4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3.4 Các bộ phận trong công ty chuẩn bị thủ tục liên hệ, khai báo với các cơ quan,
cơ quan, bộ phận liên quan để cho tàu rời cảng
(8) Boarding HM chuẩn bị hồ sơ thủ tục đến nộp trực tiếp tại:
Cảng vụ Hàng Hải thành phố Hồ Chí Minh - số 1A Trương Đình Hợi, quận 4, TP.HCM
Bao gồm việc nộp cho 4 bên: Hải quan (cảng xuất và cảng nhập), kiểm dịch y tế quốc tế, biên phòng và cảng vụ. Thủ tục cần có đủ các giấy tờ cần thiết, có dấu mộc của đại lý hãng tàu và chữ ký của đại lý viên, bao gồm: (Cảng đã áp dụng khai một cửa quốc gia như Cát Lái Port thì không cần nộp bản chính của các bản khai này)
Bộ hồ sơ hải quan quản lý hàng hóa (loại hàng + số lượng) Hồ sơ nhập
1) Tình hình làm thủ tục tàu biển 2) Bản khai chung tàu đến
3) Danh sách thuyền viên (Crew list đến) 4) Lịch trình tàu (Voy memo/ Ports of Call) 5) Danh sách hàng cháy nổ (NIL list)
6) Bản khai dự trữ thiết bị đồ dùng của tàu (Ship’s stores Declaration)
7) Danh sách đồ dùng cá nhân thủy thủ đến (Crew’s effect list)
8) Bảng khai hàng hóa ( Cargo Manifest) Hồ sơ xuất
1) Tình hình làm thủ tục tàu biển
2) Bản khai chung tàu đi ( General Declaration Departure) 3) Bản khai dự trữ thiết bị đồ dùng của tàu (Ship’s store list) 4) Danh sách đồ dùng cá nhân thủy thủ đi (Crew’s effect list) 5) Danh sách thuyền viên ( nếu có thay đổi so với khi đến)
Hồ sơ kiểm dịch y tế ( Healt Quarantine) quản lý an toàn thực phẩm sức khỏe con người trên tàu
1) Bản khai chung tàu đến 2) Bản khai chung tàu đi
3) Danh sách thuyền viên (Crew list)
4) Lịch trình tàu (Voy memo/ Ports of Call) 5) Bản khai y tế (Health maritime declaration)
Hồ sơ biên phòng (Immigration) quản lý con người trên tàu 1) Bản khai chung tàu đến
2) Bản khai chung tàu đi
3) Danh sách thuyền viên (Crew list) 4) Lịch trình tàu (Voy memo)
5) Tờ khai dụng cụ cấm dùng – cháy nổ (Nil list)
Nộp hồ sơ thủ tục theo thứ tự các cơ quan như trên; khi hoàn tất mỗi bên sẽ đóng mộc vào bộ hồ sơ của cảng vụ. (Lưu ý đủ 3 mộc xác nhận mới được cảng vụ tiếp nhận giải quyết hồ sơ thủ tục.)
Hồ sơ cảng vụ- Port Authorities 1) Bản khai chung tàu đi 2) Bản khai chung tàu đến
3) Danh sách thuyền viên đến(Crew list) 4) Giấy phép rời cảng
5) Danh sách thuyền viên đi ( nếu có thay đổi với lúc đến) 6) Lịch trình tàu (Voy memo/ Ports of Call)
Hoàn tất thủ tục, Boarding-HM nhận lại Giấy phép tàu rời cảng (Port Clearance) của cảng vụ và đem giao cho Captain để tàu có thể rời cảng.
Nhận xét: Vì công ty cổ phần Hải Minh đã làm đại lý hãng tàu Samudera khá lâu, có tàu xuất nhập cảnh thường xuyên, và thông thường tàu nhập cảnh dỡ hàng thì tàu sẽ tiếp tục nhận hàng bốc lên xuất cảnh chở hàng đi nước khác; nên khi nộp trực tiếp thủ tục cho tàu nhập cảnh sẽ nộp luôn hồ sơ cho tàu đó xuất cảnh.Và chỉ cần hàng xếp xong
lên tàu đúng thời gian dự kiến sẽ có thể chạy ngay mà không cần đi nộp thủ tục lần nữa. Điều này giúp rút ngắn được thời gian hoàn thành thủ tục của Boarding, sử dụng công nghệ thông tin trao đổi dữ liệu nhanh chóng hơn.
