7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3. Tổ chức thông tin kế toán cho việc kiểm soát chi phí
Tổ chức phân tắch biến ựộng chi phắ giúp kiểm soát chi phắ chặt chẽ hơn thông qua việc phân tắch nhân tố chi phắ sản xuất.
Sự biến ựộng của chi phắ sản xuất trước tiên có liên quan ựến biến ựộng khối lượng sản xuất. Kiểm soát biến ựộng khối lượng sản xuất nhằm ựánh giá khối lượng sản xuất có ựảm bảo thực hiện mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp hay không. Quá trình kiểm tra này còn nhằm xác ựịnh các chênh lệch về khối lượng cũng như chất lượng của sản phẩm ở mỗi bộ phận ựể ựánh giá thành tắch của họ. Qua ựó có thể xem xét xác ựịnh các nguyên nhân ảnh hưởng.
Sau khi xem ựến biến ựộng về khối lượng sản xuất thì biến ựộng chi phắ liên quan trực tiếp ựến biến ựộng lượng và giá của từng khoản mục chi phắ ở doanh nghiệp.
a. Kiểm soát chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các chi phắ nguyên liệu, vật liệu chắnh, vật liệu phụ hao phắ cho từng quá trình sản xuất. Biến ựộng của chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp có thể ựược kiểm soát gắn liền với các nhân tố giá và lượng có liên quan.
- Biến ựộng giá: là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp kỳ thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán ựể sản xuất ra lượng sản phẩm nhất ựịnh. Nếu tắnh trên một ựơn vị sản phẩm thì nó phản ánh giá cả của một ựơn vị nguyên vật liệu ựể sản xuất ra một ựơn vị sản phẩm ựã thay ựổi như thế nào so với dự toán.
Ảnh hưởng về giá ựến biến ựộng NVLTT = đơn giá NVLTT thực tế - đơn giá NVLTT dự toán x Lượng NVLTT thực tế sử dụng
Ảnh hưởng biến ựộng về giá có thể là âm hay dương. Nếu ảnh hưởng là âm chứng tỏ giá vật liệu thực tế thấp hơn giá vật liệu dự toán ựặt ra. Tình hình này ựược ựánh giá tốt nếu chất lượng vật liệu ựảm bảo. Ngược lại, ảnh hưởng dương thế hiện giá vật liệu tăng so với dự toán và sẽ làm tăng tổng chi phắ sản xuất của doanh nghiệp. Khi kiểm soát biến ựộng về giá, cần quan tâm ựến các nguyên nhân do biến ựộng của giá vật liệu trên thị trường, chi phắ thu mua, chất lượng nguyên vật liệu, thuế và cả các phương pháp tắnh giá nguyên vật liệu (nếu có).
- Biến ựộng lượng: là chênh lệch giữa lượng nguyên vật liệu trực tiếp ở kỳ thực tế với lượng nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán ựể sản xuất ra lượng sản phẩm nhất ựịnh. Biến ựộng về lượng phản ánh tiêu hao vật chất thay ựổi như thế nào và ảnh hưởng ựến tổng chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp ra sao. Biến ựộng về lượng ựược xác ựịnh:
Ảnh hưởng về lượng ựến biến ựộng NVLTT = Nguyên vật liệu trực tiếp thực tế sử dụng - Nguyên vật liệu trực tiếp dự toán sử dụng x đơn giá nguyên vật liệu trực tiếp dự toán
Biến ựộng về lượng nếu là kết quả dương thể hiện lượng vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toán; còn nếu là kết quả âm thể hiện lượng
vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toán. Nhân tố lượng sử dụng thường do nhiều nguyên nhân, gắn liền với trách nhiệm của bộ phận sử dụng vật liệu (phân xưởng, tổ, ựộiẦ). đó có thể là do khâu tổ chức sản xuất, mức ựộ hiện ựại của công nghệ, trình ựộ công nhân trong sản xuất... Ngay cả chất lượng nguyên vật liệu mua vào không tốt dẫn ựến phế liệu hoặc sản phẩm hỏng nhiều làm cho lượng tiêu hao nhiều. Khi tìm hiểu nguyên nhân của biến ựộng về lượng cũng cần xem ựến các nguyên nhân khách quan, như: thiên tai, hỏa hoạn, mất ựiệnẦ
b. Kiểm soát chi phắ nhân công trực tiếp
Chi phắ nhân công trực tiếp bao gồm chi phắ lương và các khoản trắch theo lương tắnh vào chi phắ, như kinh phắ công ựoàn, BHXH, BHYT, BHTN của công nhân trực tiếp vận hành từng quá trình sản xuất. Biến ựộng của chi phắ nhân công trực tiếp gắn liền với các nhân tố giá và lượng liên quan.
- Nhân tố giá: là chênh lệch giữa giá giờ công lao ựộng trực tiếp thực tế với dự toán ựể sản xuất ra lượng sản phẩm nhất ựịnh. Nhân tố này phản ánh sự thay ựổi về giá của giờ công lao ựộng ựể sản xuất sản phẩm ảnh hưởng ựến chi phắ nhân công trực tiếp.
Ảnh hưởng của giá ựến biến ựộng
CPNCTT
=
đơn giá nhân công trực tiếp
thực tế -
đơn giá nhân công trực tiếp
dự toán x
Thời gian lao ựộng thực tế Biến ựộng do giá thường do các nguyên nhân gắn liền với việc trả công lao ựộng như chế ựộ lương, tình hình thị trường cung cầu lao ựộng, chắnh sách của nhà nước vv... Nếu ảnh hưởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phắ hoặc tiết kiệm chi phắ nhân công trực tiếp, thì việc kiểm soát chi phắ nhân công còn cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiêm, làm ảnh hưởng ựến công tác quản lý chi phắ và giá thành. Nhân tố giá tăng hay giảm ựược ựánh giá là tốt
hay không tốt phải căn cứ vào chất lượng công nhân tức trình ựộ và năng lực làm việc của công nhân. Nếu giá giảm so với dự toán nhưng chất lượng vẫn ựảm bảo thì sự biến ựộng ựó là tốt và ngược lại .
- Nhân tố lượng: là chênh lệch giữa số giờ lao ựộng trực tiếp thực tế với dự toán ựể sản xuất ra lượng sản phẩm nhất ựịnh. Nhân tố này phản ánh sự thay ựổi về số giờ công ựể sản xuất sản phẩm ảnh hưởng ựến chi phắ nhân công trực tiếp hay gọi là nhân tố năng suất. Ảnh hưởng của nhân tố lượng thể hiện như sau:
Ảnh hưởng của TGLđ ựến biến
ựộng CPNCTT =
Thời gian lao ựộng thực tế -
Thời gian lao ựộng theo dự
toán x
đơn giá nhân công trực tiếp dự
toán
Nhân tố thời gian lao ựộng do nhiều nguyên nhân: có thể là trình ựộ và năng lực của người lao ựộng thay ựổi, do ựiều kiện trang bị máy móc thiết bị, chắnh sách lượng của doanh nghiệp. Biến ựộng do nhiều nguyên nhân khác nhau tác ựộng ựến chi phắ sản xuất có thể do chắnh quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoặc vì biến ựộng của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Việc phân tắch biến ựộng chi phắ sản xuất theo các khoản mục và theo nhân tố giá, nhân tố lượng giúp người quản lý phát hiện, xem xét các yếu tố ựã gây ra biến ựộng nhằm ựưa ra biện pháp ựúng ựắn và kịp thời ựể chấn chỉnh hoặc phát huy các nhân tố ựó theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp .
c. Kiểm soát chi phắ sản xuất chung
Chi phắ sản xuất chung biến ựộng là do sự biến ựộng biến phắ sản xuất chung và biến ựộng của ựịnh phắ sản xuất chung:
Biến ựộng Chi phắ SXC = Biến ựộng ựịnh phắ SXC + Biến ựộng biến phắ SXC - Kiểm soát biến ựộng biến phắ sản xuất chung
phục vụ và quản lý hoạt ựộng sản xuất. Chi phắ này thường thay ựổi theo sự biến thiên của mức ựộ hoạt ựộng sản xuất của doanh nghiệp, như: chi phắ vật tư gián tiếp, tiền lương bộ phận quản lý trả theo sản phẩm gián tiếp, chi phắ năng lượng thay ựổi theo số lượng sản phẩm sản xuất ...
Biến ựộng của biến phắ sản xuất chung do nhiều nguyên nhân, nhưng về phương pháp phân tắch trong kiểm tra, nó cũng ựược phân tắch thành ảnh hưởng của nhân tố giá và nhân tố lượng như ựối với chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp và chi phắ nhân công trực tiếp.
Ảnh hưởng của nhân tố giá ựến biến phắ sản xuất chung thường do sự thay ựổi của các mức chi phắ ựược xem là biến phắ sản xuất chung. Các mức này thay ựổi thường do nhiều nguyên nhân như: ựơn giá mua vật tư gián tiếp cũng như các chi phắ thu mua thay ựổi, sự biến ựộng giá cả chung của thị trường, nhà nước thay ựổi mức lương,Ầ Nếu biến phắ sản xuất chung ựược xây dựng chung cho nhiều yếu tố chi phắ theo mức hoạt ựộng thì ảnh hưởng của nhân tố giá ựược xác ựịnh:
Ảnh hưởng của giá ựến biến phắ SXC = đơn giá biến phắ SXC thực tế - đơn giá biến phắ SXC dự toán x Mức ựộ hoạt ựộng thực tế Nếu kết quả tắnh toán là âm có thể dẫn ựến một kết luận tốt thuận lợi liên quan ựến công tác quản lý chi phắ và giảm giá thành tại doanh nghiệp. Ngược lại, kết quả dương là ảnh hưởng không tốt, do vậy phải kiểm tra các bộ phận có liên quan như bộ phận thu mua, cung ứng, bộ phận quản lý, .v.v.
Ảnh hưởng của lượng (mức ựộ hoạt ựộng) ựến biến ựộng của biến phắ sản xuất chung ựược xác ựịnh:
= - x Ảnh hưởng của lượng ựến biến phắ SXC Mức ựộ hoạt ựộng thực tế Mức ựộ hoạt ựộng dự toán
đơn giá biến phắ SXC dự
Ảnh hưởng của nhân tố lượng có thể do các nguyên nhân, như tình hình thay ựổi sản xuất theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, ựiều kiện trang thiết bị không phù hợp phải giảm sản lượng sản xuất hoặc dẫn ựến năng suất máy móc thiết bị giảm vv.
- Kiểm soát ựịnh phắ sản xuất chung
định phắ sản xuất chung là các khoản chi phắ phục vụ và quản lý sản xuất, thường không thay ựổi theo sự biến thiên của mức ựộ hoạt ựộng trong phạm vi phù hợp. Chẳng hạn: tiền lương bộ phận quản lý phân xưởng trả theo thời gian, chi phắ bảo hiểm, tiền thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố ựịnh vv...là những chi phắ không thay ựổi theo qui mô sản xuất trong phạm vi hoạt ựộng. Biến ựộng ựịnh phắ sản xuất chung thường liên quan ựến việc thay ựổi cấu trúc sản xuất của doanh nghiệp hoặc do hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp ...
Kiểm soát ựịnh phắ sản xuất chung nhằm ựánh giá việc sử dụng năng lực tài sản cố ựịnh. Biến ựộng ựịnh phắ sản xuất chung = định phắ sản xuất chung thực tế - định phắ sản xuất chung theo dự toán Khi phân tắch ựịnh phắ sản xuất chung, người ta cần xem xét ựịnh phắ tùy ý, ựịnh phắ bắt buộc cũng như ựịnh phắ kiểm soát ựược với ựịnh phắ không kiểm soát ựược ựể xác ựịnh nguyên nhân, trách nhiệm cụ thể các bộ phận.
Việc sử dụng kém hiệu quả năng lực sản xuất xảy ra khi công ty sản xuất thấp hơn dự toán ựặt ra hoặc thấp hơn năng lực bình thường dẫn ựến biến ựộng không tốt. Ngược lại, việc sử dụng hiệu quả năng lực sản xuất khi công ty sản xuất vượt trội mức sản xuất dự toán (các ựiều kiện khác không ựổi).
d. Kiểm soát chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp
Chi phắ bán hàng là những chi phắ phục vụ cho công tác tiêu thụ, công tác marketing của doanh nghiệp; còn chi phắ quản lý doanh nghiệp là các chi
phắ quản lý hành chắnh và các chi phắ chung khác của toàn doanh nghiệp. Tương tự kiểm soát chi phắ sản xuất chung, biến ựộng của chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý là do sự biến ựộng của cả biến phắ và ựịnh phắ.
đối với biến phắ bán hàng và biến phắ quản lý doanh nghiệp: ựể công tác kiểm soát thực sự có ý nghĩa thì việc kiểm soát loại chi phắ này cần tiến hành theo từng khoản mục chi phắ cụ thể, theo từng nơi phát sinh chi phắ. điều này vừa làm rõ trách nhiệm của từng trung tâm chi phắ có liên quan ựến hoạt ựộng bán hàng và quản lý, vừa làm rõ biến ựộng cá biệt của mỗi loại phắ ựối với tổng chi phắ. Cũng như các chi phắ khác, biến phắ bán hàng và biến phắ quản lý doanh nghiệp cũng ựược phân tắch thành nhân tố giá và nhân tố lượng.
