4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3.5 Hoàn tất thủ tục sau khi tàu xuất cảnh: Nhận SI của khách, làm Bill of
làm Bill of Landing, khai Manifest…
Sau khi tàu chạy Boarding-HM quay lại Cảng vụ Hàng Hải thành phố Hồ Chí Minh
gặp cảng vụ trả số liệu hàng xuất: số containers, TEUs, MTs của từng cảng VICT, Cát Lái và total => gửi báo cáo về Samusera Hải Minh: Arrival Condition, Depature Condition.
COC
DOCs HM nhận SI từ khách hàng: hạn chót nhận là 12h trưa thứ 7; mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: shipper/ consignee, cảng đi/ cảng đến,
ETD, loại vận đơn (original, surrendered), Description of Goods: CBM, Gross Weight, Net Weight….
Nếu khách hàng yêu cầu Surrendered Bill of Lading => gửi điện giao hàng Telex Release – thư điện tử
Nếu khách hàng yêu cầu Bill Original Bill of Lading => in bill giấy, khách tới lấy.
Sau khi hoàn tất việc xếp hàng lên tàu, Vendor lập Loading final List gửi cho OPS-HM và chuyển cho DOCs-HM để nhập dữ liệu vào trong hệ thống Doc4all của Samudera Hải Minh.
(13) Sau khi hoàn tất mọi thủ tục, đến giờ tàu chạy, tàu lai bắt đầu lai dắt tàu chở hàng rời cảng. Ngay khi tàu rời cảng (thứ 2), OPS-HM gửi TDR cho
DOCs- HM và gửi OPS Singapore để Samudera Singapore chuẩn bị thủ tục cho tàu nhập cảnh. OPS-HM gửi TDR giờ tàu chạy (thứ 2) cho DOCs HM tiến hành làm Bill.
Nhận xét: Ở bước này thông tin kịp thời chính xác của Ops rất quan trọng. Trường hợp tàu đi nhưng Ops chưa gửi TDR cho Docs, việc tiến hành làm Bill trễ hoặc có sự cố ở cảng thì để Cus, Docs kịp thời thông báo với đầu bên Singapore hỗ trợ xếp thời gian chuẩn bị xếp dỡ.
(14) DOCs- HM gửi Draft Bill cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận thông tin qua mail, không quên báo với khách hàng cần confirm lại trước khoảng thời gian bao lâu nếu không toàn bộ thông tin coi như không có gì thay đổi.
Hầu như là cước phí trả trước: nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ (debit note) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, B/L, seal…) thì DOCs mới cấp Bill cho họ.
DOCs-HM khai Manifest hàng xuất tại trang wed Cổng thông tin một cửa Quốc Gia-Tổng cục Hải Quan: https://vnsw.gov.vn/ (chậm nhất là 4 giờ sau khi tàu chạy). Hoàn tất Manifest xuất và gửi cho cảng dỡ Sales kết hợp với DOC lập Manifest cước, chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành in hóa đơn và thu cước
Phát hành điện sửa - Correction Advise (CA) nếu khách hàng hay DOC tại cảng dỡ phát hiện thấy sai sót trong các chứng từ và có yêu cầu chỉnh sửa.
Nhận xét: Nếu như hàng đến cảng đích cuối cùng, nếu Consignee từ chối nhận hàng Samudera HM nhận thông tin lập tức thông báo cho shipper giải quyết vấn đề.
SOC
(13) Sau khi hoàn tất mọi thủ tục, đến giờ tàu chạy, tàu lai bắt đầu lai dắt tàu chở hàng rời cảng. Ngay khi tàu rời cảng (thứ 2), OPS-HM gửi TDR cho
DOCs- HM và gửi OPS Singapore để Samudera Singapore chuẩn bị thủ tục cho tàu nhập cảnh.
(14) Sau khi nhận được thông tin của OPS-HM, bộ phận DOCs-HM gửi thông tin cho khách hàng SOC, tiến hành phân quyền khai Manifest cho khách hàng SOC.
Nhận xét: Việc thông báo TDR của Ops cho Docs và Cus rất quan trọng. Cần nhanh chóng và kịp thời, chính xác.
Đánh giá quy trình vận tảu hàng xuất khẩu bằng tàu Feeder của công ty Cổ phần Hải Minh.
Ưu điểm:
Tính logic: Nhìn chung các công việc của các bộ phận được phân chia theo trình tự các bước, kể từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc rõ ràng.
Tính cụ thể hóa: Một số bộ phận đã cụ thể hóa trách nhiệm của các nhân viên (nêu rõ trong phần nhận xét mỗi bước).
Tính hệ thống: Nhìn chung quy trình đã hệ thống hóa các công việc chủ yếu của một số bộ phận trên khi vận chuyển một lô hàng xuất khẩu. Nhược điểm:
Tính liên kết, phối hợp: Chưa cao. Bộ phận chứng từ DOC với bộ phận OPS chưa có mối liên hệ chặt chẽ trong việc cung cấp, trao đổi dữ liệu liên quan, gây chậm trễ trong khâu hoàn tất chứng từ. Vì vậy liên kết
trong khâu trao đổi, phối hợp thông tin hai bộ phận này cần đơn giản, nhanh gọn hơn; xây dựng lại quy trình cho hợp lý hơn.
Tính linh hoạt: Kém. Một số công việc mới chỉ đề cập đến sự thuận lợi trong công tác quản trị của công ty, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng để thu hút khách hàng. Chẳng hạn như là việc khách hàng COC phải cầm booking lên hãng tàu để lấy lệnh mất nhiều thời gian và không thuận tiện cho khách. Do vậy, trong quá trình thực hiện thì quy trình cần được thay đổi để phù hợp với thị trường nội địa tại Việt Nam và phù hợp với quy trình chung của công ty cũng như của các đơn vị đối tác (Cảng, Hải quan…).
Tính đại chúng: Quy trình mới chỉ dừng lại cho các bộ phận riêng rẽ trong công ty, chưa cung cấp thông tin cho khách hàng biết rõ trách nhiệm của ai và chính xác phải liên hệ với ai để giải quyết yêu cầu của mình.