CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU
4.5. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất cho công trình Nhà ở Vạn Phúc 1 lô
4.5.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 70-75%). Vì vậy yêu cầu nhà quản lý vật tư chặt chẽ cả về hiện vật và giá trị.
Nguyên vật liệu xuất dùng có thể được huy động từ hai nguồn: cung cấp tại kho và vật liệu mua ngoài nhập thẳng vào công trình để sử dụng thi công.
- Vật liệu cung cấp tại kho: Bao gồm những vật liệu đặc chủng như sắt, thép, đá, cát, …. Khi có nhu cầu sử dụng theo khối lượng xây lắp dự toán, đội trưởng các đội hoặc quản lý đội thi công lập phiếu yêu cầu vật tư gửi lên các phòng ban xem xét ký duyệt; nếu được đồng ý công ty tiến hành lập và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp vật tư. Ở giai đoạn này công ty cần xem xét khả năng cung ứng và lựa chọn nhà cung cấp để ký kết hợp đồng. Khi bàn giao vật tư, phòng vật tư chịu trách nhiệm kiểm nhận số hàng và lập phiếu nhập kho. Bên bán giao hóa đơn GTGT cho bên mua. Khi cần xuất dùng, đội trưởng hoặc quản lý đội thi công sẽ yêu cầu xuất vật tư gửi lên công ty ký duyệt, sau đó phòng vật tư tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho. Các hóa đơn chứng từ trên sẽ được chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán kiểm tra và tiến hành nhập liệu.
- Vật liệu mua ngoài: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, cán bộ đội xây lắp lập đơn yêu cầu vật tư và gửi lên phòng ban công ty xét duyệt, sau đó sẽ lập đơn đặt hàng, ký hợp đồng và bên bán sẽ giao hàng cho bên mua tại công trình (không nhâp vào kho). Chi phí vận chuyển có thể là do bên bán hoặc bên mua chịu tùy thuộc vào các điều khoản trong hợp đồng mua bán. Khi nhận hàng, cán bộ hoặc giám sát đội thi công chịu trách nhiệm kiểm nhận số vật tư và giữ các chứng từ liên quan cùng với hóa đơn. Sau đó định kỳ gửi lên phòng Tài chính kế toán và kế toán tiến hành nhập liệu.
Ngoài ra, để đễ thực hiện với những vật tư phát sinh hay nhỏ lẻ thì bên thi công sẽ yêu cầu vật tư cần thiết. Sau đó nhân viên có nhiệm vụ đi mua vật tư sẽ làm “Giấy đề nghị tạm ứng” trình giám đốc kèm bản dự trù sử dụng vật tư. Sau khi xem xét giấy tạm ứng hợp lý, giám đốc ký duyệt. Trên cơ sở đó thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt cho người xin tạm ứng. Các khoản tạm ứng này theo dõi trên chi tiết TK 141_”Tạm ứng”.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày: 15/01/2016 Kính gửi: BGĐ Công ty CPXD Techcons
Người đề nghị tạm ứng: Lê Thanh Tùng Bộ phận:
Nội dung tạm ứng: Ứng tiền mua vật tư Công trình Vạn Phúc 1_ lô O55- O60 Số tiền đề nghị tạm ứng: 12.000.000
Tời gian hoàn ứng:
Bằng chữ: Mười hai triệu đồng. /.
Duyệt tạm ứng Trƣởng BP Ngƣời đề nghị
Căn cứ vào giấy tạm ứng, kế toán sẽ lập phiếu chi và chi tiền. Khi nhận được tiền, người xin tạm ứng đi mua vật tư:
Trường hợp nhập vật tư vào kho: Thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kèm theo hóa đơn GTGT kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào máy.
Trường hợp chuyển thẳng đến công trình: Đối với những vật liệu không cần kiểm soát khối lượng kế toán sẽ hạch toán thẳng vào tài khoản 621 mà không hạch toán qua TK 152.
Một số ví dụ về quá trình nhập vật tư phát sinh công trình Vạn Phúc 1_06 căn nhà ở liên kế lô O55, 56, 57, 58, 59, 60 trên phần mềm kế toán:
Ví dụ: Ngày 15/01/2016 ông Lê Thanh Tùng tạm ứng 12.000.000 đồng, mua vật tư xi măng Sài Gòn PCB 40 bao cho công trình Vạn Phúc 1 theo HĐ số 0009123 công ty TNHH thương mại dịch vụ vận tải Hồng Hải với số tiền thanh toán là 17.458.000 chưa bao gồm thuế GTGT 10%.
