4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3.3 Bước đầu khai báo với cảng vụ cho tàu rời cảng
Operation – Khai thác tàu
(4) Thông thường thứ 7, OPS-HM nhận được tập hợp list container từ các khách hàng do CUS-HM gửi, lập thành list dự kiến hàng xuất đi sau đó gửi cho cảng.
Nhận xét : Bước này khi thực hiện tương đối phức tạp, dễ xảy ra sai sót. Để tổng hợp lập list dự kiến hàng xuất từ list container do Cus gửi, Ops phải thực hiện tách, trích xuất dữ liệu, sau đó tổng hợp lại một list chung thực hiện trên file Excel. Cụ thể mỗi khách SOC, MLOs mỗi form kí định dạng riêng về số container, kí hiệu container…Ops trích từng khách hàng như vậy, quy về định dạng form chung của Samudera. Lần lượt đến hết, cùng với list container của khách COC, tổng hợp trên một file chung là list xuất dự kiến mới gửi cho cảng đối chiếu.
(5) Nhân viên cảng tổng hợp, đối chiếu với list container thực tế đã hạ bãi, sau đó phân thành bốn loại và gửi lại cho OPS HM:
Hàng đã hạ bãi và thanh lý hải quan.
Hàng đã hạ bãi nhưng không đủ điều kiện xuất đi: chưa hoàn tất thanh lý hải quan, hàng cấm xuất khẩu….
Hàng chưa hạ bãi nhưng có mặt trong list dự kiến hàng xuất của Samudera Hải Minh.
Khách hàng hạ container xuống bãi nhưng không thông báo cho
Samudera Hải Minh biết. => OPS-HM liên hệ thông báo cho khách hàng để khách hàng xác nhận là xếp hàng lên tàu hay giữ lại CY cảng.
Nếu khách hàng xác nhận vẫn xếp hàng lên tàu thì OPS-HM thêm vào danh sách hàng xuất thực tế.
Nếu khách hàng không xuất hàng đó đi và giữ lại CY tại cảng thì OPS-HM báo cho khách hàng thời gian và chi phí lưu container tại CY cảng.
Trong vòng 2 giờ kể từ khi nhận được list container của cảng, OPS-HM phải fix lại list hàng xuất thực tế sau đó gửi đến các bộ phận có liên quan như DOCs cảng, OPS cảng, Vendor và tự phối hợp với nhau.
Nhận xét : List hàng xuất thực tế ngoài việc đúng về số lượng, mã hiệu, loại container cần chú ý đến cảng đến cuối cùng khi Cus/ Ops thực hiện tránh việc một trong hai bộ phận khai báo nhầm cảng đến cuối cùng, khiến qua trình làm hàng từ Singapore Port đến cảng đến cuối cùng sai sót. Chi phí, trách nhiệm cho việc phản hồi với khách, chuyển đổi đúng cảng đến cuối cùng do bộ phận xảy ra sai sót chịu toàn bộ.
Vendor Samudera Hải Minh - Đại lý Thương mại và dịch vụ hàng hải -VITAMAS và Chief Officer
(6) Dựa vào list hàng OPS-HM gửi, Vender VITAMAS lập Bay plan, gửi cho Chief officer và OPS-HM kiểm tra.
Chief Officer kiểm tra và nếu không duyệt thì trả về cho Vendor
VITAMAS chỉnh sửa rồi gửi lại cho Chief officer kiểm tra tiếp đến khi duyệt.
Nhận xét: Quá trình này thể hiện sự phối hợp nhịp nhàng giữa Ops, vendor, và Chief officer để đảm bảo tính chính xác và rút ngắn thời gian.
(7) Sau khi duyệt Bay Plan
Vendor thông báo lại cho OPS-HM, OPS-HM báo cho cảng, nhân viên cảng sẽ dự kiến thời gian làm hàng.
Chief Officer sẽ dự kiến mớn nước rồi gửi cho OPS-HM để Ops gửi cho thông tin cho các bộ phận liên quan.
Nhận xét: Việc Ops nhận thông tin mớn nước và thông báo cho các bộ phận cần chính xác: Đối với Cus quan trọng để tính toán Short Fall
rates, booking cho chính xác, tránh tình trạng quá tải phải cắt hàng hoặc dư tải khiến cho việc khai thác tàu chưa hiệu quả.