9. Bố cục của luận văn
3.2.4 Truyền thông marketing
Để hoạt động truyền thông marketing mang lại kết quả cao thì Trung tâm TT-TV Đại học Luật Hà Nội cần làm tốt việc xây dựng kế hoạch truyền thông , sử dụng và nâng cao hiệu quả các công cụ truyền thông.
* Xây dựng kế hoạch truyền thông marketing
Trung tâm muốn hoạt động truyền thông marketing đạt kết quả như mong đợi cần phải xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể. Việc xây dựng kế hoạch truyền thông được xây dựng dựa trên việc xác định đối tượng tiếp nhận thông tin là ai, tức là xác định đối tượng NDT; NDT đã biết về các SP và DV ở mức nào; NDT có thói quen và đặc điểm nhận tin dạng nào, qua đâu, từ đó lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp.
Căn cứ vào tình hình thực của mình, với các nhóm NDT đã xác định như ở trên, Trung tâm cần nhận định rằng, kế hoạch truyền thông cần tập trung vào các hình thức được nhiều NDT quan tâm: quảng cáo qua Internet, gửi thư điện tử (email), qua mạng xã hội và nội dung cần chú trọng làm nổi bật các tính năng của SP và DV để NDT biết và nhớ đến.
* Sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông marketing
Việc sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông marketing là điều hết sức cần thiết vì các nhóm NDT có những thói quen, lối sống, điều kiện và thời gian nghiên cứu, học tập và làm việc khác nhau tại những giai đoạn khác nhau. Với đặc điểm đó, mỗi nhóm NDT sẽ có cách tiếp nhận thông tin khác nhau. Vì vậy, Trung tâm cần đa dạng hóa các công cụ của hoạt động truyền thông marketing để đảm bảo rằng có thể hướng tới tất cả các đối tượng NDT cua mình.
Không chỉ dừng lại ở việc sử dụng những kênh truyền thông đã có, Trung tâm cần với tới những kênh truyền thông mới. Ví dụ Trung tâm hiện tại đã tham gia mạng xã hội (social network) là facebook và kết quả được NDT đánh giá cao. Việc sử dụng và tham gia các mạng xã hôi đang trở thành trào lưu trong xã hội. Vì vậy, Trung tâm có thể tham gia và xây dựng tài khoản ở các mạng xã hội khác hiện đang được nhiều NDT sử dụng đặc biệt là nhóm NDT là SV như: như MyOpera, Myspace, Witter, Flickr…
Trung tâm ở gần khu ký tức xá của Trường. Đây là một lợi thế để Trung tâm triển khai kênh truyền thông nữa đó là hệ thống loa phát thanh ở trong khu ký túc xá. Trung tâm có thể liên hệ với bộ phận phụ trách phát thanh của ký túc để giới thiệu về hoạt động hoặc sản phẩm của mình. Vào đầu các học kỳ, Trung tâm có thể để xuất lên Nhà Trường để Hệ thống phát thanh của ký túc xá sẽ phát bài giới thiệu của Trung tâm về sản phẩm. giờ mở cửa… Hiệu quả mang lại của kênh truyền thông này không hề nhỏ mà kinh phí bỏ ra lại thấp.
* Đẩy mạnh việc sử dụng và nâng cao hiệu quả của các công cụ truyền thông
- Đối với kênh quảng cáo: Trung tâm cần chú trọng phát triển các hình thức quảng cáo qua website, tờ rơi vì đây là hình thức được nhiều NDT của Trung tâm quan tâm (Theo kết quả khảo sát ở chương 2). Các hình thức quảng cáo này hướng vào nhóm NDT là CB, GV, NNC và nhóm SV, HVCH, NCS vì đây là những nhóm có nhiều thời gian và nhu cầu quan tâm tới sản phẩm của Trung tâm hơn nhóm CBQL. Trung tâm cũng cần nâng cao chất lượng hướng dẫn NDT sử dụng thư viện của các hình thức trên bằng cách:
+ Đối với website: Trung tâm cần nhanh chóng đưa mục liên kết hỏi đáp vào sử dụng. Như đã trình bày ở chương 2 hiện nay mục này của Trung tâm đang trong quá trình nâng cấp. Hiện tại, cán bộ phụ trách của mục này là cán bộ phòng internet điều này có lẽ không phù hợp. Vì các câu hỏi NDT thường hỏi liên quan đến các DV và SP của Trung tâm cũng như cách sử dụng. Chính vì vậy, cán bộ phụ trách trả lời phải là người am hiểu rất rõ về Trung tâm, nên giao cho nhóm marketing phụ trách giải đáp các thắc mắc của NDT. Các cán bộ marketing thông qua các câu hỏi này
cũng hiểu hơn về NCT của NDT. Đòi hỏi đối với người phụ trách mục này phải cho NDT thấy rằng mọi câu hỏi và thắc mắc của họ về Trung tâm luôn có cán bộ sẵn sàng giải đáp. Sự hướng dẫn kịp thời cho NDT không chỉ giúp tăng hiệu quả hướng dẫn sử dụng Trung tâm qua website mà còn giúp cho NDT mong muốn sử dụng Trung tâm lâu dài.