HĐ GTGT số 0009123 ( phụ lục 1)
Vật tư mua về được nhập vào kho, thủ kho làm phiếu nhập kho theo số lượng thực tế nhập vào. Sau khi nhập kho ông Lê Thanh Tùng sẽ mang tất cả chứng từ và làm Giấy đề nghị quyết toán tạm ứng (phụ lục 2), kế toán xác nhận đúng sẽ lập phiếu chi để chi tiền còn thiếu (hoặc lập phiếu thu để thu tiền thừa)
CÔNG TY CP XD TECHCONS PHÒNG VẬT TƢ PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 1 năm 2016 Số: NK00051 Nợ: Có:
Họ và tên người giao: Anh Cao Sơn Địa chỉ: Phòng Vật tư Theo HĐ số: 0009123 ngày 18/1/2016 của công ty CP I.S Nhập tại kho: C. Khánh Địa điểm:
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách… Mã số Đơn vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 = 5*7 1 Xi măng Sài Gòn PCB 40 bao Tấn 15,05 15,05 1.160.000 17.458.000 17.458.000 Thuế VAT 10% 1.745.800
Tổng cộng tiền thanh toán
19.203.800
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười chín triệu hai trăm lẻ ba ngàn tám trăm đồng. /. Ngƣời lập Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán trƣởng
CÔNG TY CP XD TECHCONS PHÒNG VẬT TƢ
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 18 tháng 1 năm 2016
Số: XK00123 Nợ:
Có: Họ và tên người nhận hàng: Lê Thanh Tùng Địa chỉ:
Lý do xuất: Thi công công trình nhà ở liền kề Vạn Phúc 1 lô O55- O60 Xuất tại kho: C. Khánh Địa điểm:
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách… Mã số Đơn vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 = 5*7 1 Xi măng Sài Gòn PCB 40 bao Tấn 15,05 15,05 1.160.000 17.458.000 2 17.458.000 Thuế VAT 10% 1.745.800
Tổng cộng tiền thanh toán
19.203.800
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười chín triệu hai trăm lẻ ba ngàn tám trăm đồng. /.
Ngƣời lập Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán trƣởng phiếu hàng
Sau khi nhận được các hóa đơn, chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Từ màn hình giao diện, kế toán vào “mua hàng” →” chứng từ mua hàng” → điền thông tin vào các ô. Sau đó vào “kho” → “nhập xuất kho” →vào “thêm” và chọn mục “xuất kho” sau đó nhập liệu. Kế toán sẽ tiến hành hạch toán luôn về phần quyết toán tạm ứng cho nhân viên.
Trường hợp vật tư mua nhập thẳng vào công trình mà không qua kho ta hạch toán luôn vào chi phí 621:
Ví dụ 2_ nghiệp vụ: Ngày 11/01/2016 mua Sika Waterbars V20 của Công ty TNHH TM XNK Thạch Thảo, theo HĐ GTGT số 0000097 với tổng giá trị trước thuế là 44.818.120 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%.
Vật tư mua về được đưa thẳng vào công trình, kế toán hạch toán thẳng vào TK 621: Mua hàng → Mua hàng hóa, dịch vụ → nhập thông tin vào chứng từ mua hàng.
CÔNG TY TNHH TM XNK THẠCH THẢO
Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: AA/16P
Số: 0000097
HÓA ĐƠN (GTGT) – VAT INVOICE Liên 2 (Sheet 2): Giao cho ngƣời mua (Customer)
Ngày (date): 11/01/2016 Tài khoản (Account No):
Ngân hàng (Bank): Ngân hàng TM CP CT VN chi nhánh Bến Nghé Tên khách hàng: Công ty CP Xây Dựng Techcons
(Wholesaler name):
Địa chỉ (Address): 345/134 Trần Hưng đạo, phường Cầu Kho, quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Hình thức thanh toán: (Mode of Payment) TM/CK Mã số thuế (Tax code):
TT DIỄN GIẢI ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Sika Waterbars
V20 Cuộn 430 131.818 44.818.120
Cộng thành tiền (Sub – total):
Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT):
Tổng số tiền thanh toán (Total):
44.818.120 44.818.12 49.258.000 Tổng số tiền bằng chữ (total amount payable in words): Bốn mươi chín
triệu hai trăm chín mươi chín ngàn chín trăm ba mươi hai đồng.
49.299.932
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
Sau đó hạch toán thuế GTGT:
CÔNG TY CP XÂY DỰNG TECHCONS
345/134 Trần Hƣng Đạo, p. Cầu Kho, Q. 1, Tp.HCM
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/03/2016
Tài khoản: 621CT_VP1811
Công trình nhà ở Vạn Phúc 1 lô O55- O60
Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có
02/01/2016 XK00015 Xuất vật tư đá CT Vạn Phúc 1_lô O55- O60 152 41.781.818
………. ……. …. …….
