1. Lý do chọn đề tài
2.1.4.3 Cơ cấu bộ máy kế toán của Chi nhánh công ty TNHH MTV Xây
công trình Hàng không – ACC
a) Đặc điểm bộ máy kế toán tại Chi nhánh
Xuất phát từ đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Chi nhánh, quy mô yêu cầu của công tác hạch toán kế toán đồng thời căn cứ vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh màbộ máy kế toán của Chi nhánh được được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung bao gồm 5 người nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ kế toán tại Chi nhánh.
Mọi công việc kế toán đều thực hiện ở bộ phận kế toán từ việc thu thập chứng từ, lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán. Kế toán ở các tổ đội sản xuất chỉ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh, trên cơ sở các chứng từ gốc được Giám đốc Chi nhánh phê duyệt, không có tổ chức hạch toán riêng. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán này mà Chi nhánh nắm bắt được mọi thông tin từ đó có thể kiểm tra, đánh giá chỉ đạo kịp thời.
Phòng tài chính kế toán có chức năng thu thập xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, qua đó kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch, kiểm tra về sử dụng, bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Chi nhánh.
b) Nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán • Công tác kế toán:
Thực hiện chế độ báo cáo kế toán thường xuyên và định kỳ, kịp thời đúng quy định.Tổ chức hướng dẫn, ghi chép tính toán phản ánh chính xác,trung thực kịp thời, đầy đủ và quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ, sổ sách báo cáo kế toán cho khoa học.
Đồ án tốt nghiệp 70 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
Thực hiện kế hoạch tài chính, lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, quý, năm.
Xác định các nguồn vốn lưu động và các nguồn vốn đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Huy động kịp thời các nguồn sẵn có vào sản xuất kinh doanh. Tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng tích lũy nội bộ.
Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, thu hồi vốn, thu hồi công nợ và điều hòa linh hoạt các nguồn vốn đúng chính sách, chế độ của nhà nước và quy định của công ty.
Kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng vốn, các nguồn vốn, mức chi phí, dự toán trong sản xuất kinh doanh
Quản lý chặt chẽ các nguồn vốn Ngân sách cấp, nguồn vốn đầu tư XD cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình XD cơ bản đã hoàn thành.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, xác định nguồn vốn tín dụng để phục vụ cho sản xuất với hiệu quả cao nhất.
Tổ chức thực hiện kế hoạch giám sát tình hình thu hồi công nợ, thường xuyên đôn đốc Phòng kinh doanh thu hồi công nợ, phòng kế toán kiểm tra các bản đối chiếu công nợ.
• Nhiệm vụ của cán bộ phòng kế toán:
+ Kế toán trưởng: Đồng chí Nguyễn Phú Hiệp chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về mọi hoạt động kế toán tái chính của đơn vị, là người chịu trách phân công, hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán thực hiện toàn bộ hoạt động tài chính kế toán trong Chi nhánh. Đề xuất các cơ chế nhằm xây dựng và phát triển cơ cấu nguồn vốn hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư của chi nhánh.
Dưới kế toán trưởng là các nhân viên kế toán được phân công như sau:
+ Kế toán tổng hợp: Do Đồng chí Nguyễn Thị Loan chịu trách nhiệm tổng hợp các số liệu từ các phần hành kế toán khác nhau để ra số liệu tổng hợp, theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất
Đồ án tốt nghiệp 71 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
kinh doanh, tập hợp các báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc, hợp nhất báo cáo tài chính của toàn Chi nhánh theo kỳ báo cáo, tổng hợp và lập báo cáo thuế.
+ Kế toán thanh toán: Do Đồng chí Nguyễn Tiến Đức chịu trách nhiệm lập phiếu thu, chi các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, theo dõi các khoản ứng tiền cho các công trình, đốc thúc thu hồi tạm ứng công trình, tập hợp và theo dõi chi phí các công trình hoàn ứngvề theo định kỳ và theo dõi công nợ phải thu, phải trả đối với các chứng từ công trường chuyển về, theo dõi các khoản vật tư.
