7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.4. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí
a. đối với hoạt ựộng sản xuất bê tông
Hiện nay, Công ty thực hiện việc kiểm soát chủ yếu là việc kiểm tra trong quá trình sản xuất của mình, kiểm soát về lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất như chi phắ NVL, tiền lương của công nhân, tình hình sử dụng các loại vật tư tiết kiệm hay lãng phắ.
- Báo cáo tình hình thực hiện chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Bảng 2.20. Báo cáo phân tắch tình hình thực hiện chi phắ NVLTT sản xuất bê tông quý 4/2015
đơn vị tắnh: ựồng
STT Nguyên vật
liệu Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Cát 721,380,000 789,214,157 67,834,157 2 đá 1,271,325,000 1,391,503,739 120,178,739 3 Xi măng 2,890,800,000 3,145,542,855 254,742,855 4 Phụ gia 418,380,000 437,046,680 18,666,680 Cộng 5,301,885,000 5,763,307,431 461,422,431
(Nguồn: Báo cáo nội bộ chi phắ quý 4.2015, công ty TNHH đại đồng)
Báo cáo chi phắ NVLTT mới chỉ so sánh giữa chi phắ nguyên vật liệuthực tế với dự toán mà chưa phân tắch ựược nguyên nhân biến ựộng của từng loại nguyên vật liệu và chưa gắn kết với bộ phận có liên quan.
Trong quá trình thi công, khi có nhu cầu sử dụng NVL, Chỉ huy trưởng công trình lập phiếu yêu cầu cung cấp NVL và kế toán vật tư kiểm tra lại dự toánthi công, rồi lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho ựể xuất hàng. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ựể xuất kho và nhập dữ liệu xuất kho vào thẻ kho tương ứng.
- Kiểm soát chi phắ nhân công trực tiếp
Các báo cáo về chi phắ lao ựộng chủ yếu tập trung theo dõi thời gian làm việc của CBCNV, số lượng sản phẩm làm ra của từng công nhân và từng phân xưởng sản xuất. để có thể thực hiện chắnh sách ựãi ngộ xứng ựáng với những người lao ựộng chấp hành tốt kỹ luật lao ựộng, trình ựộ tay nghề cao, người có trình ựộ chuyên môn giỏi, làm việc có hiệu quả ựể xác ựịnh ựược mức lương thỏa ựáng ựối với từng người thì việc kiểm soát chặt chẽ lao ựộng là hết sức cần thiết.
Báo cáo chi phắ NCTT mới chỉ so sánh giữa chi phắ NCTT thực tế với dự toán mà chưa phân tắch ựược nguyên nhân biến ựộng và chưa gắn kết với bộ phận có liên quan.
Bảng 2.21. Báo cáo phân tắch tình hình thực hiện chi phắ NCTT sản xuất bê tông quý 4/2015
đơn vị tắnh: ựồng
STT Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Lương cơ bản 379,732,500 366,277,300 (13,455,200) 2 Tiền lương theo sản
phẩm 95,250,000 99,255,000 4,005,000 3 Trắch BHXH, BHYT,
BHTN 83,541,150 80,581,006 (2,960,144) Cộng 558,523,650 546,113,306 (12,410,344)
(Nguồn: Báo cáo nội bộ chi phắ quý 4.2015, công ty TNHH đại đồng) - Kiểm soát chi phắ sản xuất chung
Cuối quý, bộ phận kế toán lập báo cáo tình hình thực hiện chi phắ SXC ựể so sánh với dự toán, nhằm xem xét sự tăng giảm chi phắ trong kỳ và tìm ra nguyên nhân của sự tăng giảm. Cụ thể số liệu ở bảng 2.24.
Bảng 2.22. Báo cáo phân tắch tình hình thực hiện chi phắ sản xuất chung sản xuất bê tông quý4/2015
đơn vị tắnh: ựồng
STT Khoản mục Dự toán Thực tế Chênh lệch Lương nhân viên phân
xưởng 77,866,500 91,251,120 13,384,620 Lương cơ bản 63,825,000 74,796,000 10,971,000 1 BHXH, BHYT, BHTN 17,130,630 16,455,120 (675,510) 2 Chi phắ vật liệu 85,000,000 83,542,135 (1,457,865) 3 Chi phắ CCDC 15,000,000 14,567,231 (432,769) 4 Chi phắ khấu hao TSCđ 154,500,000 154,500,000 - 5 Chi phắ dịch vụ mua ngoài 205,000,000 195,101,909 (9,898,091) Tổng 537,366,500 538,962,395 1,595,895
(Nguồn: Báo cáo nội bộ chi phắ quý 4.2015, công ty TNHH đại đồng) - Báo cáo tình hình thực hiện chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp
Cuối quý, kế toán lập báo cáo tình hình thực hiện chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp ựể ựánh giá tình hình biến ựộng của chi phắ này như bảng 2.18.
Bảng 2.23. Báo cáo phân tắch tình hình thực hiện chi phắ bán hàng quý 4/2015
đơn vị tắnh: ựồng
TT Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch
Lương nhân viên bán
hàng 118,686,295 118,686,295 - Lương cơ bản 40,365,000 40,365,000 - Lương theo sản phẩm 95,250,000 99,255,000 4,005,000 1 BHXH, BHYT, BHTN 8,880,300 8,880,300 - 2 Chi phắ dụng cụ ựồ dùng 11,000,000 12,150,000 1,150,000 3 Chi phắ khấu hao TSCđ 30,500,000 30,500,000 - 4 Chi phắ dịch vụ mua
ngoài 64,000,000 64,980,453 980,453
5 Chi phắ bằng tiền khác 120,000,000 123,468,098 3,468,098 Tổng 488,681,595 498,285,146 9,603,551
(Nguồn: Báo cáo nội bộ chi phắ quý 4.2015, công ty TNHH đại đồng)
Bảng 2.24. Báo cáo phân tắch tình hình thực hiện chi phắ QLDN quý 4/2015
đơn vị tắnh: ựồng
TT Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch 1 Lương nhân viên quản lý 201,825,000 201,825,000 - 2 BHXH, BHYT, BHTN 44,401,500 44,401,500 - 3 Chi phắ ựồ dùng văn phòng 9,500,000 10,504,460 1,004,460 4 Chi phắ khấu hao TSCđ 55,000,000 55,000,000 - 5 Chi phắ dịch vụ mua ngoài 190,000,000 205,650,023 15,650,023 6 Chi phắ bằng tiền khác 170,000,000 171,340,090 1,340,090 7 Thuế, phắ lệ phắ 12,000,000 17,000,000 5,000,000 Tổng 682,726,500 705,721,073 22,994,573
b. đối với hoạt ựộng thi công
Việc kiểm soát chi phắ ở công ty ựược thực hiện dựa trên Báo cáo tình hình thực hiện chi phắ do kế toán công ty kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận cung ứng vật tư, kỹ thuật,..) lập khi công trình, hạng mục công trình thi công ựã hoàn thành. Báo cáo này ựược lập căn của vào sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 623, 627, phiếu tắnh giá thành từng công trình, hạng mục công trình. Từ ựó só sánh mức ựộ biến ựộng chi phắ giữa thực tế với dự toán ựược lập.
Qua báo cáo phân tắch trên, nhà quản trị dễ dàng thấy biến ựộng của từng khoản mục chi phắ thực tế so với dự toán. Cụ thể chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, chi phắ sản xuất chung thực tế thấp hơn dự toán, nguyên nhân này là do ựã thực hiện tốt quản lý chi phắ vật liệu, tránh lãng phắ, tận dụng một số loại vật liệu sẵn có tại chân công trình làm giảm bớt chi phắ vận chuyển.
Tuy nhiên chi phắ máy thi công thực tế lại cao hơn dự toán, nguyên nhân là do tình trạng của máy thi công của công ty ựã cũ làm tăng chi phắ bảo dưỡng, sữa chữa. Mặt khác, do khi lập hồ sơ ựấu thầu Phòng Kỹ thuật Ờ chất lượng ựã không khảo sát kỹ ựịa hình thi công, công trình kéo dài nên thi công trong ựiều kiện thời tiết mùa mưa làm hao tốn nhiên liệu.
Như vậy, qua phân tắch trên giúp nhà quản lý dễ dàng ựánh gắa trách nhiệm các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thi công, thực hiện nhiệm vụ ựược giao.
Bảng 2.25. Báo cáo chi phắ sản xuất
Từ ngày 01/07/2015 ựến 31/12/2015 Công trình: Chi cục Kiểm lâm vùng IV
Hạng mục: Cải tạo nhà công vụ
đơn vị tắnh: đồng
Yếu tố chi phắ Số tiền Ghi chú
I. Chi phắ trực tiếp 419,816,206
1. Chi phắ vật liệu 317,618,818
- Vật liệu chắnh 210,272,347
- Vật liệu phụ 107,346,471
2. Chi phắ nhân công 86,626,000 - Phải trả lao ựộng thuê ngoài 86,626,000 3. Chi phắ máy thi công 15,571,388
- Nhiên liệu 423,125
- Khấu hao TSCđ 8,722,938
- Tiền lương CN 6,425,325
II. Chi phắ chung 23,867,837
- Khấu hao TSCđ 10,496,630
- Tiền lương nhân viên quản lý ựội thi
công 10,960,006
- Trắch BHXH, BHYT, BHTN 2,411,201 Tổng cộng 443,684,043
Bảng 2.26. Bảng ựối chiếu giá thành
Từ ngày 01/07/2015 ựến 31/12/2015 Công trình: Chi cục Kiểm lâm vùng IV
Hạng mục: Cải tạo nhà công vụ
Giá trị dự toán Chi phắ thực tế
STT Nội dung Giá trị dự toán Giá trị dở dang Cộng DD ựầu kỳ Phát sinh Cộng Chênh lệch 1 Chi phắ vật liệu 325,615,813 317,618,818 (7,996,995) 2 Chi phắ nhân công trực tiếp 90,800,215 86,626,000 (4,174,215) 3 Chi phắ sử dụng máy thi công 15,148,507 15,571,388 422,881 4 Chi phắ sản xuất chung 39,518,538 23,867,837 (15,650,701)
Tổng cộng 471,083,073 443,684,043 (27,399,030)
(Nguồn: Báo cáo nội bộ chi phắ quý 4.2015, công ty TNHH đại đồng)
79
2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ ra quyết ựịnh
Khi ựưa ra phương án kinh doanh ựể lựa chọn, Công ty chỉ ựơn thuần dựa vào cách dự ựoán lãi, lỗ cho từng phương án theo công thức lãi bằng tổng doanh thu trừ tổng chi phắ. Việc phân tắch các thông tin dự toán trong dài hạn của Công ty ắt ựược quan tâm. Công ty chỉ tiến hành phân tắch thông tin trên các báo cáo tài chắnh, chỉ thực hiện phương pháp so sánh ựể ựánh giá mức ựộ biến ựộng của chi phắ, chưa khai thác ựược các kỹ thuật phân tắch ựiểm hòa vốn, ứng dụng thông tin thắch hợp cho việc ra quyết ựịnh sản xuất kinh doanh ngắn hạn, gây ra tình trạng thụ ựộng trong hoạt ựộng sản xuất kinh doanh.
2.4. đÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH đẠI đỒNG
2.4.1. Ưu ựiểm
Báo cáo kế toán quản trị chi phắ ựược lập ựịnh kỳ, mặc dù biểu mẫu ựược thiết kế ựơn giản và thông tin chưa ựầy ựủ, nhưng cũng cung cấp một phần thông tin cần thiết về chi phắ cho lãnh ựạo Công ty.
