Trước khi cập bến về Việt Nam, đơn hàng và các thủ tục hải quan đã được chuẩn bị sẵn ngay từ khi hàng hóa còn chưa xuất ra khỏi cảng bên nước xuất khẩu. Tất cả đều có thời gian cụ thể từ ngày xuất cho tới ngày dự kiến cập bến.
Khi hàng hóa về tới cảng tại Việt Nam, do nhu cầu khách hàng có thể hàng hóa sẽ được bốc dỡ tại cảng và vận chuyển tiếp bằng đường thủy hay đường bộ (lý do có thể do hết hạn vỏ cont do quá trình di chuyển lâu hoặc chủ hàng không cần gửi qua kho công ty), còn lại sẽ để nguyên cont và seal (chì) để đưa về công ty khai thác thông qua đường sắt hoặc đường bộ. Khi nắm được lịch trình thời gian di chuyển của hàng hóa, các bộ phận lên kế hoạch sắp xếp con người, máy móc để có thể làm việc hiệu quả, tránh tính trạng ồ ạt hay để các thiết bị vận hành không hết công suất.
Hàng hóa khi đưa về công ty mà nguyên cont, nguyên chì cần được tập trung tại bãi, sau đó sắp xếp hàng hóa cần ưu tiên hay vỏ cont hết hạn để khám sẽ được di chuyển vào khu vực kiểm tra hải quan. Hàng hóa được thông quan sẽ quay trở lại bãi đợi để vào kho nhập hàng, các bước làm việc này được phụ trách bởi các thủ kho bao gồm thủ kho ngoại quan và thủ kho nội địa, cùng với đó là các nhân viên an ninh để kiểm tra số lượng cũng như hiện trạng của hàng hóa.
Hàng hóa đưa vào kho được sắp xếp theo yêu cầu của chủ hàng cũng như các thuộc tính của hàng hóa để tối ưu hóa diện tích để hàng, đồng thời cũng phục công tác chuẩn bị hàng hóa khi xuất khẩu cách dễ dàng, thuận lợi, tránh nhầm lẫn. Theo yêu cầu của khách hàng, hàng hóa có thể lưu lại kho hoặc được khách hàng trực tiếp chuyển tới các bên thứ 3 (thường là các đối tác của khách hàng). Quy trình xếp dỡ hàng bao nhập khẩu được thể hiện ở sơ đồ 4.1.
Sơ đồ 4.1. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương
Nguồn: Phòng Kho bãi Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hải Dương (2017)
Xe ô tô, tàu hỏa vận chuyển cont nhập về HDL Khu container đầy hàng (có hàng) Khu container rỗng Kho chủ hàng (giao nguyên cont) Kho chủ hàng (giao lẻ) Kho hàng nhập Cổng ra vào Xe chở cont Chuyển trả cont rỗng Xe chở hàng
Ranh giới khu vực và Hải quan
Hàng nguyên cont, đưa vào kiểm hóa Hàng nguyên cont sau kiểm hóa Hàng đưa vào kho
Cont rỗng sau khi rút hàng nguyên cont
Cont rỗng sau khi rút hàng chung chủ Cont rỗng từ hàng nguyên cont
Tàu thủy vận chuyển hàng rời về nhập HDL
Hàng rời, đưa vào kho (đã được kiểm hóa tại cảng) Xe chở hàng