11/01/2016 MH00051 Mua Sika Waterbars V20_CT nhà ở Vạn Phúc
lô O55 – O60 331 44.818.120
15/01/2016 MH00067 Mua vật tư_CT nhà ở Vạn Phúc lô O55 – O60 152 17.458.000
……. ……. ……… ….. ……
31/03/2016 KC00014 KC Nguyên vật liệu 154CT_VT1811 1.690.264.446
Cộng
1.690.264.446 1.690.264.446
Ngày 31 tháng 01 năm 2016
Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
CÔNG TY CP XÂY DỰNG TECHCONS
345/134 Trần Hƣng Đạo, p. Cầu Kho, Q. 1, Tp.HCM
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/03/2016
Tài khoản: 621 - Chi phí NVL trực tiếp
Ngày chứng từ
Số
chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Nợ Có
… … …
02/01/2016 XK00015 Xuất vật tư đá CT Vạn Phúc 1_lô O55- O60 152 41.781.818
05/01/2016 XK00017 Xuất vật tư công trình Pearl Văn Thánh 152 55.435.675
08/01/2016 XK00023 Mua tấm thạch cao USG Boral Palazo
9,5mm_CT Văn Thánh trần thạch cao VP
152 87,500,000
11/01/2016 MH00051 Mua Sika Waterbars V20_CT nhà ở Vạn Phúc lô
O55 – O60 331 44.818.120
18/01/2016 MH00067 Mua vật tư_CT nhà ở Vạn Phúc lô O55 – O60 152 12.862.564
…. …. ….. ….. ….. …..
31/03/2016 KC00014 KC Nguyên vật liệu 154CT_VT1811 1.690.264.446
Cộng 3.299.843.724 3.299.843.724
4.5.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Trong giá thành sản phẩm xây lắp, ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì chi phí nhân công trực tiếp cũng chiếm tỉ trọng rất lớn. Do vậy, việc hạch toán đầy đủ và chính xác khoản mục chi phí này không những cung cấp thông tin hữu hiệu cho quản lý mà còn có tác dụng tích cực đối với người lao động.
Cũng như các DNXL nói chung, trong quá trình thi công công ty hầu hết sử dụng lao động thời vụ thuê ngoài. Do đặc điểm ngành xây dựng là phải di chuyển theo công trình, vì thế mà công ty thuê ngoài công nhân trực tiếp, nhất là công nhân gần công trình. Đội trưởng quản lý thi công sẽ ký hợp đồng với công nhân thuê ngoài tùy theo tính chất công việc, họ phải đảm nhiệm theo đúng hợp đồng và tính lương theo ngày công. Công ty áp dụng trả lương theo hình thức hoàn thành khối lượng xây lắp. Không nhất thiết phải là hết tháng mới trả lương, đối với lao động thuê ngoài thì hoàn thành một khối lượng xây lắp được giao lúc nào thì sẽ được giám sát gửi bảng chấm công về công ty và thanh toán lương.
Hiện nay, công ty chưa đưa phần mềm vào việc kế toán tiền lương mà chỉ sử dụng chương trình Excel hỗ trợ cho việc tính toán. Hàng tháng đội trưởng/chủ nhiệm gửi “Bảng chấm công” lên phòng kế toán và kế toán căn cứ vào đó lập “Bảng thanh toán tiền công” để thanh toán lương với công nhân làm căn cứ nhập liệu vào máy tính.
Đối với lao động thuê ngoài theo hợp đồng thời vụ công ty không tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho họ mà tính toán hợp lý trong đơn giá nhân công trực tiếp trả cho người lao động.
Kế toán sử dụng tài khoản 622 - “Chi phí nhân công trực tiếp” để tập hợp và phân bổ tiền lương của công nhân trực tiếp xây lắp. Thông thường, khoản mục chi phí này được hạch toán chi tiết cho đối tượng chịu chi phí. Vì thế, khi nhập bảng lương vào máy, phải chỉ rõ là công trình hoặc hạng mục công trình nào.
Dưới đây là mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài và bảng chấm công trong đội thi công do ông Lê Thanh tùng quản lý:
CÔNG TY CP XÂY DỰNG TECHCONS
345/134 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Kho, Q.1, Tp. HCM
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THUÊ NGOÀI (Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc)
Họ và tên người thuê: Lê Thanh Tùng Bộ phận: Thi công công trình
Công việc : Thi công công trình Vạn Phúc Stt Họ và tên CMND Cấp
bậc
Số công
Đơn giá Khấu trừ
Thành tiền Ký nhận 01 Nguyễn Văn Tám 310148237 CN 11 250.000 2.750.000 02 Nguyễn Văn Phong 311385712 CN 7 250.000 1.750.000 03 Nguyễn Quốc Tuấn 312271993 CN 5 250.000 1.250.000
... ... ... ... ... ...
