Cơ cấu tổ chức bộ máy chi nhánh

6. Sơ đồ 3.3 Sơ đồ tổ chức phòng kiểm toán

3.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy chi nhánh

Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy chi nhánh

3.5.2. Cơ cấu tổ chức phòng kiểm toán.

Sơ đồ 3.3. Sơ đồ tổ chức phòng kiểm toán

(Nguồn: Giấy tờ làm việc - Phòng Kiểm toán - Công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt)

3.5.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng chức danh

 Trưởng phòng kiểm toán:

Lãnh đạo phòng kiểm toán trên các lĩnh vực

_ Về lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Đào tạo, huấn luyện, cập nhật chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán, kế toán, tài chính, luật, chính sách thuế cho các cán bộ, nhân viên trong nhóm kiểm toán.

+ Hướng dẫn và kiểm tra thực hành kiểm toán tại các công ty khách hàng, đảm bảo các nhóm kiểm toán thực hiện nghiêm túc các quy định trong chương trình kiểm toán do Hiệp hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) quy định. Trong nhiều trường hợp như: kiểm toán khách hàng lớn, kiểm toán công ty niêm yết sàn chứng khoán, kiểm toán công ty đại chúng thì trưởng phòng kiểm toán tham gia trực tiếp lãnh đạo nhóm kiểm toán.

+ Soát xét hồ sơ kiểm toán của các nhóm kiểm toán. Trình BGĐ công ty phê duyệt và ký Báo cáo kiểm toán

+ Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của các nhóm kiểm toán.

_ Về lĩnh vực kinh doanh:

+ Tìm kiếm, khảo sát và đánh giá các khách hàng, trình BGĐ ký kết các hợp đồng kiểm toán.

+ Lập kế hoạch kiểm toán và phân công việc cho các nhóm kiểm toán + Kiểm tra và phê duyệt chi phí công tác cho nhóm kiểm toán

_ Quản lý nhân sự:

+ Quản lý nhân sự trong phòng kiểm toán thông qua các trưởng nhóm kiểm toán: Phát hiện và bồi dưỡng kiến thức quản lý cho các trưởng nhóm kiểm toán

 Trưởng nhóm kiểm toán:

+ Trực tiếp phụ trách nhóm kiểm toán (thường thì số lượng nhân viên kiểm toán từ 3 đến 5 người)

+ Nhận kế hoạch khách hàng từ trưởng phòng, lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho từng khách hàng, phân công công việc (làm phần hành nào) cho từng nhân viên trong nhóm. + Lập “Thư gởi khách hàng về kế hoạch kiểm toán”, “danh mục hồ sơ khách hàng cần chuẩn bị và cung cấp cho nhóm kiểm toán” (gửi khách hàng trước 10 ngày khi bắt đầu thực hiện kiểm toán).

+ Dẫn nhóm kiểm toán đi làm tại các công ty khách hàng, tham gia trực tiếp làm các phần hành kiểm toán tại công ty khách hàng.

+ Tại công ty khách hàng, trưởng nhóm liên hệ trực tiếp với Giám đốc, Kế toán trưởng và các nhân sự có liên quan trong quá trình kiểm toán

+Trực tiếp chỉ đạo các nhân viên thực hành kiểm toán, hỗ trợ giải quyết khó khăn về chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên trong quá trình kiểm toán

+ Soát xét, đánh giá công việc kiểm toán các phần hành, hướng dẫn nhân viên hoàn thiện hồ sơ kiểm toán.

 Trợ lý kiểm toán

+ Trực tiếp thực hiện công việc kiểm toán các phần hành tại công ty khách hàng theo chỉ đạo của nhóm trưởng

+ Tuân thủ nghiêm túc các hướng dẫn được qui định tại “Chương trình kiểm toán mẫu” do Hiệp hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam quy định

+ Trong quá trình thực hiện kiểm toán, liên hệ trực tiếp với các nhân viên có trách nhiệm của khách hàng.

+ Trao đổi với nhóm trưởng về các phát hiện của mình trong quá trình kiểm toán

+ Tuân thủ các hướng dẫn của trưởng nhóm về chuyên môn nghiệp vụ, cũng như xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán.

3.6. Quy trình kiểm toán chung của công ty

Hiện nay, công ty thực hiện kiểm toán theo chương trình kiểm toán riêng được thiết kế dựa trên chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (Ban hành theo Quyết định số 1089/QĐ-VACPA ngày 01/10/2010 của Chủ tịch VACPA). Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán cũng như thu thập được đầy đủ bằng chứng có giá trị để làm căn cứ cho kết luận của KTV, khi tiến hành kiểm toán, quy trình kiểm toán BCTC chung tại công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt bao gồm ba giai đoạn cơ bản: lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.

CHƢƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TOÁN QUY TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN

BCTC TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN SAO VIỆT

4.1. Chuẩn bị kiểm toán

4.1.1. Giai đoạn trước khi lập kế hoạch kiểm toán

Nhận được lời mời của khách hàng, công ty tiến hành tìm hiểu sơ bộ về khách hàng (nếu là KH mới) để xem xét có chấp nhận lời mời kiểm toán hay không? Riêng đối với các khách hàng cũ, KTV chỉ cần xem lại hồ sơ thường trực để nắm bắt các thông tin về khách hàng.

Để công việc kiểm toán đạt hiệu quả cao thì giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cần đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán. Chính vì vậy trước khi tiến hành cuộc kiểm toán cụ thể công ty yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin về tài chính như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,... của năm tài chính cần kiểm toán. Từ đó giúp cho KTV có cái nhìn tổng quát về công ty khách hàng và có cơ sở đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát để xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể cũng như xem xét có nên chấp nhận lời mời kiểm toán hay không.

Sau khi đã có những hiểu biết sơ bộ về công ty khách hàng. Công ty Sao Việt sẽ chọn ra một nhóm kiểm toán bao gồm từ bốn đến năm người (tùy theo qui mô của công ty khách hàng). Trong đó có trưởng nhóm kiểm toán là một KTV giám sát trực tiếp công việc và thực hiện một số phần hành kiểm toán cụ thể đồng thời là người quản lý và soát xét cuộc kiểm toán. Ngoài ra bao gồm một KTV và hai đến ba trợ lý kiểm toán.

Khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty Sao Việt sẽ tiến hành gửi thư chào hàng, báo giá và tiến đến ký kết hợp đồng kiểm toán với KH (nếu là KH mới). Còn đối với khách hàng cũ, thông qua bảng đánh giá rủi ro và duy trì khách hàng cũ, KTV nhận thấy câu trả lời “không” chiếm đa số và đưa ra kết luận không có sự kiện bất thường nào ảnh hưởng đến quyết định duy trì khách hàng cũ cũng như tính độc lập của KTV. Công ty sẽ đưa ra quyết định tiếp tục ký hợp đồng kiểm toán (mẫu A120 - Hồ sơ kiểm toán công ty TNHH kiểm toán Sao Việt - Phụ lục 1)

=> Giai đoạn trước khi lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn tiền đề cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Giai đoạn này quyết định công ty kiểm toán có nên tiếp nhận, tiếp tục hay từ chối kiểm toán cho khách hàng hay không.

4.1.2. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

Để hiểu rõ hơn quy trình kiểm toán tại công ty TNHH kiểm toán Sao Việt, phần tiếp sau đây sẽ trình bày chi tiết quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán thực hiện tại các công ty khách hàng là công ty CP AAA và công ty TNHH BBB

Vì cả hai công ty trên đều là khách hàng cũ của công ty Sao Việt nên mọi thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng đều được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường niên. Tuy nhiên, KTV phải thường xuyên bổ sung thông tin về khách hàng nếu có sự thay đổi hay mở rộng ngành nghề kinh doanh, áp dụng những chế độ, chính sách mới... và do mỗi công ty khách hàng là một loại hình và ngành nghề kinh doanh khác nhau, nên KTV cần phải thận trọng trong quá trình kiểm toán cũng như đánh giá kết quả kiểm toán của

 Tổng quan về các công ty khách hàng:

_ Công ty CP AAA: Công ty AAA là công ty cổ phần được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 5103000xxx ngày 15 tháng 11 năm 2006 của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Tháp, với vốn điều lệ là: 110.900.000.000 đồng.

+ Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh là: nuôi trồng, mua bán thủy sản, chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản; chế biến và bảo quản rau quả; môi giới thương mại; đại lý mua bán, ký gởi hàng hóa; mua bán nông, lâm sản nguyên liệu; máy nông ngư cơ, máy công nghiệp; vận tải hàng hóa bằng đường bộ và đường thủy.

_ Công ty TNHH BBB: công ty TNHH BBB là công ty có 100% vốn nước ngoài.

+ Ngành nghề doanh nghiệp kinh doanh: sản xuất các loại ốc vít cung cấp cho các doanh nghiệp lắp ráp xe hơi, xe honda, kim khí điện máy, gia công các sản phẩm cơ khí,... + Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến DN:

 Thị trường cạnh tranh (nhu cầu của thị trường, khả năng sản xuất, sự cạnh tranh về giá cả, chất lượng): bị ảnh hưởng lớn trong bối cảnh chung của nền kinh tế suy thoái, các doanh nghiệp đầu ra đặt hàng giảm do thị trường bị xe Trung Quốc nhập vào bán giá rẻ, và do các đối thủ cạnh tranh.

 Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả: Trong năm 2015, thị trường nguyên vật liệu mua vào giảm, nhưng giá cả dịch vụ lại tăng đáng kể dẫn đến chi phi mua vào cũng tăng.

 Tìm hiểu các chính sách kế toán áp dụng tại công ty

Tìm hiểu hệ thống kế toán của công ty khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm toán nói chung và trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán nói riêng. Việc tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép KTV xác định rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế toán từ đó triển khai một kế hoạch kiểm toán tối ưu.

