6. Sơ đồ 3.3 Sơ đồ tổ chức phòng kiểm toán
4.2.1. Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàn g thanh toán
Trong giai đoạn này, KTV thường tiến hành thu thập bằng chứng kiểm toán về tính hiệu lực của HTKSNB nhằm giúp KTV đánh giá tính hiệu lực đó và khẳng định lại mức rủi ro kiểm soát ban đầu mà KTV đã đưa ra đối với cơ sở dẫn liệu về các khoản mục của chu trình mua hàng - thanh toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình.
Các kỹ thuật thường được KTV sử dụng là:
- Chọn mẫu kiểm tra một số nghiệp vụ với kỹ thuật so sánh và đối chiếu.
- Phỏng vấn Ban giám đốc, kế toán trưởng, kế toán chu trình, kế toán thanh toán, thủ kho và các nhân viên có liên quan về các quy chế và thủ tục kiểm soát đối với việc mua hàng và thanh toán.
Công việc thu thập bằng chứng được thực hiện theo mẫu sau: Thủ tục:
Kiểm tra thủ tục chu trình mua hàng và thanh toán.
Kiểm toán mẫu một vài nghiệp vụ mua hàng trong năm
Kiểm toán Tờ trình về việc xin phê duyệt chủ trương mua hàng
Kiểm tra hợp đồng kinh tế
Kiểm tra Biên bản bàn giao nghiệm thu hàng hóa
Kiểm tra Chứng từ chuyển tiền
Kiểm tra Biên bản thanh lý hợp đồng.
KTV xác định cơ sở dẫn liệu chính cần kiểm tra đối với chu trình. Hai cơ sở dẫn liệu chính KTV phải kiểm tra là: sự đầy đủ, sự có thật. Để đạt được mục tiêu kiểm tra này KTV tiến hành các phương pháp sau:
- Kiểm tra tính đầy đủ của các khoản mua hàng và nghĩa vụ nợ: Chọn một mẫu các nghiệp vụ mua hàng và kiểm tra các chứng từ kèm theo, ngoài ra có thể phỏng vấn thêm các kế toán liên quan.
- Kiểm tra về sự có thật của các nghiệp vụ mua hàng: chọn một mẫu các hóa đơn mua hàng và kiểm tra xem chúng đã được phản ánh trên sổ sách chưa, KTV cũng có thể phỏng vấn thêm kế toán để hiểu rõ hơn.
Sau khi thiết kế xong KTV tiến hành thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
Đối với công ty CP AAA: Để kiểm tra về việc thực hiện các thủ tục trong quy trình mua hàng, KTV tiến hành lựa chọn tình cờ những mẫu nghiệp vụ mua hàng đối chiếu với các chứng từ liên quan. Sau đây là kết quả thu thập được từ mẫu:
Bảng 4.3. Chọn mẫu các nghiệp vụ mua hàng - thanh toán
Số hóa đơn Nội dung Số tiền Ghi chú
PN24/04 Mua NVL của công ty.. 247.866.238 Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT
PN125/07 Mua vật tư... 1.890.320.000 Hợp đồng, Phiếu giao nhận hàng, Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT
PN 12/10 Công cụ, dụng cụ... 978.568.583 Phiếu yêu cầu mua hàng, Hợp đồng, Bảng nghiệm thu hàng hóa, Phiếu nhập kho
... ... ... ...
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của công ty TNHH kiểm toán Sao Việt)
Khi kiểm tra mẫu các nghiệp vụ mua hàng trên, KTV nhận thấy số liệu giữa sổ sách, Phiếu nhập kho, hóa đơn, các nghiệp vụ mua hàng đều được đính kèm với đầy đủ các chứng từ liên quan. Như vậy các nghiệp vụ mua hàng là có thật và đều được phản ánh đầy đủ vào sổ sách.
Đối với công ty TNHH BBB, công việc cũng được thực hiện tương tự: Thông tin chi tiết về các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ được kiểm tra và kết quả kiểm tra các kiểm soát chính, thể hiện qua giấy tờ làm việc của KTV (phụ lục 5)
Qua công việc thực hiện ở cả hai công ty khách hàng, KTV đều đưa ra kết luận về HTKSNB như sau:
Bảng 4.4. Bảng kết luận về HTKSNB tại công ty khách hàng Có kiểm tra
hay không? (Y/N)
Có hài lòng với kết quả kiểm tra hay không? (Y/N) Tham chiếu Ý kiến hoặc phát hiện 1. KTV có tin tưởng vào HTKSNB chính của chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền có thể ngăn ngừa, phát hiện kịp thời các sai sót trọng yếu
Y Y
Thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức độ trung bình
2. Có vấn đề phải đưa vào thư quản lý và thư giải thích của BGĐ liên quan đến các điểm yếu của HTKSNB về chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền.
Y Y
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của công ty TNHH kiểm toán Sao Việt)
_ Đánh giá tính hoạt động hữu hiệu của các thủ tục KSNB của chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền (Phụ lục 6).
=> Nhìn chung là các bước công việc được thực hiện khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên, một điểm chung dễ nhận thấy là kỹ thuật đánh giá HTKSNB chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và xét đoán của KTV.
Kết luận: Qua xem xét, quá trình KTV thực hiện đánh giá lại HTKSNB đối với chu trình
là khá đầy đủ. Tuy nhiên, ta có thể nhận thấy rằng các mẫu KTV chọn để kiểm tra đều là chọn mẫu phi thống kê theo lựa chọn xét đoán của KTV, việc vận dụng kết quả mẫu để đánh giá chung cho cả tổng thể cũng được KTV dùng kinh nghiệm xét đoán mà không theo một phương pháp khoa học nào cả. Điều này có thể dẫn đến việc đánh giá lại không đúng rủi ro kiểm soát, HTKSNB của đơn vị, từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện thử nghiệm cơ bản.