4.3.2.1. Nâng cao chất lượng công tác thống kê theo sáu tiêu thức
Bên cạnh các giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng phương pháp thống kê và nâng cao chất lượng thu thập thông tin thống kê đầu vào, trong phần này, tôi đưa ra các giải pháp quản lý và nâng cao chất lượng thống kê theo sáu tiêu thức phản ánh chất lượng, đó là: tính phù hợp, tính chính xác, tính kịp thời, khả năng tiếp cận, khả năng giải thích và tính chặt chẽ.
Chất lượng công tác thống kê không chỉ phụ thuộc vào chất lượng hoạt động việc áp dụng các giải pháp đối với các lĩnh vực liên quan tới các chương trình làm ra số liệu, phân tích và phổ biến số liệu còn phải quan tâm tới các hoạt động liên quan tới cung cấp cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ thống kê. Các hoạt động chuyên môn thống kê do các đơn vị thống kê nghiệp vụ chịu trách nhiệm thực hiện nhưng cần có sự hỗ trợ về nguồn lực, đặc biệt đối với chương trình thu thập và xử lý số liệu, phương pháp luận thống kê,
hoạt động hỗ trợ tin học, v.v.
Khi xây dựng và triển khai một chương trình thống kê mới hay hoàn thiện các công việc đang thực hiện nên thành lập một nhóm công tác chịu trách nhiệm chính với sự tham gia của tất cả các đơn vị có liên quan. Khi đưa ra các quyết định, cần phải cân nhắc đến sự đánh đổi giữa cái được và cái mất để cân đối giữa một bên là chất lượng số liệu với một bên là chi phí và các gánh nặng cần thiết khác. Sau đây tôi lần lượt đề cập tới các giải pháp áp dụng cho từng tiêu thức phản ánh chất lượng thông tin thống kê.
* Tính phù hợp
Quản lý tính phù hợp của thống kê liên quan tới quá trình xác định những thông tin và chỉ tiêu gì cần biên soạn và mức độ chi phí cần thiết cho hoạt động thống kê để làm ra những thông tin này. Cần có kế hoạch rà soát định kỳ nhu cầu của người sử dụng để điều chỉnh số liệu thống kê đầu ra nhằm loại trừ những số liệu người dùng tin không cần nhưng lại có số liệu. Khi điều chỉnh, phải lưu ý tới yếu tố kinh phí và sự phụ thuộc qua lại lẫn nhau giữa các nguồn thông tin đầu vào để biên soạn các chỉ tiêu đầu ra.
Hệ thống chỉ tiêu này đã đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của Đảng và Nhà nước các cấp, của các nhà quản lý, nghiên cứu và hoạch định chính sách, của đông đảo người dùng tin. Tuy nhiên, để đảm bảo tính phù hợp của số liệu, Ngành Thống kê cần thường xuyên rà soát sự phù hợp của các loại thông tin thống kê hiện có nhằm phát hiện ra những thông tin còn thiếu chưa đáp ứng được nhu cầu người sử dụng, từ đó điều chỉnh lại hệ thống thông tin đầu ra hiện có. Quá trình rà soát có thể thực hiện theo ba nhóm hoạt động sau.
- Cơ chế phản hồi của người dùng tin: Thực hiện Cơ chế phản hồi của người dùng tin nhằm duy trì mối quan tâm đến số liệu thống kê của người sử dụng. Ngành Thống kê có thể nhận các thông tin phản hồi từ những người sử dụng trên cơ sở mức độ thỏa mãn của họ đối với số liệu thống kê, qua đó xác định nhu cầu về những loại thông tin mới và những người sử dụng mới trong thời gian tới.
- Đối với nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành hoạt động kinh tế, Ngành nên tổ chức điều tra xác định nhu cầu thông tin và phân loại theo các nhóm: thực sự cần thiết cho công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh tế của địa phương, thông tin dùng để nghiên cứu và lập dự án phát triển trung và dài hạn...
- Rà soát lại các chương trình công tác thống kê, bên cạnh cơ chế phản hồi của người dùng tin, nhằm đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng. Định kỳ, tất cả các đơn vị phải làm báo cáo theo kết cấu của báo cáo về quản lý chất lượng, trình bày rõ việc thực hiện chương trình công tác và xác định phương hướng cũng như đề xuất những thay đổi trong thời gian tới.