Bộ lưu giữ lại tại Samudera Hải Minh 1) Bản khai chung tàu đến
2) Bản khai chung tàu đi
3) Danh sách thuyền viên (Crew list) 4) Lịch trình tàu (Voy memo)
5) Danh sách hàng cháy nổ (NIL list) 6) Bản khai dự trữ của tàu (Ship’s store)
7) Danh sách đồ dùng cá nhân thủy thủ (Crew effect) 8) Bản khai y tế (Health maritime declaration)
(Giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ tham khảo trong phụ lục 1)
(9) Nhận được thông tin về mớn nước của tàu và dự kiến thời gian làm hàng của cảng, OPS-HM gửi Boarding-HM kiểm tra Berthing Windown.
Nếu không trùng khớp thì Boarding-HM điều chỉnh với các cơ quan liên quan: Hải quan cảng, Cảng vụ, Điều độ cảng, Hoa tiêu, Tàu lai, Kiểm dịch và biên phòng, theo bộ hồ sơ đã nộp khi làm thủ tục tàu nhập cảnh. Sau đó chỉ cần gửi fax hoặc mail điều chỉnh với các bên liên quan.
Nhận xét : Chỉ làm thủ tục giấy tờ lần đầu, còn lại đều liên hệ qua mail, fax, quá trình công nghệ hóa, loại bỏ bớt những thủ tục rườm rà, tiết kiệm thời gian, chi phí.
(10) Hoa tiêu sẽ kiểm tra lại giờ hoa tiêu để tàu POB. Khi có giờ hoa tiêu, Boarding-HM gửi Fax cho:
Cảng vụ: xác báo tàu đi
Hoa tiêu (Pilot Company): order tàu đi
Tàu lai dắt (Tug Company): order tàu lai để chuẩn bị tàu lai dắt hướng dẫn tàu rời cảng.
(11) Nếu không cần chỉnh sửa, hoàn tất Boarding-HM phản hồi lại cho OPS- HM
Nhận xét: Đặc biệt lưu ý đối với hàng lạnh, trước khi xếp hàng lên tàu, Ops kiểm tra nhiệt độ xem có bị thay đổi hay không, báo với khách hàng nhiệt độ hiện tại của container đó chênh lệch với nhiệt độ khách hàng yêu cầu trong booking; chênh lệch có nằm trong khoảng cho phép, ko ảnh hưởng đến chất lượng hàng bên trong hay không. Để khách hàng quyết định thực hiện vận chuyển tiếp hay ngừng. Nếu khách xác nhận, yêu cầu Khách gửi LOI – Letter of Intent làm bằng chứng cho việc xác nhận này, tránh tranh chấp về sau nếu như có rủi ro gì về hàng hóa.
(12) Khi có được thời gian làm hàng, Vendor VITAMAS cho tiến hành xếp hàng lên tàu và giám sát quá trình làm hàng, nếu có sự cố xảy ra phải thông báo ngay cho OPS-HM để kịp thời giải quyết, tránh làm chậm trễ giờ tàu rời cảng và phải có biên bản giám sát hàng xếp lên tàu.
Đại lý phải thông báo cho cảng vụ dự kiến thời gian ETD, chậm nhất là 2 giờ trước khi tàu rời cảng.
Nhận xét: Trong quá trình xếp hàng lên tàu, có các trường hợp bất khả kháng về thời tiết hay kẹt cầu cảng, sự cố lúc Loading hàng làm chậm quá trình xếp dỡ…khiến tàu Feeder trễ lịch nối với Mother Vessel bên Singapore, Ops thông báo ngay với đại diện PSA để được ưu tiên xếp dỡ ngay khi tàu feeder cập cảng Singapore.