12 Võ Văn Bắc 365516296 CN 5 266.000 1.330.000
Tổng 0 10.080.000
Ngày 22 tháng 03 năm 2016
Ngƣời đề nghị thanh toán Kế toán Trƣởng Ngƣời duyệt
Trên đây là bảng thanh toán tiền thuê ngoài đối với công nhân trực tiếp xây lắp
(Phụ lục 4_Bảng thanh toán tiền lương thuê ngoài)
Sau khi có bảng chấm công và bảng thanh toán tiền thuê ngoài, bộ phận quản lý thi công làm giấy đề nghị thanh toán cho công nhân thuê ngoài
CÔNG TY CP XÂY DỰNG TECHCONS
345/134 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Kho, Q.1, Tp. HCM
BẢNG CHẤM CÔNG CÔNG NHÂN TRỰC TIẾP
Đội thi công: Lê Thanh Tùng
STT Họ và tên Cấp bậc Ngày 01/01/2016 - 12/01/2016 Tổng công lương Tăng ca Thành tiền Ký nhận 1 2 3 ... 11 12 1 Nguyễn Văn Tám Thợ X X X X X 11 250.000 2.750.000 2 Nguyễn Văn Phong Thợ X X X N X 7 250.000 1.750.000 3 Nguyễn Quốc Tuấn Thợ N X X ... 0.5 X 5 250.000 1.250.000 ... .... ... ... ... .. ... ... ...
8 Lê Văn Sơn Thợ N N X ...
.
X X 5 266.000 1.330.000
Tổng 180 10.080.000
Giải thích:
- X: Được tính là một ngày công - 0.5: Được tính nửa ngày công - N: Công nhân nghỉ
CÔNG TY CP XÂY DỰNG TECHCONS
345/134 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Kho, Q.1, Tp. HCM
(TRÍCH) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/03/2016
Tài khoàn: 622 _CT_VP1811
Công trình nhà ở liên kế Vạn Phúc 1_Lô O55 đến O60
Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số phát sinh Nợ Có ….. … … … …. 31/01/2016
NVK00087 Chi phí nhân công cho công trình Vạn Phúc 1 (Công nhật anh Tùng thuê: 02/01/2016 đến 30/01/2016)
334
92.067.900
31/01/2016
NVK00095 chi phí nhân công cho công trình Vạn Phúc 1 (Tổ đội anh Quán: 02/01/2016 đến 31/01/2016)
334
80.779.500
…. …. …
23/03/2016
NVK00107 Chi phí nhân công cho công trình Vạn Phúc 1 (Công nhật anh Tùng thuê: 11/03/2016 đến 22/03/2016) 334 10.080.000 31/03/2016 KC00014 Kết chuyển CPNVLTT 154CT_VP1811 820.732.500 Cộng 820.732.500 820.732.500
Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng
Ngày 31 tháng 03 năm 2016
CÔNG TY CP XÂY DỰNG TECHCONS
345/134 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Kho, Q.1, Tp. HCM
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/03/2016
Tài khoản: 622_Chi phí nhân công trực tiếp Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số phát sinh Nợ Có ….. …… ……… ……. ….. 31/01/2016
NVK00095 Chi phí nhân công cho công trình Vạn Phúc 1 (Tổ đội anh Quán: 02/01/2016 đến 31/01/2016)
334
80.779.500
08/02/2016
NVK00096 Chi phí nhân công thi công tầng 25 - Time Square (Tổ đội sơn _A. Ngọc) 334 41.600.000
…. … …… …. ….
15/02/2016
NVK00106 Chi phí nhân công công trình Vạn Phúc 1(Công nhật anh Tùng thuê: 01/02/2016- 12/02/2016)
334
34.750.000
23/03/2016
NVK00107 Chi phí nhân công cho công trình Vạn Phúc 1 (Công nhật anh Tùng thuê: 11/03/2016 đến 22/03/2016) 334 10.080.000 … …. …… ….. …. 31/03/2016 KC00014 Kết chuyển CPNVLTT 154CT_VP1811 820.732.500 …. … …… …. …. Cộng 1.746.868.500 1.746.868.500
4.5.3. Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí SXC phát sinh bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý ở đội xây lắp như tiền lương nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ và các chi phí có liên quan khác.
Về nguyên tắc, các CPSXC phát sinh liên quan trực tiếp đến công trình nào thì hạch toán trực tiếp cho công trình đó; do đặc thù của DNXL nên hầu hết các chi phí SXC phát sinh sẽ liên quan đến từng CT, HMCT. Những chi phí liên quan đến nhiều công trình thì kế toán tập hợp và cuối kỳ tiến hành phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp.