Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.5. Nội dung quản trị nhân lực
2.1.5.1. Hoạch định nhân lực
Khái niệm
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, công tác hoạch định nhân lực giúp giảm thiểu những rủi ro, sai lầm và lãng phí trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.
Hoạch định nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng lúc ".
Các bước hoạch định nhân lực
Để thực hiện hoạch định nhân lực, đơn vị cần tiến hành theo 5 bước sau: - Bước 1: Dự báo nhu cầu nhân lực
Các đơn vị sự nghiệp công lập cần xác định mục đích chính trong quá trình hoạt động và đưa ra được kế hoạch, các tiến trình hoạt động của đơn vị. Trên cơ sở đó, xác định nhu cầu nhân lực cho đơn vị: vị trí, chất lượng, số lượng?
- Bước 2: Phân tích thực trạng nhân lực
Phân tích những ưu điểm, nhược điểm của nhân lực hiện có trong đơn vị. Xem xét các chính sách quản trị nhân lực, mục tiêu, kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc.
- Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nhân lực
So sánh dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai với thực trạng nhân lực hiện có. Từ đây, xem lại nhân lực trong đơn vị đang thừa hay thiếu để có biện pháp cải thiện.
- Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Đơn vị cần lập một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợp. Bản kế hoạch cần xác định các vấn đề: tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lại nhân lực các phòng ban như thế nào hay đào tạo nhân viên ra sao?
- Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Xem xét lại có sai lệch với mục tiêu đề ra không. Từ đó, tìm nguyên nhân và đề ra giải pháp để hoàn thiện. Đảm bảo nhân lực có sẵn khi cần thì đơn vị phải hoạch định nhân lực cần thiết và sau đó sẽ tìm kiếm nhân lực này.
2.1.5.2. Phân tích công việc
- Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
- Các phương pháp phân tích công việc
+ Bảng câu hỏi: bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, bộ phận nhân lực sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong đơn vị.
+ Quan sát: quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy những công việc không mang tính chất tình huống.
+ Phỏng vấn: phỏng vấn dùng để lấy thông tin trong công việc hoặc cần làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó.
+ Nhật ký ghi chép: phương pháp này nhằm thu thập các thông tin cụ thể làm việc hàng ngày của nhân viên. Các thông tin thu được từ tiến trình phân tích công việc được dùng để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
- Xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc + Bảng mô tả công việc
• Nhận diện công việc: tên công việc, mã số- cấp bậc, nhân viên thực hiện, người quản trị- giám sát…
• Tóm tắt công việc: mô tả ngắn mục đích của công việc.
• Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ giữa người thực hiện công việc với các cá nhân, phòng ban trong và ngoài tổ chức.
• Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê và giải thích những chức năng, trách nhiệm chính của người thực hiện công việc.
• Đánh giá kết quả làm việc: tiêu chí, biện pháp đánh giá người thực hiện công việc.
• Hệ thống lương, thưởng: hệ thống lương thưởng người thực hiện công việc có thể được nhận.
• Thẩm quyền người thực hiện công việc: thẩm quyền của người thực hiện công việc trong các hoạt động của đơn vị.
• Tiêu chuẩn trong đánh giá nhân viên: các tiêu chuẩn, mục tiêu trong việc đánh giá người thực hiện.
• Điều kiện làm việc: các điều kiện đặc biệt, các phương tiện hỗ trợ trong công việc.
+ Bảng tiêu chuẩn công việc
• Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ có liên quan • Kinh nghiệm công tác
• Kỹ năng làm việc: với nhóm, tổ chức, với máy móc thiết bị… • Phẩm chất cá nhân
2.1.5.3. Tuyển dụng nhân lực
- Khái niệm
Trong một đơn vị, công tác tuyển dụng nhân lực thành công tức là tìm được những nhân viên thực sự phù hợp với công việc, nhân lực xuất sắc sẽ góp phần vào việc duy trì phát triển của đơn vị. Bản thân những người được tuyển vị trí phù hợp với năng lực và sở trường của mình, sẽ rất vui và hăng say làm việc.
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn
Là những yêu cầu chủ yếu về những năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau.
- Quá trình tuyển chọn nhân lực
Nhằm đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho đơn vị. Hai nguồn tuyển dụng được sử dụng: nguồn tuyển dụng bên ngoài và nguồn bên trong nội bộ.
