2.1.5.1. Căn cứ kiểm soát chi đầu tư XDCB
a, Mở tài khoản
Để phục vụ cho việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN, các Chủ đầu tư, Ban QLDA phải mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư (tài khoản dự toán)
tại KBNN(Bộ Tài chính, 2014).
Hồ sơ mở tài khoản theo quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày
12/5/2014 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫnđăng ký và sử dụng tài khoản tại
Kho bạc Nhà nước (KBNN) trong điều kiện áp dụng hệ thống thông tin quản lý
BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính), hoặc theo các văn bản hướng dẫn bổ
sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có)(Bộ Tài chính, 2014).
Sau khi nhận hồ sơ mở tài khoản, cán bộ kiểm soát chi được giao nhiệm
vụ thực hiện kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-
BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính, báo cáo lãnh đạo phòng và chuyển Phòng/ bộ phận Kế toán để làm thủ tục mở tài khoản cho Chủ đầu tư. Sau khi mở tài khoản, phòng/ bộ phận kế toán chuyển lại cho phòng/ bộ phận kiểm soát chi 02 Bản đăng ký mở tài khoản và số tài khoản: 01 bản phòng/bộ phận kiểm soát chi gửi Chủ đầu tư; 01 Bản lưu hồ sơ để thực hiện kiểm soát chi khi tạm ứng,
thanh toán vốn đầu tư XDCB đối với dự án(Bộ Tài chính,2014).
b, Hồ sơ pháp lý gửi một lần của dự án
Theo quyết định số 5657 /QĐ - KBNN, ngày 28 tháng 12 năm 2016 của
Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước, để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát
thanh toán vốn đầu tư, chủ đầu tư gửi hồ sơ, tài liệu sau đây đến Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản thanh toán (các tài liệu này đều là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư, chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung, điều chỉnh), bao gồm:
*. Đối với dự án chuẩn bị đầu tư:
Văn bản của cấp có thẩm quyềnphê duyệt chủ trương đầu tư dự án;
Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm
theo dự toán chi phí cho công tác chuẩnbị đầu tư;
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu(Bộ Tài chính, 2014).
* Đối với dự án thực hiện dự án:
Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án
(nếu có) kèm theo dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ
thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật); Riêng đối với các dự án
khởi công mới và các dự án có điều chỉnh tăng tổng mức vốn đầu tư phải gửi kèm theo văn bản thẩm định về nguồn vốn và khả năng cân đối vốn của cơ quan kế hoạch và đầu tư và cơ quan tài chính theo quy định của Luật Đầu tư công
Đối với các dự án khởi công mới và các dự án có điều chỉnh tăng tổng mức vốn đầu tư, Kho bạc Nhà nước (nơi mở tài khoản) có trách nhiệm đối chiếu nội dung Quyết định đầu tư với văn bản thẩm định về nguồn vốn và khả năng cân đối vốn của cơ quan kế hoạch và đầu tư và cơ quan tài chính. Trường hợp phát hiện nội dung quyết định đầu tư về phần nguồn vốn không phù hợp với văn bản
thẩm địnhvề nguồn vốn và khả năng cân đối vốn của cơ quan kế hoạch và đầu tư
và cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước thực hiện như sau:
Đối với các dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước của các
Bộ, ngành trung ương và vốn bổ sung có mục tiêu của ngân sách trung ương cho địa phương, Kho bạc Nhà nước (nơi mở tài khoản) báo cáo Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố để có văn bản gửi Kho bạc Nhà nước tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính xem xét, xử lý. Đồng thời gửi chủ đầu tư để chủ đầu tư báo cáo cấp
quyết định đầu tư(Quốc hội, 2014)..
Đối với các dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước trong cân đối ngân sách địa phương, Kho bạc Nhà nước (nơi mở tài khoản) báo cáo
Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố để có văn bản báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố xem xét, xử lý theo thẩm quyền. Đồng thời gửi Sở Kế hoạch và
Đầu tư và Sở Tài chính(Quốc hội, 2014).
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp
có thẩm quyền)(Quốc hội, 2014).
Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, điều chỉnh (nếu có); Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản giao việc hoặc hợp đồng
giao khoán nội bộ (Quốc hội, 2014).
Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu
hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự
án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật); Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán
gói thầu của cấp có thẩm quyền đối với trường hợp thanh toán hợp đồng theo đơn
bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được các cấp có thẩm quyền phê duyệt (Quốc
hội, 2014).
2.1.5.2. Nguyên tắc kiểm soát chi đầu tư XDCB
Căn cứ vào hồ sơ đề nghị thanh toán của CĐT gửi đến. Kho bạc kiểm tra, kiểm soát theo các điều kiện thanh toán được quy định trong hợp đồng kinh tế (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng lần thanh toán làm thủ tục thanh toán cho CĐT. CĐT chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình. Kho bạc chỉ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trên hồ sơ thanh toán và không chịu trách nhiệm
về những vấn đề trên(Phạm Văn Khoan, 2012).
KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán theo nguyên tắc “thanh toán trước, kiểm soát sau” cho từng lần thanh toán và “kiểm soát trước, thanh toán sau” đối với lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng. Căn cứ vào nguyên tắc này, KBNN hướng dẫn cụ thể phương thức kiểm soát thanh toán trong hệ thống KBNN, đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho CĐT, nhà thầu và thực hiện đúng quy định của Nhà nước. KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thanh toán dựa trên nguyên tắc:
Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ dự án và chứng từ thanh toán như: số lượng của hồ sơ, chứng từ; chứng từ có đúng mẫu biểu và có đầy đủ nội dung, chữ ký, con dấu không; kiểm tra các nội dung của hợp đồng kinh tế; kiểm tra về trình tự thời gian của toàn bộ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo từng giai đoạn thực
hiện dự án(Phạm Văn Khoan, 2012)..
