3.2.1. Thu thâp và xử lý số liệu
* Thu thập số liệu:
Là phương pháp tiến hành thu thập các số liệu, tài liệu sơ cấp, thứ cấp thông qua các chứng từ, sổ sách đã được ghi chép ở các báo cáo sổ sách kế toán, thông qua sách báo, tạp chí. Đề tài sử dụng phương pháp này để thu thập các số liệu có liên quan đến quá trình hạch toán ở công ty…
+ Các tài liệu viết cần nghiên cứu thường khá đa dạng: Lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm hoạt động.
+ Tài liệu giao dịch: hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có.
+ Tài liệu lưu trữ: sổ ghi chép, tệp dữ liệu.
Thu thập thông tin trong đó người đi thu thập thông tin liên hệ với các bộ phận liên quan để xin những số liệu cần thiết, chủ yếu là bộ phận kế toán và bộ phận kế hoạch thị trường. Nghiên cứu tài liệu viết giống như việc quan sát hệ thống một cách gián tiếp từ đó hình dung một cách tổng quan về hệ thống.
* Xử lý số liệu:
Sau khi thu thập số liệu xử lý số liệu thô, sẽ tiến hành sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau để nghiên cứu mối quan hệ và sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các vấn đề có liên quan trong lĩnh vực nghiên cứu.
Sau khi thu thập số liệu xử lý số liệu, sẽ tiến hành sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau để nghiên cứu mối quan hệ và sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các vấn đề có liên quan trong lĩnh vực nghiên cứu.
3.2.2. Phương pháp phân tích
a. Phương pháp thống kê mô tả
Thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán các đặc trưng khác nhau của các nội dung nghiên cứu về quản trị chi phí dịch vụ logistics tại Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương.
Để thấy được mối liên hệ giữa các số liệu thu thập về quản trị chi phí dịch vụ logistics tại Công ty.
b. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh được sử dụng khá rộng rãi và phổ biến trong phân tích kinh doanh, trong nghiên cứu này phương pháp so sánh được áp dụng để so sánh số thực hiên năm nay so với năm trước để thấy rõ sự biến động của tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và so sánh số thực hiện với kế hoạch đề đánh giá tình hình biến động chi phí.
So sánh số tuyệt đối: Xác định mức biến động tuyệt đối của các chỉ tiêu kỳ phân tích so với kỳ gốc. Phương pháp so sánh tuyệt đối cho thấy quy mô của sự thay đổi giữa hai kỳ.
So sánh số tương đối: So sánh số tương đối có tác dụng làm rõ bản chất của các hiện tượng nghiên cứu, được tính bằng tỷ lệ phần trăm của chỉ tiêu kỳ
phân tích so với kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng
Phương pháp này dựa trên các báo cáo quản trị để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Từ đó nhà quản lý đưa ra các quyết định trong ngắn hạn, dài hạn đồng thời cung cấp thông tin cho việc lập kế hoach tài chính cũng như định giá sản phẩm. Các nhà quản lý còn có những phương án làm giảm thời gian hoàn thànhđơn hàng thông qua việc theo dõi cũng như nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin được khai thác từ báo cáo quản trị. Trong đề tài áp dụng các phương pháp chuyên môn kế toán quản trị như phương pháp nhận diện, phân loại chi phí, lập dự toán, kiểm soát quản lý chi phí theo dự toán để nhà quản lý nắm bắt và đưa ra phương hướng trong thời gian thực hiện cácđơn hàng trong tương lai.
c. Phương pháp chuyên gia
Đây là phương pháp nghiên cứu khoa học dựa trên ý kiến của các chuyên gia. Thông qua đó có thể nắm bắt được cả về lý luận và thực trạng của vấn đề nhằm đưa ra định hướng phù hợp. Trong đề tài, phương pháp này được xuyên suốt quá trình nghiên cứu đó là các ý kiến về xây dựng định mức chi phí và kiểm soát chi phí của các phòng ban có liên quan.
PHẦN IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KHO VẬN HẢI DƯƠNG KHO VẬN HẢI DƯƠNG
Công ty Cổ phần Giao nhận Hải Dương là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ xếp dỡ nên quy trình xếp dỡ hàng hóa xuất - nhập khẩu.