* Phân tích số liệu. Phân tích số liệu phục vụ cho một số mục đích trong quản lý chất lượng, đặc biệt khi phân tích người sử dụng sẽ hiểu và phát hiện ra bản chất bên trong của số liệu hiện có, sẽ biết được số liệu có đầy đủ và phù hợp cho phân tích hay không.
* Lập kế hoạch phát triển công tác số liệu. Lập kế hoạch phát triển công tác số liệu của ngành Thống kê trung và dài hạn cung cấp cho lãnh đạo một lược đồ và chiến lược phát triển một cách bài bản và làm cơ sở để đưa ra những thay đổi trong chương trình công tác của Ngành trong từng năm tiếp theo. Quá trình lập kế hoạch liên quan tới tất cả đội ngũ lãnh đạo của Ngành và đây cũng là cơ hội để rà soát lại những tồn tại trong kế hoạch công tác hiện tại và xác định những thông tin thống kê còn thiếu, chưa đáp ứng được cho người sử dụng. Một số giải pháp nên áp dụng trong quá trình lập kế hoạch phát triển công tác thống kê liên quan tới quản lý tính phù hợp của số liệu thông kê như sau:
- Tổ chức hội nghị lập kế hoạch chiến lược phát triển hàng năm của ngành Thống kê để xác định những công việc ưu tiên về công tác thống kê cho năm sau và một vài năm tới, đồng thời cũng kiểm điểm lại công tác cung cấp thông tin thống kê của năm hiện tại. Nếu không tổ chức riêng hội nghị này, chủ đề lập kế hoạch phát triển công tác thông tin nên trở thành một chương trình nghị sự quan trọng trong Hội nghị triển khai công tác thống kê hàng năm của Ngành.
- Lập kế hoạch phát triển công tác số liệu cần thực hiện đồng thời với kế hoạch kinh phí. Điều này đặc biệt quan trọng và quyết định tính khả thi trong quản lý tiêu thức tính phù hợp của thông tin thống kê. Người dùng tin luôn đặt nhiều yêu cầu thông tin cho Ngành nhưng họ không tính đến khả năng tài chính và nguồn nhân lực có hạn của ngành Thống kê. Vì vậy việc quyết định biên soạn những loại số liệu thống kê gì cung cấp cho các đối tượng dùng tin luôn phải cân nhắc và được quyết định đồng thời với kế hoạch tài chính của Ngành.
* Tính chính xác
kê. Hiện nay, điều tra và chế độ báo cáo thống kê là hai kênh thông tin chủ yếu. Đối với kênh thông tin từ điều tra, quản lý chất lượng thông tin đầu vào phải đặc biệt quan tâm tới ba giai đoạn của quá trình điều tra, bao gồm: thiết kế chương trình, thực hiện điều tra và đánh giá chất lượng của số liệu điều tra. Đối với thông tin từ chế độ báo cáo thống kê, chất lượng của số liệu báo cáo phụ thuộc vào biểu mẫu báo cáo thống kê và chất lượng của đơn vị lập báo cáo.
- Thiết kế chương trình điều tra. Tính chính xác của số liệu điều tra cũng như tính kịp thời (số liệu điều tra thu về đúng hạn) và tính chặt chẽ phụ thuộc vào phương pháp điều tra áp dụng trong thực tế và các quy trình đảm bảo giám sát và quản lý được những sai số phát sinh trong các giai đoạn điều tra. Mỗi cuộc điều tra đòi hỏi người có trách nhiệm chỉ đạo phải quan tâm áp dụng các phương pháp và các chuẩn mực một cách linh hoạt để phù hợp với thực tiễn của cuộc điều tra đó. Để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua điều tra, khi thiết kế chương trình điều tra cần thực hiện các giải pháp sau:
+ Cân nhắc một cách nghiêm túc giữa sự chính xác của số liệu điều tra với chi phí của cuộc điều tra, với thời gian nhanh hay chậm để thu được số liệu và gánh nặng cho đối tượng điều tra. Các yếu tố này có tác động qua lại với nhau và sẽ quyết định tới mục tiêu của người thiết kế chương trình điều tra.