+ Tuyển dụng từ nguồn nội bộ đơn vị
Là các ứng viên đang làm việc trong đơn vị, có năng lực thực hiện công việc mà nhà quản trị cần tìm thông qua bản thành tích công việc. Đây là hình thức ưu tiên hàng đầu, hình thức tuyển dụng được thực hiện công khai, với các tiêu chuẩn rõ ràng.
Để có thể xác định được có bao nhiêu ứng viên từ trong nội bộ, các đơn vị nên có những thông tin về số lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển nhân viên và phiếu thăng chức.
Trong hồ sơ nhân viên cần có thông tin về tuổi tác, sức khoẻ, thời gian còn có thể làm việc cho đơn vị, trình độ học vấn, chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các khả năng đặc biệt, mức lương hiện tại, mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến…
+ Nguồn ứng viên từ bên ngoài đơn vị: bạn bè của nhân viên đang làm việc trong đơn vị; nhân viên cũ; ứng viên tự nộp đơn tìm việc; nhân viên của đơn vị khác; các trường đại học, cao đẳng, trung tâm dạy nghề; người thất nghiệp.
- Các hình thức thu hút ứng viên
+ Thông qua quảng cáo: quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu, đặc biệt là đối với các đơn vị lớn. Để nâng cao chất lượng quảng cáo nên chú ý hai vấn đề đó là mức độ quảng cáo và nội dung quảng cáo.
+ Thông qua văn phòng dịch vụ lao động: sử dụng văn phòng dịch vụ lao động có ích lợi là giảm được thời gian tìm kiếm và chọn lựa ứng viên.
+ Tuyển các sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, trung học, sinh viên thực tập...
Nội dung của quy trình tuyển dụng
Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng thường được tiến hành theo 07 bước sau:
• Bước 1: Nhu cầu tuyển dụng
Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ số lượng, quyền hạn, trách nhiệm của từng thành viên, nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của Nhà nước về tuyển dụng.
• Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các Đơn vị có thể áp dụng một hoặc nhiều hình thức thông báo tuyển dụng sau:
- Quảng cáo trên báo, tivi, đài…
- Thông qua trung tâm giới thiệu việc làm.
- Niêm yết thông báo tuyển dụng ở doanh nghiệp. - Tổ chức ngày hội việc làm.
• Bước 3: Sàng lọc hồ sơ
Ứng viên có thể trực tiếp đến nộp hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu điện hoặc nhờ người quen nộp giúp. Đơn vị sẽ xem xét ghi lại thông tin chủ yếu của ứng viên như: thông tin về cá nhân, học vấn, trình độ chuyên môn, sức khỏe, quá trình công tác, sở thích.
• Bước 4: Kiểm tra trắc nghiệm
Áp dụng các hình thức kiểm tra trắc nghiệm nhằm tìm được những ứng viên tốt nhất. Có nhiều dạng kiểm tra trắc nghiệm như: kiểm tra trí thông minh, kiểm tra thử việc, kinh nghiệm…
• Bước 5: Phỏng vấn
Được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân phù hợp với tổ chức, đơn vị.
• Bước 6: Xác minh điều tra
Là quá trình làm sáng tỏ những điều chưa rõ đối với những ứng viên triển vọng. • Bước 7: Ra quyết định tuyển dụng
2.1.5.4. Đào tạo và phát triển nhân lực
- Khái niệm
Đối với một đơn vị hoạt động, đào tạo là nội dung quan trọng và cấp bách vì nếu như đơn vị có cơ sở vật chất hiện đại, máy móc công nghệ cao, mặt hàng đa dạng nhưng nhân viên kém hiểu biết, thiếu kiến thức xem như đơn vị đó không thể phát triển mạnh được.
Đào tạo là hoạt động nhằm mục đích nâng cao năng lực, chuyên môn nghiệp vụ của người lao động để đáp ứng quá trình làm việc của họ được thuận lợi, và công việc có hiệu quả cao hơn.
Phát triển là quá trình cung cấp năng lực cần thiết, chuẩn bị sẵn sàng những hoạt động phát triển trong tương lai cho tổ chức, mà các nhóm hoặc cá nhân sẽ tự nguyện thực hiện.
- Vai trò
+ Người lao động sẽ được học tập, đào tạo thêm nhằm thúc đẩy làm việc tốt hơn.
