7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Hoàn thiện công tác cung cấp thông tin kế toán
a. Thiết lập kênh thông tin rõ ràng ở từng bộ phận trong ñơn vị
ðể phục vụ cho hoạt ñộng quản trị chi phí của Giám ñốc, thông tin ñược tổng hợp và cung cấp từ các bộ phận khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tổ chức thông tin tại ñơn vị còn mang tính tự phát, chưa có sự rõ ràng trong phân cấp trách nhiệm cung cấp thông tin cho các tình huống khác nhau ở từng bộ phận.
Do vậy, ñể ñảm bảo hiệu quả cung cấp thông tin cho các quyết ñịnh, ñơn vị cần hoàn thiện tổ chức thông tin theo từng bộ phận ñể cung cấp thông tin cho các cấp quản lý từ thấp ñến cao ñồng thời nhận các thông tin từ cấp quản lý ñể thực thi nhiệm vụ.
Bảng 3.1. Tổng hợp báo cáo cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản trị
chi phí tại Công ty TNHH ðại ðồng
ðơn vị/ Bộ phận Loại báo cáo ñể phục vụ quản trị chi phí
1. Phòng Tài chính – Kế toán
- Tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí và xác ñịnh kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Báo cáo trách nhiệm về phân bổ nguồn tài chính của ñơn vị cho các bộ phận và cho các hoạt ñộng ñầu tư, kinh doanh.
- Báo cáo ñánh giá kết quả hoạt ñộng của các bộ phận, các hoạt ñộng trong Công ty.
- Báo cáo phương án sử dụng vốn, phân phối lợi nhuận. - Báo cáo phân tích chi phí NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chênh lệch giữa dự toán và thực tế.
2. Phòng kế hoạch kinh doanh
- Báo cáo doanh số sản phẩm tiêu thụ, báo cáo công nợ khách hàng khi có yêu cầu và ñịnh kỳ.
- Báo cáo dự toán doanh số, doanh thu và chi phí bán hàng theo từng quý, năm.
- Báo cáo phân tích chênh lệch doanh thu giữa dự toán và thực tế, tìm nguyên nhân và ñề xuất giải pháp.
- Báo cáo thông tin thị trường tiêu thụ. 3. Phòng vật tư
- Báo cáo phân tích chênh lệch chi phí NVL giữa dự toán và thực tế, tìm nguyên nhân và ñề xuất giải pháp. - Báo cáo thông tin giá cả thị trường.
4. Các bộ phận khác:
- Các phòng chức năng
- Báo cáo các khoản mục chi phí quản lý phát sinh trong kỳ, so sánh với mức khoán chi phí mà Công ty ñã giao.
- Báo cáo phân tích các khoản mục chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, so sánh giữa thực tế và kế hoạch, tìm nguyên nhân chênh lệch và ñề xuất biện pháp tiết kiệm chi phí.
b. Hoàn thiện hệ thống các báo cáo kế toán quản trị ở từng bộ phận
Thực tế cho thấy Công ty có quan tâm ñến việc tổ chức các báo cáo về chi phí và chi phí trong quan hệ với lợi nhuận. Tuy nhiên chưa xây dựng ñược các báo cáo về phân tích biến ñộng tình hình hoạt ñộng kinh doanh tại từng bộ phận.
Minh họa hoàn thiện một số báo cáo KTQT tại các bộ phận trong ñơn vị:
- Phòng kế toán - tài chính: ðể ñánh giá hiệu quả hoạt ñộng của từng bộ phận trong ñơn vị, Phòng kế toán - tài chính cần phải lập các báo cáo phân tích biến ñộng về mặt lợi nhuận của từng hoạt ñộng, so sánh giữa kế hoạch và thực tế.
Bảng 3.2. Báo cáo về hoạt ñộng sản xuất bê tông
(ðVT: ñồng)
Chênh lệch
STT Chỉ tiêu Kế
hoạch
Thực
hiện Tuyệt ñối % 1 Doanh thu
2 Giá vốn hàng bán 3 Chi phí bán hàng 4 Chi phí QLDN 5 Lợi nhuận trước
thuế
- Phòng vật tư: ðể hoàn thiện các báo cáo tại bộ phận phân xưởng sản xuất bê tông, hoạt ñộng thi công ñơn vị cần bổ sung các báo cáo về tình hình chi phí sản xuất nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch, phân tích biến ñộng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng loại NVL cụ thể, giải trình những khoản chi vượt ñịnh mức.
Bảng 3.3. Báo cáo biến ñộng chi phí NVL trực tiếp
Khối lượng ðơn giá Chi phí Chênh lệch TT Tên vật liệu Dự toán Thực tế Dự toán Thực tế Dự toán Thực tế Khối lượng ðơn giá Chi phí Phiếu vật tư nguyên vật liệu vượt ñịnh mức ñược dùng khi cần chi quá ñịnh mức mà ñơn vị quy ñịnh: Bảng 3.4. Phiếu vật tư, NVL vượt ñịnh mức Chênh lệch so với ñịnh mức Lý do TT Tên vật tư, NVL ðvt ðơn giá Số lượng Thành tiền Cộng
Kèm theo chứng từ này phải có bảng giải trình nguyên nhân vượt ñịnh mức. ðây là cơ sở ñể ñơn vị quyết ñịnh ñiều chỉnh tăng, giảm giá bán cho phù hợp với biến ñộng chi phí nguyên vật liệu.