+ Phải cân nhắc tới các nguồn số liệu hiện có. Những người có trách nhiệm thiết kế điều tra phải tự đặt câu hỏi nếu không tổ chức điều tra thì số liệu này có thể thu được ở đâu, bằng cách nào khác? Các cuộc điều tra khác đã có số liệu này chưa? Có thể khai thác từ hồ sơ hành chính hay không? Làm như vậy sẽ giảm thiểu số liệu mới cần thu thập trong cuộc điều tra. Giải pháp này sẽ giảm gánh nặng cho các đối tượng điều tra và tránh việc thu thập những số liệu không cần thiết.
+ Phải đảm bảo từng câu hỏi trong phiếu điều tra là đúng và phù hợp. Từng câu hỏi và toàn bộ phiếu điều tra phải được áp dụng thí điểm để đánh giá tính khả thi của chúng trước khi áp dụng vào điều tra chính thức.
+ Đối với điều tra chọn mẫu, khi đưa ra quyết định về phương án chọn mẫu và suy rộng luôn phải tính đến những phương án này ảnh hưởng thế nào tới chất lượng số liệu điều tra, tới thời gian thu thập số liệu, tới chi phí điều tra và gánh nặng của đối tượng điều tra.
+ Khi thiết kế chương trình điều tra cần xác định các biện pháp đảm bảo giám sát và quản lý được chất lượng của tất cả các khâu trong quá trình thu thập
và xử lý thông tin.
+ Xây dựng quy trình kiểm tra tính hợp lý của số liệu điều tra, đồng thời xây dựng kế hoạch chỉnh lý số liệu.
+ Thực hiện điều tra. Thiết kế chương trình điều tra tốt đến đâu sẽ trở nên vô nghĩa nếu thực hiện điều tra không tốt và tất yếu dẫn tới chất lượng số liệu thấp. Chất lượng số liệu điều tra không chỉ phụ thuộc vào giai đoạn thiết kế chương trình điều tra mà còn phụ thuộc vào kinh phí của cuộc điều tra, đào tạo điều tra viên, chất lượng điều tra viên, cơ chế giám sát, kế hoạch điều tra và phúc tra, v.v.
Có thể nói yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng của số liệu điều tra đó là chất lượng của đội ngũ điều tra viên. Trong thực tế hiện nay, mỗi năm Ngành Thống kê thực hiện khá nhiều cuộc điều tra và tất cả đều được thực hiện xuống cơ sở. Lực lượng điều tra viên hiện nay chủ yếu là cán bộ thống kê cấp xã, cán bô ̣ Chi cu ̣c Thống kê cấp huyê ̣n và cán bô ̣ Cục Thống kê, cơ bản đã được đào tạo, có kinh nghiệm làm điều tra. Tuy vậy, nhiệm vụ của các cán bộ Thống kê không phải chỉ đi thu thập số liệu và làm điều tra, họ còn có nhiệm vụ tính toán các chỉ tiêu kinh tế, xã hội của xã, huyện, tỉnh. Nhiều cuộc điều tra lớn và các cuộc tổng điều tra đòi hỏi Ngành phải thuê điều tra viên bên ngoài. Khi đó chất lượng của các điều tra viên trở thành vấn đề đáng quan tâm. Với thời gian tập huấn và đào tạo rất ngắn (vì lý do kinh phí của từng cuộc điều tra) không thể có được đội ngũ điều tra viên đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn. Ngành Thống kê nên nghiên cứu, thực hiện giải pháp sau:
- Xây dựng đội ngũ điều tra viên và đội ngũ cộng tác viên điều tra chuyên nghiệp. Thành phần của đội ngũ điều tra viên chuyên nghiệp cơ bản từ các Chi cu ̣c Thống kê cấp huyê ̣n và một số ở các Cục Thống kê. Thành phần của đội ngũ cộng tác viên điều tra có thể tuyển từ các phường, xã, sinh viên các trường đại học …;
- Xây dựng quy chế điều tra viên và quy chế cộng tác viên điều tra chuyên nghiệp, trong đó quy định rõ quyền lợi và trách nhiệm của đội ngũ điều tra viên và cộng tác viên;
- Xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo những kiến thức cơ bản áp dụng chung đối với tất cả các cuộc điều tra cho đội ngũ cộng tác viên;
- Xây dựng chương trình đào tạo và kế hoạch cập nhật kiến thức và kỹ năng điều tra cho đội ngũ điều tra viên chuyên nghiệp.