Hàng hóa xuất - nhập khẩu qua Công ty cũng rất đa dạng về chủng loại nên công suất có rất nhiều quy trình xếp dỡ, nhưng chủ yếu là quy trình xếp dỡ hàng hóa xuất - nhập khẩu.
4.1.1. Quy trình xếp dỡ hàng bao nhập khẩu tại công ty
Trước khi cập bến về Việt Nam, đơn hàng và các thủ tục hải quan đã được chuẩn bị sẵn ngay từ khi hàng hóa còn chưa xuất ra khỏi cảng bên nước xuất khẩu. Tất cả đều có thời gian cụ thể từ ngày xuất cho tới ngày dự kiến cập bến.
Khi hàng hóa về tới cảng tại Việt Nam, do nhu cầu khách hàng có thể hàng hóa sẽ được bốc dỡ tại cảng và vận chuyển tiếp bằng đường thủy hay đường bộ (lý do có thể do hết hạn vỏ cont do quá trình di chuyển lâu hoặc chủ hàng không cần gửi qua kho công ty), còn lại sẽ để nguyên cont và seal (chì) để đưa về công ty khai thác thông qua đường sắt hoặc đường bộ. Khi nắm được lịch trình thời gian di chuyển của hàng hóa, các bộ phận lên kế hoạch sắp xếp con người, máy móc để có thể làm việc hiệu quả, tránh tính trạng ồ ạt hay để các thiết bị vận hành không hết công suất.
Hàng hóa khi đưa về công ty mà nguyên cont, nguyên chì cần được tập trung tại bãi, sau đó sắp xếp hàng hóa cần ưu tiên hay vỏ cont hết hạn để khám sẽ được di chuyển vào khu vực kiểm tra hải quan. Hàng hóa được thông quan sẽ quay trở lại bãi đợi để vào kho nhập hàng, các bước làm việc này được phụ trách bởi các thủ kho bao gồm thủ kho ngoại quan và thủ kho nội địa, cùng với đó là các nhân viên an ninh để kiểm tra số lượng cũng như hiện trạng của hàng hóa.
Hàng hóa đưa vào kho được sắp xếp theo yêu cầu của chủ hàng cũng như các thuộc tính của hàng hóa để tối ưu hóa diện tích để hàng, đồng thời cũng phục công tác chuẩn bị hàng hóa khi xuất khẩu cách dễ dàng, thuận lợi, tránh nhầm lẫn. Theo yêu cầu của khách hàng, hàng hóa có thể lưu lại kho hoặc được khách hàng trực tiếp chuyển tới các bên thứ 3 (thường là các đối tác của khách hàng). Quy trình xếp dỡ hàng bao nhập khẩu được thể hiện ở sơ đồ 4.1.
Sơ đồ 4.1. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương
Nguồn: Phòng Kho bãi Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương (2017)
Xe ô tô, tàu hỏa vận chuyển cont nhập về HDL Khu container đầy hàng (có hàng) Khu container rỗng Kho chủ hàng (giao nguyên cont) Kho chủ hàng (giao lẻ) Kho hàng nhập Cổng ra vào Xe chở cont Chuyển trả cont rỗng Xe chở hàng
Ranh giới khu vực và Hải quan
Hàng nguyên cont, đưa vào kiểm hóa Hàng nguyên cont sau kiểm hóa Hàng đưa vào kho
Cont rỗng sau khi rút hàng nguyên cont
Cont rỗng sau khi rút hàng chung chủ Cont rỗng từ hàng nguyên cont
Tàu thủy vận chuyển hàng rời về nhập HDL
Hàng rời, đưa vào kho (đã được kiểm hóa tại cảng) Xe chở hàng
4.1.2. Quy trình xếp dỡ hàng bao xuất khẩu tại công ty
* Quy trình xếp dỡ hàng bao xuất khẩu
Hàng hóa xuất khẩu sẽ được khách hàng gửi packing list (đơn đóng gói), vận đơn cùng với đó là thời gian hàng cần có mặt tại nước nhập khẩu để công ty có thể tính toán về thời gian, chi phí cũng như đặt lịch vận chuyển cho hãng tàu đồng thời để lên thời gian kiểm kê cho Cơ quan Hải quan làm việc kiểm kê.