Thứ nhất, kiểm soát chi đúng quy định, kịp thời, đầy đủ
Định kỳ và đột xuất kiểm tra các CĐT về tình hình chấp hành chế độ chính sách về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, về tình hình sử dụng vốn đầu tư. Được phép tạm ngừng chi hoặc thu hồi số vốn mà CĐT sử dụng sai mục đích, không đúng đối tượng hoặc trái với chế độ quản lý tài chính của Nhà nước; đồng thời báo cáo KBNN cấp trên để tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính
xem xét, xử lý (Phạm Văn Khoan, 2012).
Trong quá trình kiểm soát chi đầu tư nếu phát hiện quyết định của các cấp có thẩm quyền trái với quy định hiện hành, phải có văn bản gửi cấp có thẩm
quyền đề nghị xem xét lại và nêu rõ ý kiến đề xuất. Nếu quá thời hạn đề nghị mà không nhận được trả lời thì được quyền giải quyết theo đề xuất của mình. Nếu được trả lời mà xét thấy không thoả đáng thì vẫn phải giải quyết theo ý kiến của cấp có thẩm quyền, đồng thời phải báo cáo lên cơ quan có thẩm quyền cao hơn
và báo cáo cơ quan tài chính để xem xét, xử lý(Phạm Văn Khoan, 2012).
Thứ hai, kiểm soát chi đảm bảođúng quy trình
Cán bộ kiểm soát chi đầu tư của KBNN khi kiểm soát các khoản chi cho dự án phải đảm bảo đúng quy trình. Khi cần thiết phải chủ động báo cáo xin ý kiến lãnh đạo để phối hợp với CĐT đi nắm tiến độ thực hiện dự án để đôn đốc, hướng
dẫn CĐT hoàn thiện hồ sơ, thủ tục thanh toán (Trần Văn Giao,2012).
Thứ ba, kiểm soát trên cơ sở kế hoạch vốn, từng nội dung chi
Số vốn thanh toán cho dự án trong năm không được vượt quá kế hoạch vốn cả năm đã bố trí cho dự án. Số vốn thanh toán cho từng công việc, hạng mục công trình không vượt quá dự toán hoặc giá trúng thầu, tổng dự toán của dự án (đối với chi phí nằm trong tổng dự toán). Tổng số vốn thanh toán cho dự án không được vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt. Trường hợp số vốn thanh toán vượt kế hoạch vốn cả năm đã được bố trí (do điều chỉnh kế hoạch, do dự án phân bổ không đúng quy định…), KBNN phải phối hợp với CĐT để thu hồi số
vốn đã thanh toán vượt kế hoạch (Trần Văn Giao,2012)..
Trong kiểm soát chi đầu tư XDCB các khoản chi phải thực hiện chuyển
khoản trực tiếp đến đơn vị thụ hưởng trừ một số khoản được chi bằng tiền mặt
như sau:
+ Chi cho công tác đền bù, giải phóng mặt bằng, bao gồm các khoản chi cho hội đồng giải phóng mặt bằng, các khoản chi đền bù cho người dân, cho các tổ chức, các đơn vị không có tài khoản.
+ Đối với chi phí ban quản lý dự án, ngoài các chi phí mua sắm bằng hợp đồng, các khoản mua sắm hàng hoá dịch vụ thanh toán chuyển khoản trực tiếp cho nhà cung cấp, các khoản chi phí thanh toán cho cá nhân và chi phí thường xuyên nhỏ lẻ được chi bằng tiền mặt.
+ Chi phí tư vấn cho các cá nhân không có tài khoản.
+ Chi xây dựng các công trình của xã do dân được phép tự làm, chi mua sắm một số vật tư do nhân dân khai thác và cung ứng được chính quyền địa phương và CĐT chấp thuận.
KBNN thực hiện thanh toán trước, kiểm soát sau đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần và kiểm soát trước, thanh toán sau đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của
công việc, hợp đồng thanh toán nhiềulần(Trần Văn Giao,2012).
Việc giao nhận hồ sơ giữa Phòng Kiểm soát chi đầu tư và Phòng Kế toán do giám đốc KBNN các cấp chủ động quy định, Phòng Kế toán chỉ có trách nhiệm xem
xét các chứng từ kế toán như giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị chi tạm ứng đầutư
(trường hợp nếu có thanh toán tạm ứng), các tài liệu khác được Phòng kiểm soát chi đầu tư kẹp thành tập hồ sơ theo từng nội dung thanh toán cụ thể để trình lãnh đạo
KBNN, Phòng Kế toán không có trách nhiệm xem xét(Trần Văn Giao,2012).
Thứ tư, kiểm soát chi đúng luật, chống thất thoát, lãng phí:
Vốn cho từng dự án phải kiểm soát chặt chẽ, giải ngân kịp thời đúng chế độ, đúng thời gian quy định, tăng cường kiểm tra giám sát và đánh giá kết quả. Mặt khác công việc kiểm soát vốn đầu tư XDCB là rất lớn và lệ thuộc vào hàng loạt chế độ chính sách quy định của Nhà nước, do đó việc xác định chức năng, nhiệm vụ phải rõ ràng, khoa học, phân công, phối hợp chặt chẽ, thống nhất, có nguyên
tắc, đúng luật lệ thì mới nâng cao hiệu quả đầu tư(Trần Văn Giao,2012).