Trong quá trình điều tra, những người chịu trách nhiệm chỉ đạo cần phải có thông tin kịp thời về cuộc điều tra để điều chỉnh và khắc phục những sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện và cần có những thông tin để đánh giá phương án điều tra có được thực hiện nghiêm túc hay không. Có nội dung nào trong phương án không phù hợp với thực tế điều tra ngoài hiện trường. Vì vậy, chúng tôi đề nghị phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý điều tra để cung cấp kịp thời những thông tin phục vụ cho quá trình điều hành hoạt động thu thập thông tin điều tra. Để nâng cao chất lượng quản lý và giám sát quá trình thực hiện điều tra, cần thực hiện các giải pháp sau:
- Thực hiện việc báo cáo và phân tích đều đặn tỷ lệ trả lời và tỷ lệ hoàn thành phiếu điều tra của giai đoạn thu thập số liệu;
- Thực hiện việc báo cáo đều đặn tỷ lệ từ chối trả lời và phân tích nguyên nhân để kịp thời có giải pháp khắc phục;
- Giám sát thực tế hoạt động của điều tra viên, đảm bảo các điều tra viên thực hiện đúng nhiệm vụ được giao, loại trừ hiện tượng điều tra viên không đến đơn vị điều tra mà tự điền số vào phiếu điều tra. Kịp thời nắm bắt những ý kiến phản hồi của đối tượng điều tra;
- Giám sát chi tiêu điều tra theo tiến độ, tránh tình trạng vì lý do tài chính ảnh hưởng đến tâm lý và lòng nhiệt tình của điều tra viên. Đồng thời phải xây dựng, thực hiện và giám sát các kế hoạch dự phòng liên quan tới quá trình thực hiện điều tra.
- Đánh giá chất lượng của số liệu điều tra. Giai đoạn quan trọng thứ ba của quy trình điều tra đó là đánh giá chất lượng số liệu điều tra. Lãnh đạo Ngành luôn đặt câu hỏi cho những người chịu trách nhiệm chỉ đạo điều tra đó là độ chính xác của số liệu điều tra đạt được ở mức nào. Để đánh giá chất lượng số liệu điều tra cần phải có thông tin ghi chép ngay trong quá trình điều tra.
Mỗi cuộc điều tra có nhiều cách đánh giá khác nhau và có thể đưa ra nhiều chỉ tiêu khác nhau để đánh giá, tùy thuộc vào lĩnh vực và nội dung điều tra. Tuy vậy có bốn nội dung có thể áp dụng để đánh giá chất lượng của mọi cuộc điều tra, đó là:
- Đánh giá phạm vi của cuộc điều tra so với tổng thể mục tiêu;
- Đánh giá sai số mẫu nếu cuộc điều tra là điều tra chọn mẫu. Sai số chuẩn hay hệ số biến thiên phải được tính toán và dùng làm chỉ tiêu đánh giá chủ yếu;
- Đánh giá tỷ lệ không trả lời;
- Các yếu tố khác ảnh hưởng tới chất lượng, tính phù hợp của kết quả điều tra. Đánh giá chất lượng số liệu điều tra là một vấn đề tế nhị phụ thuộc vào quyết định của các nhà quản lý. Mức độ đánh giá chất lượng số liệu của mỗi cuộc điều tra có sự khác nhau, nhưng tối thiểu phải đánh giá được bốn nội dụng trên.
- Đánh giá việc tuân thủ phương án điều tra của các đơn vị liên quan. Trong chỉ đạo điều tra, ngành nên đưa ra nội dung và phương pháp nhằm đánh giá việc tuân thủ phương án điều tra để loại bỏ việc thực hiện không thống nhất phương án điều tra giữa các đơn vị có liên quan. Thực hiện thống nhất phương án điều tra và tuân thủ những nội dung có liên quan khác trong điều tra đảm bảo tính thống nhất của số liệu thu thập, đảm bảo đúng tiến độ và thực hiện tốt chế độ chi tiêu