4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3.2 Cấp booking cho khách hàng
Đối với mặt hàng nguy hiểm, trước khi gửi Booking CUS-HM gửi
DGform cho khách yêu cầu Khách hàng điền đầy đủ theo quy định thông tin lô hàng của họ gửi cho bên Singapore : dgdesk@samudera.com Nhận được phản hồi từ Samudera Singapore, remark vào booking khi cấp chia làm 3 nhóm để xử lý:
Group 1: cực kỳ nguy hiểm => có một số hàng cấp không cho đi, Sales HM phải làm cước với Trade SIN và được chấp nhận mới gửi Booking Approve
Group 2: Nguy hiểm => được đi nhiều hơn Group 1 ( có phụ phí + 100USD/ 200USD)
Group 3: Nguy hiểm nhẹ ( phí như bình thường )
Nếu KH xin thêm freetime: Kiểm tra lịch tàu nối (mother vessel) xin lại với bên đầu Singapore, sau đó confirm lại với khách hàng.
SOC
(2) CUS-HM dựa theo số lượng hợp đồng, cân đối lại chỗ trên tàu đáp ứng được hay không, % số lượng booking đặt dự trù (short fall rates); sau đó xác nhận số lượng thông báo lại với khách hàng, gửi Booking Confirmation.
(3) Khách hàng tự lấy cont của mình và đóng hàng vào, xong mang cont tới CY tại cảng trước giờ Closing time
Nhận xét: Tính toán Short fall rates của Cus vào mùa cao điểm cần chú ý hơn. Ví dụ Cus sẽ tính toán chênh lệch giữa space đặt chỗ: một khách SOC booking 200 TEUs, Cus dựa vào số lượng cũ, tình hình gần đây nhất cân nhắc để tính % dự trù chỉ còn khoảng 180 TEUs; nhưng vào mùa cao điểm,
số lượng có thể đúng 200 TEUs. Nhiều khách hàng SOC như vậy Short Fall rates sẽ khó tính toán hơn.Thời gian cao điểm nếu số lượng vận chuyển thực tế lớn hơn số lượng Cus dự trù, hàng hóa cần vận chuyển sẽ nhiều hơn space tàu dẫn đến việc cắt hàng. Và việc cắt hàng của khách chủ lực SOC là điều không mong muốn, việc này làm hạn chế cạnh tranh của đại lý rất nhiều. - Hiện nay đã áp dụng shipper gửi hàng khai báo VGM nên giảm đi trường hợp
Cus không cân nhắc nhận booking toàn hàng nặng (gạo, ngũ cốc), space trên tàu dư chỗ nhưng khả năng chuyên chở quá tải, làm giảm hiệu quả khai thác của tàu.
COC
(2) CUS- HM cấp Booking Note cho khách hàng cùng mail xác nhận Booking Confirmation. Khách hàng mang Booking Note tới văn phòng đại diện Cty Hải Minh tại cảng gặp OPS- HM cảng đóng phí cược container và nhận Seal, lệnh cấp container rỗng xác nhận đã chừa chỗ trên con tàu.
Booking Confirmation chính là lệnh cấp container rỗng thể hiện những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng dỡ hàng (port of discharge), cảng chuyển tải (transhipment), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time)…
(3) Sau đó mang lệnh cấp contianer rỗng đến CY trình và lấy container về kho riêng đóng hàng hoặc mang hàng đến CY để đóng vào container và mang cont đã đóng hàng tới CY trước giờ Closing time .
Nhận xét : Yêu cầu khách hàng khai báo chính xác VGM, gửi về trước thời gian VGM cut off time đã nêu trong Booking Confirmation, khai báo Hải Quan đúng lịch, thanh lý đúng tên tàu để hàng hóa được vận chuyển đúng lịch trình.
- Nếu trễ Closing Time - Bỏ lại nếu hàng đủ
- Bỏ lại nếu không đủ thời gian làm hàng lên tàu - Trường hợp phát sinh Khách hàng COC cần đi hàng gấp, container rỗng của hàng nhập chưa về kịp, container cho hàng xuất hết. Cus cần thông báo tình hình chính xác với khách để khách quyết định chờ vỏ
công hay booking qua Line khác hợp thời gian. Vẫn có trường hợp khách vẫn đem hàng tới đóng trong khi Cus confirm không nhận
booking do thiếu vỏ cont, chi phí lưu xe chở hàng, các chi phí liên quan hoàn toàn do khách chịu trách nhiệm.