+ Đối với tờ rơi: Trung tâm cần chú trọng tới việc thiết kế tờ rơi đảm bảo 2 khía cạnh: nội dung và hình thức. Về nội dung cần thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, khúc triết nội dung mà Trung tâm muốn giới thiệu. Về hình thức: ảnh chụp phải rõ và sắc nét, có tính thẩm mỹ cao. Hiện tại, Trung tâm chỉ mới phát tờ rơi bằng cách để tờ rơi tại các quầy thủ thư và phát tại các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện đầu năm, điều này mới chỉ hiệu quả với nhóm NDT là SV. Trung tâm nên phát tờ rơi một cách rộng rãi hơn. Với nhóm NDT là CBQL, GV, NNC, Trung tâm nên gửi tờ rơi tới tận tay họ ở văn phòng các Khoa, Phòng ban.
Bên cạnh các hình thức quảng cáo trên, Trung tâm cũng cần nâng cao hiệu quả quan tâm tới Trung tâm của NDT thông qua các hình thức quảng cáo khác như: Tăng cường sử dụng các áp phích để quảng bá cho các hoạt động của mình; Đặt đường link liên kết trên các website khác. Tuy nhiên, Trung tâm cần nghiên cứu việc đặt áp phích, cũng như đường link ở những vị trí và website mà thu hút sự chú ý của nhiều NDT mục tiêu nhất.
- Marketing trực tiếp: Gửi thư điện tử đang là một hình thức mà Trung tâm đang sử dụng và được NDT đánh giá tốt. Tuy nhiên, Trung tâm chưa triển khai mạnh mẽ nên kết quả mang lại chưa cao. Để hình thức này đạt kết quả cao, đối với NDT là SV, HV, NCS bắt đầu tham gia học tại Trường, Trung tâm nên gửi thư chào mừng, giới thiệu các sản phẩm cơ bản và đề nghị họ sử dụng. Điều này làm cho NDT cảm thấy nhận được sự trân trọng từ phía Trung tâm. Ngoài ra, Trung tâm cũng nên thường xuyên gửi thư thông báo và đề nghị NDT sử dụng khi cung cấp các sản phẩm mới. Đối với nhóm NDT là CBQL, GV, NNC có số lượng ít, vì vậy Trung tâm có
thể gửi thư đề tên từng NDT. Điều này giúp NDT cảm nhận được sự quan tâm từ phía Trung tâm, NDT sẽ quan tâm đến nội dung của bức thư.
- Khuyến mại: Như đã đề cập ở phần thực trạng, hầu hết các sản phẩm của Trung tâm đều không hề thu phí, vì vậy, các giải pháp khuyến mãi về giá không có ý nghĩa nhiều trong hoạt động của Trung tâm. Vì vậy, Trung tâm chỉ nên phát triển hình thức này khi phát triển các sản phẩm có chất lượng cao và thu phí.
- Quan hệ công chúng: Trung tâm cần tăng cường và nâng cao hiệu quả của các hình thức quan hệ công chúng. Cụ thể:
+ Trung tâm nên tổ chức các hội nghị bạn đọc vào thời gian cụ thể. Trong hội nghị bạn đọc, Trung tâm cần tạo không khí thoải mái, khích lệ NDT tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Trung tâm ngày càng tốt hơn. Thậm chí, trung tâm có thể đưa ra các băn khoăn của mình để NDT đưa ra ý kiến góp ý.
+ Trung tâm cũng nên tổ chức các buổi tọa đàm theo các chủ đề mà NDT quan tâm. Trung tâm có thể mời những NDT có tri thức cao như GV, các nhà nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực tham gia thuyết trình. Trong qúa trình thực hiện cần có sự theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện nhằm rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
+ Trung tâm cần thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các cán bộ lãnh đạo Nhà Trường cũng như những NDT thuộc nhóm CBQL của Trung tâm. Để làm tốt điều này, đòi hỏi Ban Giam đốc Trung tâm qua các lần tiếp xúc, làm việc phải làm cho lãnh đạo Trường hiểu rõ thêm vai trò của Trung tâm, cũng như những đóng góp mà Trung tâm làm được và kế hoạch công việc trong tương lai qua những báo cáo và kế hoạch ngắn hạn, dài hạn.
- Bên cạnh những điều trên, trung tâm cũng cần thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với SV, HVCH, NCS bằng cách: Tích cực hơn nữa trong việc xây dựng mô hình nhóm SV tình nguyện của Trung tâm. Điều này không chỉ giúp Trung tâm giảm tải được một số công việc mà còn là kênh truyền thông có hiệu quả thu hút NDT đến Trung tâm; Trung tâm cũng cần kết hợp với các hoạt động Đoàn thanh niên để tổ chức các hoạt động của Trường. Các hoạt động này giúp Trung tâm trở nên gần gũi hơn với NDT, đặc biệt là SV; Trung tâm cũng nên tiếp cận với các GV, cố vấn học tập để giới thiệu với họ các tài liệu về chuyên ngành họ giảng dạy hoặc họ quan tâm
có ở Trung tâm. Đây là những người có tầm ảnh hưởng đến NDT là SV, HVCH, NCS vì vậy những tài liệu mà họ giới thiệu cho các nhóm NDT này sẽ được họ tìm kiếm và sử dụng. Chính vì vậy, sự hiểu rõ về Trung tâm sẽ giúp họ có thể định hướng cho các nhóm NDT là SV, HVCH, NCS sử dụng các tài liệu của Trung tâm.