+ Kế toán ngân hàng: Do Đồng chí Nguyễn Tiến Đức thực hiện giao dịch với các Ngân hàng để giải quyết công tác mở tài khoản, làm các thủ tục vay tiền và rút tiền gửi tại Ngân hàng. Theo dõi phản ánh tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng và tiền vay của Chi nhánh theo từng ngân hàng.
+ Kế toán vật tư, công cụ, tài sản cố định: Do Đồng chí Nguyễn Trọng Tín ghi chép theo dõi sự biến động về tài sản cố định, phản ánh tình hình đầu tư xây dựng theo yêu cầu quản lý. Kiểm tra tình hình sử dụng và bảo quản tài sản cố định ở Chi nhánh, tình hình trích khấu hao. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự án sửa chữa lớn tài sản cố định. Đồng thời ghi chép tình hình biến động của từng loại vật tư, vật liệu xây dựng. Kiểm tra việc tuân thủ tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình thi công các công trình, kiểm tra tình hình bảo quản và quản lý vật tư.
+ Kế toán thuế và các khoản nộp NSNN: Do Đồng chí Nguyễn Trọng Tín kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập vv... Chịu trách nhiệm nộp tờ kê khai thuế theo đúng thời hạn cho Cục thuế. Theo dõi về số hiện có và tình hình biến động về thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước của Chi nhánh. Tổng hợp chi tiết thuế đầu vào,đầu ra, phân loại thuế được khấu trừ và thuế không được khấu trừ.
+ Thủ quỹ: Do Đồng chí Phạm Băng Tâm căn cứ vào các chứng từ có liên quan tiến hành các công việc thu, chi tiền mặt, thực hiện giao dịch ngân hàng, lập bảng lương, các bảng theo dõi lương, bảng phân bổ tiền lương và cấp phát lương cho CBCNV toàn Chi nhánh.
Có thể khái quát sơ đồ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh ACC như sau: Sơ đồ 2.2
Đồ án tốt nghiệp 72 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
Sơ đồ2.2:
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
c) Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại Chi nhánh – ACC
• Chính sách kế toán: Chi nhánh đang áp dụng Quyết định Số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 - của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các chuẩn mực kế toán, kiểm toán do Bộ Tài Chính ban hành…
• Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. • Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam.
• Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi từ các đồng tiền khác: Thu chi ngoại tệ hạch toán theo tỷ giá thực tế của Ngân hàng Công thương công bố.
• Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
• Phương pháp hạch toán Thuế GTGT: Theo phương pháp Khấu trừ
• Hệ thống tài khoản sử dụng trong Chi nhánh: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Chi nhánh, hệ thống tài khoản của Chi nhánh bao gồm hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Bên cạnh đó, Tổng
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN NVL,KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN CÔNG TRƯỜNG 1 KẾ TOÁN CÔNG TRƯỜNG 2 KẾ TOÁN CÔNG TRƯỜNG 3… KẾ TOÁN THANH TOÁN,NGÂN HÀNG
Đồ án tốt nghiệp 73 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
công ty hướng dẫn và cụ thể hoá thêm việc mở một số tài khoản kế toán cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của ngành xây lắp.
• Các chính sách kế toán áp dụng: Do tính chất là một đơn vị xây lắp nên kế toán của chi nhánh áp dụng là kế toán ngành xây dựng và áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính.
• Chính sách kế toán đối với Hành tồn kho: + Hàng tồn kho được tính theo giá gốc
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
+ Sản phẩm dở dang: Là tổng giá vốn nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công tính từ thời điểm bắt đầu thi công đến cuối kỳ kế toán nếu phương thức thanh toán là khi sản phẩm hoàn thành. Nếu phương thức thanh toán qui định là theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý thì chi phí sản xuất dở dang được tính theo chi phí thực tế trên cơ sở phân bổ chi phí cho các giai đoạn đã hoàn thành và còn dở dang theo giá trị dự toán.
+ Phương pháp giá vốn hàng bán: Giá trị nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung được phân bổ cho từng công trình hợp đồng theo giá dự toán.
