Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý tài sản tại các cơ quan hành chính
2.1. Cơ sở lý luận về quản lý tài sản tại cơ quan hành chính nhà nước
2.1.3. Nội dung quản lý tài sản tại các cơ quan hành chính
2.1.3.1. Lập kế hoạch mua sắm tài sản
Hàng năm, các cơ quan hành chính căn cứ vào thực trạng tài sản hiện có; căn cứ vào tiêu chuẩn định mức sử dụng của từng loại tài sản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định (ô tô, xe máy…) để xác định nhu cầu mua sắm
phương tiện vận tải, máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc, lập dự toán báo cáo với cơ quan quản lý cấp trên để cơ quan chủ quản cấp trên xem xét, tổng hợp báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước về tài sản công cùng cấp xem xét đưa vào dự toán chi ngân sách hàng năm về mua sắm phương tiện vận tải, máy móc, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho các cơ quan hành chính trình cấp thẩm quyền quyết định theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.
Đối với tài sản thuộc khu vực hành chính sự nghiệp, việc quyết định chủ trương đầu tư mua sắm tài sản phải căn cứ vào định mức, tiêu chuẩn sử dụng tài sản, chế độ quản lý tài sản, nắm vững khả năng và nhu cầu cần đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản của từng đơn vị; xác định nhu cầu vốn cho đầu tư mua sắm tài sản được ghi vào dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Sau khi có chủ trương đầu tư, mua sắm tài sản, việc thực hiện đầu tư, mua sắm tài sản phải được thực hiện theo quy định về đầu tư và xây dựng, quy định về mua sắm tài sản.
Việc lập kế hoạch sẽ giúp đơn giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Công tác lập kế hoạch đầu tư tài sản cần được tiến hành hàng năm và sau khi kết thúc quá trình thực hiện cần có sự đánh giá, kiểm tra để đảm bảo việc thực hiện.
2.1.3.2. Quản lý công tác mua sắm và lắp đặt tài sản
Sau khi dự toán chi về mua sắm phương tiện vận tải, máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc được cơ quan có thẩm quyền duyệt, cơ quan hành chính thực hiện việc mua sắm tài sản, cơ quan tài chính nhà nước cấp kinh phí mua sắm tài sản cho cơ quan hành chính theo quy định của Luật ngân sách nhà nước. Việc mua sắm tài sản được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất của tài sản và yêu cầu quản lý của nhà nước trong từng thời kỳ. Các hình thức mua sắm tài sản theo quy định của Nghị định số 137/2006/NĐ- CP ngày 14/11/2006 bao gồm:
* Mua sắm tài sản thông qua đấu thầu gồm 2 loại:
Đấu thầu rộng rãi: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời rộng rãi các nhà thầu (tối thiểu là 05) có đủ năng lực tham dự. Đây là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu mua sắm tài sản của các cơ quan hành chính.
Đấu thầu hạn chế: là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 03) có đủ năng lực tham dự. Danh sách nhà thầu tham dự phải
được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hình thức đấu thầu hạn chế chỉ được xem xét áp dụng khi thỏa mãn một trong các điều kiện sau: (1) Chỉ có một số nhà thầu đáp ứng được gói thầu (2) Theo yêu cầu của bên tài trợ nguồn vốn thực hiện việc mua sắm (3) Do tình hình cụ thể của gói thầu mà đấu thầu hạn chế có lợi thế.
* Mua sắm không phải đấu thầu gồm:
Chào hàng cạnh tranh: Là hình thức lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hóa trên cơ sở chào hàng của các nhà thầu. Hiện nay, ở Việt Nam hình thức này được áp dụng trong trường hợp mua sắm hàng hóa có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên tới dưới 200 triệu đồng mà không đủ điều kiện để áp dụng hình thức chỉ định thầu. Mỗi gói thầu phải có ít nhất 03 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau.
Mua sắm trực tiếp: Là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu cung cấp hàng hóa trên cơ sở kết quả đấu thầu đã được đơn vị tổ chức trong năm. Hình thức này được áp dụng trong 02 trường hợp: (1) Cơ quan, đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hóa phục vụ cho hoạt động thường xuyên trong năm với số lượng và chủng loại ổn định; (2) Thực hiện việc mua sắm trực tiếp trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã thực hiện trong năm hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện bên mời thầu có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hóa mà trước đó đã tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo đơn giá không vượt quá đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó.
Chỉ định thầu: Là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Hình thức chỉ định thầu được áp dụng trong các trường hợp sau: (1) Gói thầu theo yêu cầu của cơ quan tài trợ phải chỉ định thầu; (2) Hàng hóa do doanh nghiệp trong nước độc quyền sản xuất và có giá bán thống nhất trong toàn quốc; (3) Hàng hóa do công ty nước ngoài độc quyền sản xuất, đồng thời có độc quyền phân phối, tiêu thụ ở Việt Nam; (4) Các gói thầu có tính chất đặc biệt, là hàng hóa có liên quan chặt chẽ tới hàng hóa khác đã được một nhà thầu cung cấp và có bằng chứng chứng minh rằng chỉ có nhà thầu đó mới có thể thực hiện gói thầu với chất lượng tốt nhất và chi phí hợp lý nhất; (5) Các trường hợp đặc biệt do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định.
