CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC
2.3. Nội dung của quy trình kiểm toán BCTC nói chung cũng như quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán nói riêng
2.3.2. Thực hiện kiểm toán
2.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC
KTV tiến hành thực hiện các TNKS khi rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ là thấp hoặc trung bình. Mục đích thực hiện các TNKS nhằm thu thập bằng chứng về thiết kế các thủ tục kiểm soát của khách hàng là thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm trọng yếu trên BCTC và hoạt động kiểm soát được triển khai trong thực tế đúng yêu cầu của thiết kế thủ tục kiểm soát. Từ đó KTV nhận thấy rủi ro kiểm soát cần được đánh giá lại ở mức cao (thấp) hơn thì KTV có thể giảm bớt (tăng cường) mức độ kiểm tra chi tiết so với kế hoạch.
Tùy vào từng mục tiêu cụ thể và từng thủ tục kiểm soát cụ thể KTV sẽ thực hiện các TNKS khác nhau. Trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, các TNKS thường được KTV thực hiện để kiểm tra việc thực hiện một số thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chính như: các nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán.
a. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng.
Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với từng mục tiêu kiểm toán cụ thể : Bảng 2.3. Các thủ tục kiểm toán trong thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Sự phát sinh: Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực nhận.
Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt.
Chọn mẫu các nghiệp vụ mua hàng trên nhật ký mua hàng, đối chiếu với các thông tin trên hóa đơn và tài liệu liên quan đến sự phát sinh của nghiệp vụ như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, đồng thời kiểm tra dấu vết của sự phê duyệt trên các tài liệu này.
Người kí đơn đặt hàng đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt.
Người nhận đếm hàng, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách,
Quan sát thủ tục nhận hàng thực tế tại đơn vị.
mẫu mã,... của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
Sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận trong kì đều được ghi sổ đầy đủ
Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự và đính kèm với hóa đơn tương ứng.
Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự trên các biên bản nhận hàng.
Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.
Chọn mẫu các biên bản nhận hàng và đối chiếu với nhật ký mua hàng để kiểm tra có lô hàng nào đơn vị nhận nhưng chưa ghi sổ không.
Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ “hàng mua đang đi đường” để cuối kỳ ghi tăng hàng tồn kho.
Phỏng vấn cách quản lý hàng mua đang đi đường của đơn vị.
Kiểm tra hóa đơn của hàng đang đi đường có được quản lý riêng không và cuối kì có ghi tăng hàng mua đang đi đường không.
Sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường theo cơ sở giá gốc
Lập bảng liệt kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo quy định của chuẩn mực kế toán và có sự phê chuẩn của kế toán trưởng.
Kiểm tra bảng liệt kê các khoản chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua vào có sự phê chuẩn của kế toán trưởng và phù hợp với nguyên tắc giá gốc không.
Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc hàng mua vào.
Phỏng vấn kế toán về các thủ tục và phương pháp tính giá hàng mua vào.
Ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kì kế toán.
Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ.
Chọn mẫu các hóa đơn kiểm tra tính đúng đắn của các định khoản, kỳ kế toán và dấu hiệu của thủ tục kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ.
Ghi định khoản trên hóa đơn mua hàng.
Phỏng vấn kế toán về định kì ghi sổ nghiệp vụ mua hàng.
Quy định định kì ghi sổ. Kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu số liệu liên quan đến hàng mua vào trong kỳ giữa thủ kho và kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Sự khai báo:
Hàng mua vào cần phải được khai báo phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán.
Mở tài khoản chi tiết theo dừi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan như công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết... theo yêu cầu của VSA “thông tin về các bên liên quan”.
Phỏng vấn bộ phận mua hàng về việc có mua hàng cả công ty mẹ, công ty con hoặc công ty liên kết không. Nếu có, kiểm tra kế toán có mở tài khoản chi tiết để theo dừi nghiệp vụ mua hàng từ cỏc bên liên quan không.
(Nguồn: Hệ thống chương trình kiểm toán mẫu)
b. Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán.
Bảng 2.4. Các thủ tục kiểm toán trong thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Sự phát sinh: Các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
Người kí duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.
Quan sát tính độc lập giữa các chức năng phê chuẩn việc mua hàng, lập chứng từ chi, ký chứng từ chi và kế toán.
Thủ trưởng đơn vị không được kí khống trên chứng từ chi.
Kiểm tra có chữ ký khống trên chứng từ chưa sử dụng không.
Các hóa đơn mua hàng đã được thanh toán được đóng dấu “đã thanh toán”.
Kiểm tra các hóa đơn liên quan đến các khoản chi có được đóng dấu “đã thanh toán” hay không.
Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn.
Phỏng vấn nhân viên có liên quan về chứng từ chưa sử dụng được bảo quản như thế nào.
- Chứng từ chi chỉ được lập khi có biên bản nhận hàng, các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hóa đơn mua hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi kí chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi.
- Phỏng vấn nhân viên có liên quan về chứng từ chi được lập và kí như thế nào.
- Từ nhật kí chi tiền, chọn mẫu các nghiệp vụ chi tiền và tham chiếu đến các chứng từ gốc liên quan, quan sát dấu hiệu của sự kiểm tra và phê chuẩn khoản chi trên các chứng từ liên quan đến các khoản chi đó, sự phù hợp giữa các thông tin trên hóa đơn, phiếu chi.
Sự đầy đủ: Tất cả các khoản chi tiền mua hàng phải được ghi sổ đầy đủ
Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
Kiểm tra số thứ tự của các chứng từ chi có liên tục không. Chọn mẫu các chứng từ chi và đối chiếu với nhật kí chi tiền để kiểm tra các nghiệp vụ này có được ghi đầy đủ vào nhật kí chi tiền không.
Cuối kì, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng của đơn vị.
Kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng của đơn vị.
Tiếp theo, kiểm tra các bút toán điều chỉnh trong trường hợp có phát sinh chênh lệch.
Sự chính xác:
Các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi đúng tài
Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền. Khi kí duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ chi.
Chọn mẫu các chứng từ chi và đối chiếu số tiền, ngày trên chứng từ với số tiền, ngày ghi trên sổ kế toán (nhật kí chi tiền)
Bộ phận độc lập kiểm tra việc Kiểm tra dấu hiệu của thủ tục
khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán
chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan.
kiểm soát chuyển số liệu vào sổ cái.
Quy định thời gian ghi sổ các chứng từ chi.
Phỏng vấn về quy định ghi sổ của chứng từ chi.
(Nguồn: Hệ thống chương trình kiểm toán mẫu) Không có một HTKSNB nào hoàn chỉnh, bản thân hệ thống có những hạn chế nhất định. Các thử nghiệm kiểm soát trên chỉ có thể áp dụng đối với những nghiệp vụ thông thường. Trong trường hợp có sự thông đồng giữa các nhân viên để chiếm dụng tài sản của DN thì rất khó phát hiện hành vi gian lận vì gian lận thường được thực hiện một cách có tổ chức và kín đáo. Do đó, khi tìm hiểu HTKSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần lưu ý những hành vi gian lận sau:
+ Nhân viên mua hàng đặt hàng với những nhà cung cấp quen thuộc nhưng không phải nhà cung cấp tốt nhất để được hưởng hoa hồng, chiếm khoản chiết khấu thương mại.
+ Nhân viên thông đồng với nhau để ghi sổ những nghiệp vụ mua hàng khống hoặc lập chứng từ giả để chiếm dụng số tiền mua hàng.
2.3.2.2. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng - thanh toán