đối với ựịnh phắ bán hàng, ựịnh phắ quản lý doanh nghiệp: kiểm soát ựịnh phắ bán hàng và quản lý nhằm ựánh giá năng lực sử dụng tài sản cố ựịnh và năng lực quản lý trong quá trình bán hàng và hoạt ựộng quản lý nói chung. Kỹ thuật phân tắch ựịnh phắ bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như kỹ thuật áp dụng ựối với ựịnh phắ sản xuất chung.
1.3.4. Tổ chức thông tin kế toán trong việc ra quyết ựịnh
a. Thông tin kế toán và ựịnh giá bán
định giá bán sản phẩm luôn là một dạng quyết ựịnh phức tạp ựối với người quản lý. Quá trình ựịnh giá không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố nội bộ doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố bên ngoài như quan hệ cung cầu, tình hình thị trường, tình trạng cạnh tranh, thị hiếu tiêu dùng và thu nhập của các tầng lớp dân cư, v.vẦ Chi phắ ựóng vai trò quan trọng trong việc xác ựịnh giá bán các sản phẩm vì các lý do như sau:
- Việc ựịnh giá bán sản phẩm chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, nhưng chi phắ ựược xem là yếu tố cơ bản nhất. Nó ựược xem như là một giới hạn
giúp cho người lập giá tránh ựược việc quyết ựịnh một mức giá quá thấp có thể dẫn ựến việc kinh doanh bị thua lỗ.
- Trong các quyết ựịnh về giá, nhà quản lý phải ựối diện với vô số các ựiều kiện không chắc chắn, do ựó việc lập giá dựa vào các số liệu chi phắ phản ánh một ựiểm khởi ựầu là ựã có thể loại bớt ựược một số ựiều không thực và bằng cách này, nhà quản lý có thể thấy ựược phương hướng ựể xác lập một mức giá bán có thể chấp nhận ựược.
- Giá bán ựược xác ựịnh trên cơ sở của chi phắ giúp nhà quản lý thấy ựược các yếu tố khác ngoài chi phắ bao gồm trong giá bán
- Với các doanh nghiệp tiến hành sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, không thể thực hiện việc phân tắch chi tiết mối quan hệ giữa chi phắ - khối lượng - lợi nhuận cho từng loại sản phẩm thì việc tắnh giá bán sản phẩm dựa trên cơ sở chi phắ nền và chi phắ tăng thêm sẽ giúp nhanh chóng ựưa ra ựược một mức giá bán ựề nghị
Các thông tin kế toán cần thiết sử dụng cho việc ựịnh giá bán bao gồm: - Sản lượng tiêu thụ dự kiến
- Lợi nhuận mong muốn - Vốn hoạt ựộng bình quân
Công thức chung ựể xác ựịnh giá bán là:
Giá bán = Chi phắ nền + Chi phắ tăng thêm
Tùy theo từng mục tiêu và phương pháp tắnh giá mà giá bán sẽ ựược xác ựịnh khác nhau. Quá trình tổ chức và và xử lý thông tin ựể ra quyết ựịnh giá bán cho các trường hợp cụ thể tại doanh nghiệp như sau:
* Trường hợp 1: định giá bán ựểựạt ựược lợi nhuận mục tiêu
Nguyên tắc cơ bản trong việc ựịnh giá sản phẩm ựể ựạt ựược lợi nhuận mục tiêu là giá bán ngoài việc phải ựảm bảo bù ựắp ựủ tất cả chi phắ sản xuất, tiêu thụ và quản lý còn phải cung cấp một mức lợi nhuận theo mong muốn
của người quản lý. Chi phắ nền và chi phắ tăng thêm ựược xác ựịnh khác nhau theo hai phương pháp: phương pháp tắnh toàn bộ và phương pháp tắnh trực tiếp.
+ Theo phương pháp tắnh giá toàn bộ:
Theo phương pháp toàn bộ, chi phắ ựược phân loại theo chức năng hoạt ựộng, bao gồm chi phắ sản xuất (chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp và chi phắ sản xuất chung) và chi phắ ngoài sản xuất (chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp).
Chi phắ nền (giá thành sản phẩm) là toàn bộ chi phắ ựể sản xuất một ựơn vị sản phẩm, bao gồm các khoản mục chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp và chi phắ sản xuất chung.
Chi phắ tăng thêm gồm bộ phận ựể bù ựắp hai khoản mục chi phắ còn lại là chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp, và phần dôi ra ựể ựảm