2.1.3.3. Công tác phân cấp quản lý tài sản công
Khái niệm: Công tác phân cấp quản lý tài sản công: Phân cấp quản lý tài sản công là quá trình phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho mỗi cấp quản lý, đồng thời giải quyết mối quan hệ giữa các cấp trong hệ thống quản lý tài sản công.
Công tác phân cấp quản lý tài sản công gắn với tổ chức bộ máy nhà nước các cấp, Nhà nước Trung ương không thể thực hiện quản lý nhà nước đối với toàn bộ quá trình hình thành, khai thác, sử dụng, kết thúc tài sản của tất cả các ngành, các cấp, các đơn vị được giao trực tiếp sử dụng tài sản. Nhà nước phải thực hiện phân cấp quản lý tài sản công cho các cấp, các ngành, các đơn vị; điều đó có nghĩa là Nhà nước trao quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ trong việc quản lý và sử dụng tài sản công cho họ. Nói một cách khác phân cấp quản lý tài sản công là phân định rõ phạm vi, nội dung, quyền hạn, trách nhiệm quản lý tài sản công giữa Chính phủ Trung ương với các cấp chính quyền địa phương và đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản, giữa Chính phủ với các Bộ, ngành và đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
* Nguyên tắc phân cấp quản lý tài sản công
Việc phân cấp quản lý tài sản công tại các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng và đối với khu vực công của nhà nước nói chung cần phải thực hiện những yêu cầu bắt buộc đặt ra như sau:
Thứ nhất, phân cấp quản lý tài sản công phải phù hợp với phân cấp về quản lý kinh tế - xã hội, về tổ chức bộ máy nhà nước; Vì nếu phân cấp quản lý tài sản công không phù hợp với phân cấp về quản lý kinh tế - xã hội, phân cấp về tổ chức bộ máy nhà nước sẽ dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong quản lý nhà nước về kinh tế - xã hội với nguồn lực tài sản phục vụ cho nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Sự thiếu đồng bộ này dẫn đến hiệu quả quản lý thấp và phức tạp.
Thứ hai, phân cấp quản lý tài sản công phải phù hợp với phân cấp về quản lý ngân sách nhà nước; Vì quản lý ngân sách là quản lý nguồn lực tài chính bằng tiền của Nhà nước còn quản lý tài sản công là thực hiện quản lý nguồn lực bằng hiện vật của Nhà nước; do đó, hai mặt này phải được quản lý phù hợp với nhau mới tạo ra sức mạnh chung của đất nước.
Thứ ba, phân cấp quản lý tài sản công phải phù hợp với trình độ và năng lực quản lý của mỗi cấp chính quyền và đơn vị được giao trực tiếp sử dụng tài sản công; vì nếu việc phân cấp không phù hợp sẽ dẫn đến hậu quả là hiệu quả quản lý thấp, cá biệt có trường hợp không đủ năng lực quản lý dẫn đến vi phạm cơ chế, chính sách, chế độ quản lý tài sản công, sử dụng tài sản lãng phí, làm thất thoát tài sản công.
* Nội dung phân cấp quản lý tài sản công
nhà nước nói chung; Phân cấp quản lý tài sản công là phân định rõ phạm vi, nội dung, quyền hạn, trách nhiệm quản lý tài sản công; theo đó, phân cấp quản lý tài sản công bao gồm hai nội dung cơ bản:
Nội dung thứ nhất là phân cấp về việc xây dựng, ban hành cơ chế, chính sách, chế độ quản lý tài sản công được thực hiện như sau:
Quốc hội ban hành Luật về quản lý tài sản công, Chính phủ ban hành các văn bản hướng dẫn thi hành Luật về quản lý tài sản công; quy định cụ thể về cơ chế, chính sách, chế độ quản lý tài sản công nói chung và đối với từng tài sản cụ thể có giá trị lớn và được sử dụng phổ biến tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức khác Thủ tướng Chính phủ quy định cơ chế chính sách, chế độ quản lý đối với một loại tài sản, một tài sản cụ thể theo phân cấp của Chính phủ.
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh (tỉnh trưởng), thành phố (thị trưởng), đặc khu, khu tự trị (gọi chung là địa phương) quy định cơ chế, chính sách, chế độ quản lý đối với tài sản đặc thù, tài sản sử dụng cho hoạt động đặc thù của ngành, địa phương.
Nội dung thứ hai là phân cấp về quản lý nhà nước đối với tài sản công (quyền hạn, trách nhiệm quản lý tài sản công) được thực hiện như sau:
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước đối với tài sản công; có một Bộ, ngành được giao giúp Chính phủ thực hiện.
Phân cấp giữa Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với các Bộ, ngành, địa phương về ban hành định mức, tiêu chuẩn sử dụng (trang bị) tài sản; theo đó, Thủ tướng Chính phủ ban hành định mức, tiêu chuẩn sử dụng tài sản đối với những tài sản có giá trị lớn, được sử dụng phổ biến tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức kinh tế công (của Nhà nước), tổ chức khác; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, người đứng đầu ở địa phương ban hành định mức, tiêu chuẩn sử dụng tài sản đối với những tài sản đặc thù, tài sản sử dụng cho hoạt động đặc thù của ngành, địa phương.
Phân cấp giữa Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ với các Bộ, ngành, địa phương về thẩm quyền, trách nhiệm quản lý đối với tài sản công được thực hiện với các nội dung:
Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển tài sản công; phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm
quyết định đầu tư xây dựng mới, mua sắm tài sản công; phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm quyết định xác lập quyền sở hữu của nhà nước đối với tài sản được xác lập sở hữu nhà nước theo quy định của pháp luật;
Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm đăng ký sử dụng tài sản công: quy định các tài sản phải đăng ký, nội dung đăng ký, nơi đăng ký tài sản;
Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm quyết định việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản công;
Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm điều chuyển tài sản công; Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm thu hồi tài sản công; Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm xử lý tài sản công không cần dùng, không còn sử dụng được (thanh xử lý tài sản công);
Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm lập phương án xử lý, quyết định phương án xử lý đối với tài sản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác lập quyền sở hữu của Nhà nước;
Phân cấp về quản lý và thẩm quyền, trách nhiệm kiểm kê, thống kê, báo cáo, thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản công.
Như vậy, để phân rõ trách nhiệm của các ngành, các cấp, đồng thời nâng cao tính độc lập, tự chủ, trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài sản công, việc phân cấp quản lý tài sản công là vấn đề vô cùng quan trọng. Trong đó việc xác định những vấn đề có tính nguyên tắc và nội dung phân cấp quản lý tài sản công có vị trí trọng yếu.
2.1.3.4. Công tác bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa tài sản
Để đảm bảo hoạt động bình thường của tài sản cố định, các cơ quan, đơn vị sử dụng tài sản phải tiến hành việc bảo dưỡng, sửa chữa tài sản theo nguyên tắc: Mọi tài sản nhà nước trong cơ quan đều phải được bảo dưỡng, sửa chữa theo đúng chế độ, tiêu chuẩn kỹ thuật về bảo quản, sử dụng tài sản theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và dự toán ngân sách được duyệt.
2.1.3.5. Công tác quản lý theo dõi, kiểm kê tài sản
Đối với bất kì đơn vị nào, việc kiểm kê tài sản nói chung và tài sản nói riêng là công tác quan trọng trong việc quản lý sử dụng tài sản. Căn cứ vào tài liệu của đợt kiểm kê để có tài liệu đối chiếu giữa số thực tế với số trên sổ sách, qua đó xác định nguyên nhân gây ra số chênh lệch, xác định người có trách
nhiệm về tình hình mất mát, hư hỏng... cũng như phát hiện những đơn vị, cá nhân giữ gìn, sử dụng tốt tài sản, đồng thời báo cáo lên cấp trên về tình hình đã phát hiện ra để có những kiến nghị và giải quyết nhất là đối với trường hợp thừa tài sản, cũng như lập ra kế hoạch năm tới.
Mục đích và yêu cầu của công tác kiểm kê:
Đánh giá thực trạng, cơ cấu, giá trị tài sản và các nguồn vốn hình thành tài sản do đơn vị đang quản lý và sử dụng;
Xác định chính xác tài sản hiện có, đối chiếu với sổ sách để xác định tài sản thừa thiếu. Trên cơ sở đó, lập phương án xử lý những tồn tại về tài sản góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của đơn vị;
Phản ánh được tình hình sử dụng tài sản trong các đơn vị: tài sản đang sử dụng, tài sản chưa cần, tài sản không cần dùng, quản lý dự án đầu tư, tài sản hư hỏng trước thời gian quy định hoặc tài sản đã hết thời gian sử dụng nhưng vẫn còn dùng. Từ đó có kế hoạch sử dụng tài sản đạt hiệu quả;
Định kỳ kết thúc năm tài chính, phải tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản hiện có và các nguồn vốn hình thành tài sản. Xác định chính xác số tài sản, công cụ thừa, thiếu, tài sản ứ đọng, mất phẩm chất, nguyên nhân và xử lý trách nhiệm đồng thời để có căn cứ lập báo cáo tài chính.
Ngoài việc kiểm kê tài sản, cần tiến hành việc đánh giá lại tài sản. Trong quá trình sử dụng lâu dài các tài sản có thể tăng năng lực sản xuất của xã hội và việc tăng năng suất lao động đương nhiên sẽ làm giảm giá trị tài sản tái sản xuất, từ đó mà không tránh được sự khác biệt giữa giá trị ban đầu của tài sản với giá trị khôi phục của nó. Nội dung của việc đánh giá lại tài sản là việc xác định thống nhất theo giá hiện nay của tài sản theo quy định của chính phủ.
Tóm lại, kiểm kê định kỳ tài sản và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách hạch toán kế toán và thống kê, xác định giá trị hiện còn của tài