• Chính sách kế toán đối với TSCĐ:
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao theo qui định tại Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính.
+ Đối với Tài sản cố định Vô hình là quyền sử dụng đất đang được đơn vị theo dõi và sử dụng trích khấu hao theo qui định.
d) Vận dụng hệ thống chứng từ
Do chứng từ kế toán dùng để ghi chép các thông tin kế toán ngay khi chúng phát sinh nên chứng từ được coi là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ và lập
Đồ án tốt nghiệp 74 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
các báo cáo kế toán.Tại Chi nhánh Công ty TNHH MTV Xây dựng công trình Hàng không – ACC đã sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, bao gồm:
- Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, phiếu báo làm thêm giờ.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư.
- Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn thu mua hàng, hoá đơn dịch vụ thuê tài chính.
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê kiểm quỹ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Ngoài ra, để nhằm mục đích quản lý cao hơn và phụ thuộc theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh nên doanh nghiệp còn sử dụng một số loại chứng từ riêng như: bản hợp đồng xây lắp, biên bản thanh lý hợp đồng, bản quyết toán khối lượng công trình, biên bản nghiệm thu công trình, bản theo dõi công nợ, …
SƠ ĐỒ 2.3: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
e) Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán
Chi nhánh Công ty TNHH MTV Xây dựng công trình Hàng không – ACC là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập vì thế có một hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ và tuân theo quy định của Pháp luật và của Tổng công ty. Là đơn vị xây lắp với nhiều đặc thù của ngành nghề so với các ngành nghề khác nên Chi nhánh đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” và ghi bằng máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán Công ty, rất phù hợp với xu hướng hiện nay.
Lập chứng từ
Kiểm tra và phân loại chứng từ
Nhập vào phần mềm máy tính
Bảo quản và lưu trữ
Đồ án tốt nghiệp 75 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
Sơ đồ 2.4:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Cuối kỳ kế toán Đối chiếu, kiểm tra
• Trình tự ghi sổ: Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại làm căn cứ ghi sổ kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được
Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ kế toán Sổ cái Sổ, thẻ kế toánchi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Đồ án tốt nghiệp 76 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số có và số dư từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
• Hệ thống sổ kế toán tại Chi nhánh bao gồm: + Sổ chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái các TK 621, 622, 623, 627, 154 dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ và trong một niên độ kế toán (quý)cho các tài khoản này. Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tình hình chi phí kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh.
Sổ cái phản ánh đầy đủ các nội dung: Ngày tháng ghi sổ.
Số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có tài khoản.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện nay Chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán FAST cài trên máy, do đó các công việc ghi sổ kế toán đã được cải tiến và đổi mới phần nào, đã giảm bớt được thời gian và khối lượng công việc của kế toán. Các bước cần thực hiện để sử dụng phần mềm kế toán này là: - Bước 1 (Chuẩn bị): Thu thập, kiểm tra các chứng từ kế toán (các dữ liệu đầu vào) - Bước 2: Nhập các dữ liệu vào máy và khai báo yêu cầu thông tin đầu ra.
- Bước 3: Máy vi tính sẽ tự động xử lý thông tin đầu vào và đưa ra các thông tin đầu ra bao gồm: sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, các loại báo cáo.
Đồ án tốt nghiệp 77 GVHD: Th.S Nguyễn Thị Tường Vi
SVTH: Trần Thị Hảo Lớp: Kế toán tổng hợp - K49
Tuy nhiên do phần mềm kế toán viết trên cơ sở các chính sách của nhà nước ban hành và áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động giản đơn. Khi áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD có tính đặc thù cao như xây dựng cơ bản thì phần hành kế toán về Thuế giá trị gia tăng, kế toán tài sản, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị mà các phần hành này hiện nay vẫn thực hiện quản lý theo phương pháp thủ công.
• Hệ thống báo cáo kế toán
Chi nhánh Công ty trực tiếp tổ chức chế độ báo cáo kế toán theo hệ thống kế toán Việt Nam và hệ thống chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành.