7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO VIỆC QUẢN TRỊ CHI PHÍ
hao các phương tiện kho hàng đối với người quản lý bộ phận bán hàng trong ví dụ trên). Cũng cần chú ý thêm rằng việc xem xét khả năng kiểm sốt các loại chi phí đối với một cấp quản lý cĩ tính tương đối và cĩ thể cĩ sự thay đổi khi cĩ sự thay đổi về mức độ phân cấp trong quản lý.
Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm sốt cĩ ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, gĩp phần thực hiện tốt kế tốn trách nhiệm trong doanh nghiệp.
1.3. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHO VIỆC QUẢN TRỊ CHI PHÍ PHÍ
1.3.1. Tổ chức thơng tin kế tốn cho việc xây dựng và quản lý ngân sách chi phí
a. Xây dựng định mức
- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu
ðể xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu, kế tốn quản trị thường xây dựng riêng định mức về lượng và định mức về gía.
ðịnh mức về lượng vật liệu bao gồm lượng vật liệu trực tiếp để sản xuất 1 sản phẩm trong điều kiện lý tưởng cộng với lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng. ðịnh mức về lượng vật liệu tại một doanh nghiệp cĩ thể được xác định như sau:
+ Lượng vật liệu dùng để sản xuất một sản phẩm xxxx + Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng xxxx ðịnh mức về lượng vật liệu để sản xuất một sản phẩm xxxx
ðịnh mức về giá vật liệu trực tiếp bao gồm giá mua vật liệu, cộng với chi phí thu mua. ðịnh mức về giá vật liệu của một doanh nghiệp cĩ thể được xác định như sau:
+ Chi phí thu mua xxxx ðịnh mức về giá vật liệu xxxx Sau khi xây dựng định mức về lượng và giá vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nguyên vât liệu trực tiếp được tính bằng định mức về lượng vật liệu nhân với định mức về giá vật liệu.
- Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
ðịnh mức chi phí nhân cơng trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức về lượng và định mức về giá.
ðịnh mức về lượng bao gồm lượng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm. ðể xác định thời gian cần thiết cho việc sản xuất một sản phẩm, người ta chia quá trình sản xuất thành các cơng đoạn, xác định thời gian định mức cho mỗi cơng đoạn và thời gian định mức cho việc sản xuất sản phẩm được tính bằng tổng thời gian để thực hiện các cơng đoạn. Một cách khác, cĩ thể xác định thời gian định mức để sản xuất sản phẩm thơng qua việc bấm giờ từng cơng đoạn sản xuất của bộ phận sản xuất thử. Cần lưu ý rằng, thời gian định mức để sản xuất sản phẩm cịn bao gồm thời gian nghỉ giải lao, thời gian lau chùi máy mĩc, và thời gian bảo trì máy. ðịnh mức về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm cĩ thể được xác định:
+ Thời gian cơ bản để sản xuất một sản phẩm xxxx + Thời gian nghĩ ngơi và thời gian dành cho nhu cầu cá nhân xxxx + Thời gian lau chùi máy và thời gian ngừng việc xxxx ðịnh mức về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm xxxx
ðịnh mức về giá giờ cơng lao động khơng chỉ bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp mà cịn các khỏan trích theo lương của người lao động như BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí cơng đồn. Như vậy, định mức về giá giờ cơng lao động cĩ thể được xác định như sau:
+ Phụ cấp (nếu cĩ) xxxx + Các khoản trích theo lương xxxx
ðịnh mức đơn giá giờ cơng xxxx
Nhiều doanh nghiệp xây dựng đơn giá giờ cơng chung cho tất cả người lao động trong một bộ phận mặc dù về bản chất đơn giá tiền lương của người lao động phụ thuộc vào kĩ năng và thời gian cơng tác. Mục đích của việc xây dựng chi phí định mức này là cho phép nhà quản trị theo dõi việc sử dụng nhân cơng trong bộ phận mình.
Sau khi xây dựng được định mức về lượng và giá giờ cơng, định mức chi phí nhân cơng trực tiếp được xác định bằng định mức lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm nhân định mức giá giờ cơng.
- Xây dựng định mức biến phí sản xuất chung
ðịnh mức biến phí sản xuất chung được xây dựng tùy thuộc vào việc lựa chon tiêu thức phân bổ biến phí sản xuất chung. Nếu biến phí sản xuất chung được phân bổ dựa trên thời gian thì định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng gồm tỉ lệ biến phí sản xuất chung. Nếu biến phí sản xuất chung được xác định trên cơ sở từng nội dung chi phí cụ thể, như: vật liệu gián tiếp, tiền lương quản lý phân xưởng, chi phí năng lượng… thì cách lập định mức mỗi loại phí này tương tự như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân cơng trực tiếp. ðinh mức về biến phí sản xuất chung được tính bằng định mức về lượng nhân với định mức về giá .
b. Lập dự tốn (ngân sách) chi phí hoạt động
Mục đích lập dự tốn chi phí là cung cấp thơng tin về tồn bộ kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm căn cứ xác định mục tiêu và đánh giá việc thực hiện.
Lập dự tốn chi phí sản xuất nhằm xác định tồn bộ chi phí để sản xuất một khối lượng sản phẩm đã được xác định trước. Chi phí để sản xuất sản
phẩm bao gồm 3 khoản mục là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung; nên dự tốn chi phí sản xuất phải thể hiện đầy đủ ba loại chi phí này.
Quy trình lập dự tốn chi phí dựa trên các số liệu, thơng tin trong quá khứ kết hợp với thơng tin hiện hành, thơng thường các doanh nghiệp xây dựng dựa trên định mức chi phí.
- Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất đã được thể hiện trên dự tốn sản xuất. ðể lập dự tốn nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định:
++ ðịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm
++ ðơn giá xuất nguyên vật liệu: Thơng thường đơn giá xuất ít thay đổi. Tuy nhiên để cĩ thể phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm sốt khi dự tốn đơn giá này cần phải biết doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho nào: phương pháp FIFO, giá đích danh hay đơn giá bình quân.
Mức độ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kỳ dự tốn được tính tốn trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho. Như vậy:
Dự tốn lượng nguyên vật liệu sử dụng =
ðịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu x
Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự tốn Và dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là:
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp =
Dự tốn lượng NVL
sử dụng x
ðơn giá xuất NVL
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu cĩ đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì cơng thức xác định chi phí vật liệu như sau:
∑∑ = n i j ij m j iM G Q CPVL
Với: Mij là mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i Gj là đơn giá vật liệu loại j (j = 1, m)
Qi là số lượng sản phẩm i dự tốn sản xuất. (i = 1, n) n: số loại sản phẩm
m: số loại vật liệu
Việc tính tốn các loại chi phí này cĩ thể được mơ tả dưới dạng ma trận:
CPVL = Q x M x G
+ Dự tốn cung cấp nguyên vật liệu: Dự tốn cung cấp nguyên vật liệu
được lập cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu dự tốn cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo cơng thức sau:
Số lượng nguyên liệu mua vào = Số lượng nguyên liệu sử dụng theo dự tốn + Số lượng nguyên liệu tồn cuối kỳ theo dự tốn - Số lượng nguyên liệu tồn thực tế đầu kỳ Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu được tính tốn dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu và dự tốn mua nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng. ðơn giá nguyên vật liệu là giá thanh tốn với nhà cung cấp.
Dự tốn tiền mua nguyên vật liệu
trực tiếp
=
Dự tốn lượng nguyên vật liệu mua
vào
x
ðơn giá nguyên vật
Dự tốn mua nguyên vật liệu cịn tính đến thời điểm, và mức thanh tốn tiền mua nguyên liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp.
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được xây dựng từ dự tốn khối lượng sản xuất. Mục tiêu cơ bản của dự tốn này là duy trì lực lượng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động.
Chi phí nhân cơng trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất. Trong một số ít các trường hợp chi phí nhân cơng trực tiếp khơng thay đổi theo mức độ hoạt động, đĩ là trường hợp ở các doanh nghiệp sử dụng cơng nhân cĩ trình độ tay nghề cao, khơng thể trả cơng theo sản phẩm. ðể lập dự tốn chi phí này, doanh nghiệp phải tính tốn dựa vào số lượng nhân cơng, quỹ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
ðối với biến phí nhân cơng trực tiếp, để lập dự tốn doanh nghiệp cần xây dựng
+ ðịnh mức lao động để sản xuất sản phẩm
+ Tiền cơng cho từng giờ lao động hoặc từng sản phẩm nếu doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm
Và chi phí nhân cơng trực tiếp cũng được xác định: ∑∑ = m i j ij n j iM G Q CPNCTT hoặc =∑m i i iL Q CPNCTT
Với: Mij là mức hao phí lao động trực tiếp loại j để sản xuất một sản phẩm i
Gj là đơn giá lương của lao động loại j Lj là đơn giá lương tính cho mỗi sản phẩm Qi là số lượng sản phẩm i dự tốn sản xuất.
- Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xưởng. Chi phí sản xuất chung bao gồm cả yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định, nên dự tốn chi phí sản xuất chung phải tính đến cách ứng xử chi phí để xây dựng mức phí dự tốn hợp lý trong kỳ.
Dự tốn này ở các doanh nghiệp thường được xem là một nơi tập trung chủ yếu nhằm giảm thấp chi phí và giá thành sản phẩm. Các chi phí này thường khơng liên quan trực tiếp đến sản phẩm cụ thể. Các chi phí này thường độc lập tương đối với mức độ hoạt động, nĩ liên quan chủ yếu với cấu trúc của phân xưởng, phải sử dụng các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và định phí đối với chi phí hỗn hợp. Như vậy chi phí sản xuất chung hồn tồn cĩ thể kiểm tra được.
Dự tốn chi phí sản xuất chung = Dự tốn định phí sản xuất chung + Dự tốn biến phí sản xuất chung Khi dự tốn chi phí này, người ta thường xác lập biến phí sản xuất chung theo sản lượng sản xuất cho từng đơn vị hoạt động.
Dự tốn biến phí sản xuất chung = Dự tốn biến phí đơn vị sản xuất chung x Sản lượng sản xuất theo dự tốn
Dự tốn định phí sản xuất chung cần thiết phải phân biệt định phí bắt buộc và định phí tùy ý. ðối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí chung cả năm chia đều cho 4 quý nếu là dự tốn quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu là dự tốn tháng. Cịn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ dự tốn. Dự tốn định phí hằng năm cĩ thể được lập dựa vào mức độ tăng giảm liên quan đến việc trang bị, đầu tư mới ở doanh nghiệp.
Dự tốn định phí sản xuất chung = ðịnh phí sản xuất chung thực tế kỳ trước x Tỷ lệ % tăng (giảm) định phí sản xuất chung theo dự kiến
- Dự tốn giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phương pháp giá tồn bộ. Như vậy trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự tốn, giá thành dự tốn để sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm dự trữ dự tốn vào cuối kỳ, dự tốn giá vốn hàng xuất bán được xây dựng như sau:
Dự tốn giá vốn hàng xuất bán = Giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ theo dự tốn + Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ dự tốn - Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ thực tế Nếu đơn vị khơng cĩ tồn kho sản phẩm hoặc chi phí tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán cĩ thể tính bằng tích của sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm. Tương tự như dự tốn chi phí nguyên vật liệu, khi lập dự tốn giá vốn hàng bán phải chú ý các phương pháp đánh giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp sử dụng để tính tốn chính xác.
- Dự tốn chi phí bán hàng
Các loại chi phí này được lập tương tự như chi phí sản xuất chung. Tuy nhiên, chi phí bán hàng cĩ ảnh hưởng nhất định đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp và ngược lại nên khi lập dự tốn chi phí bán hàng phải tính đến mối liên hệ với dự tốn tiêu thụ của doanh nghiệp.
Dự tốn chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau. Dự tốn này nhằm mục đích tính truớc và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng.
Dự tốn chi phí bán hàng = Dự tốn định phí bán hàng + Dự tốn biến phí bán hàng
+ Dự tốn định phí bán hàng
Yếu tố định phí thường ít biến đổi trong một phạm vi phù hợp gắn với các quyết định dài hạn, và cĩ thể dự báo một cách dể dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này cũng cĩ thể thay đổi trong trường hợp phát triển thêm mạng phân phối mới, thêm các dịch vụ mới sau bán hàng, dịch vụ nghiên cứu phát triển thị trường, ...
Dự tốn định phí bán hàng = ðịnh phí bán hàng thực tế kỳ trước x Tỷ lệ % tăng (giảm) theo dự kiến + Dự tốn biến phí bán hàng
Các biến phí bán hàng của doanh nghiệp cĩ thể là biến phí trực tiếp như hoa hồng, lương nhân viên bán hàng… Biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chi phí bảo trì, xăng dầu, hỗ trợ bán hàng ... và thường được dự tốn trên cơ sở số lượng bán hàng dự tốn hoặc xác định một tỷ lệ biến phí bán hàng theo thống kê kinh nghiệm nhiều kỳ.
Dự tốn biến phí bán hàng = Dự tốn biến phí đơn vị bán hàng x Sản lương tiêu thụ theo dự tốn
- Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chi phí này liên quan đến tồn bộ doanh nghiệp, mà khơng liên quan đến từng bộ phận, đơn vị hoạt động nào.
+ Dự tốn biến phí quản lý doanh nghiệp: tương tự như dự tốn chi phí bán hàng, việc lập dự tốn biến phí quản lý doanh nghiệp thường dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dự kiến.
Dự tốn biến phí Quản lý doanh nghiệp = Dự tốn biến phí đơn vị Quản lý doanh nghiệp x Sản lượng tiêu thụ