗng từ bãi chứa của Line khác để có container cho khách đóng hàng và toàn bộ chi phí mượn, kéo
container về bãi do người gây ra sai sót chịu trách nhiệm.Thứ hai, không mượn được container rỗng, liên hệ ngay với khách chấp nhận hủy order, tất nhiên sẽ nhận than phiền từ khách hàng, có thể mất đi khách hàng đó nếu xử lí chậm trễ, không hợp lý.
- Việc kiểm tra thông tin giữa bộ phận Customer Service và Sales để thống nhất thông tin đến khách hàng. Tránh trường hợp Khách hàng chốt order rồi và có tranh cãi về giá. Giá cao hơn nhưng để đảm bảo hàng được vận
chuyển đúng như lịch trình, hay thời gian gấp rút không chuyển Line khác được; Khách hàng vẫn chấp nhận service nhưng không hài lòng và có thể đánh mất khách hàng đó.