Hàng hóa trong kho sẽ được thủ kho chuẩn bị, kiểm tra theo kế hoạch đóng cont. Các bộ phận có liên quan như phòng kho bãi, phòng kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng vận tải, phòng an ninh, phòng giám sát phối hợp làm việc. Trong kho có một nhóm công nhân Công ty chịu trách nhiệm bốc vác bao hàng xếp lên các pallet choàng thành các mã hàng. Khi mã hàng xếp xong, công nhân lái xe nâng sẽ vận hành xe nâng đưa pallet vào cont. Khi hàng hóa đầy cont công nhận vận hành cẩu đứng gắp cont lên xe ô tô.
oài ra các khu vực làm việc cũng được bố trí quy củ như:
+ Khu xếp dỡ: có nhiệm vụ thực hiện công tác xếp dỡ giao nhận, chuyên chở, bảo quản những công việc phục vụ tàu. Khai thác thiết bị công cụ, dụng cụ đồ nghề, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp.
+ Kho hàng: là khâu nối liền vận tải biển, tàu hỏa và các ngành vận tải khác, là nơi điều chỉnh lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Công ty. Phục vụ đội tàu biển liên tục bằng cách gom một khối lượng hàng hóa cần thiết để xếp đầy cho tàu hoặc nơi cần thiết, để nhận một khối lượng hàng hóa từ tàu vào kho.
+ Đội vận tải: đảm bảo phương tiện để vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, đảm bảo việc sửa chữa và hoàn thiện cải tạo thiết bị xếp dỡ, chế tạo công cụ mang hàng và dụng cụ thay thế.
Sơ đồ 4.2. Giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương
Nguồn: Phòng Kho bãi Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương (2017)
Xe ô tô, tàu hỏa vận chuyển cont ra cửa khẩu xuất
Khu container đầy hàng (có hàng) Khu container rỗng Kho cont đóng
tại chỗ Hàng đưa đến đóng tại
HDL Kho đóng hàng xuất Cổng ra vào Xe chở cont Cấp cont rỗng Xe chở hàng
Ranh giới khu vực và Hải quan
Hàng nguyên cont, đưa vào kiểm hóa Hàng nguyên cont sau kiểm hóa Hàng nguyên cont, sau đóng dói
Cont rỗng cho đóng hàng nguyên cont
Cont rỗng cho đóng hàng chung chủ Cont rỗng từ hàng nguyên cont
Các phương án xếp dỡ công nhân thường dùng:
- Tàu - ôtô đi thẳng: hàng hóa được xếp dỡ từ tàu rồi sang ôtô rồi về nhập kho của hãng.
- Tàu - ôtô kho hàng: hàng hóa được xếp từ tàu lên ôtô rồi về nhập kho hàng của Công ty.
- Tàu bãi: hàng hóa được xếp từ tàu lên bãi của Công ty.
- Kho, bãi ô tô : hàng hóa được chuyển từ kho bãi của Công ty lên ôtô. - Kho bãi - xà lan : hàng hóa được chuyển từ kho bãi của Công ty lên xà lan công cụ chủ yếu dùng để xếp dỡ.
- Cần cẩu từ 12 - 100 tấn. - Xe nâng từ 2,5 - 8 tấn. - Xe vận tải các loại. - Ngoạm, Ben - Dây cáp, võng.
4.2. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KHO VẬN HẢI DƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KHO VẬN HẢI DƯƠNG
Hiện nay công tác kế toán tại Công ty thực hiện công tác kế toán tài chính, mặc dù Công ty đang thực hiện kế toán quản trị chi phí nhưng do những hạn chế nhất định nên công tác quản trị chi phí thực sự chưa mang lại hiệu quả.
Cụ thể, công tác quản trị chi phí tại Công ty hiện nay bao gồm: -Phân loại chi phí.
-Xây dựng định mức, lập dự toán chi phí. -Tổ chức thực hiện
- Phân tích đánh giá.
4.2.1. Nhận diện và phân loại chi phí
Chi phí sản xuất tại Công ty được phân loại theo chức năng hoạt động. Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất bao gồm chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: chủ yếu bao gồm các chi phí nhiên liệu như xăng, dầu diesen, dầu nhớt các loại, và chi phí vật liệu phụ như : mỡ, dầu nhờn, dầu phanh, dầu hỏa, dầu ben…xuất dùng cho các thiết bị hoạt động như cần cẩu, xe tải- ben, đầu kéo, xe nâng tại Công ty phục vụ cho hoạt động bốc dỡ hàng hóa và vận chuyển hàng hóa tại Công ty.
- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho các đối tượng lao động trực tiếp tại Công ty như công nhân bốc xếp, công nhân giao nhận hàng hóa, công nhân thực hiện dịch vụ đóng gói và công nhân thực hiện dịch vụ lái cẩu.
- Chi phí sản xuất chung:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng (lương và các khoản trích theo lương của nhân viên, cán bộ quản lý tại phân xưởng).
+ Chi phí vật liệu được xuất dùng cho tổ đội dùng để bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ, công cụ dụng cụ như dầu nhớt bảo dưỡng xe cẩu, tàu kéo, sắt, thép, xi măng để sửa chữa nhà cửa của tổ đội.
+ Chi phí dụng cụ sản xuất như chi phí về cuốc, xẻng, chổi quét, bảo hộ lao động của các đội bốc xếp, hỗ trợ, đóng gói, gia công.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ gồm chi phí khấu hao thiết bị, phương tiện vận tải cho các dịch vụ như bốc xếp, hỗ trợ, chi phí khấu hao nhà xưởng, vật kiến trúc, thiết bị động lực; phương tiện vận tại như máy kéo, cần cẩu ở các tổ đội tại Công ty .
+ Chi phí phải trả cho dịch vụ mua ngoài : bao gồm chi phí về tiền điện của phân xưởng, điện thoại và các dịch vụ khác.
+ Chi phí khác bằng tiền như tiền trà, nước, chi phí tiếp khách, họp….tại phân xưởng.
Chi phí ngoài sản xuất
-Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm tiền lương nhân viên quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác dùng cho bộ phận quản lý.
Phương pháp tổ chức thu thập số liệu và phân bổ cho phí cho từng bộ phận tại công ty thương mại dịch vụ.
Phân loại chi phí theo ứng xử dựa vào sô liệu trên các sổ kế toán cần tiến hành phân ra định phí và biến phí của từng bộ phận.
Hiện nay, công tác phân loại chi phí tại Công ty chủ yếu phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, chưa quan tâm đến phân loại chi phí phục vụ cho công tác quản trị, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin về chi phí sản xuất kinh doanh cho nhà quản trị. Vì vậy, để kiểm soát chi phí, phát huy vai trò thông tin kế toán , Công ty cần tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí thành biến phí, định phí để kịp thời giám sát, kiểm soát tình hình biến động chi phí tại các tổ đội sản xuất và của toàn công ty.
Bảng 4.1. Nhận diện chi phí hoạt động logistics tại công ty Cổ phần Giao nhận kho vận Hải Dương
STT Chi phí Phòng ban
ghi nhận
Ghi chú
1 Chi phí phân loại, kiểm tra, bao bì đóng gói, dán nhãn,… Kho bãi
2 Chi phí nhiên liệu Vận tải.
kho bãi
3 Chi phí cầu đường Vận tải
4 Chi phí đăng kiểm Vận tải
5 Chi phí thiết kế mạng lưới kho Kho bãi
6 Chi phí khảo sát xây dựng kho hàng Kho bãi
7 Chi phí quản lý kho Kho bãi
8 Chi phí mua và nhận nguyên vật liệu Vận tải
9 Chi phí bảo hiểm Vận tải
10 Chi phí bảo dưỡng máy móc, xe nâng, xe đầu kéo Vận tải 11 Chi phí lắp đặt camera và duy trì hệ thống báo trộm, báo
cháy Kho bãi
12 Chi phí vận chuyển đơn hàng, chứng từ Vận tải
13 Chi phí bốc xếp hàng rời Kho bãi
14 Chi phí thuê xe nâng Kho bãi
15 Chi phí rủi ro đối với hàng hóa Kho bãi
16 Chi phí thuê kho Kho bãi
17 Chi phí thuê bến bãi Vận tải
4.2.2. Thực trạng lập dự toán chi phí
Tại doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo đơn đặt hàng (hợp đồng) thì việc xác định chi phí theo công việc hay hợp đồng đó là hợp lý nhất. Mỗi đơn đặt