Công ty ựã coi trọng công tác lập kế hoạch, dự toán công trình trong quá trình ựấu thầu, dự thầu, chỉ ựịnh thầu, hay trong giai ựoạn giao nhận thầu thi công công trình. Công tác lập kế hoạch và dự toán công trình ựược tiến hành chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
2.4.2. Hạn chế
Qua nghiên cứu tác giả nhận thấy công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ của Công ty ựã phần nào ựược chú trọng và vận dụng. Công ty ựã xây dựng ựịnh mức, lập ựược dự toán chi phắ, dự toán giá thành sản xuất sản phẩm, ựã phần nào ựáp ứng ựược nhu cầu của nhà quản trị trong kiểm soát chi phắ, ựánh giá tình hình thực hiện so với dự toán. Tuy nhiên, công tác quản trị chi phắ vẫn còn bộc lộ một số nhược ựiểm sau:
đơn vị chỉ mới thực hiện việc phân loại chi phắ theo mục ựắch và công dụng chứ chưa quan tâm ựến công tác quản trị và phân tắch chi phắ. Công ty chưa có hệ thống thu thập, nhận diện chi phắ theo yêu cầu quản trị như phân loại chi phắ theo cách ứng xử của chi phắ hoặc theo cách phân loại khác nhằm phục vụ cho việc ra quyết ựịnh kinh doanh của nhà quản trị. điều này gây khó khăn cho việc phân tắch mối quan hệ chi phắ - sản lượng - lợi nhuận và giúp quản trị ựưa ra quyết ựịnh bỏ thầu.
Thứ hai: Về công tác lập dự toán chi phắ
Về lập dự toán chi chi phắ còn chưa ựáp ứng ựược yêu cầu quản trị. Việc lập dự toán chi phắ ựược căn cứ vào sản lượng và doanh thu của sản phẩm. Việc tổ chức thông tin kế toán quản trị cũng chưa ựược coi trọng trong tổ chức dẫn ựến việc thu thập số liệu phục vụ cho việc phân tắch, xử lý còn gặp khó khăn. Việc lập dự toán chỉ mang tắnh chất ựối phó, báo cáo không mang tắnh chất khả thi. Công ty chưa lập dự toán linh hoạt ựể có thể dự báo mức chi phắ ở các mức hoạt ựộng khác nhau giúp nhà quản trị linh hoạt trong việc xác ựịnh giá bán hợp lý trong các trường hợp khác nhau.
Thứ ba:Về công tác kiểm soát chi phắ
Công tác kiểm soát chi phắ mà công ty thực hiện chủ yếu là việc kiểm tra, giám sát thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh, kiểm soát về lượng NVL tiêu hao trong sản xuất.
Các báo cáo trong công tác tổ chức thông tin ựể ra quyết ựịnh chỉ dừng ở lập dự toán và so sánh ựối chiếu. Công ty chưa xây dựng ựược các báo cáo về phân tắch biến ựộng kết quả và nguyên nhân của hoạt ựộng kinh doanh ựể có cơ sở ựánh giá trách nhiệm của các bộ phận, từ ựó ựưa ra những hình thức khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao hiệu quả hoạt ựộng.
Thứ tư: Về công tác tập hợp chi phắ sản xuất và tắnh giá thành sản phẩm.
* đối với hoạt ựộng sản xuất bê tông: Hiện tại công ty tắnh giá thành theo phương pháp toàn bộ nên công tác kế toán quản trị chưa khai thác ựược số liệu phục vụ cho công tác phân tắch mối quan hệ chi phắ - khối lượng - lợi nhuận nhằm cung cấp cho nhà quản trị những thông tin hữu ắch, linh hoạt trong quá trình ra quyết ựịnh.