+ Nhân viên sẽ đáp ứng được yêu cầu công việc của tổ chức, sẽ giúp hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị phát triển cao.
+ Đào tạo và Phát triển nhân lực là một trong những biện pháp tích cực tăng khả năng thích ứng của tổ chức trước sự thay đổi của môi trường.
- Quy trình đào tạo và phát triển nhân lực
• Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển
Chương trình đào tạo phổ biến giúp cho nhân viên củng cố, phát huy thêm kiến thức và bên cạnh đó góp phần vào mục tiêu chiến lược của tổ chức và đáp ứng các nhu cầu cần thiết của tổ chức.
• Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo; số lượng và cơ cấu học viên; thời gian đào tạo; chi phí đào tạo; đào tạo theo phương pháp nào?
Triển khai kế hoạch theo quy trình vạch sẵn • Bước 4: Đánh giá đào tạo và phát triển
Kết quả chương trình đào tạo bao gồm kết quả nhận thức, sự thoả mãn của người học đối với chương trình đào tạo, khả năng áp dụng những kiến thức và khả năng lĩnh hội từ chương trình đào tạo, sự thay đổi hành vi theo hướng tích cực. Từ các kết quả trên có thể đánh giá được điểm mạnh và điểm yếu của chương trình đào tạo.
Đào tạo bồi dưỡng nhân lực
Đào tạo chia làm 2 mảng: đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc + Đào tạo trong công việc
Là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó nhân viên sẽ được đào tạo chuyên môn, kỹ thuật để phục vụ cho công việc của mình. Việc đào tạo này sẽ diễn ra trong đơn vị, có người hướng dẫn, đào tạo trực tiếp. Có những phương pháp sau:
Đào tạo theo chỉ dẫn công việc: đây là phương pháp phổ biến nhất để dạy các kỹ năng thực hiện công việc. Bắt đầu bằng sự giới thiệu về vị trí, công việc nhân viên đảm nhận. Sau đó sẽ được chỉ dẫn tận tình từng công việc, từng bước, từng nhiệm vụ để nhân viên có thể hiểu rõ và làm việc thuần thục.
Kèm cặp và chỉ bảo: phương pháp này sẽ có một người cấp trên kèm cặp, hướng dẫn cho một người cấp dưới, giúp cho họ nhận thấy được công việc rõ ràng và hình dung ra được nhiệm vụ trong tương lai.
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: là phương pháp điều chuyển người có năng lực tốt, có tố chất ở công việc cũ, sẽ chuyển sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
+ Đào tạo ngoài công việc
Là phương pháp người học việc sẽ được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế của đơn vị.
Tổ chức các lớp học nghiệp vụ.
Cử đi học tại các lớp do những tổ chức uy tín giảng dạy. Hội nghị hoặc hội thảo.
Đào tạo từ xa. Phát triển nhân lực
Phát triển nhân lực là việc làm thường xuyên của mỗi đơn vị xuất phát từ yêu cầu mục tiêu kinh doanh, giúp đơn vị có đủ nhân lực. Ngoài ra phát triển nhân lực còn giúp cho người lao động tìm ra được hướng đi cho mình, tạo cho họ môi trường thuận lợi để họ làm việc tốt hơn.
2.1.5.5. Tạo động lực trong công việc
Một tổ chức chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có những nhân viên làm việc tích cực và sáng tạo. Điều đó phụ thuộc vào cách thức và phương pháp mà những người quản trị sử dụng để tạo động lực lao động cho nhân viên. Bởi vấn đề tạo động lực trong lao động thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động.
Để tạo được động lực cho người lao động, người quản trị cần phải có những kế hoạch, phương hướng thực hiện một cách rõ ràng, chủ yếu tập trung vào một số nội dung chính sau.
- Xây dựng định mức lao động, nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng người lao động.
Để phát huy sức mạnh tập thể và tinh thần làm việc hăng say, nhà quản trị nên xây dựng mục tiêu và nhiệm vụ cho đội ngũ nhân viên. Khi đó, những nhiệm vụ cần phải thực hiện đó là:
+ Xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó.
+ Xác định nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động. Ở đây, các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng.
+ Đánh giá thường xuyên và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động, từ đó giúp họ làm việc tốt hơn.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ.
Nhiệm vụ của người lãnh đạo là phải tạo điều kiện thuận lợi trong công việc giúp cho nhân viên nhận thấy rằng, công việc mà họ đang làm hợp với