_ Đối với công ty CP AAA:

+ Niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam + Công ty áp dụng chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam + Hình thức kế toán là Nhật ký chung.

+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: HTK được hạch toán theo giá gốc. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền.

+ Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả, trích trước: dựa trên các ước tính hợp lý về số tiền phải trả cho các hàng hóa, vật tư, dịch vụ đã sử dụng trong kỳ.

_ Đối với công ty TNHH BBB:

+ Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành tại thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ tài chính, thông tư này thay thế cho chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và thông tư 244/200/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính. + Nguyên tắc chuyển đổi tiền: các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá hối đoái vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Các khoản mục tiền và công nợ có gốc ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng tiền hạch toán theo tỷ giá hối đoái tại ngày lập BCĐKT. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại

số dư các khoản mục tiền tại thời điểm cuối năm được xử lý theo hướng dẫn tại thông tư 179/2012/TT-BTC ngày 24 tháng 10 năm 2012.

+ Sử dụng phần mềm kế toán để ghi sổ kế toán và lập các BCTC + Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ.

=> Tóm lại: Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán. Ở giai đoạn này, KTV tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh và các chính sách kế toán mà công ty khách hàng áp dụng để từ đó KTV có thể xác định phạm vi qui mô của những thủ tục cần thiết nhằm tìm ra những sai sót, gian lận có thể có.

4.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ.

Đối với chu trình mua hàng - thanh toán, để việc kiểm toán được tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao, công ty Sao Việt yêu cầu khách hàng cung cấp các giấy tờ tài liệu cần thiết như: bảng cân đối phát sinh công nợ, các biên bản đối chiếu công nợ, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ cái tài khoản 331, các hóa đơn chứng từ có liên quan, sổ nhật kí mua hàng,...

=> Căn cứ vào các tài liệu mà công ty khách hàng cung cấp, KTV tiến hành phân tích khái quát chỉ tiêu trên BCTC để có một cái nhìn tổng quát về cuộc kiểm toán. Qua đó, KTV có thể xác định sơ bộ những ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC.

4.1.4. Tìm hiểu HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát

KTV rất quan tâm đến các yếu tố của HTKSNB đó là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. KTV xem xét các yếu tố này để xem thử các chính sách và thủ tục được thiết kế sẽ ảnh hưởng như thế nào tới các mục tiêu kiểm toán hay cơ sở dữ liệu có liên quan. Từ đó có thể giúp KTV phát hiện những sai sót trọng yếu và thiết kế các thủ tục kiểm toán thích hợp.

Khi hiểu về HTKSNB đối với chu trình mua hàng - thanh toán tại công ty CP AAA và công ty TNHH BBB, KTV tìm hiểu các thủ tục kiểm soát chính được thiết kế và triển khai ở đơn vị như thế nào. Thông thường quá trình đánh giá này chỉ được thực hiện đối với những khách hàng mới, khi mà KTV vẫn chưa có được những hiểu biết về hệ thống kiểm soát của họ.

Đối với công ty CP AAA và công ty TNHH BBB đều là khách hàng cũ của công ty kiểm toán, KTV tham chiếu kết quả đánh giá được lưu trong hồ sơ kiểm toán năm trước và tiến hành kiểm tra đối với những thay đổi lớn nào trong năm 2015 về chính sách mua hàng - thanh toán, sự thay đổi nhà cung cấp lớn.

_ Các mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với chu trình mua hàng - thanh toán: + Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp là có thật.

+ Các khoản trả tiền nhà cung cấp được lập, ghi chép và phê chuẩn đúng đắn. + Tất cả hàng hóa và dịch vụ mà DN đã nhận được phản ánh đầy đủ trong BCTC. + Các khoản mua hàng của DN được thực hiện đúng đắn về giá cả, chất lượng, số lượng.

_ Các bước tìm hiểu được thực hiện như sau: Phụ lục 2 (Trích giấy làm việc công ty TNHH kiểm toán Sao Việt).

Qua các bước đã thực hiện, KTV tiến hành tổng hợp và đưa ra kết luận về HTKSNB của chu trình mua hàng - thanh toán có được thiết kế phù hợp và được triển khai không.

Với kết quả thực hiện được ở công ty CP AAA và công ty TNHH BBB, KTV đều có kết luận như sau:

(1)Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được thực hiện?

 Có

 Không

(2)Có thực hiện thử nghiệm kiểm soát (kiểm tra tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát) đối với chu trình này không?

 Có

 Không

Lý do của việc Có/Không kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ: Thủ tục kiểm soát được thiết kế và hoạt động hữu hiệu.

Qua tìm hiểu các khía cạnh kinh doanh liên quan tới chu trình, hệ thống kế toán áp dụng, chu trình mua hàng - thanh toán được thực hiện và các thủ tục kiểm soát tại công ty CP AAA và công ty TNHH BBB, KTV đi đến kết luận: nhìn chung môi trường kiểm soát của cả hai công ty tương đối mạnh, HTKSNB là đáng tin cậy và hoạt động hữu hiệu nên