* đối với hoạt ựộng thi công: Sau khi công trình trúng thầu, giá phắ công trình ựược tắnh theo chi phắ thực tế. Tuy nhiên, phương pháp này hạn chế là nếu công trình hoàn thành thì khoản mục CP NVLTT, CP NCTT có thể tập hợp ngay cho từng công trình, còn chi phắ sản xuất chung (nước, ựiện, ựiện thoại,...) chưa thể tập hợp ngay do cuối kỳ hóa ựơn mới về ựến công ty. Vì vậy thông tin cung cấp cho nhà quản trị thường chậm trễ. Một thực tế khác là công ty không áp dụng phương pháp chi phắ dựa trên cơ sở hoạt ựộng mặc dù phương pháp này cho kết quả khá chắnh xác về giá phắ công trình. Tại công ty chỉ áp dụng phương pháp chi phắ tiêu chuẩn ựể xác ựịnh giá bỏ thầu công trình do ựặc thù ngành xây lắp.
Thứ năm: Phân tắch chi phắ ựể ra quyết ựịnh kinh doanh.
Công ty không tiến hành phân tắch chi phắ ựể ra quyết ựịnh kinh doanh. Hệ thống kế toán quản trị hiện tại mới chỉ ựáp ứng ựược yêu cầu thông tin ựể lập báo cáo tài chắnh, mà xét trên góc ựộ nhà quản trị doanh nghiệp, tác dụng lớn nhất của thông tin trên báo cáo tài chắnh ựối với nội bộ doanh nghiệp. Các quyết ựịnh lựa chọn phương án kinh doanh hay các biện pháp kiểm soát chi phắ. Các loại quyết ựịnh này chỉ có thể ựược thông qua một hệ thống kế toán quản trị chi phắ với ựầy ựủ các yếu tố về phân loại chi phắ, lập dự toán chi phắ, xác ựịnh giá thành sản phẩm.
Kết luận Chương 2
Nội dung Chương 2 tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ tại Công ty TNHH đại đồng theo các nội dung: Phân loại chi phắ, công tác xây dựng ựịnh mức, công tác lập dự toán, kiểm soát chi phắ, phân tắch chi phắ phục vụ ra quyết ựịnh kinh doanh tại Công ty.
Sau khi nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ tại Công ty, luậnvăn ựưa ra các ựánh giá về các kết quả ựã ựạt ựược và những mặt còn hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ. Phần nghiên cứu này sẽ là cơ sở ựể ựưa ra giải pháp khoa học và hợp lý nhằm hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phắ ở chương 3.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
TNHH đẠI đỒNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH đẠI
đỒNG
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ tại côngty TNHH đại đồng vụ quản trị chi phắ tại côngty TNHH đại đồng
Thông tin kế toán về chi phắ rất quan trọng ựối với các nhà quản lý doanhnghiệp. Quản trị chi phắ ngày càng thu hút sự quan tâm chú ý của các doanh nghiệp. Ở các mức ựộ vận dụng khác nhau, các doanh nghiệp ựã dần dần ựưa thông tin phục vụ quản trị chi phắ vào hệ thống thông tin kế toán của mình.
Thực tế tại Công ty TNHH đại đồng, tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ ựược vận dụng khá ựơn giản, chưa có ựộ sâu ựể nhà quản trị ựưa ra ựược các quyết ựịnh ựúng ựắn và kịp thời, ựặc biệt là khi môi trường kinh doanh có nhiều biến ựộng.
Hệ thống thông tin kế toán hiện tại mới chỉ dừng ở việc thực hiện các yêu cầu của chế ựộ quy ựịnh với hệ thống kế toán tài chắnh, chứ chưa chú trọng vào xây dựng thông tin mà nhà quản lý cần. Có thể nói các quyết ựịnh kinh doanh hiện nay của nhà quản lý hầu như chưa dựa vào các thông tin do hệ thống thông tin kế toán cung cấp, do vậy hiệu quả của các quyết ựịnh kinh